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6 perguntas respondidas sobre sistema SAP para PMEs

O sistema SAP é um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP), desenvolvido pela empresa multinacional alemã SAP. Ele dispõe de versões para atendimento de grandes empresas, assim como para atendimento de empresas de pequeno e médio portes. Este sistema permite integrar todos os processos e os dados de uma organização, unificando e simplificando a gestão dos negócios. Sua implantação é rápida e prática, apresentando excelente custo-benefício. Você já ouviu falar nele? Quer adotá-lo em sua empresa?

Neste post, nós iremos responder a 6 perguntas comuns sobre o sistema SAP para PMEs. Então, confira!


1 – Meu nicho de negócios é atendido pelo sistema SAP?

Sim, o SAP tem uma arquitetura que permite atender empresas de qualquer nicho de negócios – indústria, comércio e serviços.

2 – O que a minha empresa ganha com o SAP?

O uso do ERP SAP pode trazer vários benefícios para a empresa usuária, dentre estes:

  • informatizar todos os processos – eliminando controles manuais;
  • reduzir retrabalhos – muitas tarefas podem ser parametrizadas para impedir erros no momento do lançamento de dados;
  • entrada única de dados – evitando redundância de lançamentos, já que os dados lançados em um módulo são compartilhados com todos os outros módulos que precisem desta informação;
  • reduzir a carga de trabalho – pois tarefas repetitivas e cálculos são processados automaticamente;
  • suporte informacional de qualidade – para otimizar o processo decisório, o SAP dispõe de funções analíticas que facilitam a percepção de riscos e oportunidades e auxiliam na geração de insights.

3 – Quais processos da minha empresa são integrados no SAP?

O SAP abrange diversos processos empresariais, tais como: compras, vendas, CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente), estoque, produção, contabilidade, fiscal, patrimônio e assistência técnica. As partes especializadas do sistema, que atendem a cada um destes processos, são denominadas módulos, que podem ser adquiridos de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.

4 – Posso controlar estoques dispersos com o SAP?

Com o SAP é possível visualizar os saldos de estoque em todos os locais de armazenamento, individualmente ou simultaneamente, o que facilita ações logísticas e transferências de estoques dos locais onde não têm giro para os locais onde existe maior demanda.

5 – Posso rastrear um processo de ponta a ponta no SAP?

Sim, é possível saber informações de cada etapa de um processo, desde seu início até a sua conclusão, o que facilita auditorias internas e externas e a percepção de oportunidades de melhoria e/ou simplificação.

6 – Posso controlar todas as minhas empresas no SAP?

Sim, o SAP é multiempresas e também permite o controle de multifiliais, num único sistema. O sistema SAP para PMEs é muito abrangente, versátil e fácil de operar. Suas funcionalidades facilitam o gerenciamento de várias empresas, filiais, franquias e estoques em uma única ferramenta.

As telas do SAP apresentam diversas informações do processo em uso que podem ser visualizadas em várias abas ou com um clique sobre o item desejado. Além disso, informações mais detalhadas e/ou complexas podem ser obtidas nos relatórios do sistema ou podem ser personalizadas com o gerador de relatórios.

Se você gostou desse post, conheça também 4 razões para sua empresa ter um sistema de gestão na nuvem!

Test Drive SAP Business One

Logística: você já ouviu falar em PEPS?

Um dos pontos principais de monitoramento em logística, é o controle de validade das mercadorias a serem distribuídas. Diversos produtos têm prazo de validade – curto ou longo – mas que requer acompanhamento constante. Dentre eles podemos citar: alimentos, bebidas, tintas, cimento, cosméticos, produtos farmacêuticos, etc. A técnica PEPS de controle de estoque é uma das mais aplicadas, por minimizar sobremaneira o vencimento de produtos nos locais de armazenamento.

Neste post, vamos explicar como a técnica PEPS pode ser utilizada para facilitar o controle de estoque em sua empresa. Acompanhe!

O que significa PEPS?

A técnica PEPS significa “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”, e consiste em priorizar a saída para entrega ao consumidor dos produtos que entraram primeiro nos locais de armazenamento e, por consequência, tem prazo de validade menor do que os produtos que entraram depois no estoque. Esta técnica também é conhecida como FIFO, sigla inglesa para First In, First Out, que tem o mesmo significado que a PEPS.

Influência no armazenamento

Quando a técnica PEPS é utilizada, armazena-se os produtos em ordem cronológica de chegada, colocando mais próximo das áreas de expedição os produtos que chegaram primeiro e perderão sua validade em um prazo mais curto. Esta forma de armazenamento agiliza a localização e separação das mercadorias no momento da expedição para o cliente. Além disso, evita a obsolescência e depreciação de produtos enquanto se encontram armazenados no local de estoque.

Impacto no preço de venda

Com esta técnica, o valor dos estoques se mantém atualizado em relação ao valor da entrada, pois o preço de venda de determinado lote de produtos é vinculado ao custo de quando ele entrou no estoque e só será alterado quando iniciar a venda do próximo lote, menos antigo. Assim, evita-se prejuízos financeiros caso o preço de venda não considerasse o custo de aquisição do produto.

Reflexo na tributação

A Receita Federal utiliza a técnica PEPS para avaliar o valor dos estoques das empresas e determinar a quantia dos tributos a serem cobrados.

Vantagens desta técnica

Algumas das vantagens desta técnica são:

  • baixa lógica e sistemática dos estoques; apura-se o lucro real da venda de cada lote, pois o preço de venda considera o custo da compra do lote correspondente de produto;
  • torna o armazenamento de materiais mais organizado e agiliza a sua expedição;
  • reduz grandemente as possibilidades de perda de produtos por deterioração, decomposição, obsolescência;
  • facilita a apuração de tributos a serem recolhidos, já que é a única técnica de custeio de estoque que é aceita pela Receita Federal.

A técnica PEPS facilita de maneira efetiva o controle de estoque, a avaliação de seu valor, a precificação para venda, a forma de disposição logística das mercadorias durante o armazenamento, agiliza o processo de expedição e minimiza perdas de produtos causadas por vencimento da validade.

Lembre-se de associar a esta técnica um bom software de gestão integrada para otimizar ainda o controle de estoque, gerar maior valor para o processo de logística e maximizar os resultados da sua empresa.

Gostou desse conteúdo? Então, aproveite para conhecer e evitar os principais erros de gestão de estoque em PMEs!

Como emitir nota fiscal eletrônica? Tire suas dúvidas aqui!

Entender como emitir nota fiscal eletrônica ainda não é tão fácil para muitos gestores e empreendedores. A digitalização do processo, suas regras e funcionamento são motivos de dúvidas que pretendemos esclarecer neste artigo.

Primeiramente, vamos entender o que é a nota fiscal eletrônica. Também conhecida como NF-e, é um documento emitido e armazenado digitalmente com as informações fiscais de uma operação comercial — basicamente, ela substitui o modelo tradicional de papel. Sua validação jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente pela autorização de uso liberada pela Secretaria da Fazenda do Estado de domicílio do contribuinte.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem 4 modelos de notas fiscais eletrônicas que substituem os antigos formatos. Eles são:

NF-e

Ela sucede as notas de modelo 1 e 1A e é usada nas vendas de produtos sujeitos a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

NFS-e

A NFS-e é utilizada na comercialização de serviços e substitui a Declaração de Serviço, ou seja, está relacionada à cobrança de ISS (Imposto Sobre Serviço). Seu processamento é diferenciado porque varia de acordo com a regulamentação de cada cidade e com o tipo do serviço prestado.

NFC-e

A Nota Fiscal Eletrônica de Venda a Consumidor Final é a prova legal da compra de um produto ou serviço feita por uma pessoa física. Ela é aplicada de acordo com cada estado e substitui as notas de modelo 2 e cupons fiscais.

CT-e

A CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um arquivo emitido em XML e usado para documentar a prestação de transporte rodoviário de carga. Ela sucede as notas de formato 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Conforme já sinalizamos no início do texto, você precisará de duas condições necessárias: assinatura digital e autorização de uso. O primeiro item é necessário para comprovar a identidade da sua empresa nas emissões das notas. É como um certificado eletrônico de autenticação. Você pode adquiri-lo com uma das empresas habilitadas pela Receita Federal e pela ICP. A validade dura 12 meses e o custo inicial gira em torno de R$ 325,00.

A autorização de uso deve ser solicitada junto à Secretaria da Fazenda do seu Estado. Cada unidade possui uma legislação própria e você deverá acessar os portais estaduais para saber como o cadastro da sua empresa é feito. No portal da Nota Fiscal Eletrônica, da Receita Federal, você pode ter acesso aos sites estaduais. Se a sua empresa tiver sedes em mais de um estado, também será necessário realizar o credenciamento nessas unidades.

Por fim, será preciso instalar um programa que gere as notas eletrônicas em sua empresa. Algumas Secretarias Estaduais de Fazenda têm os seus próprios softwares, mas não são tão eficientes ou são capazes de reduzir o trabalho manual como no caso de sistemas de gestão empresarial. Lembrando que a aplicação da SEFAZ para emitir notas fiscais não estará mais disponível a partir do dia 01/01/2017.

Empresas obrigadas por lei

Até o momento, precisam emitir NF-e as empresas que contribuem com ICMS, ISS e IPI. Quem for MEI não tem obrigação, mas pode aderir voluntariamente.

Quais as vantagens de adotar a NF-e?

A digitalização e automatização na emissão de notas fiscais refletem no menor uso de papel. Isso traz benefícios notáveis, como a economia com impressões e armazenagem de papéis, a redução no impacto ambiental e possíveis erros de digitação das notas — antes feita manualmente.

O processo também se torna mais prático e organizado, especialmente no intercâmbio de informações entre empresas, fornecedores, clientes e autoridades tributárias. A NFC-e, por exemplo, aprimora a fiscalização pelas administrações tributárias, o controle de saídas pelo varejista e possibilita ao consumidor final a autenticação do documento e a garantia de trocas/devoluções.

A implementação das notas fiscais eletrônicas é mais do que mera questão tecnológica. Trata-se da garantia de mais transparência e segurança para todas as partes envolvidas em uma transação comercial. Para você, empreendedor, é a oportunidade de simplificar suas obrigações tributárias, reduzir custos e modernizar a gestão do seu negócio. Para sanar todas as suas dúvidas, vale dar aquela conferida no portal NF-e, ok?

Se você curtiu o nosso artigo e entendeu como emitir nota fiscal eletrônica, repasse essa informação valiosa para os seus amigos e seguidores! Compartilhe este post em suas redes sociais!

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dados na nuvem

6 vantagens da gestão de dados na nuvem

A migração do gerenciamento de dados dos servidores físicos e locais para a nuvem é uma tendência que, a cada ano, mais se desenvolve nas empresas. Suas vantagens começam na possibilidade de armazenar, organizar e administrar seus arquivos diretamente pela internet, salvando seus dados na nuvem.

A facilidade, a inovação e a praticidade são algumas das características já associadas a esse modelo de banco de dados. Além disso, há a redução de custos e a possibilidade de controlar melhor o funcionamento da sua infraestrutura de TI. Isso é o que atrai gestores e diretores em busca das soluções em cloud computing.

Esses aspectos dão uma ideia dos benefícios que a gestão de dados na nuvem oferece. Neste artigo, abordaremos 6 motivos para mostrar que esse tipo de solução é um investimento relevante para sua empresa. Porém, antes, é preciso que você entenda um pouco mais sobre esse conceito. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão de dados na nuvem?

Um sistema de gestão de dados na nuvem é aquele em que as informações das empresas são armazenadas em um espaço virtual, não ocupando os servidores da organização, por exemplo.

Tudo isso é muito importante para que você possa garantir que as informações estejam mais seguras e otimizadas, facilitando também o trabalho das equipes da empresa, uma vez que elas podem ser acessadas de qualquer local.

Como implementar esse tipo de programa na minha empresa?

Para implementar um sistema de gestão de dados em nuvem na sua empresa, você precisa seguir uma série de passos, os quais serão listados nos tópicos a seguir.

Estude os provedores para o sistema

Os provedores do sistema são as empresas que ofertam o serviço de armazenamento de dados em nuvem. Por isso, você precisa pesquisar as opções, por meio de depoimentos deixados por usuários na internet, conversas com amigos que utilizam esse serviço etc.

Verifique o que cada uma das empresas pesquisadas oferece e compare os prós e contras, para que seja encontrada a melhor opção para o seu negócio.

Invista na qualificação da equipe

A sua equipe precisa saber administrar os dados em nuvem. Como os sistemas são bastante intuitivos, isso não será um problema. Recomenda-se, no entanto, que seja dado um treinamento para qualificar os colaboradores sobre o uso do sistema de gestão em nuvem.

Entenda a necessidade da empresa

Cada empresa tem uma necessidade em específico. Dentro desse contexto, você precisa escolher um provedor de sistema que pode ser classificado em três tipos: público, privado e híbrido.

O provedor público oferece uma estrutura de qualidade, porém limitada, a um custo menor. Já no privado, a estrutura é terceirizada e você terá controle sobre os seus dados.

No último caso, o híbrido, trata-se de uma junção dos dois tipos anteriores, otimizando os processos gerenciais específicos de cada tipo de empresa.

Atente ao SLA

O Service Level Agreement – SLA é um acordo que define as obrigações que o contratante de um sistema em nuvem tem com o contratado e vice-versa. É relevante que você conheça, portanto, todos os detalhes dos serviços que serão prestados. Isso para garantir que realmente está fechando um negócio que vale a pena para a sua empresa.

Avalie os custos do sistema na nuvem

Também é importante que você analise criteriosamente os custos do sistema na nuvem. Por isso, peça orçamentos para mais de uma empresa e compare cada um deles, observando os detalhes que eles incluem.

Deve-se ter desconfiança com os orçamentos que destoam dos demais, pois os preços muito abaixo dos praticados podem indicar um serviço de baixa qualidade.

Verifique se o sistema tem atualizações automáticas

O sistema de gestão em nuvem precisa ter atualizações automáticas, pois somente assim você garantirá que não ocorram problemas de compatibilidade quando uma nova versão for colocada no ar, por exemplo.

Observe a escalabilidade do sistema

É chamada de escalabilidade a capacidade que um sistema tem para organizar as demandas da empresa. Dessa forma, os softwares de gestão de dados em nuvem precisam operar da mesma forma quando há muita demanda de volume de dados, do que quando há pouca.

Afinal, quais são as 6 vantagens da gestão de dados na nuvem?

Finalmente chegamos à resposta que você buscava quando encontrou este post. Assim sendo, as 6 maiores vantagens da gestão de dados na nuvem são as seguintes.

1. Segurança

Ter sistemas seguros é uma preocupação de toda empresa que dispõe da tecnologia integrada aos seus processos corporativos. Com o crescente número de ataques e o prejuízo por eles causado, investir na área passou a ser crucial.

Hoje, o mercado considera uma infraestrutura segura e confiável um fator de destaque para o negócio, ou seja, investir nessa área torna a companhia mais competitiva.

Os sistemas baseados em computação na nuvem geralmente contam com certificados que seguem os padrões internacionais de segurança, como criptografia avançada, ISO e SSL. São garantias de que seus dados não poderão ser acessados por quem não tem autorização, reduzindo-se os riscos de invasões e perdas de informações.

Além disso, o controle de regras de acesso é centralizado. Da mesma forma, é feito o monitoramento dos recursos e das atividades dos usuários. Assim, gestores conseguirão manter o serviço bem protegido facilmente.

Por último, vale lembrar que só pelo fato de os dados não estarem armazenados em hardwares ou discos físicos eliminam-se os riscos de perdê-los por possíveis roubos, incêndios ou problemas de energia, por exemplo.

Com políticas de backup automatizadas e a replicação de informações entre data centers, as chances da companhia perder acesso às suas informações torna-se mínima.

2. Atualizações automáticas

A atualização dos softwares de gestão de dados, muitas vezes, é uma tarefa demorada e cara para as empresas. As pequenas e médias podem sofrer mais com essa questão, por necessitarem de uma equipe de TI à disposição para executar essas tarefas.

Há a necessidade de executar testes, que garantem a compatibilidade da nova versão com a infraestrutura atual. Além disso, funcionários devem ter as suas atividades interrompidas para a instalação dos updates. Nesse caso, as soluções na nuvem dispensam todo esse trabalho. Os próprios sistemas e fornecedores especializados fazem, frequentemente, a manutenção e o upgrade das funcionalidades.

Como os serviços são executados remotamente, a instalação de uma atualização ou correção de software é feita automaticamente. Assim, há a garantia de que todas as mudanças funcionarão instantaneamente.

A automatização do backup dos arquivos é um dos exemplos de atualização que os sistemas oferecem. Isso traz um ganho de eficiência operacional enorme para as empresas. O gestor de TI não precisará direcionar parte dos seus times de técnicos para essa atividade, dando mais tempo para que eles possam focar em outras rotinas.

A longo prazo, isso pode ser visto como um fator estratégico. A companhia terá mais tempo para focar em processos táticos e, ao mesmo tempo, o acesso a novas funcionalidades torna mais ágil a implementação de rotinas de trabalho inovadoras. Com isso, a empresa pode se manter competitiva.

3. Flexibilidade

Outra vantagem da gestão de dados da nuvem é a possibilidade de habilitar mais espaço e novos módulos ao sistema. No cloud computing não é necessário comprar servidores mais robustos e discos para fazer o backup dos arquivos. Você simplesmente pode adquirir um plano pago, mais caro, ou negociar com o fornecedor para ter mais espaço de gravação.

Além disso, é possível migrar os registros de atividades de outros setores da empresa para a nuvem sem a obrigação de contratar outro software para isso. Isso traz mais flexibilidade para a empresa, uma vez que ela garantirá a continuidade dos seus serviços a qualquer momento. Para clientes, isso traduz-se em um serviço de maior qualidade.

4. Custos reduzidos

O custo-benefício do gerenciamento de dados na nuvem está na possibilidade de gerar mais escala com um investimento reduzido. Esses sistemas oferecem a capacidade de armazenar uma quantidade maior de arquivos do que em servidores locais.

As manutenções e backups automáticos já são incluídos no valor da contratação ou das mensalidades. E mesmo sendo atividades normalmente onerosas, o custo por usuário cai, uma vez que o valor é dividido entre todos os clientes do prestador de serviços.

Juntos, esses fatores geram economia de tempo e mudam a maneira como a companhia lida com a sua infraestrutura de TI. Consequentemente, os gastos operacionais mensais da empresa são reduzidos.

Um dos principais fatores relacionados à diminuição de custos em ambientes de computação na nuvem é o modelo de negócios em que a empresa paga sob demanda. Não há a necessidade de custear uma infraestrutura que não é utilizada. Assim, independentemente da procura, a companhia pagará apenas por aquilo que ela utilizou.

5. Maior colaboração e mobilidade

Nesse modelo de banco de dados, a distância física é o menor dos problemas. Como os arquivos estão hospedados na internet, qualquer colaborador autorizado pode ter acesso a essas informações, independentemente de sua localização.

Isso é ideal para empresas com uma estrutura interna maior, que trabalham com home office ou têm profissionais transitando fora da sede constantemente. Eles poderão atuar de maneira estratégica, tendo acesso às suas principais ferramentas de trabalho em qualquer lugar com uma conexão com a internet. Assim, a sua produtividade não diminuirá longe do ambiente corporativo.

Outro detalhe é que o cloud computing permite que os colaboradores editem e compartilhem os mesmos documentos — dados serão trocados em um ambiente centralizado, seguro e confiável.

Como consequência, esse processo facilita a integração entre diferentes setores e dá mais agilidade na transição e finalização de tarefas importantes. Vale destacar, também, que todos atuarão lado a lado, permitindo a busca mais rápida por formas de trabalho inovadoras para solucionar demandas externas.

6. Acessibilidade

Salvar seus dados na nuvem facilita o acesso por outros dispositivos além dos desktops. Os usuários de smartphones e tablets, desde que conectados à internet, também podem gerenciar os dados armazenados. Essa é uma característica importante, pois muitos colaboradores têm o costume de passar até mais tempo em seus smartphones do que nos computadores.

Para a empresa, isso representa a chance de prestar serviços de qualidade em vários ambientes. Para clientes, é a garantia de que profissionais sempre terão os dados necessários para executar as suas atividades onde estiverem.

Um banco de dados baseado na nuvem pode oferecer mais segurança para os seus arquivos. Além disso, traz ganhos relevantes de tempo, dinheiro, produtividade e colaboração para a sua empresa. Tudo isso em um sistema constantemente atualizado e que se adapta às necessidades da sua organização.

Muitas empresas utilizam informações armazenadas em seus bancos de dados para conhecer melhores formas de atender a demandas do mercado e prever tendências.

Agora que você já sabe mais sobre gestão de dados na nuvem, bem como sobre as vantagens que as empresas têm ao investir nesse sistema, comece agora mesmo a colocar tudo em prática!

E para continuar aprendendo novidades para a sua empresa, confira mais um de nossos artigos — “Sistema de gestão: confira já tudo o que você precisa saber” — e fique bem informado sobre esse assunto também.

Como a gestão de estoque impacta nos lucros da empresa?

Nos últimos tempos, muito se tem falado em logística de estoque. No entanto, um erro muito comum é se esquecer de que esta é apenas uma faceta da gestão de estoque que, por sua vez, se insere no macroprocesso de gestão financeira da empresa, uma vez que estoques são capital convertido em matérias-primas e/ou produtos acabados — com o intuito de serem convertidos novamente em capital, somado a lucro, quando de sua venda.

Para garantir a lucratividade da sua organização, é imprescindível gerenciar os estoques com o mesmo cuidado com que se gerencia os recursos monetários em espécie disponíveis na empresa. Neste post, veja quais aspectos você deve considerar para fazer uma gestão de estoque eficaz:

Controle de saldo

Para saber o saldo exato de cada produto, faça o controle rigoroso das entradas e saídas de estoque. Quando os registros de movimentação de estoque estão desatualizados, podem ocorrer diversas situações, como:

  • Perder vendas de produtos que estão disponíveis fisicamente, mas tem saldo zerado nos controles;
  • Ser realizadas vendas de produtos que não estão disponíveis fisicamente, mas tem saldo nos controles – o que pode provocar a insatisfação do cliente e até mesmo o cancelamento de vendas.
  • Produção parada por falta de matéria-prima – lembre-se de que trabalhadores parados geram custo improdutivo.

Sempre que possível, adote metodologias profissionais de controle de estoque, tais como: um sistema informatizado de gestão de estoque, identificação de produtos com código de barras, organização setorizada dos estoques físicos e inventário rotativo, que contribuem para facilitar o controle de saldos.

Controle de validade

Se a sua empresa trabalha com produtos perecíveis, faça um controle rigoroso das datas de validade para que os produtos sejam vendidos bem antes da data de vencimento, evitando perdas financeiras por descarte de mercadorias inservíveis.

Volume de estocagem

Avalie o volume de vendas diário, semanal, mensal e anual de cada produto, levando em conta os períodos de pico e de baixa de demanda (sazonalidades), e conheça a quantidade mínima para compra estipulada pelo seu fornecedor e o prazo de entrega praticado. Assim, é possível:

  • Definir o estoque mínimo necessário para atender aos clientes, enquanto sua empresa aguarda a chegada das mercadorias do fornecedor, sem que haja falta de produtos – perdas de vendas abrem caminho para seus concorrentes e desmotivam seus vendedores;
  • Descobrir quais produtos estão sem vendas (sem giro), para fazer promoções e liquidações de estoque e, até mesmo, para retirá-los do portfólio de vendas, dependendo do período que estão encalhados – estoques parados são dinheiro empatado, prejuízo certo e ocupação indevida de espaço de armazenagem que custa caro e poderia estar dedicado a produtos lucrativos.

Como percebemos, se mal gerenciado, o estoque pode gerar perdas sucessivas: tangíveis (perdas financeiras – vendas perdidas, baixa lucratividade, quebra de estoque) e intangíveis (danos de imagem junto ao cliente). Quanto mais a sua equipe se capacitar para aplicar as melhores técnicas gerenciais e as ferramentas de controle de estoque, menor será o índice de perdas, podendo até ser zerado. Boas práticas de gestão aumentam a lucratividade e tornam seu negócio sustentável.

Agora que você já conhece a importância da gestão de estoque, você sabe quais são os principais benefícios de um software de gestão para as PME? Então, leia o nosso post sobre o assunto!

Controle de caixa: como ter um modelo perfeito?

Gerir o dinheiro que entra e sai diariamente da empresa não é uma tarefa tão simples como parece. São contas a receber e a pagar, o registro de todos os lançamentos, receitas de vendas, plano de contas e tantas outras movimentações financeiras que devem ser devidamente controladas e atualizadas constantemente para não correr o risco de errar algo — a má gestão do fluxo de caixa pode levar uma empresa até mesmo à falência.

A organização financeira eficiente garante ao gestor o planejamento de todo o ciclo de fluxo de caixa da empresa, evita problemas com o capital de giro, o financiamento das atividades operacionais e é capaz de aumentar a velocidade em que os processos são executados — fazendo toda a diferença no equilíbrio das contas do negócio.

Neste post, aprenda a aplicar algumas práticas que facilitam o controle de caixa e evitam problemas futuros. Confira!

Mantenha todas as contas organizadas e categorizadas

O grande erro de alguns gestores é não manter um registro constante e atualizado das informações financeiras da empresa.

Para um bom planejamento financeiro, é preciso estabelecer um período de acompanhamento e controle — podendo ser bimestral, trimestral ou mesmo anual. Com essas informações em mãos, você poderá ajustar prazos com clientes e fornecedores, se prevenir contra a falta de recursos e buscar outras fontes de financiamento, e estará preparado caso aconteça um imprevisto.

Categorize também as contas para ter um melhor entendimento das informações — os recebimentos e pagamentos devem estar devidamente classificados, de modo que você saiba quanto, quando e de onde surgiram.

Gerencie os pagamentos de clientes

Fique atento às formas de pagamentos — é comum cometer erros ao registrá-los, uma vez que aqueles efetuados a prazo não tem recebimento imediato. O controle de caixa possibilita ao gestor um acompanhamento real dos recebimentos e pagamentos em curto, médio ou longo prazo. Em caso de pagamentos a prazo, por exemplo, o ideal é registrar a venda apenar quando o pagamento.

Se os pagamentos levam um ciclo muito longo para entrar em caixa, provavelmente as atividades serão impactadas, podendo até mesmo comprometer o funcionamento da empresa. Via de regra, o gestor deve avaliar a flexibilidade dos pagamentos, a necessidade de capital de giro e de quitação em relação a outras obrigações.

Antes de ofertar um prazo maior aos clientes, analise o fluxo de caixa e conheça as necessidades da empresa, os prazos de pagamento dos fornecedores, entre outras obrigações que dependem da entrada de dinheiro em curto prazo.

Saiba analisar a estrutura do seu fluxo de caixa

De nada adianta o gestor organizar os pagamentos e recebimentos, categorizar e estabelecer um período de controle se não souber interpretar os dados.

De modo geral, as empresas seguem a mesma premissa na estrutura do fluxo de caixa: o que a empresa tem, o quanto ela recebe, o quanto ela gasta, o quanto ela deve e quando pode investir. Compreender estes fatores é essencial!

Manter um fluxo de caixa atualizado pode ajudá-lo a fazer de maneira mais eficiente a análise da real situação da empresa. Por falta de conhecimento ou mesmo de tempo, muitos empreendedores acabam não realizando o correto controle do fluxo de caixa e se iludem quanto a um lucro que não existe.

A utilização de softwares de gestão para um melhor controle de caixa vem sendo a aposta de muitos empreendedores. Toda a análise é facilitada com a geração de relatórios atualizados, que possibilitam tomar decisões confiáveis e certeiras com base em informações reais.

Quer aprender a reduzir custos sem abrir mão de uma boa gestão? Confira 4 razões para sua empresa ter um sistema de gestão na nuvem!

4 benefícios de um software de gestão financeira

Nas pequenas e médias empresas, o ponto fraco, tradicionalmente, é o processo de gestão financeira, que geralmente é feito de forma manual – no papel ou em planilhas – e, em alguns casos, se confunde com as finanças dos seus proprietários — quando a movimentação financeira pessoal e empresarial ocorrem em uma mesma conta bancária.

Para que a sua empresa cresça e profissionalize o processo de gestão financeira, sugerimos três ações imprescindíveis – ter uma conta bancária exclusiva da empresa, estabelecer regras claras para as retiradas de pró-labore dos sócios e adquirir um software de gestão financeira.

Em nosso post de hoje, conheça 4 benefícios de um software de gestão financeira para o seu negócio!

O que é um software de gestão financeira?

É um sistema informatizado que controla diversos processos organizacionais, dentre eles: contas a receber, contas a pagar, caixa, bancos e estoque. Todos estes processos interferem no fluxo financeiro, somando ou diminuindo recursos. É importante que este software seja integrado (ERP – Enterprise Resource Planning – Planejamento dos Recursos Empresariais), pois, a integração permite que a entrada de dados ocorra uma única vez, sem retrabalhos, gerando grandes benefícios, como descreveremos a seguir:

1 – Suporte ao processo decisório

Os relatórios e consultas disponíveis no software permitem que você tenha um panorama fiel das previsões de entradas e saídas de recursos financeiros, auxiliando na tomada de ações de recuperação de crédito com clientes inadimplentes e no controle eficaz de vencimento de contas a pagar, evitando multas e juros indesejados  — dando suporte informativo e agilidade ao processo decisório.

2 – Melhoria de desempenho

Com a automatização de processos no software – compartilhamento de dados, geração de cálculos, montagem de relatórios, geração de guias, impressão de cheques, etc. – sua equipe produz muito mais e ainda ganha tempo para sugerir melhorias nos processos internos.

3 – Controle de Estoque

No ERP de gestão financeira, quando as vendas são confirmadas pelo faturamento, automaticamente, é dada a baixa de estoque e, quando as compras são confirmadas pela entrada das notas fiscais, é dada a entrada de estoque. Isto torna o gerenciamento de estoque bastante preciso e facilita visualizar quais produtos não estão tendo giro (estão encalhados), desta forma é possível desenvolver promoções de vendas e liquidações para desova de estoque e até planejar a retirada destes produtos do seu catálogo comercial.

4 – Parametrização de regras de negócios

Estes sistemas são parametrizados de acordo com as regras de negócio específicas de cada organização, desta forma, bloqueiam-se os erros mais comuns que podem ocorrer no lançamento de documentos (notas fiscais eletrônicas – Nfe, pedidos de vendas, movimentação financeira, etc.), porque o sistema não permite a gravação de dados incorretos ou inconsistentes e emite alertas na tela do computador.

Essas são apenas algumas vantagens de um software de gestão financeira, mas podemos perceber que eliminando retrabalhos, organizando e agilizando as informações, a empresa ganha muito em produtividade, evita perdas por atrasos em pagamentos ou investimentos em produtos sem giro e melhora a sua saúde financeira. Promover a informatização dos processos é extremamente compensatório, pois alavanca o crescimento sustentável de uma organização.

Agora que você expandiu seus conhecimentos sobre um software de gestão financeira, conheça 5 dicas para redução de custos.

Gerenciamento de Projetos – SAP B1 9.2 – Parte 2

Olá pessoal,

recentemente fiz um post relacionado ao novo módulo de gerenciamento de projetos que vem na versão 9.2 do SAP B1, porém, por alguns problemas técnicos o vídeo acabou ficando sem o áudio.

Nesse post trago a vocês um novo vídeo, demonstrando um pouco mais sobre o módulo de gestão de projetos, inclusive relacionando operações do SAP às fases de um projeto financeiro criado no sistema.

A demonstração foi feita utilizando o Browser Access, nova funcionalidade que permite acessar o SAP B1 via navegador.

Logo tratei mais novidades dessa versão que logo estará disponível a todos.

Até breve!

5 dicas para melhorar a gestão tributária em pequenas e médias empresas

Para manter seus tributos em dia, as empresas devem se organizar financeiramente. Isso significa que atrasos ou erros no pagamento de impostos causam prejuízos. Além disso, essas situações podem suscitar problemas legais para o negócio com órgãos fiscais do governo e impedir o empreendimento de ter acesso a recursos financeiros com o poder público.

Para organizar financeiramente uma empresa, é preciso existir uma eficiente gestão tributária, principalmente nas médias e pequenas companhias. No entanto, quando o porte delas é menor, a tributação pode ter um sistema de arrecadação diferenciado, contribuindo para evitar erros e efetuar o manejo de recursos de maneira mais inteligente.

Quer sabe como isso pode ser feito? Então, a seguir, confira 5 ótimas dicas para a gestão tributária de sua empresa a fim de evitar atrasos e inadimplência!

1. Opte pelo melhor regime tributário

O Brasil possui uma série de regimes tributários que variam conforme as receitas do negócio e a sua área de atuação. A escolha do regime correto afeta diretamente as obrigações tributárias da empresa, a sua lucratividade e a complexidade da sua gestão fiscal. Portanto, fazer uma escolha acertada é um fator estratégico para o sucesso do empreendimento.

Além do lucro real e do lucro presumido, as micro e pequenas empresas podem escolher o Simples Nacional — regime tributário simplificado que envolve IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e a Contribuição para a Seguridade Social destinada à Previdência Social a cargo da pessoa jurídica (CPP), cujo pagamento é feito por meio da guia de recolhimento DAS.

Para ser enquadrada na definição de microempresa, ela deve ter receita bruta inferior ou igual a R$ 360.000,00. Já como pequena empresa, sua receita bruta anual deve ficar entre R$ 360.000,00 e R$ 3.600.000,00. No lucro real, a tributação incide sobre o lucro real da empresa, apurado pela corporação e acrescido de ajustes. Já no regime de lucro presumido, o lucro para incidência da tributação é fixado a partir de padrões aplicados sobre a ROB (Receita Operacional Bruta).

2. Conte com o auxílio de um contador

Muitas vezes, a contabilidade pode ser um processo complexo. Regras mudam rapidamente e, nesse cenário, estar atento às mudanças pode exigir um tempo muito grande de gestores de micro e de pequenas empresas. Para evitar que isso se transforme em um problema para o negócio, uma boa saída é o apoio de um contador.

Sempre que for necessário, o empresário pode contar com a ajuda de um profissional especializado para acompanhar a gestão tributária do seu negócio. Os serviços de contabilidade podem ser contratados ou terceirizados. O importante é que o contador seja responsável, capaz de auxiliar o gestor a organizar financeiramente uma empresa, credenciado no respectivo conselho e tenha boas referências.

Tenha em mente que isso não se trata de transferir a responsabilidade fiscal para o profissional de contabilidade, mas de receber sua ajuda para manter um controle saudável sobre o pagamento dos tributos. A obrigação será sempre da empresa: enquanto o contador emite as guias, ela deve pagar os impostos. Assim, o negócio pode ter uma gestão tributária de qualidade, sem erros ou atrasos no pagamento de impostos.

3. Utilize um software de gestão

Muitas empresas utilizam planilhas eletrônicas para fazer a sua gestão tributária. Essa medida é tomada para que gestores possam ter um controle personalizado de sua rotina fiscal. Contudo, no longo prazo, isso pode levar a uma série de erros.

Embora o uso da planilha do Excel ainda seja uma prática comum no gerenciamento das atividades de uma companhia, é melhor optar pela automatização dos serviços. ERPs são, cada vez mais, solicitados por empresas pequenas como ferramentas de controle administrativo. Com eles, o negócio pode ter uma rotina de gestão de tributos automatizada, com menos erros e desperdício de recursos.

São sistemas integrados de gestão que facilitam a administração de diversas áreas da empresa, inclusive daquela relacionada aos tributos. Muitos softwares de gestão estão integrados ao sistema do Fisco, contribuindo para uma melhor organização de pagamentos e de corte de gastos. Com uma visão abrangente sobre toda a rotina tributária do empreendimento, gestores podem se planejar melhor, evitando uma série de problemas.

4. Realize auditorias

Para organizar financeiramente uma empresa, gestores devem otimizar os seus processos e a sua estrutura interna continuamente. É importante que empresários façam a revisão das suas rotinas e políticas de gestão em busca de erros e qualquer ponto que necessite de melhorias. Dessa forma, a empresa pode atuar de maneira estratégica, sempre solucionando problemas e evitando irregularidades.

No ambiente de gestão tributária, as auditorias fiscais permitem que o gestor se aprofunde, ainda mais, na legislação tributária e fiscal do país. Essa é uma área que, além de ser muito complexa, constantemente sofre mudanças e reajustes. Portanto, estar alinhado com os padrões do mercado é algo que, muitas vezes, pode ser um grande desafio.

A contratação de uma empresa especializada em auditorias tributárias pode auxiliar o empreendimento a garantir que as suas rotinas fiscais estejam em dia com os padrões impostos pela legislação vigente. Escolha uma companhia conhecida no mercado, com um parâmetro de trabalho em sintonia com o perfil do seu negócio e experiência na área. Assim, você terá a certeza de que as mudanças feitas causarão um grande impacto positivo no seu negócio.

5. Avalie e corrija os motivos da inadimplência

Se sua empresa está caindo na inadimplência, é preciso avaliar as razões pelas quais isso está acontecendo e procurar corrigir as falhas o quanto antes. Saiba que atrasos no pagamento de tributos podem excluir a empresa do Simples Nacional. Além disso, manter os impostos em dia evita que o negócio fique impedido de participar de licitações, obter empréstimos com órgãos públicos e uma série de outros prejuízos.

Caso a sua companhia esteja com problemas para se manter atualizada no que se refere ao pagamento de impostos, estude o caso e veja se esse é um problema temporário e se os custos estão muito elevados. Também avalie se a empresa está se ressentindo disso (os tributos devem estar inseridos nos custos da empresa) e se a precificação dos produtos/serviços está errada.

Não se esqueça de fazer um levantamento para avaliar se há contas em atraso (principalmente de impostos com a Receita Federal). Visando realizar os pagamentos, faça cortes de gastos para obter mais recursos e, se possível, renegocie a dívida. Ao mesmo tempo, faça mudanças internas para garantir a capacidade do negócio se manter viável e com uma rotina de pagamentos mais precisa.

Para evitar fatores que levam à inadimplência, é importante conhecer os principais erros que causam esse tipo de situação.

Agora que você já sabe como organizar financeiramente uma empresa e melhorar a gestão tributária da sua, aproveite e confira também quais são os erros mais comuns na área fiscal e contábil e como solucioná-los!