Para ter sucesso em suas operações, é importante mensurar e acompanhar os resultados. Nesse sentido, vamos explicar o que é OTIF e qual a relevância desse indicador nos processos logísticos. Continue a leitura para saber mais!
O que é o OTIF?
O OTIF, On Time In Full, é um indicador de desempenho utilizado para acompanhar a qualidade da entrega dos produtos.
O termo On time está relacionado ao prazo e ao local que foram acordados com o cliente. Já o In Full diz respeito aos produtos que devem ser entregues dentro das especificações passadas para os clientes no momento da compra.
O termo está relacionado ao customer experience, ou experiência do cliente. Isso porque o objetivo é aumentar a felicidade e satisfação do consumidor em relação ao serviço prestado pela empresa durante o processo de vendas.
Dessa forma, é possível chegar ao conceito de pedido perfeito. Ou seja, fazer com que a encomenda seja entregue no prazo e atendendo às expectativas dos clientes.
Com isso, é possível aumentar o nível de satisfação e as oportunidades de fidelização dessas pessoas.
Como funciona a gestão e como fazer o cálculo?
Assim como os outros KPI, o OTIF não deve ser calculado manualmente. A melhor forma de acompanhar esses dados é por meio de um sistema de gestão integrado (ERP).
Com isso, é possível coletar informações dos diferentes setores do negócio, analisar dados e criar relatórios de forma automática. Sem contar que esses sistemas atualizam as informações em tempo real, o que garante mais precisão nos resultados.
Um bom exemplo de ERP para acompanhar KPIs é o SAP Business One (SAP B1) que permite que empresas criem indicadores ideais para o negócio. Dessa maneira, é possível fazer com que a aplicação das métricas e seu acompanhamento seja automatizado.
Além disso, os gestores podem acessar os KPIs com praticidade e monitorá-los a qualquer momento por diferentes dispositivos.
O OTIF, como o nome já sugere, é a junção de duas métricas em uma: entrega no prazo e entrega sem erros. Por isso, em um primeiro momento, é recomendado que cada elemento seja avaliado de forma separada, evitando desentendimentos.
A fórmula para calcular o OTIF é a seguinte:
%OTIF = (% On time x %In full)
Portanto, faça o cálculo de cada uma das métricas e depois multiplique os resultados para ter o seu OTIF. Vale ressaltar que imprevistos acontecem, por isso uma média de 80% a 90% de OTIF é considerável uma boa meta.
Por que acompanhar o OTIF?
Por meio do acompanhamento do OTIF, é possível ter uma visão ampla de vários aspectos operacionais da empresa.
Como por exemplo:
- Nível de serviço das entregas;
- Índice de retrabalho e necessidade de logística reversa (caso o produto precise de troca ou devolução);
- Qualidade do serviço prestado pelas transportadoras;
- Possível grau de insatisfação dos clientes.
Em outras palavras, é um indicador que permite analisar todo o processo logístico, desde a separação do produto em estoque até a entrega.
Com isso, a sua operação se torna muito mais eficiente e, provavelmente se manterá dessa forma. Afinal, com o monitoramento em tempo real ficará mais fácil adotar mudanças para corrigir eventuais problemas.
Além disso, como o OTIF é uma métrica que aumenta a visibilidade sobre as operações, também oferece outras vantagens. A seguir, vamos listar algumas delas!
Identificação de possíveis erros
Como já mencionamos, o OTIF é um dos pontos de partida para que a empresa identifique os erros que diminuem o seu percentual.
Com uma plataforma que permite maior visibilidade, é possível rastrear todas as informações com facilidade e em questões de minutos. Então, se houver atrasos, os operadores podem determinar e registrar o motivo.
Além disso, quando despachados sob a ótica do OTIF, os produtos tendem a chegar rapidamente e sem erros. Com isso, a empresa também pode otimizar o serviço de gestão de frotas, melhorando a qualidade da entrega e do serviço para o colaborador.
Corte de custos
Ao compreender o OTIF de suas entregas dentro de um período, é possível identificar de onde vêm os principais problemas. Aliás, é possível mapeá-los a partir da percepção final: o cliente.
Na logística B2B, a métrica também ajuda a cortar custos logísticos relacionados ao armazenamento de itens, separação, embalagem e entrega.
Aumento da satisfação do cliente
Um OTIF alto é uma maneira da empresa cumprir suas promessas. Isso porque, quando um cliente efetua uma compra, quer que a entrega siga as determinações de prazo e especificações do produto.
Ao atender essa expectativa, os fornecedores podem construir uma relação mais forte com o cliente, aumentando a confiança nos processos e melhorando os índices de satisfação.
Além disso, cria um senso de lealdade essencial para que a empresa mantenha suas receitas.
Como implementar esse indicador?
Agora que você já sabe o que significa o OTIF e os benefícios oferecidos, veja como colocá-lo em prática.
Informe os colaboradores
Toda a equipe deve estar ciente dos objetivos e entender o que é a métrica. Afinal, para uma correta gestão, é essencial contar com o registro de todas as informações. Logo, todos precisam atuar com dedicação para garantir os resultados desejados.
Também é importante documentar todas as etapas do seu processo de transporte. Assim, é possível obter insights para ajudar o seu time a atualizar as etapas com agilidade e reduzir os erros.
Conte com ferramentas de gestão
Como falamos anteriormente, as ferramentas de gestão são fundamentais para dar precisão e agilidade ao processo. Um sistema completo para fazer o acompanhamento do OTIF é o SAP Business One.
Análise os dados
Por fim, como outros KPIs, a gestão de indicadores é fundamental para o sucesso do processo. A partir dessa análise é possível fazer mudanças valiosas que enriqueçam e aperfeiçoem todo o processo, desde a separação do produto até a entrega.
Conclusão
Como visto, o OTIF oferece inúmeras vantagens para a empresa, facilitando o controle e a gestão de entrega. Mas, para otimizar o processo, vale a pena contar com uma ferramenta de gestão, como a SAP Business One.
Aliás, vale a pena contar com uma parceira especializada na implementação da SAP B1, como a G2. Seremos responsáveis por todas as parametrizações necessárias e outras demandas que garantam o sucesso do uso do software.
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