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Quais os principais benefícios de um software de gestão para as PME?

Durante muito tempo, o investimento em tecnologia foi algo que apenas as grandes empresas podiam realizar, em decorrência do custo elevado de um software de gestão. Ainda hoje, infelizmente, esse pensamento prevalece entre muitos gestores.

Contudo, com a evolução tecnológica, assim como o desenvolvimento de ferramentas em computação na nuvem – que representam menor custo -, esse investimento se tornou possível. No artigo de hoje, vamos mostrar quais são os benefícios de um software de gestão. Confira!

Automatização dos processos

Muitos processos em pequenas e médias empresas ainda são realizados manualmente, o que os deixa mais sujeitos a riscos e falhas que podem acabar prejudicando algum resultado. A utilização de um software de gestão automatiza esses processos e garante maior agilidade, produtividade, maior confiabilidade e segurança no armazenamento e compartilhamento das informações.

Saiba mais sobre profissionalização nas pequenas e médias empresas.

Padronização de processos

Ainda sobre o impacto nos processos, podemos dizer que um dos benefícios de utilizar uma ferramenta de gestão em pequenas e médias empresas é a padronização dos processos. A padronização tem início antes mesmo de se implementar o sistema – uma vez que, para que o sistema funcione adequadamente, é necessário ter processos bem definidos – e mesmo depois, já que é preciso seguir o fluxo implementado para as atividades.

Essa padronização também proporciona maior agilidade na execução da tarefa, diminui os índices de erros e retrabalhos e ainda facilita o aprendizado para novos funcionários.

Maior integração entre as áreas

Um software de gestão empresarial possui diversos módulos que cobrem várias áreas da empresa. Com isso, é bem mais fácil manter o fluxo de informações constante e promover maior integração entre os departamentos.

Dessa forma, é bem mais fácil fazer o controle financeiro das operações, acionar os fornecedores caso os níveis de estoque estejam baixos, fazer previsão de demanda de vendas, entre outras atividades que requerem o trabalho conjunto das áreas.

Maior controle sobre os pedidos dos clientes

Outro ponto importante é o controle sobre o pedido dos clientes. Como o software de gestão permite a integração entre as áreas, o pedido do cliente pode ser controlado desde o momento em que ele é inserido no sistema pelo setor de vendas, passando pelo estoque e separação da mercadoria, emissão de nota fiscal e outros documentos, além de expedição e envio para entrega, se for o caso. Nota-se que o fluxo pode ser controlado de ponta a ponta, até o momento do recebimento no cliente.

Em mercados cada vez mais dinâmicos e com clientes cada vez mais exigentes, a agilidade e a assertividade no compartilhamento de informações, além da otimização de processos e resultados, são a chave para a as empresas conseguirem se manter competitivas no mercado – oferecendo bons serviços a preços justos para seus consumidores. Nesse aspecto, a utilização de um software de gestão de pequenas e médias empresas é fundamental.

Você já sabia da quantidade de benefícios e a importância que um software de gestão tem para as pequenas e médias empresas? De que outra forma você acredita que essa ferramenta poderia auxiliar na gestão e impactar nos resultados? Compartilhe suas opiniões conosco nos comentários e participe da conversa!

Parte 2: Resumo particular de 2015 e apostas para 2016

Este post é sequência do “Parte 1: Resumo particular de 2015 e …”, preparei uma lista do “Bom e Barato” como sugestões para 2016 que valem a aposta.

1. Marketing Digital
Além do tradicional site, que toda a empresa tem que ter, e também alguma prática de CRM (Customer Relationship Management) via e-mail marketing (ressaltando que vem sendo substituído por mensagem de texto como SMS e WhatsApp, muito mais eficientes), as PMEs já incorporaram novas ideias aos seus negócios como o Inbound Marketing (basicamente atrair o cliente com conteúdo de interesse dele objetivando sua permissão para outras ações), Blogs, maior participação em Mídias Sociais e investimento em Google Adwords (cliques pagos do Google Search) e SEO (forma de melhorar a posição do seu site na busca orgânica do Google, cuja credibilidade e resultado são muito melhores, mas é necessário um profissional para se dedicar a esta atividade, vale terceirizar a uma agência também).

2. Compartilhamento
Sem dúvida este tema está na minha lista de interesses para estudar em 2016. Não vou me arriscar em sugestões muito absurdas, mas se a crise te pegou de jeito, minimamente um escritório compartilhado é uma ideia ótima se já não pode bancar o aluguel do escritório sozinho. Outros exemplos próximos de nós é a carona compartilhada, o aluguel de bicicleta, restaurantes em casa (de quem cozinha e de quem recebe um grupo de pessoas e precisa de um cozinheiro por um jantar apenas), Waze, Uber, Airbnb e fora do país tem mais opções ainda. Este ano troquei livros do meu filho na Bibliotroca da escola pelos do ano que vem, dale sustentabilidade, vamos trocar mais e reutilizar!

3. Promoção de Eventos menores
Se está precisando cortar custos, imagino que sim, aplique o corte aos eventos diminuindo em tamanho mas mantendo um bom retorno dando maior atenção ao conteúdo, público, local e formato. Convide um grupo pequeno de leads ou clientes que estejam no estágio certo do seu funil de vendas para alcançar o resultado que você espera.

4. Treinamentos e Reuniões Remotos
É muito comum que seu cliente tenha restrições a este tipo de procedimento mas é tão econômico e eficiente que vale a pena apresentar o modelo durante a negociação explicando que ele acaba tendo vantagens como exclusão dos custos de despesas de deslocamento, estacionamento, refeições e/ou hospedagem no projeto. Falando especificamente de treinamentos, a G2 adotou uma estratégia diferenciada criando vídeos e testes práticos para que o usuário veja e treine quando e quantas vezes quiser.

5. Home office
Cada vez mais empresas estão aderindo a modalidade por motivos óbvios, o funcionário fica feliz por não se deslocar e trabalhar no conforto do seu lar e a empresa reduz custos com o funcionário e colabora com sua motivação. Ah, você também tem direito a home office, ok? Meu dia rende como nunca!

6. Loja virtual
Se sua empresa comercializa um produto ou serviço adaptável a um e-commerce, você já deveria estar lá! Hoje em dia é muito simples se criar uma loja virtual, há ferramentas prontas, geralmente o provedor de hospedagem do seu site oferece este serviço a um custo muito pequeno, basta contratar, fazer algumas configurações e logo você estará faturando na internet.

7. Nuvem
Se você ainda não paga software como serviço (SaaS) está na contramão do mercado. Há muitos aplicativos disponíveis, desde ERP (sistemas de gestão) até pacotes office. São muito mais econômicos, seguros, o pagamento é mensal e você acessa de qualquer lugar a qualquer hora com o dispositivo que você já usa na sua empresa, seja um computador, um notebook, um tablet ou até mesmo um celular.


Este é meu último post de 2015, desejo que você renove suas energias durante as festas de fim de ano entre família e amigos, que consiga algum tempo pra relaxar antes que 2016 comece e que este seja um ano de oportunidades, ele pode vir em forma de personal trainer daqueles mais invocados, mas que te deixe em ótima forma física e mental pra enfrentar o que quer que venha.

Deixo aqui umas citações para que você mantenha o ânimo!

“Nunca conheci pessimista bem sucedido”
Jorge Paulo Lemann, Endeavor Brasil

“Animal de barriga cheia não caça”
Jorge Gerdau, Gerdau

“Quando o mar está agitado, você precisa ser navegante. Alguns tendem a nem sair para a água. Em tempo de crise, é normal querer ser pequeno e passar pela onda por debaixo. Mas se você tem uma equipe com uma cultura de resolver problemas e consegue encontrar, intrinsecamente, essas forças dentro do time, você enfrenta qualquer coisa”
Guibert Englebienne, Globant

Fonte das citações: Endeavor Brasil

Boas festas e obrigada pela companhia virtual, começamos o blog em agosto e já temos mais de 2mil visualizações registradas, até 2016!

Contratar um ERP em nuvem vale a pena? Veja 5 vantagens que podem fazer você mudar seu pensamento!

Em algumas implantações que participei fica nítido como ainda temos clientes com um certo receio de contratar um ERP em nuvem pois tem medo que seus dados caiam em mãos erradas já que o servidor não fica dentro de sua empresa, ou que o fornecedor da nuvem possa não ser tão comprometido com o seu negócio e em algum momento pode deixar o serviço fora do ar, mas dentre tudo isso, será que tudo que pensam realmente é verdade?

Terei alguma redução de custos?

Acredito que a principal vantagem desse tipo de contratação seja a redução de custos para a empresa, e nesses tempos de crise, quem não quer reduzir os seus custos operacionais?

Toda a operação do ERP fica hospedada em servidores dedicados que são atualizados periodicamente para manter sempre o mesmo nível de excelência nos serviços, isso significa que o cliente não precisa se preocupar em comprar um bom servidor para hospedar o seu ERP e daqui 2 ou 3 anos ter que trocar por um novo ou atualizá-lo, já que toda essa manutenção e atualização das máquinas e sistemas é de responsabilidade do fornecedor da nuvem onde o ERP estará hospedado.

Outra grande redução de custos fica por conta da mão de obra de TI, como não tenho servidores para hospedar essas aplicações, não preciso de mão de obra especializada nesse serviço dentro da minha empresa.

Posso acessar de qualquer lugar?

Como todo o ERP estará em nuvem, posso acessá-lo de qualquer lugar.

Consigo acessar o meu ERP para ver meu estoque, saber quais ordens de produção entraram em fabricação hoje, quais pedidos de venda foram atendidos, qual o custo do setor de compras no dia de ontem e assim por diante.

É seguro manter o ERP na nuvem? 

Pesquisas mostram que o risco de ter os seus dados roubados dentro da empresa é muito maior do que eles estando fora, e principalmente, hospedados em um bom provedor que oferece esse serviço, onde existe alta tecnologia em segurança de dados e o custo dessa segurança é rateada entre todos os clientes, minimizando mais uma vez o seu custo com o ERP e a segurança dos dados.

E os dados das minhas filiais e de minhas outras empresas?

Como o ERP estará em nuvem, podemos colocar todas as suas empresas dentro do mesmo ambiente e então você terá acesso a todas as filiais/empresas de onde estiver.

Isto facilita a gestão e tomada de decisão, uma vez que você não precisará ficar acessando diversos servidores ou sistemas, ganhando em agilidade na análise.

Escalabilidade

No final de tudo isso, de que adianta algo que foi comprado e não cresce como a sua empresa?

Quando você contratar o ERP em nuvem, sua empresa pode ter 5 funcionários, e em pouco tempo ela passa a ter 15, 20, 50, 100 funcionários e agora?

O modelo de contratação em nuvem é o mais indicado para essa situação já que a única coisa que você precisa se preocupar é em adquirir novas licenças de uso do software e não em gastar mais dinheiro em equipamentos e atualização de sistemas, responsabilidade essa que é do fornecedor do ERP e do fornecedor da nuvem.

Indicadores, metas e gestão à vista

Por: Gilberto Vieira Filho

Atualmente muito se fala em meritocracia. Acredito que este seja o caminho a ser seguido por todas as empresas – pequenas, médias ou grandes – e de qualquer setor. Definir metas a serem alcançadas e indicadores para sua avaliação que tornem a empresa mais competitiva e com melhor qualidade dos produtos ou serviços e que reconheça os colaboradores que fazem a diferença, resultam numa oferta melhor para o cliente final e, em resumo, é uma política de ganha-ganha-ganha muito saudável, pois ganha a empresa, ganha o colaborador e, principalmente, ganha o cliente.

Encontramos farta leitura sobre o assunto, sobre como implantar a metodologia, sobre quais indicadores devemos acompanhar, sobre como definir metas, sobre como mensurar os resultados etc., mas notei uma característica em comum nos casos onde a meritocracia foi implementada com sucesso e deu bons resultados: a maioria das empresas era de grande porte (IBM, SAP, Sonda IT, …) e contratou consultores e/ou consultorias especializadas para definição e implantação e, posteriormente, contou com time(s) especializado(s) para acompanhamento e monitoração.

Quando entramos no universo das PMEs , mais especificamente das pequenas empresas, encontramos certa dificuldade em implantar esta política por inúmeros fatores – Quem vai ser responsável por colocar a meritocracia “no ar”? Como definir os indicadores? Quais indicadores são realmente relevantes? Como definir as metas? Como criar uma política de bonificação? Quais áreas da empresa devo acompanhar? O que faço com resultados negativos?– para estas e outras questões o melhor seria contratarmos uma consultoria especializada mas nem sempre contamos com orçamento para isto, ou então o diretor (geralmente um dos sócios) não tem tempo para se dedicar a este estudo, simplesmente porque está vendendo, administrando, pagando contas, resolvendo questões da empresa, ou seja, está atarefado com as questões do dia-a-dia da sua empresa e o resultado final é que acaba não conseguindo colocar em prática o tão desejado painel de “indicadores & metas” para aplicar em sua empresa a tão eficiente meritocracia.

Aqui na G2 Tecnologia não foi diferente.Passamos algum tempo estudando o assunto, mas pelas dificuldades acima apontadas nunca conseguíamos colocar o projeto completo em ação. Foi quando decidimos seguir um ditado que meu avô repetia sempre “o ótimo é inimigo do bom”. A primeira parte do estudo já havíamos concluído, que consistia em coletar números nos setores da G2.Cito alguns:quantidade de clientes, de chamados, de chamados resolvidos, de chamados pendentes, de consultores com mais atendimentos, de projetos em dia, de projetos atrasados, de horas de consultoria, de SLAs atendidos, de SLAs violados, de leads, de contratos assinados, de contratos perdidos, de produtos & serviços vendidos, de pesquisas de satisfação etc. – estes números serviriam como base para a análise de resultados.Resolvemos então criar um painel dinâmico onde, de forma simples e objetiva, apresentaríamos os resultados coletados.Instalamos um monitor num local de grande circulação que fica exibindo diariamente nossa apresentação chamada de “Gestão à Vista” .

Na primeira semana de exibição do “Gestão à Vista”, a nossa surpresa foi que o simples fato dos números estarem disponíveis para a apreciação de toda a empresa fez com que todos se preocupassem com a melhora dos macro-indicadores (quantidade de chamados em aberto, por exemplo) e com que todos os colaboradores conversassem, em frente ao monitor, sobre como melhorar, porque a avaliação foi negativa, o que estaria acontecendo com tal projeto, etc. Neste primeiro momento observamos que conseguimos criar a primeira “meta”: melhorar todos os números e respostas sempre para a maior pontuação ou avaliação positiva. Exemplificando: Ficou decidido pelo pessoal responsável pelo suporte que os atendimentos com avaliação pelo usuário como ruim ou regular não deveriam mais constar no “Gestão à Vista” e que fariam o possível para conseguir a nota máxima (ótimo) em todos os chamados. Pouco a pouco os resultados foram aparecendo e as avaliações foram melhorando e, de forma natural, passamos a buscar como objetivo um ótimo atendimento para nossos clientes e não mais o “simples” bom atendimento.

A melhora na nossa prestação de serviços foi expressiva e hoje contamos com feedbacks positivos por parte de nossos clientes. Claro que não foram simplesmente os números apresentados que melhoraram a performance da G2 Tecnologia, mas a assimilação por parte dos colaboradores e as ações que estes colocaram em prática é que foram imprescindíveis neste processo. A lição que ficou para nosso time foi de que colocar em prática de forma simples e imediata o que está ao nosso alcance já é um primeiro e importante passo para um dia chegarmos ao objetivo. Outro aspecto positivo foi que hoje consigo, com certa regularidade, conversar com cada colaborador de cada área sobre o que o painel está nos dizendo e quais providências/ações devemos tomar. Sinto que estamos muito mais próximos e tudo isto com um cafezinho na mão e de pé (vide Blog da Glaucia Vieira) o que torna a conversa rápida e produtiva.

Vovô tinha razão “O ótimo é inimigo do bom”.

P.S.: Por falar em Metas, não deixe de ler nosso eBook 6 dicas para estabelecer metas de vendas para seu time.

Profissionalização nas pequenas e médias empresas

Por Paulo Vieira

Analisando o cenário macro-econômico no qual estamos vivendo, notamos que está cada vez mais raro vermos empresas pequenas e médias sobrevivendo por muito tempo nos moldes empíricos do passado. Nos anos 1980 observávamos uma vasta gama de empresas muito pequenas que obtinham certo êxito e perduravam por décadas gerando empregos e competindo no mercado, mesmo num ambiente não automatizado e cercado de processos manuais. As coisas eram mais lentas, mas funcionavam naquela época.

Hoje o que assistimos é uma grande pressão por melhoria de processos, confiabilidade de informações e agilidade, o que faz com que empresas que se mantenham presas ao passado não durem por muito tempo, pois num mundo que nos cobra velocidade, qualidade e baixos preços torna-se impossível sobreviver com processos críticos, mas cada vez mais commoditizados, tão suscetíveis a falhas humanas.As pequenas e médias empresas viram surgir, nos anos 1970, o que parecia mágica nas grandes multinacionais. O advento do ERP (Enterprise Resource Planning ou, numa tradução livre, Ferramenta de Planejamento de Recursos Empresariais) surgia com o objetivo de integrar processos antes executados de forma isolada por departamentos enormes e conferir grande velocidade e confiabilidade com menos custo. Realidade então distante para os pequenos, sobretudo no Brasil. Ocorre que hoje estes empresários tem conseguido cada vez mais ter sua eficiência equiparada às grandes corporações, pois a tecnologia tem reduzido a distância entre a pequena e a grande empresa. O mercado está repleto de soluções que trazem a maturidade dos grandes empacotada e numa prateleira a preços que nem de longe lembram os milhões de dólares (e anos de trabalho) que se despendia para se ter algo assim.

Man using tablet PC in office --- Image by © Hiya Images/Corbis

O maior exemplo deste sucesso vem dos alemães da SAP que construíram a perfeita combinação neste quesito. Desenvolvendo, em grandes corporações, sistemas integrados de gestão empresarial desde os anos 1970, acumularam em seu produto as melhores práticas de gestão, ou seja, de tudo o que eles viram nas maiores companhias do mundo, notaram que havia uma grande parte em comum entre elas. Estou me referindo à contabilidade, contas a pagar, a receber, folha de pagamento, vendas e compras . Ora, de uma empresa que preste serviços de limpeza até a que constrói arranha-céus ou porta-aviões é fato que encontraremos estes processos, com algumas poucas variações, é claro, mas eles sempre estarão lá e facilmente nos consomem uma grande quantidade de tempo, um grande número de pessoas e um volume considerável de dinheiro para realizar estas atividades tão comuns à todos.

A boa notícia é que esta realidade já não é mais exclusividade dos grandes, pois vimos observando uma adesão cada vez maior por parte das empresas menores à profissionalização de processos e utilização das melhores práticas. Um grande número de soluções conseguem entregar estes processos de maneira confiável e a baixo custo, até os alemães da SAP que hoje, além de ser a escolha das maiores companhias do mundo, também vem ganhando cada vez mais espaço entre as pequenas e médias apresentando uma versão compacta, e de baixo custo de seu ERP original. A solução que começou tímida em meados dos anos 2000, hoje já é consagrada no mercado brasileiro e mundial, não só por trazer a marca mundialmente reconhecida neste tipo de solução, mas principalmente por preservar as principais características do que os tornou grandes: confiabilidade e agilidade. Tanto que, quando observamos o crescente cenário de aquisições e fusões, notamos a grande facilidade com que empresas que já adotam estas práticas conseguem absorver ou serem absorvidas, reduzindo prazos de due diligences e, em muitos casos, elevando suas avaliações financeiras.

O fato é que o empresário deve dedicar-se ao que é realmente estratégico ao seu negócio e não ter uma parcela tão grande de sua atenção consumida por processos legais, burocráticos, contábeis, financeiros ou qualquer outra coisa que não agregue à sua cadeia de valor.

Por fim, notamos que a profissionalização é indispensável (e lucrativa) para as pequenas e médias e que a otimização de processos é sem dúvida alguma um caminho sem volta para se ter êxito no competitivo mercado mundial.

E essa tal de nuvem?

Por: Gilberto Vieira Filho

Por atuar no segmento de TI muitos me perguntam: o que é essa tal de nuvem? Essa tal de nuvem vai “pegar”? Essa tal de nuvem veio para ficar? Não vou ter mais servidor na minha empresa? E espantados complementam: Como assim?

Nossa empresa há alguns anos trabalha com Cloud Computing, a tal da nuvem, e nestes últimos anos venho estudando esta nova onda e posso responder com segurança que a tal da nuvem veio para ficar, mas claro, como toda nova onda que transforma radicalmente nosso dia a dia, acaba causando questionamentos, inseguranças, dúvidas, ceticismo e principalmente um grande incômodo, pois muda nosso status quo.

Quem nasceu entre os anos 1940 e 1970 pode se considerar de uma geração privilegiada. Assistimos na primeira fila ao nascimento e popularização do computador pessoal, à chegada da Internet e sua rápida popularização e agora estamos assistindo ao nascimento de uma das mais importantes mudanças na forma de armazenamento, acesso a dados e aplicativos: a tal da nuvem.

Para tentar desmistificar um pouco este fenômeno gostaria de fazer uma analogia com a chegada e a distribuição da energia elétrica. No início do século XIX, em meados de 1830 (há menos de 200 anos) começaram os estudos para utilizar a energia elétrica nos telégrafos. O objetivo era alcançar grandes distâncias com cabos terrestres e até cabos submarinos para que a comunicação global ficasse mais ágil com esta nova e surpreendente invenção – o telégrafo – e assim foi feito, com muito sucesso. Saltando para o final do século XIX, em 1882 (há menos de 150 anos!), Thomas Edison apresentou o que seria uma revolução mundial: a distribuição da tal energia elétrica para 59 residências em Nova York. Ou seja, Thomas Edison estava dizendo a todas as residências e empresas que a iluminação à gás estava com os dias contados e que a maioria absoluta das empresas não precisaria mais dos onerosos geradores pois uma tal energia elétrica chegaria, por uma pagamento mensal, até as residências e empresas e pronta para ser consumida, na voltagem e amperagem corretas e dimensionada na quantidade necessária para cada tipo de necessidade.

Eu fico imaginando quantos questionamentos, inseguranças, dúvidas e ceticismo esta transformação deve ter causado – “Vou montar uma empresa e não vou mais precisar de gerador? Gastei uma fortuna com este(s) gerador(es) e você está me dizendo que agora eu não vou mais precisar de gerador e vou pagar mensalmente pelo resto da vida? Mas onde fica a “minha” energia? A energia que eu gero! E se esta tal de Light resolver não fornecer mais energia elétrica?”- Podemos ficar aqui imaginando um sem fim de questionamentos, mas a realidade é que, pouco menos de 150 anos depois, a energia elétrica é distribuída para bilhões de pessoas. Uma minoria utiliza geradores (absolutamente necessários, diga-se de passagem) e uma minoria não tem acesso a este benefício e hoje não conseguimos viver poucas horas sequer sem a tal da energia elétrica. O mesmo aconteceu com o telefone (nos anos 1990 ainda comprávamos linhas de telefone no Brasil, lembram?) e com inúmeros outros produtos que se transformaram em serviço. Faz sentido trocar a palavra “gerador” por “servidor”?

Mas você pode me dizer: Beto, estamos falando de dados e aplicativos, os “meus” dados, os “meus” aplicativos, “minha” segurança etc. Pensando a respeito eu cheguei à conclusão de que esta também é outra quebra de paradigma das mais importantes que estamos vivendo e quem me fez enxergar com mais clareza foram meus filhos Pedro e João, respectivamente 8 e 5 anos.

O Pedro e o João não assistem mais TV a Cabo (sinal aberto nem pensar! Coisa do milênio passado!), simplesmente porque querem assistir o que desejam, na hora que querem e pausar, parar e voltar conforme a vontade deles, por isto assistem YouTube e Netflix (o João diz “na” YouTube no gênero feminino, não sei porque…) e o que me chamou a atenção é que nenhum dos dois nunca me questionou onde ficam guardados os filmes, como estes filmes aparecem ou quem é o “dono” destes programas. Não estão preocupados com os programas “deles”, nem pensam em comprar um filme que dirá de um aparelho para armazená-los e reproduzí-los, ou seja, já nasceram acessando a nuvem. Já nasceram com energia elétrica.

Somos uma geração com facilidade de acesso à informação, vamos aproveitar nos atualizar e surfar nesta nova onda. Não vamos ficar como nossos pais e avós que tinham medo do tal controle remoto e chamavam o filho (você) para manuseá-lo. A Cloud Computing é uma realidade e permite que as empresas reduzam custos de forma drástica com TI e, principalmente, que possam focar em trabalhar apenas e tão somente no seu negócio, deixando esta tal de TI para SAP, IBM, Google, Facebook, etc.