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Como escolher o software SAP mais adequado para seus negócios?

Muitos empresários de pequeno e médio porte acreditam que contratar um software SAP para suas empresas é uma estratégia onerosa e desproporcional ao tamanho do empreendimento — mas não é bem assim. Seu orçamento é suficiente para investir em um sistema de gestão que empresas multinacionais utilizam? Qual a funcionalidade deste software e o que ele pode trazer de benefícios para uma PME?

Se você também tem dúvidas sobre as ferramentas que podem ou não serem inseridas em sua gestão, preparamos esse material para esclarecer alguns pontos fundamentais sobre os softwares SAP. Acompanhe este post e fique por dentro!

Entenda o que é SAP

A SAP é uma empresa alemã, fundada em Waldorf, como uma pequena empresa desenvolvedora de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), que em português chamamos de Sistema Integrado de Gestão de Empresas. Sua evolução para uma referência mundial em ERP atesta a qualidade do seu sistema, não só vendendo conceitos e certificações, como também demonstrando o sucesso que uma empresa pode alcançar usando um sistema que integre todas as informações em um mesmo lugar. O melhor de tudo é que a ferramenta é compatível com qualquer porte de empresa, inclusive as PME.

Características de um software SAP para PME

Para escolher o ERP ideal para sua empresa é preciso identificar as principais necessidades e desafios da gestão. Lembre-se de que a função primordial dele é concentrar as informações da empresa em uma mesma fonte, mas outros aspectos podem se beneficiar do seu uso, como:

Custo-benefício compatível

O custo de aquisição de um sistema integrado de gestão não deve comprometer o crescimento sustentável de uma empresa, e sim apoiá-lo.

Facilidade de implantação

Assim como o mundo continua girando, as empresas também não podem parar suas produções para a implantação de um serviço. Obviamente, é preciso dedicar tempo e uma boa equipe interna para a implantação, mas a empresa responsável deve considerar os dias e horários de menor impacto para isso.

Abrangência e aceitação

Os sistemas ERP devem abranger todas as áreas de atuação da empresa, como a área de recursos humanos, finanças, gestão de compras e estoque. Além disso, precisam da aceitação dos funcionários e equipe responsáveis pela administração dos dados, pois sem aderência não há como conseguir bons resultados.

Possibilidade de implantar na nuvem

Ao implantar o ERP na nuvem, a empresa elimina os custos de armazenamento de dados e torna seu uso mais flexível, com possibilidade de acesso em qualquer lugar mediante senhas e confirmações.

Benefícios percebidos com sua utilização

Ao utilizar o software SAP, vários benefícios são colhidos para a produtividade da empresa, como a eliminação de processos manuais, que sempre possuem índice de erros muito maiores do que aqueles realizados de forma automatizada. Além disso, podemos destacar:

Melhoria do fluxo de informação dentro da empresa, sem processos atrasados por ausência de informação de outros setores;
Eliminação de erros e retrabalhos, na medida em que o sistema aponta falhas para o próprio funcionário no momento do input de dados;
Melhor gestão do tempo e dos profissionais de recursos humanos, que podem ser melhor aproveitados em suas funções;
Melhoria da gestão de compras e estoque, já que estas duas áreas têm integração total de informações.

Com o uso de ERP, as empresas entenderam que a área de Tecnologia da Informação é fundamental para a gestão estratégica e, por isso, deviam fazer parte do processo decisório. No mundo globalizado, o tamanho da empresa é indiferente para os compradores, desde que esta entregue um serviço de alta qualidade. De fato, estruturas menores aproximam os clientes dos diretores das empresas e isto pode ser encarado com bons olhos.

Depois de clarear as ideias sobre os ERP, estude as possibilidades do mercado e trace metas para sua implantação. É possível, inclusive, fazer um projeto devidamente gerenciado para isto. Quer saber como? Então, leia agora nosso artigo sobre gerenciamento de projetos!

Sistema de Gestão: confira já tudo o que você precisa saber

Gestão Empresarial

Reduzir o desperdício, aumentar a produtividade e ter um controle completo de seu negócio é o sonho de qualquer empresário.

Apesar de parecer algo impossível, fique sabendo que não é — tudo o que você precisa é de um bom sistema de gestão empresarial.

Atualmente, existem diversos tipos de sistema de gestão, mas cabe ao empresário verificar quais as suas necessidades para definir qual deles se encaixa melhor na realidade da empresa.

Neste post, abordaremos o que são sistemas de gestão, para que servem, quais os tipos disponíveis, seus benefícios para a empresa e como implantá-los. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão?

Como o próprio nome já diz, é um sistema de computador que permite gerenciar as atividades de seu negócio. Por meio dele, é possível identificar falhas, desperdícios, gargalos, automatizar atividades rotineiras e, até, a comunicação com clientes e fornecedores.

É comum encontrar empresários que acreditam que um sistema de gestão é direcionado apenas às atividades administrativas de seu negócio, contudo, eles podem ser aplicados em processos produtivos, na logística, no estoque, nas vendas e no marketing.

Ao adotar um sistema de gestão, o principal objetivo é automatizar as atividades da empresa e proporcionar maior confiabilidade às informações geradas, possibilitando a tomada de decisões com base em dados concretos e otimizando o tempo dos gestores, uma vez que todas as informações poderão ser acessadas com apenas alguns cliques.

Outra característica de um bom sistema de gestão é a possibilidade de gerar relatórios com muita facilidade, comparando os indicadores de desempenho de cada uma das áreas da empresa.

Para que serve um sistema de gestão?

Como empresário, é fundamental que você conheça os diversos aspectos de seu negócio e que possa identificar suas necessidades e deficiências com facilidade, permitindo a aplicação de correções de maneira rápida e eficiente, além de garantir o crescimento da empresa.

A principal função de um sistema de gestão é reunir todas essas informações em um único lugar e possibilitar a sua comparação de maneira simples e efetiva.

No setor financeiro, por exemplo, é possível gerenciar as contas a receber, a pagar, o fluxo de caixa, a disponibilidade de capital de giro e acompanhar o pagamento de juros e empréstimos, realizando o controle financeiro em sua totalidade.

Já na parte de produção, você poderá acompanhar o tempo de execução de cada tarefa, período de ociosidade de equipamentos, verificar sua capacidade produtiva, o consumo de materiais, as perdas e danos, bem como possíveis refações desnecessárias.

Na área da gestão de pessoas, você poderá acompanhar o prazo de registro de cada colaborador, seus dados pessoais, a falta de documentos importantes, qual o seu custo para a empresa e quais os benefícios que ele recebe.

Um sistema de gestão direcionado às vendas permite o acompanhamento do volume de negócios, produtos com maior saída, o desempenho de cada vendedor e da equipe como um todo, as oportunidades, o estágio de cada negociação e um resumo sobre cada cliente.

Como vimos, são diversas as possibilidades de aplicação de um sistema de gestão dentro de uma empresa, contudo, é preciso escolher o que melhor se adéqua às suas necessidades. No próximo tópico, abordaremos os principais tipos de sistemas e as suas aplicações.

Quais os tipos de sistema de gestão?

Para cada tipo de necessidade, existe um sistema de gestão ideal. Conheça os principais tipos abaixo:

BPM

O Business Process Management (BPM), é um sistema adaptável voltado para a gestão e facilitação de processos organizacionais individuais e de alta complexidade — dentro e fora das empresas.

Seu objetivo é proporcionar informações sobre a execução de processos em que se possa realizar melhorias e embasar a tomada de decisão de acordo com a visão da empresa.

Sua principal vantagem é a aplicação de melhorias contínuas nos processos, trazendo mais eficiência e assertividade por meio de mudanças com foco funcional no gerenciamento tradicional hierárquico.

Inovação, flexibilidade, controle de processos e ferramentas para análise é o que você pode esperar desse sistema.

ERP

Essa sigla representa Enterprise Resource Plainning, ou Planejamento de Recursos da Empresa, que nada mais é do que um sistema responsável por cuidar das operações cotidianas da empresa, como o faturamento, balanço contábil, fluxo de caixa, administração de pessoal, inventário de estoque, contas a receber e outros.

Seu principal objetivo é o de organizar, otimizar e automatizar as atividades de uma empresa, por meio do registro de informações e integração de processos com base na regra de negócio e definições da companhia.

Seu principal benefício é a otimização do tempo dos gestores, permitindo que eles foquem, também, em outras atividades que demandam sua atenção, reduzindo a burocracia desnecessária.

Por ser um sistema com um número alto de funções, a maior parte das empresas o subutiliza, aproveitando, apenas, as suas funções mais simples, como a entrada e saída de produtos e o fluxo de caixa.

CRM

Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Cliente, é um sistema que serve para gerenciar e analisar as diferentes interações dos clientes com a empresa, antecipando suas necessidades e desejos, otimizando sua rentabilidade, aumentando as vendas e tornando as campanhas de marketing mais assertivas.

O CRM é responsável por armazenar as informações de atuais e potenciais clientes, suas atividades e os pontos de contato com a empresa, reunindo e integrando dados valiosos que são usados no desenvolvimento de estratégias de vendas, comunicação e marketing.

Um bom sistema CRM deverá rastrear e gerenciar as informações de seus clientes, conectar as equipes internas, capturar informações de modo inteligente, simplificar tarefas repetitivas, prover o acompanhamento de leads, fornecer recomendações e ser passível de personalização.

Um dos principais benefícios ao se adotar um CRM é facilitar a integração entre o time de marketing e o time de vendas, onde um nutrirá o cliente até ele estar pronto para a compra e o outro a efetivará.

Por meio dele, é possível verificar o nível de maturidade de cada cliente na jornada de compra e, caso a equipe de vendas perceba que ele não está no momento certo, poderá encaminhá-lo de volta ao marketing para o fluxo de nutrição.

Essa avaliação se dá por meio do pipeline de vendas da empresa e permite que os vendedores foquem apenas nos leads com maior chance de conversão, otimizando os resultados e melhorando o desempenho do setor.

Gestão Vertical

Um sistema de gestão vertical é voltado para o gerenciamento de atividades específicas, como pizzarias, hotéis, salão de beleza e lanchonetes. Eles são destacados por possuírem demandas e características específicas que precisam ser atendidas.

Sua principal vantagem é possibilitar que as diversas outras áreas da empresa acessem as informações uma das outras e com uma base de dados única, facilite o controle e análise de todos os processos.

No caso de uma pizzaria, por exemplo, é preciso que o pessoal do caixa tenha acesso aos pedidos realizados, ao estoque de mercadorias, aos valores de cada item e ao tempo estimado de preparo. Todas essas informações são essenciais para que eles possam realizar uma venda com sucesso.

Gestão de Pessoas

Um sistema de gestão de pessoas completo deve integrar as diferentes áreas de uma empresa e automatizar os processos para aumentar a eficiência da companhia como um todo.

Esse sistema coleta, registra e armazena todas as informações e dados sobre a gestão de recursos humanos e possui dois objetivos principais: reduzir custos e tempo de processamento de informações e auxiliar os gestores na tomada de decisão.

Ele possui funções completas e avançadas para a gestão de pessoas, como cálculo da folha de pagamento, controle de horários, férias, rescisões e controle de acesso a locais restritos, permitindo uma gestão de pessoas de qualidade.

Além disso, são capazes de emitir documentos de exigência legal, como RAIS e DIRF, controlar o uso de EPIs (equipamentos de proteção individual), EPCs (equipamentos de proteção coletiva), CIPA e brigadas de incêndio, permitindo o pleno alinhamento às exigências do ministério do trabalho.

Gestão de Tarefas e Projetos

Muito utilizado por empresas prestadoras de serviços, os sistemas de gestão de tarefas e projetos, como o nome diz, tem a função de acompanhar o desenvolvimento de cada tarefa a ser realizada dentro de uma empresa, indicando o status atual do projeto como um todo.

Em empresas voltadas à produção de bens materiais, ele é mais utilizado na parte de pesquisa e desenvolvimento de produtos, mas não é apenas nessa área que ele pode ser aplicado.

Um sistema de gestão de tarefas e projetos tem como objetivo otimizar a gestão de tempo e indicar qual o nível de desenvolvimento de cada ação necessária para se finalizar um projeto.

Em uma linha de produção, por exemplo, pode-se utilizá-lo para verificar qual o tempo de cada etapa para se produzir uma determinada unidade. Esse acompanhamento permite avaliar gargalos e desperdícios com tarefas que podem ser otimizadas, automatizadas ou eliminadas.

Ao realizar essa gestão, a empresa consegue padronizar e otimizar seus processos, aumentar a sua produtividade e, consequentemente, se tornar mais competitiva no mercado, reduzindo o desperdício, tanto de materiais, quanto de tempo.

Esse sistema permite, ainda, verificar qual o desempenho individual de cada colaborador envolvido no projeto, quais são as tarefas a serem realizadas por ele e indicar a saúde de seu processo produtivo.

O que são indicadores de desempenho?

Também conhecidos por Key Performance Indicators, ou somente KPIs, são os indicadores utilizados para medir o desempenho de uma determinada ação ou processo dentro de uma empresa.

Seu principal objetivo é permitir o acompanhamento e avaliação da efetividade das mais diversas atividades dentro de uma empresa, desde a parte financeira até a parte produtiva.

Os KPIs servem como base para se avaliar uma situação e embasar a tomada de decisão para alterar, ou eliminar, uma determinada atividade ou investimento, visando tornar seus processos produtivos mais eficientes.

Esses indicadores deverão ser definidos durante a fase de planejamento de qualquer ação tomada por sua empresa, a fim de permitir um controle total sobre seu desempenho. Sem eles, é impossível verificar as deficiências de sua empresa e adotar medidas corretivas.

Como afirmou Peter Drucker, um dos maiores autores de marketing: “Se você não pode medir, não pode gerenciar”.

Quais os principais indicadores de Desempenho?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o que são esses indicadores de desempenho e sua importância, quais deles são importantes para a sua empresa? Veja abaixo alguns exemplos.

Fluxo de caixa

Vamos começar pelo básico. Para se ter sucesso na gestão empresarial, é preciso ter um bom gerenciamento de seu fluxo de caixa, pois é ele que determina se a sua empresa está tendo lucro ou prejuízo.

Seu cálculo é simples: tudo o que entra menos tudo o que sai. Se você ignorá-lo, poderá ter grandes problemas que inviabiliza as atividades de sua empresa, por isso, acompanhe-o de perto.

As causas mais comuns de um fluxo de caixa negativo são o alto valor de matérias-primas e erros no cálculo do preço de venda de suas mercadorias.

Se você está nessa situação, o ideal é analisar o seu custo de produção, buscar por fornecedores que tem uma qualidade similar com um preço mais em conta e revisar os valores praticados.

Volume de vendas

Outro indicador de suma importância para qualquer empresa é o seu volume de vendas. Se você tem um volume de vendas muito baixo, significa que algo está errado.

Ele poderá apontar a necessidade de atualização em seus produtos, de melhorar a qualidade ou optar por outras formas de venda, como aceitar parcelamentos, por exemplo.

Outra situação que ele indica é o nível de aceitação de seu produto em sua praça de vendas. Talvez seja preciso modificá-la e buscar outros lugares para desenvolver as suas vendas.

Esse indicador pode apontar, ainda, que o desempenho de seus vendedores está comprometido e precisa ser analisado. Levante informações sobre sua satisfação com a empresa e, se necessário, revise salários e comissões.

Ticket médio

Acompanhar o ticket médio, seja por venda, por cliente ou por vendedor, é parte fundamental da gestão de uma empresa. Todo cliente possui um custo de aquisição e elevar o valor de seu ticket médio é uma ótima maneira de reduzir esse custo e aumentar a sua lucratividade.

Esse indicador permite avaliar qual é o perfil de cliente mais lucrativo, qual o vendedor que gera mais resultados e, ainda, aponta possibilidades de venda de produtos cruzados ou relacionados.

Observar essa métrica, sem dúvidas, é uma excelente forma de aumentar a sua lucratividade sem ter que investir cada vez mais na captação de novos clientes, simplesmente fazendo com que os atuais gastem mais.

Tempo de produção

Você precisa saber quanto tempo, em média, é preciso para se produzir um determinado item de seu catálogo e, a partir disso, determinar a capacidade produtiva de sua empresa.

Se você identificou que é preciso apenas uma hora para produzir um lote de produtos e a sua empresa está demorando mais do que isso, é preciso parar e analisar todo o seu processo produtivo.

Busque por gargalos e tarefas de refação que ocorrem desnecessariamente e corrija-os o quanto antes. Outro ponto a ser analisado é a efetividade de suas máquinas e equipamentos.

Uma máquina muito antiga e que apresenta defeitos de maneira frequente prejudica, e muito, a sua capacidade produtiva, aumentando o tempo necessário para a realização de uma simples tarefa.

Tenha em mente que um computador antigo jamais conseguirá realizar funções mais avançadas, e o mesmo se aplica para suas máquinas.

Absenteísmo e turn over

Se sua empresa está passando por problemas com absenteísmo, ou altos níveis de rotatividade (turn over), é sinal de que você precisa prestar mais atenção em seu time de gestão de pessoas. Na maior parte das vezes, esses problemas têm origem na insatisfação das equipes com as condições de trabalho.

Se você espera que seus colaboradores apresentem um bom desempenho, você precisa muni-los de ferramentas e conhecimento o suficiente para que possam executar as suas funções.

Assim como no caso dos vendedores com baixo desempenho citado acima, essa insatisfação também poderá vir da inadequação dos valores pagos para uma determinada função.

Oferecer treinamentos e atualizações constantes, entre outras atividades essenciais da gestão de pessoas, é fundamental para se desenvolver a retenção de talentos, aumentar a produção e reduzir o absenteísmo.

Níveis de estoque

A má gestão de estoque é um problema recorrente em diversas empresas. Ficar atento aos níveis de estoque de cada um de seus produtos é essencial para garantir um bom desempenho da equipe de vendas.

Altos níveis de estoque podem representar um grande problema para as empresas, afinal, é dinheiro parado, assim, as chances de quebra são grandes e sinal de que um determinado produto precisa ser revisto.

Além de evitar perdas, acompanhar os níveis de estoque permite que as empresas elaborem estratégias e promoções para incentivar as vendas desses itens.

Quais os benefícios de um sistema de gestão eficiente?

Agora que você já conhece os tipos de sistemas e alguns indicadores, é preciso que você saiba quais são os benefícios que um sistema de gestão eficiente pode trazer para a sua empresa. Veja alguns abaixo:

integrar os setores: um sistema de gestão eficiente deverá integrar todas as áreas de sua empresa, proporcionando uma visão 360º e trazendo mais segurança e assertividade à tomada de decisões;
avaliar os canais de venda: a integração de todos os canais de venda de uma empresa em uma única ferramenta possibilita a comparação de desempenho de cada um e a avaliação de quais são os melhores para se investir;
otimizar o capital de giro: ao possuir um controle completo sobre as atividades de sua empresa, é possível descobrir os níveis necessários de estoque de matérias-primas e reduzir seu volume ao necessário, poupando o capital de giro para outras demandas;
reduzir retrabalhos: o acompanhamento das métricas estabelecidas no sistema de gestão possibilita o olhar analítico sobre todos os processos, apontando os retrabalhos nos diferentes setores e como eliminá-los;
gerir pessoas estrategicamente: manter o nível de satisfação de seus colaboradores é fundamental e, ao adotar um sistema de gestão, você passa a reduzir tarefas sem significância e emprega esses colaboradores em tarefas que os motiva e os faz enxergar valor em seu trabalho;
tomar decisões seguras: uma vez que todos os aspectos de seu negócio estão devidamente organizados, fica muito mais simples de se tomar uma decisão de forma assertiva e com segurança.
reduzir custos: após a realização de todas as deficiências apontadas pelo sistema de gestão, torna-se inevitável a redução de custos operacionais desnecessários e, consequentemente, a empresa experimentará um aumento em sua lucratividade.

Como implantar um sistema de gestão?

Assim como qualquer outra atividade essencial de uma empresa, antes de se implantar um sistema de gestão que atenda às suas necessidades, é preciso planejar de maneira estratégica.

O primeiro passo é avaliar quais são as reais necessidades de sua empresa em relação à sua gestão pois, como vimos, existem diversos sistemas com diversas funcionalidades e objetivos diferentes.

Feito isso, você deverá avaliar quais as opções disponíveis no mercado que se adéquam à sua empresa e verificar, ainda, qual a estrutura necessária para a sua implantação.

Atualmente, existem diversos sistemas de gestão que estão baseados na nuvem, o que elimina a demanda de servidores internos, traz mais segurança às informações e, ainda, podem ser acessados a partir de diversos dispositivos e de qualquer lugar (mobilidade).

Outro ponto muito importante a ser levado em conta é a adesão de seus colaboradores à utilização de um sistema de gestão. Em empresas onde a cultura da inovação está em seu DNA, as resistências e objeções serão mínimas.

Caso a empresa seja um pouco mais tradicional e os colaboradores possuam uma certa aversão às tecnologias, será um pouco mais trabalhoso.

Mas, em ambos os casos, é preciso conquistar essa adesão, esclarecer quais são os benefícios do sistema para a rotina de todos e oferecer todo o treinamento necessário para que eles possam utilizar a ferramenta em sua plenitude.

A cobrança constante de sua utilização nos primeiros meses de implantação será praticamente rotina, mas com o tempo, todos aceitarão o sistema e a sua empresa irá colher bons frutos.

Escolher um bom sistema de gestão não é uma tarefa muito simples pois, como destacado, existem diversas opções para cada tipo de necessidade. Além disso, é preciso definir os indicadores de desempenho adequados e, acima de tudo, acompanhá-los com afinco.

Implantar esse sistema em sua empresa é algo essencial, mas que poderá gerar algum desconforto junto a seus colaboradores, por isso, é preciso planejar tudo de maneira estratégica.

Quer saber mais sobre como implantar um sistema de gestão em sua empresa? Entre em contato com a gente e esclareça suas dúvidas!

5 coisas que você precisa saber sobre a nota fiscal 4.0

Gestão Empresarial

Assim como todo procedimento, seja ele manual ou automatizado, deve passar por revisões constantes para tentar atingir o máximo de eficiência, e o processo que inclui a nota fiscal não é diferente!

As mudanças já ocorreram no ano de 2017 — mais precisamente no mês de junho, onde o ambiente de homologação foi aberto.

As principais alterações com relação a versão anterior, NF-e 3.10, está no novo layout do documento fiscal, que é emitido para operações que envolvem produtos e serviços.

Ou seja, a maneira como as informações são organizadas no arquivo da nota fiscal passou por modificações, por meio de uma versão atualizada e mais eficiente.

A nota fiscal 4.0 é obrigatória em âmbito nacional e, por isso, é tão importante ficar por dentro do assunto. Quer conhecer mais sobre esse novo modelo de nota fiscal e suas principais vantagens? Então vamos lá!

O que é a nota fiscal 4.0?

A nota fiscal eletrônica é um arquivo que só existe digitalmente, em formato XML, e contém todos os dados de determinada operação, organizados de maneira estruturada. A essa ordem para apresentar as informações dá-se o nome de layout.

É exatamente nesse ponto que as mudanças mais significativas da NF-e-4.0 ocorreram. As alterações foram feitas para obedecer uma política do Encat: ela determina que só se deve mexer no layout quando as necessidades de alterações ficam acumuladas — e foi exatamente o que aconteceu!

Logo, a nota fiscal 4.0 nada mais é do que uma nova versão da nota fiscal eletrônica. O novo layout é uma atualização da NF-e-3.10, que atende aos detalhes dispostos na Nota Técnica 2016/002.

Essas alterações são realizadas pela Secretaria da Fazenda de maneira estratégica, com o intuito de ter uma fiscalização cada vez mais eficiente e facilitar o trabalho dos responsáveis pela emissão desse documento, adequando-se à realidade da indústria 4.0.

Para quais empresas ela é aplicável?

Qualquer empresa que comercializa algum produto ou serviço é obrigada a emitir a nota fiscal eletrônica, salvo os casos de isenção por lei.

Assim, esse procedimento se aplica aos mais diversos tipos de empreendimentos — seja microempresa (MEI), lucro real, empresa de pequeno porte (EPP), MEI, PME ou, em alguns casos, até mesmo pessoa física.

Assim, a NF-e-4.0 é aplicável para os mais diversos tipos de empresa que emitem esse tipo de documento. Portanto, é extremamente importante ficar atento ao calendário de mudança, pois o modelo 3.10 será desativado.

Isso acontece, pois os sistemas são obrigados a conviver concomitantemente com as duas versões somente por um período de cinco meses — novembro de 2017 a março de 2018.

Mesmo que o ambiente de homologação tenha se iniciado em julho de 2017, onde todos as empresas especializadas em softwares receberam os testes para a nova versão, foi somente em novembro que se deu início ao processo de emissão da nota fiscal 4.0.

Logo, até o mês de março de 2018, as empresas podem emitir os modelos nas duas versões simultaneamente, porém, após esse período, será obrigatória a nova NF-e.

É recomendado que a gestão empresarial não deixe para fazer a migração no último momento, pois esse é um procedimento lento e podem ocorrer problemas que acabam atrasando-o ainda mais.

Quais as principais características desse novo modelo?

Como já dissemos, as principais mudanças ocorreram no layout, principalmente no que diz respeito à inclusão de novos grupos ou opções em grupos já existentes. Porém, algumas outras características da nota fiscal 4.0 merecem atenção. Saiba quais são elas!

1. Padrão de comunicação

Entre as novidades destaca-se a adoção do protocolo TLS 1.2 — pode-se usar algum que seja superior a ele.

Isso significa que o protocolo SSL não pode mais ser usado como padrão de comunicação — ele era permitido na versão anterior da nota fiscal eletrônica. Essa alteração tem como principal objetivo garantir a maior segurança do processo.

2. Campo pagamento

Além disso, as mudanças também afetam gestão de dados relacionados ao pagamento: na versão anterior da NF-e somente existiam os campos à vista e a prazo, porém, nesse novo modelo é possível optar ainda por dinheiro, cartão de crédito e débito ou cheque.

3. Novo layout para o FCP

O Fundo de Combate à Pobreza (FCP) merece uma atenção especial, pois é onde se recebe os recursos provenientes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), além deste ser previsto pela Constituição Federal.

No novo layout o FCP possui campos para operações interestaduais ou internas, com ou sem substituição tributária, sendo necessária a identificação do valor referente ao imposto recolhido a esse fundo.

4. Criação de um novo grupo

Por fim, foi criado o grupo “Rastreabilidade do Produto”, com o intuito de permitir que se faça o rastreamento de qualquer produto que esteja em determinadas condições, como regulações sanitárias, recolhimento e/ou recall, bebidas e águas envasadas, entre outros.

5. Mudanças específicas

Para empresas que produzem medicamentos houve ainda mais uma mudança na nova versão: será necessário informar o código ANVISA nas notas fiscais referentes a esses produtos.

A nota fiscal 4.0 possui vantagens?

Sim! Mesmo que as mudanças sejam pequenas com relação ao grande número de informações contidas na nota fiscal eletrônica, esse novo modelo surgiu com o intuito de fornecer maior segurança e praticidade à empresa, seja área fiscal ou contábil.

Com essa ferramenta ainda mais completa, é possível emitir a nota fiscal do produto e ainda ter um controle maior sobre ele, especialmente no que diz respeito à entrega e forma de pagamento. Além disso, ela proporciona uma visão mais ampla da empresa, com um planejamento mais eficiente, facilitando o dia a dia dos colaboradores.

E não para por aí: os benefícios se estendem também para o campo financeiro, já que há uma redução no custo de impressão de documentos fiscais, o DANFE, e a redução da emissão de papéis, pois é possível utilizar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), centralizando as emissões destes. Ou seja, é a análise de dados em tempo real!

Por fim, podemos citar a facilidade de consulta da nota fiscal 4.0 pela internet, sem ser necessário recorrer a um enorme número de arquivos para encontrar aquele que precisa.

Isso resulta também na maior otimização do tempo, melhorando ainda a fiscalização por parte da própria empresa.

Viu só? A nota fiscal 4.0 surgiu com o intuito de auxiliar as empresas nos trâmites legais relacionados aos seus produtos e serviços e, por isso, não deve ser vista como um transtorno.

Como os principais softwares já estão aptos a essa nova realidade, não será um problema migrar para esse novo modelo, devendo ter atenção somente aos novos requisitos para preenchimento da NF-e!

Quer ficar por dentro desse universo? Então saiba como emitir nota fiscal eletrônica e não perca mais tempo!

Custos Operacionais: o que são eles e como reduzi-los?

Gestão Empresarial

Todo empresário sabe que, para manter sua empresa ativa, é preciso dinheiro para comprar materiais, pagar salário e tributos, dentre tantas outras necessidades. A essas despesas se dá o nome de custos operacionais. Apesar disso, nem todos têm a clara noção sobre o que é custo operacional.

Basicamente, compreendem todos os gastos relacionados ao funcionamento de uma organização, sejam eles fixos ou variáveis — sem eles, suas atividades se tornam inviáveis.

A grande questão que paira sobre os empresários é como eles podem reduzir esses custos e tornar suas empresas mais lucrativas.

Neste post, traremos o conceito de custos operacionais, suas tipificações e algumas dicas para reduzi-los em sua empresa. Apresentaremos ainda as principais vantagens que eles geram. Confira!

O que é custo operacional?

Como dissemos, os custos operacionais são o dinheiro desembolsado por uma determinada empresa para a execução de suas atividades e assegurar suas operações. Insumos de produção, remuneração de equipes, despesas financeiras e viagens corporativas são consideradas custos operacionais.

Contudo, a questão mais importante é saber diferenciar um custo operacional de um investimento. A aquisição de novas máquinas, equipamentos e computadores são considerados investimentos, afinal, é um capital investido com o objetivo de se obter lucros futuros.

Agora, a compra de papéis, tintas para impressoras e demais insumos de escritórios são custos, pois, apesar de serem fundamentais para o funcionamento da empresa, não possuem expectativas de rendimentos futuros.

Conhecer o custo operacional de sua empresa é fundamental, pois é por meio dele que você poderá precificar seus produtos ou serviços de maneira adequada e não ter prejuízos.

O desconhecimento sobre ele faz com que sua empresa não tenha um controle financeiro efetivo, que não se possa realizar investimentos com segurança e, consequentemente, será impossível verificar desperdícios.

Quais são esses custos?

De forma geral, custos operacionais são em quatro grupos principais: de representação, financeiros, administrativos e não recuperáveis.

Administrativos

salários;
serviços de escritório;
compra de matéria-prima;
aluguéis;
água e luz;
serviços de telecomunicações;
materiais de escritório;
gestão de pessoas.

Financeiros

pagamento de juros;
impostos e taxas;
emissão de notas;
quitação de dívidas.

Não recuperáveis

custos pagos e que não podem ser recuperados por outros meios;
multas rescisórias;
multas por cancelamento de contratos.

De representação

brindes;
materiais impressos de suporte a vendas;
viagens corporativas;
despesas com refeição;
alojamento.

Quais os principais impactos no financeiro da empresa?

Possuir um custo operacional muito elevado pode impactar negativamente nos resultados financeiros de uma empresa, reduzindo sua margem de lucro e, consequentemente, fazendo-a trabalhar com preços mais elevados, reduzindo sua competitividade.

É fundamental que, ao calcular o custo operacional de sua empresa, não se omita nenhum gasto, pois isso gerará uma visão distorcida de quanto a empresa realmente precisa para se manter ativa.

Por essa razão, é importante acompanhá-lo de tempos em tempos, sendo o ideal começar a fazê-lo mensalmente e, posteriormente, aumentar o espaço de tempo.

Desse modo, é possível verificar flutuações, desperdícios e até mesmo a necessidade de novos fornecedores. Esses pontos são fundamentais para que você possa reduzir o custo operacional de sua empresa.

Como reduzir os custos operacionais?

Atualmente, existem diversas técnicas para se reduzir o custo operacional de uma empresa. Contudo, é preciso verificar se cada uma delas se adéqua à sua realidade e necessidade.

Veja abaixo 8 dicas para que você possa reduzi-los em sua organização.

1. Controlar os desperdícios

É muito comum que as empresas percam boa parte de sua lucratividade com desperdício de materiais, processos desnecessários e má gestão de estoque.

Uma boa maneira de se evitar desperdícios é reavaliar todos os processos dentro da empresa, buscando eliminar gargalos e pontos de ociosidade, acompanhar o manuseio de todos os produtos a fim de se evitar quebras e investir em campanhas internas de conscientização de uso de materiais. Desse modo, você já começará a reduzir seus custos de maneira inteligente.

2. Escutar a sua equipe

Existe alguém melhor do que a sua equipe para apontar melhorias em processos para se reduzir custos? É certo que não. Muitas vezes, as melhores soluções para se reduzir os custos operacionais de sua empresa são bem simples e, com certeza, seus colaboradores as conhecem.

Incentivar a exposição das ideias de sua equipe e premiá-la por isso é uma prática comum nas grandes empresas de sucesso — afinal, eles já perceberam que a solução para os mais diversos problemas pode estar dentro de casa.

3. Girar estoque rapidamente

Como dissemos, a gestão de estoque é um dos vilões que corroem a lucratividade da empresa e eleva os custos operacionais. O ideal é realizar um estudo sobre a sua capacidade de armazenamento, sobre a demanda de cada material e sobre as técnicas de manipulação de insumos.

Assim, você encontrará o volume mínimo necessário de cada item e poderá reduzir as quantidades de material armazenado, afinal, estoque em excesso representa dinheiro parado e quanto maior o tempo de armazenamento, maiores são as chances de quebra, perdas e danos.

Ao realizar a gestão de estoque, você consegue fazê-lo girar mais rapidamente, de forma que o dinheiro entre mais rápido e não fique desnecessariamente parado.

4. Renovar máquinas e equipamentos

Você deve estar pensando: “mas a aquisição de máquinas e equipamentos não é um investimento?”. Sim, é um investimento. Contudo, essa aquisição poderá fazer com que sua empresa expanda sua capacidade de produção, reduzindo o custo de hora/máquina.

Equipamentos obsoletos reduzem a qualidade de seus produtos e precisam de muito mais manutenção que um equipamento novo. Todas essas variáveis devem ser levadas em conta ao se realizar um investimento.

5. Adotar sistema de gestão

Apesar do cálculo de custo operacional e a gestão de estoque não serem algo impossível de se fazer em planilhas, a adoção de um sistema de gestão trará muito mais segurança e confiabilidade à sua empresa.

Nele, é possível avaliar o volume de cada produto no estoque, fazer o controle financeiro de sua empresa e reduzir custos com impressões de relatórios desnecessários.

Tudo poderá ser acompanhado em um painel de controle e, sempre que precisar, você poderá gerar relatórios e gráficos de desempenho com apenas alguns cliques, economizando muito tempo e extraindo informações de qualidade.

Outro grande benefício de um sistema de gestão completo é a possibilidade de se trabalhar o relacionamento com seus clientes de maneira muito mais prática, centralizando todas as informações em um único lugar.

6. Utilizar indicadores de desempenho

Utilizar indicadores de desempenho é muito importante para as empresas, pois eles podem facilitar a identificação de gargalos e assim, garantir que erros sejam prontamente corrigidos.

É possível utilizar indicadores de desempenho em praticamente todas as áreas da empresa, como no marketing, nos recursos humanos, entre tantas outras.

7. Monitorar e reformular processos

Todos os processos podem ser monitorados, inclusive acompanhando os indicadores de desempenho, conforme anteriormente citado.

Se no caso do setor de vendas, por exemplo, se verificar que há um investimento elevado para fechar negócio com os clientes, a forma de abordagem pode ser modificada.

8. Renegociar contratos com fornecedores

Verifique os contratos que você tem com fornecedores de matéria prima ou até mesmo de serviços básicos como energia, telefone e internet.

Se você constatar que tem um plano de telefonia para falar uma quantidade X de minutos, mas não o utiliza em sua totalidade, convém mudar para outro mais barato, a título de exemplo.

Quais são as vantagens da redução de custos para as empresas?

Reduzir custos também pode trazer diversas vantagens para as empresas. A seguir, listaremos os 4 maiores benefícios para o seu negócio.

1. Aumento da rentabilidade

Obviamente, gastando menos dinheiro com custos operacionais, sobrará mais lucro para a empresa. Desse modo, haverá maior rentabilidade na organização, que poderá usufruir desses valores extras para fazer melhorias, remunerar melhor seus colaboradores etc.

2. Vantagem competitiva

A vantagem competitiva também é conquistada com a redução de custos. Isso se justifica de uma forma bastante simples, pois a sua empresa arrecadará mais dinheiro.

Assim sendo, com mais valores em caixa, a organização poderá investir em novas tecnologias, em estratégias de marketing, entre outras ações. Isso fará com que o seu negócio esteja sempre um passo à frente da concorrência, que seguirá investindo altos valores em serviços básicos.

3. Disponibilidade de capital

Conforme já dito, a redução de custos fará com que a empresa apresente um fluxo de caixa maior do que seus resultados anteriores. Esse dinheiro extra, se usado de maneira estratégica, poderá ser utilizado em investimentos em aplicações financeiras ou na aquisição de novas unidades.

Quando a empresa faz investimentos, cabe ressaltar, aumenta a sua receita financeira. Com mais capital disponível, por sua vez, a organização se fortalece no mercado e pode atrair investidores ou conseguir mais facilmente empréstimos nos bancos, por exemplo.

4. Menor preço repassado aos consumidores

Para pagar tudo o que necessita e ainda assim obter lucro, as empresas precisam repassar os valores gastos nos produtos ou serviços que comercializa. Isso tudo acaba pesando para o consumidor.

Quando há a redução de custos, a empresa pode baixar os seus preços e assim atrair mais clientes, que deixarão de comprar de um concorrente. Afinal, você oferece um mesmo produto, sem que para isso diminua a qualidade do que está sendo ofertado.

De maneira geral, entender o que é custo operacional, a importância de reduzi-los e como fazer isso é muito importante para os empresários, tendo em vista as diversas vantagens que tal prática proporciona.

Gostou do nosso artigo e quer continuar se informando sobre assuntos relevantes para o seu negócio? Então leia agora mesmo o nosso post “Gestão de desempenho: o que é, porque é importante e mais!”. Temos certeza de que será uma leitura agradável.

O guia completo da gestão empresarial

Gestão Empresarial, Tecnologia

A gestão empresarial é certamente uma das áreas mais estratégicas de uma empresa. À medida que a competitividade aumentou e a globalização trouxe a abertura de novos mercados, as empresas tiveram de arrumar suas ineficiências internas para oferecer produtos melhores a preços mais competitivos.

Com isso, o mercado da tecnologia para a gestão empresarial cresceu bastante e, hoje em dia, podemos contar com ferramentas excelentes capazes de otimizar quase todos os setores de uma empresa. Por isso, preparamos um guia para você entender as principais áreas da gestão empresarial e as soluções que têm sido lançadas no mercado recentemente:

Quais são as principais áreas da gestão empresarial?

Cada empresa tem sua cultura própria e, por isso, as áreas em que dividem as suas funções pode variar bastante. Por exemplo, uma pequena empresa geralmente não necessita de um setor de gestão de informações ou um de gestão de projetos mais robustos. Eles podem unificar essas atividades em outro setor. Por outro lado, grandes empresas podem necessitar de áreas de gestão diferentes, como a de gestão de comércio exterior ou de relações institucionais. Então, apresentaremos aqui as áreas mais comuns, mas já lembrando que não é uma lista exaustiva:

Gestão financeira

Esse departamento tem como função planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras, como aquisição e utilização de fundos da empresa. Significa aplicar os princípios de gestão geral aos recursos financeiros da empresa.

É bastante importante para as empresas fazerem uma boa estimativa de custos e vendas. Consideração de fontes de finanças adequadas podem ajudar as empresas a evitar os problemas de fluxo de caixa.

Além do mais, esse setor é responsável por decidir como elevar e alocar o capital, ou seja, o orçamento do capital. Não só para o orçamento a longo prazo, mas também para alocar os recursos de curto prazo, como os passivos correntes. Também trata das políticas de dividendos dos detentores de ações.

Gestão de recursos humanos

O Gerenciamento de Recursos Humanos (GRH) é a função dentro de uma organização responsável por recrutamento, gestão e orientação para os colaboradores.

Os membros do departamento de RH fornecem conhecimento, treinamento e coaching, além da parte mais burocrática como os serviços administrativos, a consultoria legal e o gerenciamento e supervisão de talentos, que o resto da empresa precisa para operações bem-sucedidas.

Além disso, os departamentos de RH são responsáveis por supervisionar o perfil dos colaboradores, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho e pagamento (como gerenciamento de sistemas de pagamento e benefícios, por exemplo).

O RH também lida com as mudanças organizacionais e as relações industriais, isto é, o equilíbrio das práticas organizacionais com os requisitos decorrentes da negociação coletiva e das leis governamentais.

Gestão de relacionamento com o cliente

A gestão de relacionamento com o cliente é o setor responsável por todo o contato com o cliente desde o pós-compra até a ouvidoria de reclamações. Seu objetivo principal é deixar os clientes satisfeitos em todo o processo de compra de forma que se fidelizem e possam indicar a empresa para outras pessoas.

Portanto, é um departamento que busca a proatividade, e não a reatividade. Ou seja, não é mais aquele setor que ouve as reclamações do cliente e tenta consertar os erros da empresa. Ele almeja algo maior: criar um ciclo positivo de contato com o cliente. Assim, avisa o consumidor de promoções, pergunta a respeito da satisfação, faz pesquisas de opinião a respeito de produtos em potencial etc.

Gestão da informação

A gestão de informações (GI) diz respeito a um conjunto de atividades organizacionais: a aquisição de informações de uma ou mais fontes, a custódia e a distribuição dessa informação para quem precisa dela, além de sua disposição final por meio do arquivamento ou deleção.

As empresas devem ser capazes de gerenciar essas informações ao longo do seu ciclo de vida, independentemente da fonte ou formato — dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, vídeo etc. — para entregá-las por meio de múltiplos canais, como telefones celulares e serviços da web.

Gestão da cadeia de suprimentos

O gerenciamento da cadeia de suprimentos é o setor responsável pela supervisão de materiais, informações e finanças à medida que se movem em um processo de fornecedor para fabricante e de atacadista para revendedor.

As atividades da cadeia de suprimentos cobrem tudo, desde o desenvolvimento de produtos, sourcing, produção e logística, bem como softwares necessários para coordenar essas atividades.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos envolve a coordenação e a integração desses fluxos entre as empresas e dentro delas também. O objetivo final de qualquer sistema efetivo de gerenciamento da cadeia de suprimentos é reduzir o volume do estoque — assim, a rotatividade garante que os produtos certos estarão disponíveis na hora certa.

Gestão de vendas

O gerenciamento de vendas é o processo de desenvolver estratégias, coordenar as operações e implementar técnicas de vendas que permitem que uma empresa atinja consistentemente e até ultrapasse seus objetivos de vendas.

Além de ajudar a sua empresa a atingir seus objetivos de vendas, o processo de gerenciamento de vendas permite que as empresas fiquem em sintonia com sua indústria à medida que cresce.

Para alcançar os objetivos das empresas, os gerentes de vendas têm grandes responsabilidades, incluindo, entre outras, a previsão de demanda, estabelecendo cotas, orçamento, organização, recrutamento, treinamento, compensação e avaliação de desempenho de vendas .

No final do dia, no entanto, o papel mais importante desse setor não é gerenciar as vendas, mas gerenciar as pessoas que as fazem.

Gestão de marketing

Gestão de marketing é o setor que tem a função organizacional de usar um conjunto de processos para criar, comunicar e oferecer valor ao cliente.

O marketing é considerado o centro de sucesso de uma empresa. Portanto, quando uma empresa não consegue comunicar o valor de seu produto aos clientes, há poucas chances de obter sucesso. O gerenciamento de marketing deve supervisionar essa função crítica.

Os gerentes de marketing devem coordenar uma série de atividades, incluindo identificar as necessidades do cliente, comunicar o valor do produto para os clientes em potencial, gerar leads para a organização de vendas, bem como construir uma presença on-line — uma área dentro do gerenciamento de marketing que continua a crescer em importância.

Além disso, antes de decidir uma boa estratégia, um gerente de marketing deve investir um bom tempo pesquisando o mercado, considerando o que é o melhor cliente-alvo, o que se aproxima de seus concorrentes e como tornar os produtos de sua empresa um diferencial.

Gestão de projetos

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades com a finalidade de atender aos requisitos do projeto.

Um projeto é um empreendimento temporário feito para criar um produto, serviço ou resultado único com um início e fim definidos. O principal desafio do setor de gerenciamento de projetos é alcançar todos os objetivos do projeto de acordo com os requisitos especificados.

O processo de gerenciamento de projetos se dividem em cinco fases:

Inicio do projeto;
Planejamento;
Execução;
Monitoramento e Controle;
Fechamento.

Por isso, um gerente de projeto precisa de um leque amplo de habilidades; muitas vezes habilidades técnicas e certamente habilidades de gestão de pessoas e boa consciência empresarial.

Como uma solução SAP pode ajudar na sua gestão empresarial?

O sistema SAP fornece uma solução única para gerenciar todo o seu negócio. Ele automatiza seus processos de negócios mais críticos para melhorar a eficiência operacional e integra todas as informações comerciais para obter decisões melhores.

Com visibilidade clara em toda a empresa, você pode obter maior controle sobre todas as áreas de negócios. Os sistemas ERP, como o SAP, ajudam a apoiar e integrar processos de negócios, como compras, vendas e distribuição, finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, planejamento de produção, gerenciamento de inventário, logística e gerenciamento de estoque:

Relacionamento com o cliente

A gestão de relacionamento com clientes, ou do inglês customer relationship management (CRM), é um termo que se refere a práticas, estratégias e tecnologias que as empresas usam para gerenciar e analisar as interações e os dados do cliente ao longo do seu ciclo de vida.

Com o objetivo de melhorar as relações comerciais com os clientes, ajudar na retenção de clientes e direcionar as vendas ao crescimento. Os sistemas de CRM são projetados para processar informações sobre clientes em diferentes canais — ou pontos de contato entre o cliente e a empresa — que podem incluir o site da empresa, telefone, bate-papo ao vivo, materiais de marketing e mídias sociais.

Os sistemas de CRM também podem fornecer informações detalhadas sobre o clientes, como suas informações pessoais, seu histórico de compras, suas preferências de compra e suas preocupações.

Finanças

O setor de finanças se tornará mais prático com um software de sistema financeiro especial que registra todas as atividades financeiras dentro de uma organização.

As características básicas deste sistema não incluem apenas todos os módulos de software de contabilidade, como contas a pagar, contas a receber, contas, módulos de relatórios e folha de pagamento, mas também para explorar alternativas de investimento e calcular as relações estatísticas.

As características do sistema podem variar de acordo com o tipo de negócio para o qual está sendo usado. Portanto, o objetivo do software financeiro é registrar, categorizar, analisar, traduzir, interpretar e, em seguida, apresentar datas financeiras precisas e atualizadas para cada transação do negócio.

Vendas

Com sistemas que permitem aos gerentes de vendas ter uma melhor visão dos principais indicadores de desempenho em toda a organização, tudo se tornará mais fácil.

O software de gerenciamento de vendas pode permitir que os gerentes vejam, em tempo real, quais representantes estão no ritmo para atingir os objetivos. Os sistemas de gerenciamento de vendas também podem acompanhar as principais métricas de chamadas, como o tempo de espera médio e as chamadas por dia por representante, para que os gerentes possam otimizar seu processo de vendas e poder maximizar a receita.

Embora algumas soluções de software de gerenciamento de vendas sejam autônomas, outras soluções de gerenciamento de vendas se integram com outros sistemas de registro, fornecendo painéis adicionais e recursos de relatórios aprimorados.

Gerenciamento de projetos

Com um software de gerenciamento de projetos usado para planejamento de projetos, agendamento, alocação de recursos e gerenciamento de mudanças. É possível que os gerentes de projeto, partes interessadas e usuários controlem custos e gerenciem orçamentos. Gerenciamento de qualidade e documentação e também podem ser usados como um sistema de administração. O software de gerenciamento de projetos também é usado para colaboração e comunicação entre as partes interessadas do projeto.

Embora o software de gerenciamento de projetos seja usado de várias formas, o principal objetivo é facilitar o planejamento e rastreamento dos componentes, partes interessadas e recursos do projeto.

O software de gerenciamento de projetos atende às seguintes funções: definir um cronograma do projeto, permitir a criação e atribuição de tarefas, prazos e relatórios, compartilhar documentos, facilitar relatórios de erros, visualização, notificação e atualização para as partes interessadas, controlar o tempo para todas as tarefas e manter registros para consultores de terceiros.

Marketing

Já ouviu falar em automação de marketing? Refere-se a um software que tem o objetivo de automatizar ações de marketing. Muitos os departamentos precisam automatizar tarefas, como e-mail marketing, gestão mídias sociais, etc. A tecnologia de automação desses recursos torna essas tarefas mais fáceis.

Isso permite às empresas comprar e vender como a Amazon, ou seja, criar perspectivas com conteúdo altamente personalizado e útil, que ajuda a cativar novos clientes e torná-los mais satisfeitos. Esse tipo de automação de marketing tipicamente gera novas receitas significativas para as empresas e fornece um excelente retorno sobre o investimento necessário.

AS ferramentas de automação de marketing são projetadas para executar quatro tarefas principais:

Desenvolvimento e análise de campanhas de marketing e clientes;
Gestão de campanhas de marketing;
Organização e armazenamento de dados de clientes apropriados;
Conversão contatos de leads para clientes.

Quais os benefícios do SAP para a sua empresa?

As vantagens que o SAP traz para a sua empresa são inumeráveis. Somente com a experiência, você conseguirá compreender todo o poder dessa ferramenta. Entretanto, há alguns benefícios que todos os clientes sentem a curto prazo, listamos alguns deles a seguir:

Vantagem competitiva

É verdade que o software SAP requer um investimento significativo, mas os custos de não os implementar podem ser ainda maiores. Enquanto alguns gestores optam por aderir aos métodos tradicionais e ultrapassados (como planilhas ou softwares sem integração), outros buscam verdadeiras inovações tecnológicas.

Por isso, você não pode dar ao luxo de adiar uma implementação do SAP enquanto a concorrência investe no SAP e começa a colher os muitos que você ainda verá a seguir.

Eficiência

Uma solução SAP elimina processos repetitivos e reduz consideravelmente a necessidade de inserir informações manualmente. O sistema também agilizará os processos do negócio e tornará mais fácil e mais eficiente para as empresas coletarem dados, independentemente do departamento que o estiver utilizando.

Previsibilidade

O software de planejamento de recursos empresariais dá aos seus usuários e, especialmente aos gestores, as ferramentas de que precisam para criar previsões mais precisas. Uma vez que a informação dentro do SAP é baseada em métrica e indicadores extremamente confiáveis e amplamente utilizados no mercado, as empresas podem tomar decisões com estimativas mais realistas. Afinal, já é hora de abandonar a intuição dos gestores como critério para as decisões.

Colaboração

Devido à complexidade com a qual os processos se desenvolvem, não é mais possível que cada departamento funcione separado do outro. A colaboração entre setores é uma parte crucial e, muitas vezes necessária, do negócio.

Como os dados inseridos em sistemas SAP compartilham o mesmo banco de dados e se integram em tempo real, não há motivo para que os departamentos não possam trabalhar juntos. Além disso, o software também atinge quase todos os aspectos do cotidiano de uma empresa, incentivando naturalmente esforços colaborativos e intersetoriais.

Escalabilidade

O SAP é um sistema estruturado para permitir a adição de novos usuários e funções para reagir prontamente ao crescimento do negócio. Isso é o verdadeiro sentido da escalabilidade! Muitos outros softwares dizem ser escaláveis, mas seguem um processo burocrático para a inserção de novas ferramentas e cobrarão preços elevados para ampliar o número de usuários. Você acha que isso é realmente escalabilidade?

Informações integradas

Sua empresa não sofrerá mais com problemas de informações espalhadas por bancos de dados separados. Agora, todas as informações serão alojadas em um único local. Isso significa que você pode integrar plataformas como seu software de CRM com o sistema SAP, mantendo os dados consistentes e unificados.

Com isso, você conhecer seu cliente, acompanhar sua cadeia de suprimentos e verificar os resultados da equipe de vendas em uma única interface.

Redução de custos

Com uma fonte de informações em tempo real, o SAP reduz os custos administrativos e operacionais. Ele permite que os empresários gerenciem as operações de maneira proativa, evitem interrupções e atrasos, diminuam a taxa de retrabalhos e tome decisões estratégias com os melhores dados.

Com isso, apenas com a implementação de uma única solução, você verá um ROI gigantesco no futuro.

Processos simplificados

À medida que os negócios crescem, suas operações se tornam cada vez mais complexas. O SAP automatiza as operações comerciais de forma interdepartamental, fornecendo informações precisas e em tempo real a todos.

Assim, ele aumenta a eficiência e a produtividade:

ajudando os usuários a navegar processos complexos;
evitando a reentrada de dados;
melhorando a funcionalidade de ferramentas para gestão da cadeia de suprimentos, a otimização da linha de produção e para a logística das entregas.

Dessa forma, podemos ter incrementos de eficiência e simplificação de ponta a ponta no seu negócio.

Mobilidade

Uma vantagem de soluções SAP é ter acesso a um banco de dados centralizado de qualquer lugar que você trabalha: casa, escritório, onde quer que você esteja. Isso porque é possível acessar o sistema por meio de plataformas móveis, visto que muitas informações podem ser armazenadas na nuvem.

Acompanhamento de resultados

O SAP ajuda a tornar os relatórios mais fáceis e mais personalizáveis. Com recursos de otimizados, sua empresa pode obter dados complexos mais facilmente. Os usuários também podem executar seus próprios relatórios sem precisar recorrer sempre ao time de TI, economizando tempo para usuários utilizarem em outros projetos.

Produtividade

Economizar tempo e aumentar os níveis de produtividade. Parece bom demais para ser verdade, não é mesmo? Não com o SAP. Ao eliminar os processos redundantes, os usuários têm mais tempo para trabalhar em outros projetos e em tarefas urgentes. Eles também poderão trabalhar de forma mais simplificada, uma vez que a solução foi projetada para facilidade de uso.

Conformidade regulatória

Um benefício que, às vezes, passa despercebido é a utilidade do SAP para os processos de conformidade regulamentar e de integridade. Além de manter um registro fiel de todas as atividades da empresa para incrementar a transparência, o sistema é capaz de incorporar os parâmetros introduzidos pela regulamentação local.

Desse modo, sua empresa colhe todos os benefícios de ter uma política clara de compliance: credibilidade no mercado, maior atração de investimentos e a possibilidade de redução de multas estatais.

Flexibilidade

O SAP é um sistema robusto, flexível e altamente personalizável. Eles não são um bloco único e inseparável de serviços, eles podem ser adaptados às necessidades exclusivas de uma empresa.

Assim, eles também podem se adaptar às necessidades sempre que houver uma mudança no seu negócio, garantindo que você não terá de comprar uma nova solução sempre que a empresa crescer.

Serviço ao cliente otimizado

É mais fácil fornecer serviços ao cliente de alta qualidade usando uma solução tecnológica, especialmente quando você tem um sistema SAP implantado. O time de vendas e pode interagir melhor com os clientes e melhorar as relações com eles por meio de um acesso mais rápido e preciso à informação e ao histórico dos clientes.

Além disso, você também terá acesso a funcionalidades de automação de marketing e ao software do SAC, garantindo que a interação com seus clientes seja personalizada.

Segurança

Quando você instala um software na sua empresa, sabemos que uma das suas primeiras preocupações é com a segurança dos dados. Quando você possui uma solução de planejamento de recursos corporativos como o SAP, essa não é mais uma preocupação visto que, nesse software, você tem seus dados protegidos por poderosos firewalls.

Além disso, você pode fazer restrições internas de acesso às informações. Por exemplo, o gestor de informações pode deixar determinadas informações acessíveis somente aos diretores da empresa e negar o acesso aos colaboradores abaixo da pirâmide hierárquica.

Portanto, como você deve ter percebido, a gestão empresarial não é uma tarefa simples. Há diversas áreas e novas demandas aparecem constantemente. Por isso, as ferramentas tecnológicas mais robustas se tornaram uma necessidade para qualquer negócio, independentemente de seu tamanho. Felizmente, soluções como o SAP oferecem essas ferramentas unificadas em uma única plataforma adaptável a qualquer porte de empresa, altamente escaláveis, totalmente integradas e, ainda, com um preço muito competitivo.

Quer saber melhor a respeito de uma solução que traz tudo isso que falamos e, ainda, tem toda a segurança e versatilidade do SAP? Confira a nossa solução Business One!

Problemas na área fiscal e contábil e suas soluções

Gestão Empresarial

Fazer a análise dos números em uma empresa é uma ótima maneira de verificar como anda a sua saúde financeira. A área fiscal e contábil é o coração de uma organização e qualquer erro pode resultar em sérias consequências. Por isso, é extremamente importante ficar atento às falhas desse setor.

Em outras palavras: é preciso administrar com olhar clínico, entendendo os números relacionados aos processos contábeis, para interpretá-los corretamente e evitar decisões erradas que podem custar caro para a empresa. Sem conhecimento, os erros se tornam inevitáveis e, consequentemente, toda a organização acaba pagando.

Portanto, é extremamente crucial entender quais são os problemas do campo fiscal e contábil em uma empresa. Dessa maneira, é possível reconhecê-los e evitar que eles voltem a ocorrer. Quer saber quais são eles? Então vamos lá!

Principais erros na área fiscal e contábil da empresa

1. Falta de organização

A desorganização é uma das principais causas relacionadas aos erros fiscais e contábeis. Ela é responsável pelos pagamentos em duplicidade, juros resultantes de pagamentos atrasados, divergências de valores, omissão de lançamentos e o não cumprimento de leis trabalhistas e fiscais.

Apesar de parecer um erro inofensivo, a falta de organização pode levar a sérios problemas na empresa, sendo responsável até mesmo por perdas no fluxo de caixa. Por isso, é extremamente importante que todos os arquivos estejam organizados — independentemente se são notas, documentos fiscais ou pagamentos.

Tudo o que é declarado pela empresa deve ter uma comprovação — a cópia arquivada. Para facilitar esse procedimento, os documentos podem ser armazenados em nuvem, na sua versão digital, o que evita o acúmulo de papéis, além de facilitar o procedimento de busca pelos arquivos quando necessário.

Além de todo o procedimento para arquivar os documentos, também é indicado que o gerente responsável escolha uma data para fazer a atualização de registros e organização do setor fiscal, com o intuito de evitar possíveis problemas burocráticos, que podem resultar em multas com valores elevados.

2. Problemas na emissão de notas fiscais

Falhas na emissão de notas fiscais é outro problema na área fiscal e contábil que pode gerar muitas dores de cabeça para a empresa, com notificações e multas por parte da fiscalização. Portanto, toda a atenção nesse ponto ainda se torna pouco!

Na maior parte das vezes, os erros ligados à emissão de notas fiscais estão no preenchimento de alguns campos, como PIS, ISS e COFINS. Essas falhas podem resultar no pagamento extra ou no não pagamento de impostos, o que prejudica a empresa. Afinal, a sonegação de impostos é uma prática grave, que pode gerar multas, penhores ou notificações pelos órgãos de fiscalização.

Para evitar que esses erros aconteçam, uma dica é implementar na empresa a automatização do processo de emissão das notas fiscais. Assim, por meio de um software de gestão contábil, esse tipo de falha é eliminado, além de agregar valor à organização, que possui um diferencial no mercado.

3. Tarefas acumuladas

Esse é um problema da área fiscal e contábil muito comum em pequenas empresas, já que o número de funcionários é reduzido, mas a quantidade de tarefas que devem ser executadas é elevada. Apesar de não parecer uma dificuldade a ser enfrentada, esse hábito pode resultar em consequências que interferem no andamento de todo o negócio.

Isso porque muitas questões devem ser solucionadas pelo gestor, o que leva à sobrecarga de tarefas para ele. Assim, esse profissional acaba deixando algumas obrigações importantes de lado — como manter o setor contábil atualizado. Esse tipo de ação também leva à tomada de decisões incorretas, pela falta de tempo para realizar a gestão de dados na empresa.

4. Atraso nos pagamentos

Esse tipo de problema da área fiscal e contábil está diretamente relacionado ao que citamos anteriormente: com o acúmulo de tarefas, algumas obrigações são esquecidas, como os pagamentos — que podem ser os mais diversos possíveis, como contas de luz e telefone, fornecedores, encargos e até mesmo impostos.

Com a grande quantidade de pagamentos que uma empresa deve fazer mensalmente, o atraso dessa obrigação é mais comum do que se imagina. Porém, o não pagamento de contas gera uma grande quantidade de multas e encargos, levando a uma série de dificuldades para a organização, como desfalques no orçamento, falta de insumos, indisposições e processos jurídicos.

Para evitar o atraso nos pagamentos, é recomendado o uso de ferramentas que auxiliam esse tipo de processo, por meio de lembretes. Mas esse é um assunto para o próximo tópico!

Sistemas e softwares que ajudam a otimizar processos e evitar erros

Como já adiantamos, vamos mostrar agora alguns sistemas e softwares que auxiliam na otimização dos processos e reduzem significativamente a ocorrência das falhas que citamos anteriormente.

Uma empresa deve ter sua área fiscal e contábil sempre atualizada, se adaptando à evolução tecnológica, com o intuito de manter seu funcionamento adequado quanto às necessidades do mercado e de seus clientes. E não é só isso: a tecnologia também auxilia na melhoria de processos, que se tornam mais eficientes e ágeis.

Para tanto, é possível utilizar desde procedimentos mais simples, como a digitalização de documentos para armazenagem e lembretes para pagamentos, até métodos mais complexos, como o uso de serviços eletrônicos que possuem recursos para facilitar o acesso aos dados e mudanças no negócio.

E não para por aí: existem sistemas que facilitam ainda mais os seus processos da área fiscal e contábil, pelo seu método de funcionamento. Um exemplo é o Enterprise Resources Planning (ERP) — um software que visa à melhoria do desempenho, maximização de resultados e otimização de procedimentos.

O ERP é um software que permite a operacionalização das atividades, já que é um sistema com diversas ferramentas. Ele possibilita o compartilhamento de informações em tempo real nos mais diversos setores da empresa, além da uniformização dos processos, facilitando a coordenação das atividades, como pagamentos e emissão de notas fiscais.

Além disso, existem ainda outros tipos de programas próprios para a área contábil, que auxiliam na redução dos custos de tributos e impostos na empresa, como também permitem que ela se mantenha em dia com os órgãos ficais. Essas ferramentas garantem mais agilidade e segurança para a gestão, com a emissão de arquivos eletrônicos e relatórios integrados, evitando falhas primárias, como a falta de preenchimento de alguns campos.

Percebeu como é importante compreender quais são os problemas na área fiscal e contábil? Tendo conhecimento dessas falhas, é possível evitá-las com ou até mesmo solucioná-las com o uso de softwares e sistemas desse setor!

Quer saber mais sobre o assunto e se manter sempre atualizado? Então assine já a nossa newsletter e não perca nenhuma novidade!

Vídeo: Fluxo de Caixa no SAP Business One

Gestão Empresarial, Tecnologia

Olá,

Hoje o assunto é muito interessante, vamos falar de Fluxo de Caixa.

Você sabe efetivamente se a saúde financeira da sua empresa está boa? Como mensurar?

Uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas é sem a menor dúvida, o Fluxo de Caixa. Com ele você consegue enxergar e entender por onde o dinheiro está entrando na empresa e por qual meio e finalidade o dinheiro está saindo.

No vídeo abaixo demonstro como usar essa ferramenta no SAP Business One e como tirar todo proveito que ele oferece.

Abraços e até a próxima.

Saiba o que mudou nas últimas regras do simples nacional

Gestão Empresarial

Grande parte das pequenas e médias empresas brasileiras está sujeita ao Simples Nacional, um regime de tributação extremamente importante para a rotina contábil do país. No final de junho deste ano, o Senado aprovou algumas mudanças nas regras do Simples Nacional, o que significa em empreendedores precisam se adaptar logo a essas transformações.

Mas o que mudou no Simples Nacional? Quais são os novos limites de lucro? Foram incluídos novos serviços? Confira as respostas para essas e outras perguntas!

Conheça o trâmite das novas regras do Simples Nacional

Apesar de terem sido aprovadas pelo Senado Federal, as mudanças no Simples Nacional ainda precisam ser votadas na Câmara dos Deputados. Isso ocorre porque o projeto sofreu alterações quando estava no Senado. Ou seja, isso ainda pode representar algum atraso na sua entrada em vigor, dar ensejo a mais mudanças sugeridas pelos deputados, ou até mesmo ter que enfrentar vetos presidenciais antes de a lei ser promulgada.

Nesse caso, empreendedores precisam ter em mente que essas regras ainda não são válidas, apesar de haver grandes chances de que elas realmente entrem em vigor a partir de 2017.

Saiba quais mudanças foram previstas

O Projeto de Lei Complementar 125, de 2015, previu diversas alterações em um dos regimes tributários mais abrangentes do Brasil, o Simples Nacional. Veja os principais pontos do regime sujeitos a mudanças:

Ampliação do limite de faturamento

Como participar do Simples Nacional é uma grande vantagem para as empresas, a determinação do seu limite de faturamento é uma medida essencial para verificar quais são aqueles que se adequam ao regime. O limite máximo de faturamento das empresas para se enquadrar no Simples passará de R$3,6 milhões para R$4,8 milhões.

Inclusão de novos serviços no Simples Nacional

Nem todas as atividades empresariais podem se enquadrar no Simples Nacional. Esse projeto de lei resolveu aumentar o número de atividades sujeitas ao Simples, especialmente por meio da inclusão de serviços médicos, laboratoriais e de enfermagem.

Além disso, também foram incluídos os serviços de arquitetura e urbanismo, odontologia, prótese dentária, psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, fonoaudiologia, nutrição, bancos de leite, clínicas de vacina, cervejaria, vinícola, destilaria, entre outros.

Certificação digital

A crescente modernização dos dados escriturais das empresas tem levado mais e mais empresários a utilizar certificações digitais para o envio dessas informações à Previdência Social, Receita Federal, etc. No caso do Simples Nacional, se aprovado na Câmara, esse projeto determinará a obrigação de que empresas com mais de cinco funcionários enviem informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas por meio de certificado digital (ou identidade digital). Já em 2017, a ideia é estender essa obrigação também para empresas com mais de três empregados.

Mudanças no MEI

O Microempreendedor Individual (MEI) tem, atualmente, limite máximo de faturamento de R$60 mil anuais para se enquadrar no Simples Nacional. De acordo com as novas regras, esse mesmo empreendedor terá seu limite ampliado para R$81 mil, o que torna mais fácil a rotina contábil de muitos profissionais no país.

E você? O que achou sobre essas novas regras do Simples Nacional? Ainda tem dúvidas sobre esse tema? Deixe sua questão aqui nos comentários!

Tire suas dúvidas sobre lançamento contábil

Gestão Empresarial

Todas as ocorrências econômico-financeiras de uma empresa devem ser registradas. E nessa prática, cada uma delas é representada por um lançamento contábil — ou mais, às vezes — na escrituração.

Além dos livros contábeis serem de elaboração obrigatória por lei aos empreendimentos, eles são de extrema importância para gerenciamento de processos, visão das finanças e planejamento estratégico — e a base deles são os registros. Portanto, erros em lançamentos geram uma série de impactos negativos e induzem gestores e demais profissionais a dados equivocados.

Para que você não corra esse risco, vamos agora esclarecer dúvidas pertinentes sobre contabilidade. Confira:

Contas contábeis

Cada conta representa um fato generalizado que influencia nos resultados e no patrimônio da empresa. Por exemplo, “Duplicatas a pagar” existe em todos os planos de contas. É utilizada sempre que se registra o pagamento de uma compra feita em parcelas, referenciando a nota fiscal.

Grupos contábeis

São os grupos que classificam e detêm as contas — ativo, passivo e de demonstração de resultados.

Dentro do ativo estão as contas positivas para o patrimônio, como valores a receber, contas bancárias, caixa e bens imobilizados. O passivo abrange as obrigações, com prestações a serem pagas, folha de pagamento e impostos. E o grupo de resultados, como o nome diz, apura o resultante decorrente de receitas e despesas relacionadas a mercadorias ou serviços. No caso das despesas, valores administrativos também fazem parte.

Lançamento contábil na prática

Os lançamentos como fazemos no Brasil, conforme o padrão internacional de escrituração, seguem o método de partidas dobradas — com data e histórico. Ou seja, o mesmo valor é utilizado uma vez em débito e outra em crédito.

Os termos “crédito” e “débito”, no uso para escrituração, não podem ser vistos no sentido literal — quando o valor é debitado em determinada conta não significa que foi debitado da conta. Por exemplo:

Débito — Material de expediente — R$ 150
Crédito — Caixa — R$ 150

No caso, o preço da compra foi atribuída à conta de resultados relacionada a despesas administrativas. Enquanto no caixa, com pagamento da aquisição creditada nele, houve saída de dinheiro.

Lançamento composto

Em alguns casos, o lançamento contábil pode ter a utilização de duas contas para crédito ou débito. Porém, o valor terá de ser igual no total de ambos.

Débito — Veículos — R$ 40 mil
Crédito — Caixa — R$ 10 mil
Crédito — Conta bancária A — R$ 30 mil

No exemplo acima, um carro para a empresa foi comprado. Na transação, R$ 10 mil se retirou das disponibilidades do caixa e o restante foi pago com cartão da conta bancária A, à vista. Então, aplicou-se R$ 40 mil na conta do ativo imobilizado e se retirou a mesma quantia de outras duas somadas, também do ativo.

Provisões

Sempre que o empreendimento adquire algo recebendo crédito em longo ou curto prazo de um fornecedor ou prestador, a provisão deve ser feita. E o mesmo é previsto no caso da carga tributária.

Débito — Veículos — R$ 300 mil
Crédito — Duplicatas a pagar do financiamento Banco B — R$ 300 mil

O lançamento acima registrou a compra de um caminhão financiado. O ativo recebeu o valor do bem, provisionado para a conta de obrigação do passivo.

Débito — Duplicatas a pagar do financiamento Banco B — R$ 9.540
Crédito — Caixa — R$ 9.540

Agora, o registro foi do pagamento de uma parcela, diminuindo a dívida ativa. Ao final de todas as prestações, o montante terá saído das disponibilidades e a conta de obrigação será zerada.

Fechamento de saldos

Com uma escrituração de determinado período totalmente concluída, os saldos de débito e crédito na verificação do balancete devem ser os mesmos. No balanço patrimonial, o total de ativos e passivos também precisam ser iguais. Daí a importância de os lançamentos sempre fecharem o valor na partida dobrada.

Além de os relatórios não serem corretamente emitidos, o não fechamento correto dos saldos das operações pode gerar pareceres com dívidas aparentemente não pagas ou com ativo parcialmente não contabilizado.

Tem mais alguma dúvida sobre lançamento contábil ou alguma dificuldade específica em sua escrituração? Compartilhe com a gente nos comentários!