A rotina de uma empresa é uma correria: contatos, processos, relatórios etc. Tudo isso gera uma quantidade considerável de documentos que, facilmente, ficarão dispostos de uma maneira desorganizada e pouco prática no seu ambiente de trabalho.
Não parece, mas isso acarreta em problemas graves como baixa qualidade de recursos humanos e falta de controle na gestão de estoque, por exemplo.
Porém, existe um procedimento que pode dar fim a esse cenário caótico: a técnica 5S. Quer saber o que é e como aplicá-la? Continue a leitura e descubra!
Técnica 5S: o que é?
A técnica 5S surgiu no Japão, durante o período de reestruturação do país após a Segunda Guerra Mundial, quando as indústrias precisavam de mais qualidade nos processos para reposicionar os produtos japoneses no mercado.
Ao longo do tempo, a técnica 5S foi sendo implantada em todo tipo de empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte, do ramo industrial, comercial ou de serviços. É muito mais do que uma ferramenta de gestão, podendo ser vista como uma filosofia, já que o objetivo é cultivar um senso de disciplina e segurança para garantir qualidade e produtividade no ambiente corporativo.
Cada “S” é um princípio a ser aplicado. Veja a seguir:
Seiri
É o senso de utilização. Esse é o momento de levantar todos os documentos, físicos ou digitais, e refletir, para cada um, se estes ainda são necessários. Esse tipo de processo evita o acúmulo de obstáculos perante o que realmente importa para o fluxo do seu trabalho.
Seiton
Trata-se do senso de organização. Após descartar o que for desnecessário, é hora de pôr os documentos relevantes nos seus devidos lugares. Mantenha ao alcance aquilo que você usa constantemente, enquanto o restante, de uso esporádico, fique armazenado em locais mais reservados.
Seiso
O terceiro “S” é o senso de limpeza, com a missão de manter os ambientes de trabalho sempre limpos, seja seu espaço individual ou a área comum. Aqui, o Seiso também trata da aparência pessoal, pregando que a pessoa deva se apresentar sempre limpa e asseada.
Seiketsu
É o senso de normalização, ou seja, tudo que foi implantado nas três etapas anteriores deve passar a ser o cotidiano da empresa. É o momento de implantar normas e rotinas que mantenham as práticas citadas anteriormente como o modo de operação normal da sua empresa.
Shitsuke
Para fechar a técnica 5S, a última etapa é o senso de disciplina, que consolida os novos hábitos na cultura da empresa. É o momento de programar avaliações periódicas para assegurar que todas as rotinas continuem fluindo adequadamente no seu negócio.
Dicas para aplicar a técnica 5S
Implantar a técnica 5S não é uma missão impossível. Siga as três dicas adiante:
Crie uma comissão
Escolha pessoas que você pense que vão se adaptar mais facilmente ao novo modelo de trabalho e que serão os porta-vozes da técnica 5S dentro da empresa. Capacite-os para que formem uma comissão que será a linha de frente para implantação dos novos padrões.
Envolva a equipe
Junte o time para uma reunião e anuncie a implantação da técnica 5S, apresentando os benefícios para a empresa após o procedimento. Esse é um bom momento para fotografar os ambientes de trabalho e, depois, comparar com o novo cenário após as etapas de reestruturação da empresa.
Siga os sensos
A técnica 5S, por si só, já está estruturada. Iniciando no Seiri e finalizando no Shitsuke, como apresentamos aqui, é um roteiro claro para que você dê início ao processo de implantação dessa nova filosofia na sua empresa.
Com a técnica 5S, o desempenho da sua empresa vai melhorar consideravelmente. Com o ambiente competitivo de hoje, não há tempo a perder procurando o telefone daquele futuro cliente numa pilha de papéis e correndo o risco de perder a venda. Organize-se agora mesmo!
Se você já aplica essa filosofia na sua empresa, que tal deixar um comentário aqui contando como está sendo a experiência?
