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Já é tempo de Planejamento Estratégico!

Começando o último trimestre, hora de pensar em como vamos fechar o ano e também no planejamento estratégico e orçamentário de 2020. Uma boa solução de gestão, um bom ERP pode ser uma mão na roda e nesse post vamos dar algumas dicas para o seu planejamento e também demonstrar algumas facilidades que o sistema de gestão pode trazer nessa hora.

A importância do Planejamento Estratégico

O guru da administração moderna, Peter Drucker, tinha duas máximas que demonstram a importância do pensamento estratégico e, por conseguinte, do planejamento estratégico. A primeira é mais ou menos essa: “não podemos prever o futuro, mas podemos criá-lo”. E a segunda é: “planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com um futuro de decisões presentes”.

Dito isso, não custa lembrar como estamos acostumados (ou somos induzidos) a lidar com tudo que está “por agora”. Todos nós, naturalmente, temos uma grande capacidade de focar no urgente e, por conta disso, ignorar o que é importante. Planejamento é uma dessas coisas. E nesse fase do ano, ainda inicio do fim, é um bom momento para olhar para o que planejávamos ter sido o ano e concluir como realmente tem sido. E, claro, desenhar o que queremos para nossas empresas em 2020.

O planejamento estratégico é o processo de analisar as diversas facetas de uma empresa – visão de futuro, estratégia, processos, estrutura, pessoas, produtos, vendas, finanças, metas etc. Antes de ser uma tentativa de adivinhar o futuro, é um processo de construí-lo, tornando suas fraquezas irrisórias e potencializando suas fortalezas.

Oito dicas para fazer um Planejamento Estratégico de forma mais fácil

Um bom planejamento estratégico começa com coleta de informações e com um bom entendimento do momento da sua empresa, concorrentes e mercado. Existem várias metodologias e caminhos para se estruturar seu Plano Estratégico. Qualquer delas demandará uma primeira análise de situação. A seguir algumas dicas que podem lhe auxiliar:

1) Faça uma análise qualitativa de 2019

Sim o ano não acabou. Mas, se você deixar para fazer isso em dezembro vai acabar ignorando essa análise porque, de novo, o planejamento tornou-se urgente e essa avaliação (importantíssima) vai ficar para uma próxima.

Recomendo por exemplo, se inspirar no Star Model de Jay Galbraith e organizar do ponto de vista de Estratégia, Processos, Estrutura – o que você fez bem neste ano e o que não fez tão bem. Quais são os seus GAPS e suas oportunidades.

Faça algo parecido pensando em Gestão, Vendas, Pós-venda e Marketing. Quais são seus Gaps. Quais são as oportunidades de melhorias

2) Olhe pela janela

Quem são seus concorrentes diretos e indiretos. Quem é seu benchmark (aquele concorrente que realmente perturba). Quais são suas vantagens em relação a eles. Quais as suas desvantagens. Quais tendências do seu mercado? Dê um google: como está se comportando seu cliente, como a tecnologia está impactando ou vai impactar seu mercado. Analise o que há de oportunidades e ameaças.

3) Faça uma análise quantitativa de 2019

Como foram os números? Vendas, perda de clientes, margens, custos. Já pense no eventual GAP e no que pode ser sua meta para 2020. Avalie o mercado, as possibilidades de crescimento.

4) Resuma em uma análise SWOT

Olhe para tudo isso e pense em suas Forças (“Strengths”), Fraquezas (“Weaknesses”), Oportunidades (“Opportunities”) e Ameaças (“Threats”). Nem sempre é fácil o entendimento de cada um desses pontos. Pode haver confusão.

Para facilitar, pense que FORÇAS são fatores internos que representam vantagem competitiva frente aos concorrentes. FRAQUEZAS são fatores internos que potencializam sua desvantagem no mercado.

Da mesma forma, encare OPORTUNIDADES como fatores externos que favorecem a empresa em razão de uma tendências, de um cenário positivo ou em decorrências de suas FORÇAS. E assim, as AMEAÇAS são também fatores externos que prejudicam seu negócio ou seu posicionamento, potencializados pelas suas FRAQUEZAS, e ocasionados por um cenário negativo (dólar, crise, mudança tecnológica etc).

5) Escolha seu OBJETIVO

Onde você quer chegar em 2020? Idealmente, crie um grande objetivo qualitativo e subdivida m outros, por área, por negócio. Quantifique também metas qualitativas e quantitativas – receitas, margens, custos, inclusos.

6) Defina seus GAPS e OPORTUNIDADES

De posse de tudo isso, e olhando para os objetivos, crie uma matriz com os principais GAPS e OPORTUNIDADES que sua empresa deverá tratar. No Máximo cinco de cada lado!

7) Monte o Plano de Ação

Quais são os projetos e ações? Quem são os responsáveis? O que você precisa para realizar – pessoas, estrutura, investimentos? Qual o prazo para cada ação ou projeto?

8) Agora, faça seu Plano Operacional

O Plano Operacional nada mais é do que pegar sua estratégia e colocar números nela. Quanto vai investir, quanto vai vender, quanto vai custar, quanto vai sobrar. É criar um DRE (Demonstrativo de Resultados) projetado. Ou seja, uma simulação do que seria o resultado final em 2020, segundo suas estimativas.

É importante que se entenda que o Planejamento Estratégico é uma idealização do futuro. Deve usar bases realistas e metas desafiadoras. O objetivo não é acertar. O propósito é ter um guia e poder aferir no decorrer da jornada, o quanto estamos dentro do planejado e o quanto estamos fora. Para ir corrigindo rotas, melhorando, vendas, reduzindo custos e, claro, repensando o próprio planejamento, que considera cenários que podem não se realizar.

Como o ERP ajuda no Planejamento Estratégico

O ERP(Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão que integra as informações financeiras, operacionais e comerciais de toda a empresa. E esse é o primeiro ponto. Um ERP lhe permite ter à mão mais facilmente os dados e informações de que necessita para responder às perguntas acima e refletir sobre as lacunas que deve preencher, as metas, o desempenho atual, os impactos do dólar e etc.

Além disso, um ERP, como SAP Business One que a G2 Tecnologia implanta em seus clientes, (segundo ponto) lhe permite ir além e criar análises multimoeda e simulação de cenários em tempo real, o que lhe permite enxergar de maneira mais fácil potenciais de otimização de custos, gaps de receitas, gargalos de processos.

Outro aspecto é (não perca a conta: terceira vantagem) possibilitar a oportunidade de acompanhar o que você planeja e como está realizando sem horas de trabalho e inputs manuais em planilhas.

E, para não delongar muito (quarto), integrando todos os recursos da empresa para uma visão única, o ERP vai possibilitar que você acompanhe e entenda o funcionamento do fluxo de caixa real do seu negócio. Isso facilita seu planejamento, de forma que você se habilita a criar projeções mais realistas.

Enfim, hora de pensar no plano para 2020 e, se ainda, não tem um ERP que te auxilia nesse nível, que tal pensar no SAP Business One para começar o ano tinindo! Vamos tomar um café?

5 dicas para conquistar sinergia empresarial

Gestão Empresarial

Empresas são baseadas em pessoas, processos e produtos. Mas podemos dizer que o pilar mais importante dos três é o conjunto de profissionais que faz parte de cada time, pois abrange os responsáveis pela execução dos processos, criação dos produtos e demais funções dentro de uma organização.

Por isso, a sinergia empresarial é fundamental para que um negócio extraia o melhor de seus recursos humanos atuando como equipe. Ela facilita a execução de rotinas e evita erros, tornando o ambiente de trabalho mais eficaz e inteligente. Assim, a companhia pode atuar de maneira estratégica, com rotinas mais inteligentes e bem estruturadas.

Neste artigo, você vai entender por que essa sinergia é importante e como ela gera influência positiva na rotina do negócio. Além disso, será apresentado 10 dicas para estabelecê-la no ambiente corporativo. Confira!

A busca mútua por resultados

A palavra “sinergia” tem como significado cooperação, coesão, união, participação e outros termos da mesma natureza. Quando aplicada a uma empresa, envolve ter todos os funcionários — dos mais baixos aos mais altos cargos — trabalhando individual e coletivamente por resultados para eles, para os colegas e para o negócio.

Isso quer dizer ajuda mútua em tarefas quando necessário, troca geral de informações e dados para agilidade de processos e redução de erros, compartilhamento de ideias em prol do aperfeiçoamento de pessoas e departamentos, entre tantos outros fatores.

Ou seja, o estímulo à sinergia empresarial permite que a organização trabalhe de maneira conjunta para buscar resultados a médio e longo prazo. Sempre que ocorrerem problemas, setores diferentes atuarão lado a lado para solucioná-los com agilidade e precisão. Isso criará soluções mais eficazes e inovadoras.

Da mesma forma, a sinergia empresarial torna a execução de serviços mais eficaz. Toda a companhia atuará em conjunto para solucionar demandas de clientes e parceiros comerciais com agilidade. Isso reduzirá prazos, melhorará a produtividade como um todo e, como consequência, criará novas oportunidades de negócio.

O apoio ao planejamento estratégico

Aqui, dois termos que também compõem a sinergia empresarial são muito importantes: motivação e comprometimento. Lembre-se de que nem o melhor planejamento estratégico funciona com equipes desmotivadas e não comprometidas com suas tarefas, seus setores, outros colaboradores e o negócio como um todo.

Em outras palavras, os líderes de cada área devem atuar continuamente. É preciso incentivar os profissionais de todos os setores a engajarem-se em uma rotina de trabalho com mais integração e colaboração.

Quando o plano de ações do empreendimento é definido, os colaboradores devem ser envolvidos e, assim, fazer com que as operações planejadas realmente funcionem. Os funcionários precisam ser apresentados a esse plano — no mínimo, às partes que tangem seus departamentos e suas funções.

Dessa forma, eles podem se comprometer com os demais elementos, com as pessoas envolvidas e com os objetivos. Vale ressaltar que, sem esse comprometimento, a empresa terá grandes dificuldades para conquistar uma sinergia empresarial.

Como consequência, os times não atuarão lado a lado em busca de mais performance e, assim, erros serão mais frequentes. Isso impedirá que o empreendimento atinja suas metas de médio e longo prazo, seja por baixa performance ou por falhas constantes.

A importância da empatia e a técnica Rapport

Quando falamos em sinergia empresarial, algo que não pode ser deixado de lado é a técnica Rapport. Essa palavra tem origem francesa e significa “trazer de volta” ou então “criar uma relação”.

O método Rapport tem origem na psicologia e hoje é muito utilizado no meio empresarial. Ele funciona como um feedback com empatia, ou seja, um retorno dado aos colaboradores, porém sabendo se colocar no lugar do ouvinte.

A ideia é saber conversar de forma adequada, com calma, deixando o ouvinte tranquilo e vendo o feedback como uma crítica construtiva e não um “corretivo” que está sendo passado. Essa técnica precisa ser aplicada no dia a dia empresarial!

10 dicas para você, gestor, conquistar a sinergia empresarial

Para maximizar as chances de o empreendimento atingir a sinergia empresarial, é importante que o gestor invista em uma série de estratégias. Elas evitam erros, aumentam o engajamento de profissionais e tornam o ambiente de trabalho mais eficaz.

Dessa forma, todos podem atuar de acordo com as demandas externas e podem criar uma rotina de trabalho de alta performance. Confira, abaixo, 10 dicas para manter o ambiente corporativo com um alto nível de sinergia empresarial!

1. Esteja aberto a opiniões e ideias

Nas reuniões — e mesmo no expediente —, muitos funcionários não opinam ou dão sugestões por receio da não aceitação dos superiores. E, muitas vezes, eles têm boas ideias. Então, escute os colaboradores e dialogue.

Deixe claro que pontos de vista são bem-vindos e serão discutidos, mas apenas aceitos se forem bons e úteis. Se possível, crie canais de comunicação e faça encontros para que sugestões possam ser dadas pelos profissionais de cada área.

Isso criará uma maior integração entre a gestão de cada setor e os times responsáveis pela execução dos processos diários. Ao mesmo tempo, cada colaborador dará feedbacks e indicará sugestões que possam ser incorporadas aos processos internos.

2. Acabe com repartições e separações

A comunicação fica mais rápida quando as pessoas dividem o mesmo espaço (e torna-se facilitada, nesse caso, pela interação pessoal). Portanto, sempre que possível, disponibilize espaços realmente corporativos — e colaborativos —, pois não há sinergia empresarial sem comunicação otimizada.

Essa natureza espacial potencializa até mesmo o fluxo e a lapidação de ideias em equipe. É importante que o ambiente corporativo reafirme o compromisso do negócio em criar um ambiente de trabalho realmente integrado.

Portanto, estruture setores com poucas separações, que auxiliem pessoas a trocarem ideias e a terem uma rotina que seja de fato colaborativa. Isso ampliará a sinergia operacional e o engajamento interno.

3. Deixe claros os sensos de responsabilidade individual e cooperativismo

Nenhuma pessoa envolvida com o negócio pode ver a cultura de sinergia como brecha para ser dependente ou esperar que alguém faça seu trabalho. Todos devem saber quando é necessário ajudar alguém e como atuar pensando no próximo.

Portanto, mantenha bem definido o papel de cada profissional dentro da cadeia operacional do negócio, evitando que um colaborador deixe de executar seus processos. E não há problema algum em auxiliar outro funcionário quando surge um imprevisto, sem contar que uma tragédia pode ocorrer na empresa, por exemplo.

E, para exemplificar a atuação com influência no conjunto, cada empregado deve saber que precisa se comprometer a dar o melhor de si para não sobrecarregar outras pessoas. Nesse sentido, um bom esquema para distribuir rotinas é fundamental.

Gestores podem investir em sistemas de gestão e novas metodologias para criar um ambiente em que o papel de cada time e cada profissional é claro e compreendido por todos. Isso evitará atrasos e manterá o fluxo de trabalho com maior agilidade e performance.

4. Mantenha o equilíbrio emocional e sua confiabilidade

Superiores não são balizadores de negócios por acaso. Eles servem, de certa forma, além de gerenciadores, como modelos para todas as outras pessoas envolvidas. Por isso, não perca o controle emocional — esse tipo de atitude intimida, o que vai contra a participação e a comunicação, afastando as pessoas.

Porém, também não seja passivo. Não aceite o que não pode ser aceito, faça as correções necessárias, elogie sem exageros, critique construtivamente. Além disso, mantenha uma postura respeitável e profissional, de maneira a somar com as dicas acima.

Nesse sentido, uma boa estratégia para ganhar a confiança de profissionais é utilizar métricas de desempenho de forma estratégica. Junto a rotinas de feedback operacional, o gestor pode identificar como cada time atua e, a partir da análise dos dados de cada área, sugerir mudanças que facilitem a busca por objetivos e demais fatores que impactam no sucesso das estratégias do empreendimento.

5. Solicite feedbacks dos funcionários

Não fazer isso é um erro comumente cometido nas empresas, pois boas soluções para aperfeiçoamentos internos podem sair das pessoas que lidam diariamente com processos, outros colaboradores e clientes. As equipes precisam, também, ter a palavra diante dos superiores e conversarem entre si.

O feedback de funcionários impacta, inclusive, no sucesso de outras estratégicas citadas neste artigo. Criando canais de comunicação, o gestor evita que boas ideias sejam descartadas. Todas as sugestões serão avaliadas e, assim, a empresa poderá identificar pontos a serem otimizados a partir do conhecimento de outros profissionais.

6. Crie um objetivo comum

Para desenvolver a sinergia é imprescindível que se crie um objetivo comum entre os colaboradores da empresa. Eles precisam compreender que quando atuam unidos receberão uma recompensa ou premiação.

Em uma equipe de vendas, por exemplo, pode ser estimulada uma meta coletiva de X novos cliente captados por mês. Caso ela seja alcançada, toda a equipe recebe um bônus em dinheiro, viagem, brinde etc.

7. Seja sempre transparente com a sua equipe

O gestor tem um papel importante para desenvolver a sinergia em sua equipe. É preciso que ele aja com transparência para que inspire confiança nos seus liderados. Dessa forma, há mais chances de se desenvolverem os preceitos da sinergia empresarial.

Quando isso não acontece, pode parecer que o gestor é manipulado ou age com falsidade, omitindo fatos sobre a empresa para a equipe.

8. Reconheça os seus próprios erros

Todos nós somos seres humanos e por conta disso podemos cometer erros e falhas. Saber reconhecê-las é importante para que a equipe saiba que pode fazer o mesmo.

O objetivo aqui não é tolerar qualquer tipo de erro, mas sim deixar claro que isso pode acontecer e que por mais grave que seja uma falha, ela precisa ser comunicada. Quanto antes um problema é resolvido, menos ele interfere no todo.

9. Proporcione momentos de descontração entre os membros da equipe

Para que a sinergia se desenvolva, é preciso que exista uma confiança mútua entre todos os membros de uma equipe. De tal modo, laços de companheirismo e amizade devem ser desenvolvidos.

Uma boa forma de fazer com que as relações entre os colaboradores sejam estreitadas é proporcionar momentos de descontração, como confraternizações e happy hours. Assim, o ambiente de trabalho será mais agradável em todos os momentos e situações.

10. Seja disciplinado

O gestor de uma equipe precisa ser disciplinado e manter tudo sempre muito bem organizado em suas tarefas do dia a dia. Como o líder é visto como um exemplo, ao ter esse tipo de atitude, fará com que os demais profissionais também ajam dessa forma. Isso é relevante para que se desenvolva a sinergia.

Estimulando a sinergia empresarial, seu negócio pode posicionar-se melhor no mercado e atingir suas metas com maior facilidade. Você está pronto para isso? É recomendado que você coloque as nossas dicas em prática e conquiste mais resultados positivos para a sua empresa.

No caso de ter ficado com alguma dúvida sobre o assunto ou queira compartilhar alguma situação conosco, deixe um comentário no espaço abaixo. Para nós, a sua participação é sempre muito importante.

Como desenvolver um planejamento estratégico empresarial para PMEs?

Gestão Empresarial

“Navegar é preciso”, diz o verso de Fernando Pessoa, e se ele vivesse nos dias atuais, talvez atestasse: “empreender também”. Afinal, todo empreendedor de sucesso sabe que, assim como ninguém tem 100% de precisão a respeito do futuro, um bom planejamento estratégico empresarial é o que vai garantir que a empresa navegue com segurança, mesmo em épocas de mares agitados.

Neste artigo, separamos as principais perguntas que vão garantir precisão e eficiência em seu planejamento estratégico. Confira!

Diagnóstico: “onde estamos?”

O segredo de uma boa solução é um bom diagnóstico! Por isso, todo planejamento estratégico deve começar com uma boa análise da situação atual. Uma análise interna de quais recursos a empresa possui, seu histórico dos últimos anos, as tendências para os anos seguintes e outros indicadores devem ser combinados com uma análise externa, dos principais competidores e, claro, das tendências de mercado.

Conhecer a situação da empresa, dos concorrentes e do mercado dará um caráter realista para o planejamento, principalmente na definição de qual é o Retorno Sobre Investimento (ROI) possível para os próximos anos.

Objetivo: “para onde?”

Um bom planejamento deve ser, ao mesmo tempo, realizável e desafiador. Certamente, suas análises mostraram tendências para os próximos anos, por isso é hora de definir seus objetivos: “e se, em vez de seguir a tendência de crescimento de 5%, planejarmos uma estratégia para crescer 10%?”.

Objetivos são imprescindíveis para qualquer planejamento e eles devem conter números! É pela análise das métricas quantitativas que a empresa acompanhará, ao longo da estratégia, se está se aproximando dos objetivos e, ao final, se eles foram atingidos.

Plano de ação: “quem vai fazer o quê?”

Todo objetivo precisará se desdobrar em ações e toda ação, ainda que seja desempenhada por toda uma equipe, deve ter um responsável único.

Uma das formas de definir essas ações é pensar em cada área da empresa (ou em cada pessoa, se for o caso) e perguntar: o que ela pode/deve fazer para colaborar com a empresa no cumprimento do objetivo? Dessa forma, você garante o envolvimento de todos e evita que uma parte da empresa desvie de foco e concentre esforços em algo que não é prioritário.

Recursos: “do que eu preciso?”

Cada ação planejada na etapa anterior precisará de recursos: tempo, pessoas, material, etc. Geralmente, essa é a fase mais difícil! Toda empresa gostaria de ter mais tempo e uma equipe maior para realizar todos os seus planos.

Então, diante desse cenário, existem duas alternativas possíveis:

Aumentar os recursos, se for possível, seja contratando mais pessoas ou otimizando processos para liberar o tempo dos colaboradores atuais.
Priorizar as ações de maior impacto e direcionar os recursos para sua execução.

Independentemente de qual for a sua realidade, tenha sempre bem organizados os recursos de cada ação de seu planejamento estratégico empresarial.

Análise de risco: “o que pode dar errado?”

Um empreendedor experiente sabe que fazer essa pergunta não é questão de pessimismo, mas sim de estar preparado para superar barreiras e contornar impedimentos. A forma mais simples de encontrar riscos é pensar individualmente em cada ação do plano e para cada risco identificado, procurar quantificar a probabilidade e o impacto em alto, médio ou baixo. Quanto mais alto, maior a importância de ter uma resposta preparada caso o risco se concretize!

Respondendo a todas essas perguntas, conforme o nível de detalhe que você estimar adequado, você terá um planejamento estratégico empresarial para ser colocado em prática.

Em 2015, publicamos um artigo sobre uma das ações que realizamos aqui na G2 Tecnologia, derivada de nosso planejamento estratégico empresarial. Quer saber como foi? Conheça nossa experiência com indicadores, metas e gestão à vista!