Em ritmo de transformação digital, novas tecnologias, consumerização (no Brasil, já temos 230 milhões de smartphones), os novos modelos de negócios e novas práticas organizacionais vêm avançando. Entre elas, o home office ou trabalho remoto. Nesse momento difícil e incerto que estamos enfrentando, o home office tornou-se a alternativa para evitar uma escalada incontrolável do contágio por Covid-19. No mundo todo, em menor ou maior grau, de maneira geral ou mais cirúrgica, líderes políticos, governantes, cientistas, médicos e autoridades sanitárias advogam que o isolamento social pode ser a principal arma no momento para atenuar a curva de proliferação do coronavirus e salvar vidas.
Nem toda atividade é passível de ser realizada fora do ambiente de trabalho, no esquema de home office. Para aqueles que têm essa possibilidade, reunimos algumas dicas e informações para viabilizar e tornar produtivo o trabalho remoto.
O primeiro passo é uma infraestrutura adequada, que não é nada complexa: um computador, acesso a internet, fone de ouvido e um local com boa luminosidade, acento e mesa ergonômicos. Se você depende de alguns softwares para desenvolver seu trabalho, é agora que o SaaS, a Cloud, a responsividade (adequação/ adaptação para telas de todos os tamanhos) farão mais diferença.
Seis ferramentas para facilitar o home office na sua empresa
O site Recode apontou que, em dois meses, desde o final de janeiro, só a Microsoft registrou um aumento de 500% no uso de videoconferência na China. Tivemos contato com um alto executivo da Microsoft em Seattle(EUA) que nos contou que a companhia registrou um aumento de 50% dos usuários ativos doMicrosoft Teams e crescimento de 37% nas reuniões por videoconferência.
A G2 utiliza já algum tempo o home office e adota o Microsoft Teams que ajuda muito na organização, produtividade, disciplina e colaboração. O teams é um software para comunicação, conferências, compartilhamento de documentos, colaboração. Possibilita montar departamentos e adicionar numa página da equipe CHAT, WIKI, inúmeros APLICATIVOS em Cloud, documentos e informações.
Por exemplo, você pode montar um time de projetos e deixar disponível documentos do projeto, que podem ser trabalhados em conjunto e em tempo real, um chat (que funciona como um grupo do whatsapp), agendas, contatos e mais.
Essa ferramenta é parte integrante de alguns pacotes do Office365 e você ainda pode instalar em tablets, desktops, smartphones e ficar conectados. Mas, existe um sem-número de aplicativos, plataformas que você pode utilizar, algumas free e outras não. Selecionamos essas aqui:
1) Evernote
Organiza tarefas, gerencia informações, faz anotações, armazena e sincroniza fotos, vídeos e mensagens de voz.
2) Basecamp
Organiza projetos, possibilitando a coordenação de times com diversas responsabilidades e atribuições. Compartilha arquivos, controla prazos, organiza tarefas, registra informações e feedbacks.
3) Trello
É um kanban para controlar projetos e atividades. Você pode montar do seu jeito diversos Kanbans – por time, por projetos, organizado tarefas a executar, em execução, com impedimentos, finalizadas. Integra-se com outras ferramentas.
4) Slack
Ferramenta de produtividade e comunicação para times remotos. Elimina a necessidade de e-mails ou mensagens via WhatsApp. Também pode ser integrada a outros serviços, como Google e Office 365.
5) RescueTime
Calcula quanto tempo é gasto em cada site, buscando mais produtividade e equilíbrio entre a vida pessoal e as tarefas do trabalho. Permite inclusive bloquear alguns sites por períodos do dia.
6) SAP BUSINESS ONE
Claro. Você pode levar toda a gestão da sua empresa no bolso, no smartphone, e para casa, no seu laptop. Tarefas de contas a pagar e faturamento não ficarão paradas e, principalmente, você vai controlar o dia a dia de cada departamento da empresa sem sair de casa. Sem colocar você ou seu funcionário em risco.
18 Dicas para manter a produtividade no home office
Um dos efeitos da pandemia será certamente acelerar a adoção de tecnologias e práticas que estavam previstas para bombar em dois ou três anos. Trabalho remoto ou home office é um deles. É uma excelente prática, que pode ser potencializada se adotada da maneira correta. Seguem algumas dicas para você orientar suas equipes de forma a garantir que funcione bem na sua empresa:
- Crie a sensação de que (quase) nada mudou. Acorde num horário razoável (agora, sem trânsito e deslocamento dá para dormir um pouco mais) para manter o mesmo horário de trabalho. Vista-se apropriadamente.
- Reserve um cantinho fixo, especial, confortável, agradável para trabalhar. Você está indo para o escritório!! De um cômodo a outro. Mas, é para seu escritório.
- Escolha um ambiente com boa iluminação e confortável em termos de temperatura e ruído.
- Tenha diariamente uma lista de tarefas. Organize-se em torno de metas que você quer realizar ao longo do dia.
- O que te concentra? O que te agrada. Fica produtivo com música? Ligue o som. O que te atrapalha? A TV? Desligue.
- Avise a filhinha que está entrando em reunião. Isole-se se a família for muito animada! Mas, pegue aquele tempo do cafezinho lá do escritório e dê atenção à família. Mas, é um tempinho, hein! O melhor é que você vai poder almoçar todos os dias com sua família!!! Faça isso: refeições são sagradas.
- Vale reforçar: reserve momentos para estar coma família. A ideia é você e todos assimilarem que há hora de focar no trabalho e hora para família e descontração.
- E mais: crie a rotina de deixar o trabalho, o escritório, o espaço de trabalho, mais ou menos no mesmo horário. Chegue em casa, tome um banho, retome as conversas, brinque com os filhos. “Pessoal, cheguei!”
- Mesa e cadeira de trabalho precisam ter alguma ergonomia confortáveis. Nada de acabar com suas costas trabalhando em casa. Mantenha a postura ereta quando estiver trabalhando. Preste atenção no seguinte:
- A tela do computador no nível dos seus olhos ou um pouco abaixo.
- Distância mínima de 50cm da tela.
- Um apoio para os pés ajuda
- Braços apoiados são o ideal, com antebraços, pulsos e mãos paralelos à mesa/ computador
- Verifique seus equipamentos, principalmente cabos. Cuidado com quedas e acidentes.
- Fone de ouvido para reuniões. Sua família não é obrigada a participar da reunião e sua reunião não precisa de trilha sonora.
- Microfone no mudo quando não estiver com a palavra.
- Mais do que as presenciais, as reuniões virtuais precisam de agenda.
- Permaneça acessível (on-line) naqueles horários que você não precisa de concentração total
- Permaneça não tão acessível (quase off-line) assim depois do expediente. É hora de descanso!!!
- Interaja com equipes, gestor, clientes, parceiros, como faria normalmente ou, dependendo, do caso, do projeto, da tarefa, mais do que faria regularmente.
- Pausas são importantes. Curtas e frequentes são melhores para relaxar sem perder produtividade
- E, nesses tempos, se não achar que é demais, agende uma happy hour virtual, um papo online beliscando e bebericando. Olha só: não tem que ter amigo da vez! Não tem bafômetro!!
O momento não é fácil. Alguns segmentos vão sentir mais os impactos que outros. Se você pode fazer home office, essa é uma tremenda alternativa e prática. Não só hoje, mas daqui em diante. O lado bom dessa obrigatoriedade é que empresas, seus parceiros, seus clientes vão perceber como o trabalho remoto pode gerar qualidade de vida, satisfação do cliente e produtividade. Pense nisso!
