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5 coisas que você precisa saber sobre a nota fiscal 4.0

Assim como todo procedimento, seja ele manual ou automatizado, deve passar por revisões constantes para tentar atingir o máximo de eficiência, e o processo que inclui a nota fiscal não é diferente!

As mudanças já ocorreram no ano de 2017 — mais precisamente no mês de junho, onde o ambiente de homologação foi aberto.

As principais alterações com relação a versão anterior, NF-e 3.10, está no novo layout do documento fiscal, que é emitido para operações que envolvem produtos e serviços.

Ou seja, a maneira como as informações são organizadas no arquivo da nota fiscal passou por modificações, por meio de uma versão atualizada e mais eficiente.

A nota fiscal 4.0 é obrigatória em âmbito nacional e, por isso, é tão importante ficar por dentro do assunto. Quer conhecer mais sobre esse novo modelo de nota fiscal e suas principais vantagens? Então vamos lá!

O que é a nota fiscal 4.0?

A nota fiscal eletrônica é um arquivo que só existe digitalmente, em formato XML, e contém todos os dados de determinada operação, organizados de maneira estruturada. A essa ordem para apresentar as informações dá-se o nome de layout.

É exatamente nesse ponto que as mudanças mais significativas da NF-e-4.0 ocorreram. As alterações foram feitas para obedecer uma política do Encat: ela determina que só se deve mexer no layout quando as necessidades de alterações ficam acumuladas — e foi exatamente o que aconteceu!

Logo, a nota fiscal 4.0 nada mais é do que uma nova versão da nota fiscal eletrônica. O novo layout é uma atualização da NF-e-3.10, que atende aos detalhes dispostos na Nota Técnica 2016/002.

Essas alterações são realizadas pela Secretaria da Fazenda de maneira estratégica, com o intuito de ter uma fiscalização cada vez mais eficiente e facilitar o trabalho dos responsáveis pela emissão desse documento, adequando-se à realidade da indústria 4.0.

Para quais empresas ela é aplicável?

Qualquer empresa que comercializa algum produto ou serviço é obrigada a emitir a nota fiscal eletrônica, salvo os casos de isenção por lei.

Assim, esse procedimento se aplica aos mais diversos tipos de empreendimentos — seja microempresa (MEI), lucro real, empresa de pequeno porte (EPP), MEI, PME ou, em alguns casos, até mesmo pessoa física.

Assim, a NF-e-4.0 é aplicável para os mais diversos tipos de empresa que emitem esse tipo de documento. Portanto, é extremamente importante ficar atento ao calendário de mudança, pois o modelo 3.10 será desativado.

Isso acontece, pois os sistemas são obrigados a conviver concomitantemente com as duas versões somente por um período de cinco meses — novembro de 2017 a março de 2018.

Mesmo que o ambiente de homologação tenha se iniciado em julho de 2017, onde todos as empresas especializadas em softwares receberam os testes para a nova versão, foi somente em novembro que se deu início ao processo de emissão da nota fiscal 4.0.

Logo, até o mês de março de 2018, as empresas podem emitir os modelos nas duas versões simultaneamente, porém, após esse período, será obrigatória a nova NF-e.

É recomendado que a gestão empresarial não deixe para fazer a migração no último momento, pois esse é um procedimento lento e podem ocorrer problemas que acabam atrasando-o ainda mais.

Quais as principais características desse novo modelo?

Como já dissemos, as principais mudanças ocorreram no layout, principalmente no que diz respeito à inclusão de novos grupos ou opções em grupos já existentes. Porém, algumas outras características da nota fiscal 4.0 merecem atenção. Saiba quais são elas!

1. Padrão de comunicação

Entre as novidades destaca-se a adoção do protocolo TLS 1.2 — pode-se usar algum que seja superior a ele.

Isso significa que o protocolo SSL não pode mais ser usado como padrão de comunicação — ele era permitido na versão anterior da nota fiscal eletrônica. Essa alteração tem como principal objetivo garantir a maior segurança do processo.

2. Campo pagamento

Além disso, as mudanças também afetam gestão de dados relacionados ao pagamento: na versão anterior da NF-e somente existiam os campos à vista e a prazo, porém, nesse novo modelo é possível optar ainda por dinheiro, cartão de crédito e débito ou cheque.

3. Novo layout para o FCP

O Fundo de Combate à Pobreza (FCP) merece uma atenção especial, pois é onde se recebe os recursos provenientes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), além deste ser previsto pela Constituição Federal.

No novo layout o FCP possui campos para operações interestaduais ou internas, com ou sem substituição tributária, sendo necessária a identificação do valor referente ao imposto recolhido a esse fundo.

4. Criação de um novo grupo

Por fim, foi criado o grupo “Rastreabilidade do Produto”, com o intuito de permitir que se faça o rastreamento de qualquer produto que esteja em determinadas condições, como regulações sanitárias, recolhimento e/ou recall, bebidas e águas envasadas, entre outros.

5. Mudanças específicas

Para empresas que produzem medicamentos houve ainda mais uma mudança na nova versão: será necessário informar o código ANVISA nas notas fiscais referentes a esses produtos.

A nota fiscal 4.0 possui vantagens?

Sim! Mesmo que as mudanças sejam pequenas com relação ao grande número de informações contidas na nota fiscal eletrônica, esse novo modelo surgiu com o intuito de fornecer maior segurança e praticidade à empresa, seja área fiscal ou contábil.

Com essa ferramenta ainda mais completa, é possível emitir a nota fiscal do produto e ainda ter um controle maior sobre ele, especialmente no que diz respeito à entrega e forma de pagamento. Além disso, ela proporciona uma visão mais ampla da empresa, com um planejamento mais eficiente, facilitando o dia a dia dos colaboradores.

E não para por aí: os benefícios se estendem também para o campo financeiro, já que há uma redução no custo de impressão de documentos fiscais, o DANFE, e a redução da emissão de papéis, pois é possível utilizar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), centralizando as emissões destes. Ou seja, é a análise de dados em tempo real!

Por fim, podemos citar a facilidade de consulta da nota fiscal 4.0 pela internet, sem ser necessário recorrer a um enorme número de arquivos para encontrar aquele que precisa.

Isso resulta também na maior otimização do tempo, melhorando ainda a fiscalização por parte da própria empresa.

Viu só? A nota fiscal 4.0 surgiu com o intuito de auxiliar as empresas nos trâmites legais relacionados aos seus produtos e serviços e, por isso, não deve ser vista como um transtorno.

Como os principais softwares já estão aptos a essa nova realidade, não será um problema migrar para esse novo modelo, devendo ter atenção somente aos novos requisitos para preenchimento da NF-e!

Quer ficar por dentro desse universo? Então saiba como emitir nota fiscal eletrônica e não perca mais tempo!

Custos Operacionais: o que são eles e como reduzi-los?

Gestão Empresarial

Todo empresário sabe que, para manter sua empresa ativa, é preciso dinheiro para comprar materiais, pagar salário e tributos, dentre tantas outras necessidades. A essas despesas se dá o nome de custos operacionais. Apesar disso, nem todos têm a clara noção sobre o que é custo operacional.

Basicamente, compreendem todos os gastos relacionados ao funcionamento de uma organização, sejam eles fixos ou variáveis — sem eles, suas atividades se tornam inviáveis.

A grande questão que paira sobre os empresários é como eles podem reduzir esses custos e tornar suas empresas mais lucrativas.

Neste post, traremos o conceito de custos operacionais, suas tipificações e algumas dicas para reduzi-los em sua empresa. Apresentaremos ainda as principais vantagens que eles geram. Confira!

O que é custo operacional?

Como dissemos, os custos operacionais são o dinheiro desembolsado por uma determinada empresa para a execução de suas atividades e assegurar suas operações. Insumos de produção, remuneração de equipes, despesas financeiras e viagens corporativas são consideradas custos operacionais.

Contudo, a questão mais importante é saber diferenciar um custo operacional de um investimento. A aquisição de novas máquinas, equipamentos e computadores são considerados investimentos, afinal, é um capital investido com o objetivo de se obter lucros futuros.

Agora, a compra de papéis, tintas para impressoras e demais insumos de escritórios são custos, pois, apesar de serem fundamentais para o funcionamento da empresa, não possuem expectativas de rendimentos futuros.

Conhecer o custo operacional de sua empresa é fundamental, pois é por meio dele que você poderá precificar seus produtos ou serviços de maneira adequada e não ter prejuízos.

O desconhecimento sobre ele faz com que sua empresa não tenha um controle financeiro efetivo, que não se possa realizar investimentos com segurança e, consequentemente, será impossível verificar desperdícios.

Quais são esses custos?

De forma geral, custos operacionais são em quatro grupos principais: de representação, financeiros, administrativos e não recuperáveis.

Administrativos

salários;
serviços de escritório;
compra de matéria-prima;
aluguéis;
água e luz;
serviços de telecomunicações;
materiais de escritório;
gestão de pessoas.

Financeiros

pagamento de juros;
impostos e taxas;
emissão de notas;
quitação de dívidas.

Não recuperáveis

custos pagos e que não podem ser recuperados por outros meios;
multas rescisórias;
multas por cancelamento de contratos.

De representação

brindes;
materiais impressos de suporte a vendas;
viagens corporativas;
despesas com refeição;
alojamento.

Quais os principais impactos no financeiro da empresa?

Possuir um custo operacional muito elevado pode impactar negativamente nos resultados financeiros de uma empresa, reduzindo sua margem de lucro e, consequentemente, fazendo-a trabalhar com preços mais elevados, reduzindo sua competitividade.

É fundamental que, ao calcular o custo operacional de sua empresa, não se omita nenhum gasto, pois isso gerará uma visão distorcida de quanto a empresa realmente precisa para se manter ativa.

Por essa razão, é importante acompanhá-lo de tempos em tempos, sendo o ideal começar a fazê-lo mensalmente e, posteriormente, aumentar o espaço de tempo.

Desse modo, é possível verificar flutuações, desperdícios e até mesmo a necessidade de novos fornecedores. Esses pontos são fundamentais para que você possa reduzir o custo operacional de sua empresa.

Como reduzir os custos operacionais?

Atualmente, existem diversas técnicas para se reduzir o custo operacional de uma empresa. Contudo, é preciso verificar se cada uma delas se adéqua à sua realidade e necessidade.

Veja abaixo 8 dicas para que você possa reduzi-los em sua organização.

1. Controlar os desperdícios

É muito comum que as empresas percam boa parte de sua lucratividade com desperdício de materiais, processos desnecessários e má gestão de estoque.

Uma boa maneira de se evitar desperdícios é reavaliar todos os processos dentro da empresa, buscando eliminar gargalos e pontos de ociosidade, acompanhar o manuseio de todos os produtos a fim de se evitar quebras e investir em campanhas internas de conscientização de uso de materiais. Desse modo, você já começará a reduzir seus custos de maneira inteligente.

2. Escutar a sua equipe

Existe alguém melhor do que a sua equipe para apontar melhorias em processos para se reduzir custos? É certo que não. Muitas vezes, as melhores soluções para se reduzir os custos operacionais de sua empresa são bem simples e, com certeza, seus colaboradores as conhecem.

Incentivar a exposição das ideias de sua equipe e premiá-la por isso é uma prática comum nas grandes empresas de sucesso — afinal, eles já perceberam que a solução para os mais diversos problemas pode estar dentro de casa.

3. Girar estoque rapidamente

Como dissemos, a gestão de estoque é um dos vilões que corroem a lucratividade da empresa e eleva os custos operacionais. O ideal é realizar um estudo sobre a sua capacidade de armazenamento, sobre a demanda de cada material e sobre as técnicas de manipulação de insumos.

Assim, você encontrará o volume mínimo necessário de cada item e poderá reduzir as quantidades de material armazenado, afinal, estoque em excesso representa dinheiro parado e quanto maior o tempo de armazenamento, maiores são as chances de quebra, perdas e danos.

Ao realizar a gestão de estoque, você consegue fazê-lo girar mais rapidamente, de forma que o dinheiro entre mais rápido e não fique desnecessariamente parado.

4. Renovar máquinas e equipamentos

Você deve estar pensando: “mas a aquisição de máquinas e equipamentos não é um investimento?”. Sim, é um investimento. Contudo, essa aquisição poderá fazer com que sua empresa expanda sua capacidade de produção, reduzindo o custo de hora/máquina.

Equipamentos obsoletos reduzem a qualidade de seus produtos e precisam de muito mais manutenção que um equipamento novo. Todas essas variáveis devem ser levadas em conta ao se realizar um investimento.

5. Adotar sistema de gestão

Apesar do cálculo de custo operacional e a gestão de estoque não serem algo impossível de se fazer em planilhas, a adoção de um sistema de gestão trará muito mais segurança e confiabilidade à sua empresa.

Nele, é possível avaliar o volume de cada produto no estoque, fazer o controle financeiro de sua empresa e reduzir custos com impressões de relatórios desnecessários.

Tudo poderá ser acompanhado em um painel de controle e, sempre que precisar, você poderá gerar relatórios e gráficos de desempenho com apenas alguns cliques, economizando muito tempo e extraindo informações de qualidade.

Outro grande benefício de um sistema de gestão completo é a possibilidade de se trabalhar o relacionamento com seus clientes de maneira muito mais prática, centralizando todas as informações em um único lugar.

6. Utilizar indicadores de desempenho

Utilizar indicadores de desempenho é muito importante para as empresas, pois eles podem facilitar a identificação de gargalos e assim, garantir que erros sejam prontamente corrigidos.

É possível utilizar indicadores de desempenho em praticamente todas as áreas da empresa, como no marketing, nos recursos humanos, entre tantas outras.

7. Monitorar e reformular processos

Todos os processos podem ser monitorados, inclusive acompanhando os indicadores de desempenho, conforme anteriormente citado.

Se no caso do setor de vendas, por exemplo, se verificar que há um investimento elevado para fechar negócio com os clientes, a forma de abordagem pode ser modificada.

8. Renegociar contratos com fornecedores

Verifique os contratos que você tem com fornecedores de matéria prima ou até mesmo de serviços básicos como energia, telefone e internet.

Se você constatar que tem um plano de telefonia para falar uma quantidade X de minutos, mas não o utiliza em sua totalidade, convém mudar para outro mais barato, a título de exemplo.

Quais são as vantagens da redução de custos para as empresas?

Reduzir custos também pode trazer diversas vantagens para as empresas. A seguir, listaremos os 4 maiores benefícios para o seu negócio.

1. Aumento da rentabilidade

Obviamente, gastando menos dinheiro com custos operacionais, sobrará mais lucro para a empresa. Desse modo, haverá maior rentabilidade na organização, que poderá usufruir desses valores extras para fazer melhorias, remunerar melhor seus colaboradores etc.

2. Vantagem competitiva

A vantagem competitiva também é conquistada com a redução de custos. Isso se justifica de uma forma bastante simples, pois a sua empresa arrecadará mais dinheiro.

Assim sendo, com mais valores em caixa, a organização poderá investir em novas tecnologias, em estratégias de marketing, entre outras ações. Isso fará com que o seu negócio esteja sempre um passo à frente da concorrência, que seguirá investindo altos valores em serviços básicos.

3. Disponibilidade de capital

Conforme já dito, a redução de custos fará com que a empresa apresente um fluxo de caixa maior do que seus resultados anteriores. Esse dinheiro extra, se usado de maneira estratégica, poderá ser utilizado em investimentos em aplicações financeiras ou na aquisição de novas unidades.

Quando a empresa faz investimentos, cabe ressaltar, aumenta a sua receita financeira. Com mais capital disponível, por sua vez, a organização se fortalece no mercado e pode atrair investidores ou conseguir mais facilmente empréstimos nos bancos, por exemplo.

4. Menor preço repassado aos consumidores

Para pagar tudo o que necessita e ainda assim obter lucro, as empresas precisam repassar os valores gastos nos produtos ou serviços que comercializa. Isso tudo acaba pesando para o consumidor.

Quando há a redução de custos, a empresa pode baixar os seus preços e assim atrair mais clientes, que deixarão de comprar de um concorrente. Afinal, você oferece um mesmo produto, sem que para isso diminua a qualidade do que está sendo ofertado.

De maneira geral, entender o que é custo operacional, a importância de reduzi-los e como fazer isso é muito importante para os empresários, tendo em vista as diversas vantagens que tal prática proporciona.

Gostou do nosso artigo e quer continuar se informando sobre assuntos relevantes para o seu negócio? Então leia agora mesmo o nosso post “Gestão de desempenho: o que é, porque é importante e mais!”. Temos certeza de que será uma leitura agradável.

Indicadores de sucesso: os KPIs financeiros mais importantes

Gestão Empresarial

Acompanhar métricas é fundamental para o sucesso de qualquer empresa que se preze, independentemente de seu segmento de atuação. No que se refere aos indicadores financeiros, por exemplo, são muitos os KPIs que merecem ser mensurados.

Neste post, você compreenderá o que são KPIs e quais são os indicadores mais utilizados na área de finanças. Ficou interessado? Então siga a leitura e confira todas essas informações agora mesmo!

O que são indicadores ou KPIs?

Sigla em inglês para “Key Performance Indicator”, os KPIs, que também podem ser chamados simplesmente de indicadores, representam os dados que as empresas devem analisar para organizar as suas estratégias, bem como traçar novas táticas para alcançar os seus objetivos.

Desse modo, podem ser analisados KPIs de marketing, de recursos humanos, de produção, entre tantas outras modalidades de interesse da organização.

E indicadores financeiros, o que são?

Os indicadores financeiros são todos os KPIs que envolvem a economia e as finanças de uma organização. Nesse contexto, os empresários devem estar sempre atentos a esses números, para que consigam analisar questões como a lucratividade da organização, a título de exemplo.

Para que sejam alcançados bons resultados, no entanto, não basta apenas mensurar os indicadores financeiros, como o lucro e a liquidez. Deve-se utilizar esses dados como argumento para melhorar ações e desenvolver novas táticas visando obter melhores resultados no setor.

Quais são os principais indicadores financeiros que devo acompanhar?

São diversos os indicadores financeiros que podem ser acompanhados pela sua empresa. Porém, os que mais se destacam e que você não pode deixar de acompanhar são: a lucratividade, o ticket médio, o lifetime value, a liquidez corrente, os custos fixos e o nível de endividamento.

Confira mais algumas informações sobre cada um deles!

Lucratividade

É preciso entender que a lucratividade não caracteriza a receita bruta da empresa, mas sim a real capacidade que a organização tem de se manter viva no mercado, sempre em crescimento e competitiva.

De nada adianta, por exemplo, ter um faturamento muito alto, mas poucos lucros, com todo o dinheiro sendo gasto no pagamento de contas.

E como mensurar a lucratividade de uma empresa? Basta realizar um cálculo bastante simples: divida o lucro líquido (faturamento com os custos totais subtraídos) pela receita bruta. Em seguida, multiplique o resultado por 100. O número alcançado será o seu percentual de lucratividade.

Ticket médio

Saber qual é o ticket médio de um produto ou serviço é importante para que a empresa saiba o que realmente dá lucro e o que não dá. Isso porque, esse indicador indica o valor médio que cada prestação de serviço ou venda de um produto representa para a organização.

Desse modo, se a empresa concluir que um produto X tem um ticket médio muito baixo, enquanto um produto Y tem um potencial de vendas maior, pode reestruturar as suas ações.

A depender da necessidade da empresa, pode-se, por exemplo, criar uma forte campanha publicitária para aumentar o ticket médio do produto X, ou simplesmente deixar de comercializá-lo, focando todos os esforços no produto Y, que é o que realmente dá resultados para a organização.

Lifetime value

Conhecido também pela sigla LTV, a lifetime value representa o tempo de relacionamento que a empresa tem com um comprador.

Sendo assim, uma revista ou jornal que trabalha com o esquema de assinaturas, deve ter uma lifetime value longa, pois no caso de um relacionamento curto, pode-se pressupor que o cliente ficou insatisfeito com o material recebido e cancelou o pedido antes do término do contrato pré-estabelecido.

Já no caso de uma empresa que não demande relacionamento contínuo, o lifetime value baixo pode não representar um problema, mas sim um processo de vendas eficaz, em que o cliente não demora muito para se decidir por uma compra.

Liquidez corrente

A liquidez corrente mensura as condições que uma organização tem para cumprir as suas obrigações, em curto prazo, ou seja, de acordo com a data de vencimento.

Portanto, é preciso que o responsável pela contabilidade da empresa tenha uma projeção dos valores que serão creditados no caixa em razão de valores garantidos por vendas à prazo ou de outros proventos.

Esse valor contínuo projetado representa a liquidez corrente. Lembrando que é imprescindível que ele seja sempre mensurado, já que indica os valores que devem entrar no caixa em um curto e médio prazo.

Custos fixos

É o salário dos colaboradores, a conta de energia elétrica, a conta de telefone e internet, entre outros. Tudo isso representa os custos fixos de uma empresa, ou seja, aqueles valores que precisam ser pagos de qualquer maneira, todos os meses do ano.

Ter um mapeamento dos custos fixos da empresa é importante para que seja possível verificar se os gastos não estão sendo exagerados e, em caso positivo, tomar as medidas cabíveis para reduzi-los.

Se, por exemplo, você verificar que o gasto com ligações telefônicas de longa distância está muito alto, pode implantar uma nova metodologia de comunicação na empresa, como o uso de aplicativos Voip ou comunicação via e-mail e redes sociais.

Nível de endividamento

É comum que as empresas, em algum momento de sua trajetória, sejam obrigadas a adquirir dívidas, como empréstimos bancários para investir na ampliação do negócio.

Essas dívidas também representam um KPI que deve ser analisado cuidadosamente, já que o nível de endividamento deve ser calculado para nortear ações no planejamento estratégico organizacional.

Para calcular o nível de endividamento de uma empresa é preciso seguir os seguintes passos: considere o valor do balanço patrimonial e divida o total do passivo (dívidas com bancos, contas a pagar, valores devidos a fornecedores e etc.) com o ativo.

O valor alcançado representará o nível de endividamento, de modo que você saberá se pode gastar ou não em um determinado período.

Viu como os indicadores financeiros podem ser úteis para orientar as decisões futuras de gestão empresarial? Para isso, no entanto, é necessário fazer a interpretação correta de todos esses dados. Mas, com os conhecimentos adquiridos com o post de hoje você estará mais preparado e pronto para fazer seu negócio crescer de maneira sadia e estruturada.

Interpretar o fluxo de caixa, dentro desse contexto, também é fundamental. Para saber mais sobre o assunto, recomendamos a leitura do artigo: “Qual a solução para seus problemas de fluxo de caixa?”

Gestão empresarial: por que fazer padronização de processos?

Gestão Empresarial, Tecnologia

Com a alta competitividade dos mercados atualmente, a administração e a gestão empresarial ganharam um lugar de muito destaque. Afinal, para vencer outros negócios, é essencial garantir a padronização de processos dentro da empresa. Dessa forma, a empresa atinge uma maior eficiência com custos menores — o que traz preços mais competitivos e maior satisfação dos clientes.

Assim, a gestão empresarial é o processo pelo qual uma empresa induz seus funcionários a produzirem os maiores resultados com o mínimo de esforço usando os recursos disponíveis para eles. Por isso, é essencial conhecer as melhores práticas atuais e fazer seu negócio atingir patamares ainda maiores:

A importância da gestão empresarial

Você já se perguntou o que torna uma gestão bem-sucedida? Um gerenciamento efetivo é aquele que, de fato, orienta o funcionário para um caminho de trabalho eficiente e produtivo.

Assim, um bom gerente não pedirá aos funcionários que façam algo que ele mesmo não possa fazer. Na verdade, uma gestão eficaz envolve a direção e organização de pessoas ou recursos sob a influência, para garantir uma melhor coordenação, produtividade e o melhor resultado positivo possível em qualquer campo.

Quando uma empresa começa suas operações, metas específicas são configuradas, o que só pode ser alcançado se todas as partes da organização funcionarem de forma conjunta e eficiente. O gerenciamento adequado garante que cada parte da empresa trabalhe para alcançar um objetivo comum sem desordem.

A gerência planeja, executa e equilibra os recursos de uma empresa de forma a que a produção de trabalho seja máxima para atingir os objetivos da organização rapidamente, mantendo a qualidade do trabalho. Na ausência de gerenciamento adequado, diferentes seções continuam a atingir alvos individuais. No entanto, um objetivo comum pode não ser alcançado, o que levará a atrasos, perdas e produção de baixa qualidade.

Quando os recursos de uma empresa são efetivamente gerenciados, o desperdício é reduzido, diminuindo assim os custos gerais e alcançando o estado de “otimização de recursos”. Isso significa que a empresa está obtendo lucros, não só a partir da produção, mas também de uma melhor utilização da entrada.

A utilização adequada dos recursos e o desperdício reduzido impedem tanto o emprego quanto a exploração dos recursos. A gerência pode identificar recursos que são escassos e encontrar alternativas para o mesmo, reduzindo assim o custo novamente.

O gerenciamento controla a divisão efetiva do trabalho, especialização e alocação de recursos. Isso cria um fluxo uniforme de trabalho e especifíca limites de responsabilidades, autoridade e direitos, que não se sobrepõem. Essa estrutura é necessária, pois esclarece a cada funcionário sua posição e campo de influência na organização.

Em tal cenário, todo funcionário conheceria seus direitos básicos, deveres, superiores e subordinados imediatos, além do conhecimento das oportunidades que o esperavam, à medida que sua relação com a empresa cresce.

A empresa deve ser mantida de forma que os fatores externos do mercado não prejudiquem o seu funcionamento. Isso requer mudanças efetivas que precisam ser feitas na empresa, sem prejudicar a sua posição ou seus demais trabalhadores. Sem uma gestão adequada, isso não será possível.

O gerenciamento proporcionará maior estabilidade e adaptabilidade à empresa, ajudando a sobreviver às condições de mercado e a crescer com o tempo. Além disso, os trabalhadores não ficariam apreensivos com a perda de seu emprego, o que, por sua vez, os ajudaria a trabalhar com a paz mental.

O gerenciamento adequado ajuda a criar uma estrutura organizacional eficiente, a estabelecer metas que estão sendo testadas, ainda que viáveis e otimizar a utilização dos recursos. Esse cenário aumenta os lucros, maximizando a produtividade e reduzindo os custos. Trabalhadores felizes trabalham com mais zelo e entusiasmo. Isso aumenta a qualidade e a quantidade de produção, o que ajuda no crescimento da empresa, superando a concorrência e emergindo vitorioso!

Os sistemas de gestão empresarial como facilitadores da gestão

Dentro da disciplina de gerenciamento de negócios, o termo “Sistema de Gerenciamento de Negócios” é usado para descrever as ferramentas de alto nível para planejamento estratégico e implementação. Este termo fornece uma descrição das bases para iniciar atividades comerciais, tomar decisões críticas, introduzir soluções empresariais e empregar táticas comerciais.

O Sistema de Gestão Empresarial (sigla “BMS”, também conhecido como BM System) é um conjunto de ferramentas para planejamento estratégico e implementação tática de políticas, práticas, diretrizes, processos e procedimentos que são utilizados no desenvolvimento, implantação e execução de planos de negócios e estratégias e todas as atividades de gerenciamento associadas.

O Sistema de Gerenciamento Empresarial fornece uma base para a implementação bem-sucedida de decisões comerciais estratégicas e táticas sobre atividades, processos, procedimentos e tarefas atuais com a finalidade de cumprir as metas e objetivos existentes de uma organização lucrativa e satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes.

A principal ideia do BMS é fornecer aos funcionários de gerenciamento ferramentas para planejar, monitorar e controlar atividades de gestão e medir o desempenho do negócio e implementar processos de melhoria contínua dentro de uma organização. A ideia do sistema de gerenciamento de negócios identifica os princípios da existência da organização bem-sucedida e está intimamente vinculada aos critérios de sucesso comercial.

Existem algumas vantagens de usar sistemas para gerir as atividades de uma empresa:

Eficiência do processo

Em cada dia útil, existem muitos processos que são realizados — faturamento, gerenciamento de projetos, gerenciamento de recursos, consolidação, gerenciamento de ativos e muitos outros também. Quando esses processos são automatizados, eles se tornam muito mais eficientes, precisos e transparentes. A produtividade do empregado é melhorada, enquanto o tempo que muitas vezes é desperdiçado no gerenciamento manual de processos é usado para ser realmente necessário.

Visibilidade aprimorada

A visibilidade em tempo real torna o processo de tomada de decisão muito mais informado também. Os sistemas automatizados destinam-se a oferecer uma maneira de rastrear informações com facilidade, com uma fuga de dados clara que garante a integridade dos dados. Isso, por sua vez, torna os funcionários mais informados, permitindo-lhes tomar decisões precisas em uma taxa mais rápida.

Economia de tempo e custo

Junto com os aumentos de produtividade vem outras economias de tempo — particularmente em relação à TI. Com um sistema integrado que é facilmente configurado e instalado, não há necessidade de aquisição, instalação e manutenção adicionais de vários softwares (e muitas vezes menos efetivos). Os custos também são reduzidos quando o tempo e os orçamentos de TI são mais bem utilizados para operações importantes e não desperdiçadas em ferramentas ineficazes, dispendiosas e demoradas.

Benefícios da padronização de processos

Qualquer empresa decente trabalha sobre, ou, pelo menos, fala, processos, modelos, relatórios padrão e outras formas de harmonização. Muitas vezes, a discussão é provocada por uma observação individual de um problema: confusão, propensão ao erro ou ineficiência em algum lugar nas operações da empresa.

A Padronização de processos visa unificar os procedimentos em organizações que usam práticas diferentes para fazer o mesmo processo.
Desta forma, é possível alcançar o que se denomina componentização, que não é mais do que a reutilização de um processo já estabelecido como componente (ou subprocesso) de outro processo, às vezes em outra área ou departamento da empresa.

Por que as pessoas realmente querem processos padronizados? A razão mais comum é provavelmente o desejo de segurança. Se houver uma maneira padronizada de trabalhar, é menos provável que cometa erros, menos probabilidades de ser culpado por eles e mais provável de poder controlar aqueles que seguem o processo. Além de ser mais fácil de gerenciar, um processo padronizado também é mais fácil de automatizar. Por outro lado, quanto mais complexo e mais personalizável for a atividade, mais difícil é padronizar.

Por exemplo, se você for ao McDonald’s, você sabe exatamente o que conseguirá. Se houver algum desvio do processo padrão, você notará imediatamente — e ficará desapontado. O processo de atendimento ao cliente no McDonald’s é cuidadosamente pensado e altamente padronizado e define a marca McDonald’s pelo menos tanto quanto seu logotipo, suas cores, suas refeições e o bom Ronald McDonald.

Um dos principais papéis da padronização no local de trabalho é que ele cria procedimentos de rotina que os gerentes e funcionários podem seguir para completar tarefas e responsabilidades. A padronização de etapas em processos, como atender o telefone, concluir transações de vendas ou fechar a loja para a noite ajuda a reduzir a chance de alguém omitir ou superar os aspectos do processo.

Uma vez que os funcionários não terão que parar e considerar a melhor maneira de completar as tarefas atribuídas, isso mantém o trabalho circulando para manter a produtividade e a eficiência. Também ajuda a garantir uniformidade para que produtos e serviços finais sejam consistentes.

Outra maneira que a padronização funciona para aumentar a produtividade e a eficiência é que ele fornece um padrão para resultados mensuráveis. Uma vez que os padrões foram definidos para desempenho baixo, médio e alto, os funcionários podem ser avaliados quanto à sua adesão a esses padrões. Identificar um desempenho baixo consistente pode não ser necessariamente causa de penalidades, mas você pode direcionar treinamento adicional e recursos do empregado para ajudar a aumentar a produtividade. Documentar medições em relação a padrões proibidos pode ajudá-lo a definir metas para melhorias.

Os benefícios de ter um processo padrão são que a organização pode ter mais certeza sobre a obtenção de um resultado consistente do processo. O método pode ser lançado para novos funcionários, continuando assim a consistência da produção. Além disso, o departamento de auditoria interna ou os órgãos reguladores externos são mais propensos a estarem satisfeitos com o processo padrão do que um que poderia ser completado de várias maneiras. E uma vez que um processo padrão é implementado, pode ser um salto para futuras mudanças.

Ao mapear processos padrão e transformá-los em manuais operacionais, uma organização pode alcançar duas coisas: uma base sólida para fazer algumas melhorias e um manual de trabalho que deve ser atualizado quando outras mudanças são feitas. Se os padrões forem seguidos, o aumento da produtividade, a melhoria da qualidade e custos reduzidos também podem ser esperados.

TI e a padronização de processos

A tecnologia da informação é integral e vital em todos os planos de negócios. Ele desempenha um papel fundamental para garantir a manutenção e expansão dos objetivos e estratégias de uma organização. Facilita a comunicação entre uma organização, gerenciamento de inventário, gerenciamento de sistemas de informação, gerenciamento de relacionamento com clientes e melhoria da competitividade através da qualidade do produto. Empresas multinacionais lidam com grandes quantidades de dados, portanto, a TI desempenha um papel importante no gerenciamento de dados.

Portanto, o uso de tecnologia de informação padronizada em grandes corporações têm vários benefícios para empresas individuais, indivíduos e usuários.

A padronização de processos de TI oferece um conjunto de ferramentas empresariais poderosas para grandes corporações. As ferramentas facilitam o ajuste fino da gestão de riscos e o desempenho do negócio através de meios de operação mais suficientes e sustentáveis. As empresas podem demonstrar a qualidade do serviço ao cliente e impulsionar a incorporação das melhores práticas nas organizações.

A padronização promove uma cultura de desempenho contínuo dentro de uma organização. Estabelece escalas e aumenta a capacidade para a conclusão eficiente da tarefa. Os padrões de TI permitem que uma organização execute serviços, produtos e desenvolvimento.

Em segundo lugar, a padronização de TI descentraliza o processo de tomada de decisão desde o executivo e todos os usuários críticos fazem uma contribuição necessária com o objetivo de aprimorar o desempenho da corporação. O fluxo de comunicação e informação é aprimorado entre os funcionários, clientes, fornecedores, executivos da corporação e órgãos reguladores de TI.

A padronização de TI em organizações expande a visão e o foco de uma organização. Ele determina a tecnologia a ser implementada em uma corporação, orientando a indústria, aos consumidores, aos usuários e à administração, de modo a obter benefícios ótimos dos padrões. Todos os aspectos relevantes da indústria, como características técnicas e essenciais do ambiente corporativo, são cuidadosamente explorados para garantir que as regras atuem como fatores de sucesso.

Finalmente, a padronização de TI fornece maneiras naturais de resolver problemas para grandes corporações. Os padrões atuam como um ponto de referência em relação às possíveis soluções.

As regras fornecem diretrizes para a excelência técnica; realizar testes e implementação anteriores, e apresentar documentação curta, clara e facilmente compreensível. Além disso, os especialistas envolvidos na definição dos padrões podem ser consultados no caso de dificuldades encontradas durante a implementação das normas.

A padronização, portanto, expande a rede em operações corporativas. Além de promove cronogramas, justiça e abertura nas atividades. Todos os indivíduos envolvidos contribuem de acordo com o meio de comunicação primário.

Ferramentas de sistemas de gestão

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais podem ajudá-lo a tomar decisões válidas fornecendo informações precisas e atualizadas e realizando funções analíticas. Você deve garantir que o sistema de gerenciamento que você escolher pode trabalhar com os formatos de informações disponíveis em sua empresa e possui os recursos que você precisa. Sistemas ERP adequados podem estruturar os dados básicos disponíveis das operações e registros da empresa em relatórios para apresentar orientação para suas decisões.

Quando você baseia as suas decisões nos dados disponíveis dos sistemas gerenciais, eles refletem informações que vem das operações de sua empresa. Os sistemas de planejamento de recursos empresariais tomam dados gerados pelo nível de trabalho e organizam-no em formatos úteis.

Os ERP geralmente contêm números de vendas, despesas, investimentos e dados da força de trabalho. Se você precisa saber o quanto o lucro que sua empresa fez todos os anos nos últimos cinco anos para tomar uma decisão, os sistemas de informações de gerenciamento podem fornecer relatórios precisos que lhe dão essa informação.

CRM

O software de CRM é projetado para ajudar as empresas a atingir os objetivos gerais do gerenciamento de relacionamento com o cliente. O software de CRM de hoje é altamente escalável e personalizável, permitindo que as empresas obtenham informações sobre o cliente que sejam acionáveis com um mecanismo analítico de back-end, visualizem oportunidades de negócios com análises preditivas, agilizem as operações e personalizem o serviço ao cliente com base no histórico conhecido do cliente e nas interações anteriores com sua empresa.

CRM também é usado para gerenciar relacionamentos de negócios para empresas (B2B). As informações rastreadas em um sistema de CRM incluem contatos, clientes, ganhos por contrato e leads de vendas e muito mais.

SRM

O software de gerenciamento de recursos de armazenamento (SRM) fornece informações históricas quase em tempo real para a infraestrutura de armazenamento quanto à disponibilidade, capacidade e desempenho, gerenciamento de dispositivos, determinação de problemas, planejamento de configuração e gerenciamento de mudanças.

O software SRM identifica o uso, disponibilidade e desempenho de armazenamento por aplicativo, unidade de negócios ou usuário, fornecendo dados que podem ser usados para rastreamento e reabastecimento de consumo de TI em ambientes homogêneos e heterogêneos. O provisionamento de armazenamento e os recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho também são fornecidos para automatizar tarefas operacionais. A entrega é na forma de conjuntos de produtos completos, bem como soluções focadas que abordam uma área específica, como gerenciamento de rede de área de armazenamento (SAN) ou analítica.

SCM

Supply Chain Management (SCM), ou gerenciamento da cadeia de suprimentos é a racionalização ativa das atividades do lado da oferta de um negócio para maximizar o valor do cliente e obter uma vantagem competitiva no mercado. O SCM representa um esforço dos fornecedores para desenvolver e implementar cadeias de suprimentos tão eficientes e econômicas quanto possível. As cadeias de fornecimento abrangem tudo, desde a produção até o desenvolvimento de produtos, até os sistemas de informação necessários para dirigir essas empresas.

Normalmente, o SCM tenta controlar ou ligar de forma centralizada a produção, o envio e a distribuição de um produto. Ao gerenciar a cadeia de suprimentos, as empresas podem reduzir os custos excedentes e entregar produtos para o consumidor mais rapidamente.

Sistema de gestão de pessoas

Um Sistema de gestão de pessoas é uma forma de software de RH que combina uma série de sistemas e processos para garantir o fácil gerenciamento de funcionários e dados de uma empresa. O software de recursos humanos é usado pelas empresas para combinar uma série de funções de RH necessárias, como armazenar dados dos funcionários, gerenciar folhas de pagamento, processos de recrutamento, administração de benefícios e acompanhar os registros de atendimento.

Ele garante que todos os processos de Recursos Humanos sejam gerenciáveis e de fácil acesso. Incorpora os recursos humanos como uma disciplina e, em particular, suas atividades e processos básicos de RH no campo da tecnologia da informação, enquanto que a programação de sistemas de processamento de dados evoluiu para rotinas padronizadas e pacotes de Enterprise Resource Planning (ERP).

Sistemas de gestão financeira

A gestão financeira de uma organização desempenha um papel crítico no sucesso financeiro de uma empresa. Portanto, uma organização deve considerar o gerenciamento financeiro como um componente chave da administração geral da organização. Os sistemas de gestão financeira incluem os objetivos táticos e estratégicos relacionados aos recursos financeiros do negócio. Alguns dos papéis específicos incluídos nos sistemas de gestão financeira incluem contabilidade, contas a pagar e recebíveis, oportunidades de investimento e risco.

Todas as empresas querem aumentar a produtividade e a eficiência, reduzindo erros e acidentes, mas isso é especialmente importante para pequenas empresas que operam com orçamentos mais apertados e equipes menores. A padronização pode ser uma maneira efetiva de aumentar a produtividade e eficiência, pois define expectativas, formaliza processos e cria responsabilidade. Nem todos os funcionários podem receber a padronização, pois pode reduzir as oportunidades de criatividade e de tomada de decisão individual.

Acredite ou não, os processos padronizados são a espinha dorsal do desempenho da sua empresa. Ele fornece uma linha de base para rastrear e medir o desempenho, informando se você está utilizando todos os recursos disponíveis e permitindo que você maximize as receitas.

Por isso, padronização de processos também colocará a estrutura para que sua equipe execute trabalho de alta qualidade de forma eficiente e forneça uma infraestrutura escalável para o crescimento futuro de sua prática.

Agora que você entende sobre a gestão empresarial e a padronização de processos, já pode entrar em contato com a gente e ver quais são as melhores soluções que oferecemos. Basta acessar nossa página!

O guia completo da gestão empresarial

Gestão Empresarial, Tecnologia

A gestão empresarial é certamente uma das áreas mais estratégicas de uma empresa. À medida que a competitividade aumentou e a globalização trouxe a abertura de novos mercados, as empresas tiveram de arrumar suas ineficiências internas para oferecer produtos melhores a preços mais competitivos.

Com isso, o mercado da tecnologia para a gestão empresarial cresceu bastante e, hoje em dia, podemos contar com ferramentas excelentes capazes de otimizar quase todos os setores de uma empresa. Por isso, preparamos um guia para você entender as principais áreas da gestão empresarial e as soluções que têm sido lançadas no mercado recentemente:

Quais são as principais áreas da gestão empresarial?

Cada empresa tem sua cultura própria e, por isso, as áreas em que dividem as suas funções pode variar bastante. Por exemplo, uma pequena empresa geralmente não necessita de um setor de gestão de informações ou um de gestão de projetos mais robustos. Eles podem unificar essas atividades em outro setor. Por outro lado, grandes empresas podem necessitar de áreas de gestão diferentes, como a de gestão de comércio exterior ou de relações institucionais. Então, apresentaremos aqui as áreas mais comuns, mas já lembrando que não é uma lista exaustiva:

Gestão financeira

Esse departamento tem como função planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras, como aquisição e utilização de fundos da empresa. Significa aplicar os princípios de gestão geral aos recursos financeiros da empresa.

É bastante importante para as empresas fazerem uma boa estimativa de custos e vendas. Consideração de fontes de finanças adequadas podem ajudar as empresas a evitar os problemas de fluxo de caixa.

Além do mais, esse setor é responsável por decidir como elevar e alocar o capital, ou seja, o orçamento do capital. Não só para o orçamento a longo prazo, mas também para alocar os recursos de curto prazo, como os passivos correntes. Também trata das políticas de dividendos dos detentores de ações.

Gestão de recursos humanos

O Gerenciamento de Recursos Humanos (GRH) é a função dentro de uma organização responsável por recrutamento, gestão e orientação para os colaboradores.

Os membros do departamento de RH fornecem conhecimento, treinamento e coaching, além da parte mais burocrática como os serviços administrativos, a consultoria legal e o gerenciamento e supervisão de talentos, que o resto da empresa precisa para operações bem-sucedidas.

Além disso, os departamentos de RH são responsáveis por supervisionar o perfil dos colaboradores, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho e pagamento (como gerenciamento de sistemas de pagamento e benefícios, por exemplo).

O RH também lida com as mudanças organizacionais e as relações industriais, isto é, o equilíbrio das práticas organizacionais com os requisitos decorrentes da negociação coletiva e das leis governamentais.

Gestão de relacionamento com o cliente

A gestão de relacionamento com o cliente é o setor responsável por todo o contato com o cliente desde o pós-compra até a ouvidoria de reclamações. Seu objetivo principal é deixar os clientes satisfeitos em todo o processo de compra de forma que se fidelizem e possam indicar a empresa para outras pessoas.

Portanto, é um departamento que busca a proatividade, e não a reatividade. Ou seja, não é mais aquele setor que ouve as reclamações do cliente e tenta consertar os erros da empresa. Ele almeja algo maior: criar um ciclo positivo de contato com o cliente. Assim, avisa o consumidor de promoções, pergunta a respeito da satisfação, faz pesquisas de opinião a respeito de produtos em potencial etc.

Gestão da informação

A gestão de informações (GI) diz respeito a um conjunto de atividades organizacionais: a aquisição de informações de uma ou mais fontes, a custódia e a distribuição dessa informação para quem precisa dela, além de sua disposição final por meio do arquivamento ou deleção.

As empresas devem ser capazes de gerenciar essas informações ao longo do seu ciclo de vida, independentemente da fonte ou formato — dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, vídeo etc. — para entregá-las por meio de múltiplos canais, como telefones celulares e serviços da web.

Gestão da cadeia de suprimentos

O gerenciamento da cadeia de suprimentos é o setor responsável pela supervisão de materiais, informações e finanças à medida que se movem em um processo de fornecedor para fabricante e de atacadista para revendedor.

As atividades da cadeia de suprimentos cobrem tudo, desde o desenvolvimento de produtos, sourcing, produção e logística, bem como softwares necessários para coordenar essas atividades.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos envolve a coordenação e a integração desses fluxos entre as empresas e dentro delas também. O objetivo final de qualquer sistema efetivo de gerenciamento da cadeia de suprimentos é reduzir o volume do estoque — assim, a rotatividade garante que os produtos certos estarão disponíveis na hora certa.

Gestão de vendas

O gerenciamento de vendas é o processo de desenvolver estratégias, coordenar as operações e implementar técnicas de vendas que permitem que uma empresa atinja consistentemente e até ultrapasse seus objetivos de vendas.

Além de ajudar a sua empresa a atingir seus objetivos de vendas, o processo de gerenciamento de vendas permite que as empresas fiquem em sintonia com sua indústria à medida que cresce.

Para alcançar os objetivos das empresas, os gerentes de vendas têm grandes responsabilidades, incluindo, entre outras, a previsão de demanda, estabelecendo cotas, orçamento, organização, recrutamento, treinamento, compensação e avaliação de desempenho de vendas .

No final do dia, no entanto, o papel mais importante desse setor não é gerenciar as vendas, mas gerenciar as pessoas que as fazem.

Gestão de marketing

Gestão de marketing é o setor que tem a função organizacional de usar um conjunto de processos para criar, comunicar e oferecer valor ao cliente.

O marketing é considerado o centro de sucesso de uma empresa. Portanto, quando uma empresa não consegue comunicar o valor de seu produto aos clientes, há poucas chances de obter sucesso. O gerenciamento de marketing deve supervisionar essa função crítica.

Os gerentes de marketing devem coordenar uma série de atividades, incluindo identificar as necessidades do cliente, comunicar o valor do produto para os clientes em potencial, gerar leads para a organização de vendas, bem como construir uma presença on-line — uma área dentro do gerenciamento de marketing que continua a crescer em importância.

Além disso, antes de decidir uma boa estratégia, um gerente de marketing deve investir um bom tempo pesquisando o mercado, considerando o que é o melhor cliente-alvo, o que se aproxima de seus concorrentes e como tornar os produtos de sua empresa um diferencial.

Gestão de projetos

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades com a finalidade de atender aos requisitos do projeto.

Um projeto é um empreendimento temporário feito para criar um produto, serviço ou resultado único com um início e fim definidos. O principal desafio do setor de gerenciamento de projetos é alcançar todos os objetivos do projeto de acordo com os requisitos especificados.

O processo de gerenciamento de projetos se dividem em cinco fases:

Inicio do projeto;
Planejamento;
Execução;
Monitoramento e Controle;
Fechamento.

Por isso, um gerente de projeto precisa de um leque amplo de habilidades; muitas vezes habilidades técnicas e certamente habilidades de gestão de pessoas e boa consciência empresarial.

Como uma solução SAP pode ajudar na sua gestão empresarial?

O sistema SAP fornece uma solução única para gerenciar todo o seu negócio. Ele automatiza seus processos de negócios mais críticos para melhorar a eficiência operacional e integra todas as informações comerciais para obter decisões melhores.

Com visibilidade clara em toda a empresa, você pode obter maior controle sobre todas as áreas de negócios. Os sistemas ERP, como o SAP, ajudam a apoiar e integrar processos de negócios, como compras, vendas e distribuição, finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, planejamento de produção, gerenciamento de inventário, logística e gerenciamento de estoque:

Relacionamento com o cliente

A gestão de relacionamento com clientes, ou do inglês customer relationship management (CRM), é um termo que se refere a práticas, estratégias e tecnologias que as empresas usam para gerenciar e analisar as interações e os dados do cliente ao longo do seu ciclo de vida.

Com o objetivo de melhorar as relações comerciais com os clientes, ajudar na retenção de clientes e direcionar as vendas ao crescimento. Os sistemas de CRM são projetados para processar informações sobre clientes em diferentes canais — ou pontos de contato entre o cliente e a empresa — que podem incluir o site da empresa, telefone, bate-papo ao vivo, materiais de marketing e mídias sociais.

Os sistemas de CRM também podem fornecer informações detalhadas sobre o clientes, como suas informações pessoais, seu histórico de compras, suas preferências de compra e suas preocupações.

Finanças

O setor de finanças se tornará mais prático com um software de sistema financeiro especial que registra todas as atividades financeiras dentro de uma organização.

As características básicas deste sistema não incluem apenas todos os módulos de software de contabilidade, como contas a pagar, contas a receber, contas, módulos de relatórios e folha de pagamento, mas também para explorar alternativas de investimento e calcular as relações estatísticas.

As características do sistema podem variar de acordo com o tipo de negócio para o qual está sendo usado. Portanto, o objetivo do software financeiro é registrar, categorizar, analisar, traduzir, interpretar e, em seguida, apresentar datas financeiras precisas e atualizadas para cada transação do negócio.

Vendas

Com sistemas que permitem aos gerentes de vendas ter uma melhor visão dos principais indicadores de desempenho em toda a organização, tudo se tornará mais fácil.

O software de gerenciamento de vendas pode permitir que os gerentes vejam, em tempo real, quais representantes estão no ritmo para atingir os objetivos. Os sistemas de gerenciamento de vendas também podem acompanhar as principais métricas de chamadas, como o tempo de espera médio e as chamadas por dia por representante, para que os gerentes possam otimizar seu processo de vendas e poder maximizar a receita.

Embora algumas soluções de software de gerenciamento de vendas sejam autônomas, outras soluções de gerenciamento de vendas se integram com outros sistemas de registro, fornecendo painéis adicionais e recursos de relatórios aprimorados.

Gerenciamento de projetos

Com um software de gerenciamento de projetos usado para planejamento de projetos, agendamento, alocação de recursos e gerenciamento de mudanças. É possível que os gerentes de projeto, partes interessadas e usuários controlem custos e gerenciem orçamentos. Gerenciamento de qualidade e documentação e também podem ser usados como um sistema de administração. O software de gerenciamento de projetos também é usado para colaboração e comunicação entre as partes interessadas do projeto.

Embora o software de gerenciamento de projetos seja usado de várias formas, o principal objetivo é facilitar o planejamento e rastreamento dos componentes, partes interessadas e recursos do projeto.

O software de gerenciamento de projetos atende às seguintes funções: definir um cronograma do projeto, permitir a criação e atribuição de tarefas, prazos e relatórios, compartilhar documentos, facilitar relatórios de erros, visualização, notificação e atualização para as partes interessadas, controlar o tempo para todas as tarefas e manter registros para consultores de terceiros.

Marketing

Já ouviu falar em automação de marketing? Refere-se a um software que tem o objetivo de automatizar ações de marketing. Muitos os departamentos precisam automatizar tarefas, como e-mail marketing, gestão mídias sociais, etc. A tecnologia de automação desses recursos torna essas tarefas mais fáceis.

Isso permite às empresas comprar e vender como a Amazon, ou seja, criar perspectivas com conteúdo altamente personalizado e útil, que ajuda a cativar novos clientes e torná-los mais satisfeitos. Esse tipo de automação de marketing tipicamente gera novas receitas significativas para as empresas e fornece um excelente retorno sobre o investimento necessário.

AS ferramentas de automação de marketing são projetadas para executar quatro tarefas principais:

Desenvolvimento e análise de campanhas de marketing e clientes;
Gestão de campanhas de marketing;
Organização e armazenamento de dados de clientes apropriados;
Conversão contatos de leads para clientes.

Quais os benefícios do SAP para a sua empresa?

As vantagens que o SAP traz para a sua empresa são inumeráveis. Somente com a experiência, você conseguirá compreender todo o poder dessa ferramenta. Entretanto, há alguns benefícios que todos os clientes sentem a curto prazo, listamos alguns deles a seguir:

Vantagem competitiva

É verdade que o software SAP requer um investimento significativo, mas os custos de não os implementar podem ser ainda maiores. Enquanto alguns gestores optam por aderir aos métodos tradicionais e ultrapassados (como planilhas ou softwares sem integração), outros buscam verdadeiras inovações tecnológicas.

Por isso, você não pode dar ao luxo de adiar uma implementação do SAP enquanto a concorrência investe no SAP e começa a colher os muitos que você ainda verá a seguir.

Eficiência

Uma solução SAP elimina processos repetitivos e reduz consideravelmente a necessidade de inserir informações manualmente. O sistema também agilizará os processos do negócio e tornará mais fácil e mais eficiente para as empresas coletarem dados, independentemente do departamento que o estiver utilizando.

Previsibilidade

O software de planejamento de recursos empresariais dá aos seus usuários e, especialmente aos gestores, as ferramentas de que precisam para criar previsões mais precisas. Uma vez que a informação dentro do SAP é baseada em métrica e indicadores extremamente confiáveis e amplamente utilizados no mercado, as empresas podem tomar decisões com estimativas mais realistas. Afinal, já é hora de abandonar a intuição dos gestores como critério para as decisões.

Colaboração

Devido à complexidade com a qual os processos se desenvolvem, não é mais possível que cada departamento funcione separado do outro. A colaboração entre setores é uma parte crucial e, muitas vezes necessária, do negócio.

Como os dados inseridos em sistemas SAP compartilham o mesmo banco de dados e se integram em tempo real, não há motivo para que os departamentos não possam trabalhar juntos. Além disso, o software também atinge quase todos os aspectos do cotidiano de uma empresa, incentivando naturalmente esforços colaborativos e intersetoriais.

Escalabilidade

O SAP é um sistema estruturado para permitir a adição de novos usuários e funções para reagir prontamente ao crescimento do negócio. Isso é o verdadeiro sentido da escalabilidade! Muitos outros softwares dizem ser escaláveis, mas seguem um processo burocrático para a inserção de novas ferramentas e cobrarão preços elevados para ampliar o número de usuários. Você acha que isso é realmente escalabilidade?

Informações integradas

Sua empresa não sofrerá mais com problemas de informações espalhadas por bancos de dados separados. Agora, todas as informações serão alojadas em um único local. Isso significa que você pode integrar plataformas como seu software de CRM com o sistema SAP, mantendo os dados consistentes e unificados.

Com isso, você conhecer seu cliente, acompanhar sua cadeia de suprimentos e verificar os resultados da equipe de vendas em uma única interface.

Redução de custos

Com uma fonte de informações em tempo real, o SAP reduz os custos administrativos e operacionais. Ele permite que os empresários gerenciem as operações de maneira proativa, evitem interrupções e atrasos, diminuam a taxa de retrabalhos e tome decisões estratégias com os melhores dados.

Com isso, apenas com a implementação de uma única solução, você verá um ROI gigantesco no futuro.

Processos simplificados

À medida que os negócios crescem, suas operações se tornam cada vez mais complexas. O SAP automatiza as operações comerciais de forma interdepartamental, fornecendo informações precisas e em tempo real a todos.

Assim, ele aumenta a eficiência e a produtividade:

ajudando os usuários a navegar processos complexos;
evitando a reentrada de dados;
melhorando a funcionalidade de ferramentas para gestão da cadeia de suprimentos, a otimização da linha de produção e para a logística das entregas.

Dessa forma, podemos ter incrementos de eficiência e simplificação de ponta a ponta no seu negócio.

Mobilidade

Uma vantagem de soluções SAP é ter acesso a um banco de dados centralizado de qualquer lugar que você trabalha: casa, escritório, onde quer que você esteja. Isso porque é possível acessar o sistema por meio de plataformas móveis, visto que muitas informações podem ser armazenadas na nuvem.

Acompanhamento de resultados

O SAP ajuda a tornar os relatórios mais fáceis e mais personalizáveis. Com recursos de otimizados, sua empresa pode obter dados complexos mais facilmente. Os usuários também podem executar seus próprios relatórios sem precisar recorrer sempre ao time de TI, economizando tempo para usuários utilizarem em outros projetos.

Produtividade

Economizar tempo e aumentar os níveis de produtividade. Parece bom demais para ser verdade, não é mesmo? Não com o SAP. Ao eliminar os processos redundantes, os usuários têm mais tempo para trabalhar em outros projetos e em tarefas urgentes. Eles também poderão trabalhar de forma mais simplificada, uma vez que a solução foi projetada para facilidade de uso.

Conformidade regulatória

Um benefício que, às vezes, passa despercebido é a utilidade do SAP para os processos de conformidade regulamentar e de integridade. Além de manter um registro fiel de todas as atividades da empresa para incrementar a transparência, o sistema é capaz de incorporar os parâmetros introduzidos pela regulamentação local.

Desse modo, sua empresa colhe todos os benefícios de ter uma política clara de compliance: credibilidade no mercado, maior atração de investimentos e a possibilidade de redução de multas estatais.

Flexibilidade

O SAP é um sistema robusto, flexível e altamente personalizável. Eles não são um bloco único e inseparável de serviços, eles podem ser adaptados às necessidades exclusivas de uma empresa.

Assim, eles também podem se adaptar às necessidades sempre que houver uma mudança no seu negócio, garantindo que você não terá de comprar uma nova solução sempre que a empresa crescer.

Serviço ao cliente otimizado

É mais fácil fornecer serviços ao cliente de alta qualidade usando uma solução tecnológica, especialmente quando você tem um sistema SAP implantado. O time de vendas e pode interagir melhor com os clientes e melhorar as relações com eles por meio de um acesso mais rápido e preciso à informação e ao histórico dos clientes.

Além disso, você também terá acesso a funcionalidades de automação de marketing e ao software do SAC, garantindo que a interação com seus clientes seja personalizada.

Segurança

Quando você instala um software na sua empresa, sabemos que uma das suas primeiras preocupações é com a segurança dos dados. Quando você possui uma solução de planejamento de recursos corporativos como o SAP, essa não é mais uma preocupação visto que, nesse software, você tem seus dados protegidos por poderosos firewalls.

Além disso, você pode fazer restrições internas de acesso às informações. Por exemplo, o gestor de informações pode deixar determinadas informações acessíveis somente aos diretores da empresa e negar o acesso aos colaboradores abaixo da pirâmide hierárquica.

Portanto, como você deve ter percebido, a gestão empresarial não é uma tarefa simples. Há diversas áreas e novas demandas aparecem constantemente. Por isso, as ferramentas tecnológicas mais robustas se tornaram uma necessidade para qualquer negócio, independentemente de seu tamanho. Felizmente, soluções como o SAP oferecem essas ferramentas unificadas em uma única plataforma adaptável a qualquer porte de empresa, altamente escaláveis, totalmente integradas e, ainda, com um preço muito competitivo.

Quer saber melhor a respeito de uma solução que traz tudo isso que falamos e, ainda, tem toda a segurança e versatilidade do SAP? Confira a nossa solução Business One!

5 dicas para aperfeiçoar a gestão de e-commerce

Gestão Empresarial, Tecnologia

Uma empresa sem uma boa administração tem grandes chances de falhar, isso todos nós sabemos. E no e-commerce isso não é diferente. Se você não fizer uma gestão eficaz, há grandes chances de que os resultados não sejam satisfatórios.

Pensando nisso, selecionamos neste post 5 dicas para você aperfeiçoar a gestão de e-commerce e passar a ter resultados impactantes e positivos para o seu negócio. Continue a leitura e confira!

1. Faça uma projeção do crescimento financeiro

Para uma empresa crescer, o primeiro passo é projetar o crescimento financeiro. O famoso “passo maior que a perna” não pode ser dado, pois isso pode te prejudicar. Isso significa que você precisa estipular uma meta real, que a sua empresa realmente consiga alcançar.

Para que o crescimento seja possível, é necessário investir em alguns pontos, como: contratar novos colaboradores, buscar a inovação e o diferencial do que você oferece em relação aos concorrentes no mercado sem deixar de se dedicar ao marketing.

Sabemos que, além disso, é possível investir na profissionalização da gestão financeira, o que trará resultados mais rápidos e eficazes para o seu negócio.

2. Conheça o seu público-alvo

Para ter uma gestão de e-commerce de sucesso, é necessário que você conheça os seus potenciais cliente. Isso não quer dizer que você precisa conhecer cada pessoa que consome o seu produto, mas sim que consiga, ao menos, entender o que cada consumidor procura, quais são os principais objetivos deles, etc.

Fazendo essa segmentação, além de trazer mais facilidade para a equipe de vendas, você estará fornecendo informações para o setor de marketing, que irá, consequentemente, direcionar suas campanhas para o público-alvo correto.

3. Defina métricas

Se algo não está dando certo, é preciso mudar. Definindo métricas para o seu e-commerce, você estará em constante atualização, buscando a solução dos problemas e a otimização dos processos, para ter controle de tudo e, consequentemente, ajustar o que não vem dando certo.

Algumas das métricas que podem pedir um pouco mais de atenção são: inadimplência, retorno sobre o investimento em uma campanha específica, taxa de conversão dos usuários, taxa de abandono de carrinho, entre outros.

4. Invista certo

Para que você consiga chegar nos resultados esperados, é necessário fazer investimentos no momento certo. Para isso, primeiramente, procure entender os retornos de cada campanha, de cada mês e de cada produto. Assim, será possível se planejar melhor.

Realizando um investimento certo, além de aumentar as vendas, seu e-commerce passará a ter mais acessos e pessoas conhecendo seus produtos.

5. Fique atento à realidade do mercado

Para que você consiga realizar uma gestão de e-commerce eficaz, é indispensável manter-se atento às realidades do mercado a qual sua empresa está exposta. Assim, você terá noção das tendências e o que os concorrentes ainda não possuem, para então diferenciar seus produtos.

Esteja sempre ligado e busque mais conhecimento, pois assim, quando for seguir a dica anterior, saberá o lugar certo para investir e trazer novos consumidores para o seu e-commerce.

E então, gostou das nossas dicas para aperfeiçoar a gestão de e-commerce? Você conhece outras sugestões relacionadas à gestão de negócios? Deixe um comentário e contribua para a discussão do assunto!

Quais números o empreendedor deve monitorar em sua empresa?

Gestão Empresarial, Tecnologia

Há muitos números na minha empresa para os quais olhamos o tempo todo. Alguns são essenciais e básicos, como os que se referem diretamente à Receitas e Despesas, e justamente estes, em tempos revoltos, tem se comportado de forma bastante irregular por aqui.

O bom de ser uma PME é que criamos e colocamos em prática novas estratégias com mais agilidade, se algum número deixa de corresponder às expectativas, logo inventamos algo para alcançar o resultado esperado fazendo outra coisa, falando com outro mercado, vendendo de outra forma. Mas tudo é questão de monitorar constantemente resultados para se tomar a ação certa, no tempo certo, caso contrário, pode ser tarde demais.

Temos clientes de todos os segmentos e fui perguntar a 2 deles, daqueles bem exigentes que nos fazem extrair do Sistema de Gestão que implantamos o seu máximo:

Para quais dados, relatórios, números você tem olhado no seu negócio?

“Eu olho sempre para indicadores que consigam me mostrar o equilíbrio do negócio: PESSOAS, Clientes, Resultados, e Processos.
Os que mais observo são:
Pessoas (valores éticos, morais, sociais, entre outros e clima organizacional)
Custos para produzir determinada receita (margens)
Consumo x Cliente
Resultado operacional
Experiência do meu cliente com meu negócio (satisfação).”
Executivo de um dos restaurantes mais conhecidos de São Paulo

Este restaurante, além de comida e bebida, vende também experiência. Independente de crise, o executivo que gerencia a casa não deixou de preocupar com um índice que faz do seu restaurante ser o que ele é, uma experiência especial para seu cliente.

Valor faturado on-line, por produto, cliente, tipo de serviço, com o líquido e a margem líquida de cada venda
Quanto em estoque eu tenho agora que poderia ser faturado hoje, em função de pedidos de venda já recebidos
Quais clientes que estão atrasados nas faturas, em quantos dias e em quais valores
Qual meu saldo bancário neste momento em cada banco, qual o valor que está aplicado e qual não está
Fluxo de caixa detalhado e confiável, contendo as Despesas Recorrentes já lançadas de forma automática em meses futuros, as datas renegociadas de Recebimento dos Clientes em Atraso, os Pedidos de Vendas Fechados e Não Entregues com as datas e valores previstas de recebimento do cliente e as datas previstas de Pagamentos aos Fornecedores destes respectivos pedidos
Para cada Invoice de Compra do Fornecedor Estrangeiro, conseguimos ver a taxa do dólar no desembaraço, a taxa do dólar no faturamento ao cliente daqueles produtos contidos na invoice, para assim tomarmos a decisão HOJE, se antecipamos o pagamento ao fornecedor estrangeiro em função da taxa do dólar HOJE, ou se compramos hedge cambial
Pedro M. Bicego
Sócio Diretor da 2S

Este é um cliente que sabe mais do SAP-B1 do que nós. O seu negócio é complexo então ele aprendeu a extrair o máximo de informação possível para monitoramento de resultados.

Como a variação cambial afeta diretamente seu negócio, olha a lista de números e visões precisam ser monitorados diariamente. Sem Sistema de Gestão seria impossível e mesmo assim, o negócio exige que olhe a operação no detalhe, transação por transação.

Resumindo, com crise ou sem crise, não é permitido aos empresários basearem-se somente em suas próprias experiências ou intuições. As empresas se profissionalizaram e importam-se cada vez mais com as pessoas – funcionários, colaboradores e clientes – e com a saúde financeira e estabilidade de seus negócios para garantir alguma segurança em suas transformações e inovações.

Vídeo: Fluxo de Caixa no SAP Business One

Gestão Empresarial, Tecnologia

Olá,

Hoje o assunto é muito interessante, vamos falar de Fluxo de Caixa.

Você sabe efetivamente se a saúde financeira da sua empresa está boa? Como mensurar?

Uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas é sem a menor dúvida, o Fluxo de Caixa. Com ele você consegue enxergar e entender por onde o dinheiro está entrando na empresa e por qual meio e finalidade o dinheiro está saindo.

No vídeo abaixo demonstro como usar essa ferramenta no SAP Business One e como tirar todo proveito que ele oferece.

Abraços e até a próxima.

Entenda como a tecnologia pode ajudar no fluxo de caixa

Gestão Empresarial, Tecnologia

Quer que a sua empresa cresça? Então, cuide da saúde dela! A saúde da empresa se manifesta por meio do equilíbrio financeiro, que só se alcança com uma boa gestão do fluxo de caixa — com ele são controladas todas as entradas e saídas de valores. Examinando os registros do fluxo de caixa, conseguimos identificar descompassos entre o ritmo de entrada e o ritmo de saída dos recursos financeiros e tomar ações para evitar o endividamento do negócio.

De acordo com uma pesquisa do Sebrae Nacional, o índice médio de mortalidade de empresas nos primeiros dois anos é de 26,9% e uma das principais causas está no descontrole do fluxo de caixa. Dentre as pequenas e médias empresas, parte não controla o fluxo de caixa, algumas controlam em planilhas eletrônicas e há também aquelas que lançam mão da tecnologia para fazer a gestão financeira da empresa, geralmente, implantando sistemas integrados de gestão (ERP). Neste post, veja como um sistema de gestão pode ajudar a sua empresa nesta importante tarefa:

Confiabilidade dos dados

No sistema ERP, à medida que são registradas as vendas, as compras, os investimentos financeiros, os pagamentos, os recebimentos e outros eventos que geram movimentação financeira, a atualização do fluxo de caixa é instantânea, refletindo a situação do momento. Já nas planilhas eletrônicas, geralmente, os lançamentos refletem o movimento do dia anterior, quando a pessoa que adiciona os dados é muito disciplinada.

Facilidade para planejar

Como o fluxo de caixa apresenta um retrato da situação atual e a projeção de movimento financeiro futuro, facilita a tarefa de planejar os pagamentos e recebimentos de recursos. Assim, quando fica claro que os recebimentos serão insuficientes para realizar os pagamentos previstos, poderão ser tomadas ações como: adiar compras, negociar prazos de pagamentos, resgatar recursos investidos, cobrar clientes inadimplentes e reduzir parcelamentos nas vendas, colocando as finanças nos eixos a tempo de evitar problemas.

Facilidade para fechar o caixa

O ERP gera relatórios do movimento financeiro do caixa, segmentados por tipo de recebíveis: cartão de débito, cartão de crédito, cheque e dinheiro. Com isso, é possível fazer o fechamento de caixa mais rapidamente e, posteriormente, conferir se os valores de cartões e cheques foram efetivamente creditados na conta bancária da empresa.

Maior controle das movimentações

Com software de gestão é possível registrar todo e qualquer gasto e recebimento, classificando-os por categorias. Assim, é possível conhecer bem o movimento financeiro e perceber onde existem desperdícios (despesas exageradas), indisciplinas (várias retiradas pelos sócios) ou ineficiências (compras com prazo curto de pagamento), por exemplo. Quando o gestor realmente tem esse controle, ele será capaz de ajustar as práticas operacionais e gerenciais da empresa e corrigir as falhas.

Um fluxo de caixa bem-feito é muito importante para a saúde financeira da organização e, consequentemente, quanto mais profissional for o seu gerenciamento, melhores serão os resultados que a empresa poderá alcançar. Neste contexto, o uso e aplicação da tecnologia disponível em um software de gestão integrada, ajuda de maneira bastante efetiva no controle dos eventos que geram despesas e receitas.

Como é a gestão do fluxo de caixa na sua empresa? Você conta com o suporte de algum tipo de de tecnologia? Deixe seu comentário!