A rotina do empreendedor e dos gestores de empresas, de um modo geral, é desafiadora. Há uma série de compromissos para cumprir, telefonemas a dar, reuniões a realizar, decisões a tomar, etc.
Com isso, a jornada de trabalho se torna muito curta para dar conta de todos os eventos programados para o dia, ou mesmo para a semana. Os líderes acabam não se dando conta de algo muito importante: o poder de delegar.
Somado à diversidade de tarefas e a escassez de tempo, muitos líderes modernos ainda enfrentam outro desafio: a mania de centralização. Não tem como negar. A maioria dos gestores de empresas ainda acredita que devem ser os responsáveis pela execução exitosa das tarefas e que podem dar conta de tudo sozinhos.
O problema é que essa crença, muitas vezes, acaba limitando o desempenho do próprio gestor ou sacrificando a sua vida pessoal, pois o líder acaba passando mais horas no trabalho para tentar realizar todas as tarefas.
Ocorre que nem todas as atividades que devem ser desempenhadas na empresa precisam ser feitas pelo gestor. Em outras palavras, o trabalho em equipe pode se mostrar mais eficaz e a delegação de tarefas pode ser uma boa estratégia para alcançar o sucesso e a eficiência operacional.
Mas, se você costuma enfrentar problemas com a sobrecarga de trabalho e adotar uma postura mais centralizadora, esse post pode te ajudar a ampliar a visão e entender os benefícios da delegação.
Aqui, daremos 6 dicas de como delegar funções de maneira segura e prática, sem prejudicar a qualidade dos trabalhos internos. Quer saber como fazer isso? Então, é só prosseguir na leitura. Confira!
1. Estabeleça prioridades
Como já foi mencionado, a rotina do líder moderno é bastante intensa e há uma série de atividades a realizar e compromissos a cumprir. Porém, nem todos eles gozam do mesmo grau de complexidade e importância.
Sendo assim, é preciso definir os eventos mais salutares, que demandam a execução pessoal pelo gestor e que não seriam realizados com a mesma proficiência se fossem feitos por terceiros.
É preciso estabelecer prioridades e organizar as tarefas segundo o seu grau de relevância e complexidade, para a regularidade e eficiência dos trabalhos da organização.
O gestor deve reservar para si as tarefas que necessitam de decisões estratégicas ou que exijam conhecimento técnico mais aprimorado e sobre o qual ele tem domínio.
A partir disso, sabendo-se claramente quais tarefas dependem exclusivamente do líder e quais podem ser eficazmente desempenhadas por outro colaborador, é hora de partir para os próximos passos.
2. Escolha criteriosamente os colaboradores delegatários
Para ser exitosa, a delegação exige que o agente responsável pelo cumprimento da tarefa possa desempenhá-la de forma bem sucedida, com o mesmo grau de zelo e profissionalismo com que o líder faria.
Para tanto, na hora de delegar, é preciso que o gestor conheça a sua equipe e tenha ciência das habilidades e capacidade técnica dos seus colaboradores.
Muitas vezes, o colaborador possui mais conhecimento em determinada área do que outro colega, contudo, tem mais habilidade prática e poder de direção. Tudo isso deve ser analisado. Nessa hora, é preciso que o líder tenha sensibilidade para escolher qual a melhor opção e quem seria a pessoa mais indicada para executar aquela tarefa.
Aqui, é importante deixar claro que, quando se fala que o colaborador responsável pela execução da atividade deve ter o mesmo grau de zelo do seu líder, não quer dizer que o gestor deve exigir que a tarefa seja desempenhada da mesma forma que ele faria. Não se pode exigir perfeição.
É preciso lembrar que as pessoas são diferentes e que cada um pode adotar seus próprios métodos, desde que estes sejam hábeis a conduzir ao mesmo resultado final.
Então, o importante aqui é o resultado, a qualidade técnica do processo quando finalizado.
3. Seja claro sobre o que espera
Para obter os resultados que você almeja com a delegação de funções, é importante ser claro sobre o que é esperado do colaborador, como ele deve realizar as tarefas, que proveito a empresa precisa obter com ela.
Nessa etapa, é preciso perceber que a clareza é a chave para uma descentralização de funções bem sucedida. Muitas vezes, o que pode parecer óbvio para uma pessoa, pode passar despercebido por outra. Por isso, a dica é falar expressamente sobre os processos e sobre os resultados almejados.
4. Estabeleça prazos
Outro ponto essencial quando se fala em delegar funções é estabelecer prazos para o desempenho delas.
Isso tem até um pouco a ver com a necessidade de clareza, mencionada anteriormente.
Para que o gestor possa contar com a ajuda dos seus colaboradores, sem prejuízo da higidez e normalidade dos processos internos, é preciso que haja certa previsibilidade com relação aos prazos.
A estipulação de um tempo para a realização da atividade vai trazer mais segurança e certeza para ambas as partes, evitando pressões ou prejuízos ao trabalho.
5. Acompanhe o desempenho
Delegar tarefas é um ato que pode ser realizado de maneira eventual (naqueles dias em que a rotina está muito abarrotada) ou permanente (descentralização duradoura da atividade).
A duração da delegação vai depender da situação e estrutura interna de cada organização.
Mas aqui vale a dica de já ir capacitando os seus colaboradores para assumirem novas funções dentro da empresa, atividades de maior complexidade e importância. Isso, além de ampliar a autonomia do pessoal, também promove mais inovação e proatividade na sua equipe.
Para que os processos sejam bem executados, é essencial que haja um acompanhamento por parte do gestor. Verificar se o subordinado está se saindo bem, se compreendeu as orientações passadas, se está enfrentando alguma dificuldade no processo, ou se está com alguma dúvida.
Acompanhar o desempenho da equipe evita surpresas indesejadas e contribui para o êxito e normalidade dos trabalhos.
6. Demonstre gratidão e recompense os méritos
A melhor forma de estimular uma postura positiva da sua equipe é demonstrando gratidão pelo trabalho realizado e recompensando o mérito do seu pessoal.
Se o colaborador deu o seu melhor, trabalhou com afinco e até mesmo superou as suas expectativas, por que não dizer isso a ele e ser grato pelo resultado alcançado?
O reconhecimento pelo líder é um importante estímulo para o colaborador, contribuindo decisivamente para a motivação e dedicação ao trabalho, o que elevará, consequentemente, a sua produtividade.
Por mais talentoso e exímio que um gestor possa ser, é preciso ter sempre em mente que o talento pode até vencer alguns jogos, mas somente o trabalho em equipe ganha campeonatos.
E então? Gostou do nosso artigo sobre como adotar uma postura mais descentralizadora dentro da empresa e conseguiu entender um pouco mais sobre o poder de delegar funções? Tem mais alguma dúvida ou conhece alguma outra forma de promover uma delegação eficiente? Deixe seu comentário!
Encontrar mão de obra adequada, no Brasil, tem sido uma missão quase impossível. Apesar de todo o crescimento econômico que o país teve desde a década de 70, o desenvolvimento profissional do brasileiro não seguiu o mesmo ritmo.
Mas, então, como conseguir a mão de obra ideal para sua empresa? Se você está com essa dúvida, veio para o lugar certo!
No post de hoje, falaremos um pouco mais sobre essa questão que afeta a maior parte das companhias brasileiras e, também, daremos algumas sugestões para lidar com ela. Boa leitura!
A escassez de mão de obra adequada
Apesar do período de recessão pelo qual passamos nos últimos anos, o Brasil apresentou um grande crescimento econômico desde a década de 70, o que proporcionou às empresas a possibilidade de expansão de suas atividades.
Nesse contexto, começaram a surgir cada vez mais cargos que exigem profissionais adequados. Contudo, o desenvolvimento profissional dos brasileiros não acompanhou o mesmo ritmo das empresas, o que acabou gerando o “apagão de mão de obra qualificada”.
Mas de quem é a culpa por esse apagão? Bem, não existe um único culpado nesta história, mas sim alguns fatores que, com certeza, reforçaram tal quadro.
O primeiro deles é, sem dúvidas, a defasagem da educação nas escolas brasileiras. Atualmente, nossas instituições possuem um ensino muito fraco e que não proporciona ao aluno o desenvolvimento de seu pensamento crítico e raciocínio lógico.
Já houve casos em que alunos universitários apresentaram analfabetismo funcional. Ou seja: apesar de saberem ler e escrever, são incapazes de realizar uma análise de texto e executar operações matemáticas simples.
O segundo fator que podemos citar é a falta de especialização. É importante compreender que, independentemente de qual seja o cargo, um profissional que possui algum tipo de capacitação, seja tecnólogo ou bacharelado, consegue produzir mais, com mais qualidade e em menos tempo.
Infelizmente, a busca por cursos de capacitação não é algo comum ao brasileiro. Afinal, uma grande parte da força de trabalho atual não possui nem a formação no ensino fundamental.
Claro que cursos de capacitação não significam que uma pessoa vai desenvolver um trabalho melhor do que outra que não o tem apenas devido a um certificado. Existem muitas outras nuances que permeiam esse quadro.
Mas a culpa é só do colaborador? Não! Muitas empresas subutilizam a força de trabalho que já possuem e acabam direcionando o profissional certo para a função errada, gerando insatisfação e perda nos níveis de produtividade.
As formas de contornar esse problema
Como resolver a questão da mão de obra inadequada? Veja algumas dicas para lidar com essa situação em sua companhia:
1. Direcionando o perfil para a vaga certa
Um dos maiores problemas em uma empresa é colocar profissionais sem o perfil adequado em determinadas funções. Uma pessoa comunicativa e dinâmica não terá seu potencial 100% explorado em uma linha de produção, onde o serviço é totalmente mecânico.
Para ilustrar, vamos imaginar um publicitário, com um perfil totalmente dinâmico, trabalhando em uma máquina na qual ele precisa apertar um botão por repetidas vezes. Com certeza, ele seria um profissional subutilizado e que, em pouco tempo, sairia da empresa por insatisfação.
O contrário também pode acontecer, principalmente quando promovem um funcionário antigo para um cargo de liderança. Ou, então, quando o tiram do setor em que possuía um ótimo desempenho sem que ele possua o perfil adequado àquela vaga.
Em ambas as situações, o resultado é a insatisfação com a vida profissional e a perda da motivação no trabalho. Isso gera um alto grau de rotatividade na companhia, ou seja, um aumento de gastos com rescisões e novos processos de contratação, além da perda de todo o conhecimento acumulado pelo colaborador.
2. Fazendo a retenção de talentos
Você se lembra do nosso publicitário na linha de produção? E se a empresa tivesse percebido seu talento e o colocado no setor de marketing? Com certeza, a história seria outra, não é mesmo?
Pois é, a organização perdeu uma ótima oportunidade por não fazer uma boa retenção de talentos e não saber reconhecê-lo, não sabendo tirar o máximo da situação. Ao identificar os talentos de sua empresa, procure direcioná-los para as funções que demandam o seu perfil. Mantenha-os motivados e satisfeitos com o trabalho e você colherá bons frutos no futuro.
3. Oferecendo treinamento
Há um excelente colaborador na equipe, que possui o perfil exato para uma vaga, mas ele não domina nenhum conhecimento teórico sobre as atividades que vai exercer. O que você faz?
A maioria dos empresários prefere contratar uma pessoa de fora para ocupar o cargo, o que gera mais custos com todo o processo de seleção e contratação. Contudo, oferecer um curso ou treinamento para o funcionário já contratado pode ser uma opção melhor.
Apostar no capital humano que a empresa já possui e fazer uma boa gestão de pessoas é, sem dúvidas, o melhor investimento para driblar a escassez de mão de obra, além de motivar a equipe por meio de seu desenvolvimento profissional.
4. Criando uma política de benefícios
Ao oferecer benefícios atraentes ao seu público interno, você consegue fazer a retenção de talentos dentro da empresa, diminuindo a rotatividade de colaboradores.
Uma política de benefícios eficiente deverá levar em conta o momento atual da vida do funcionário. Ou seja: um trabalhador de 20 anos possui uma necessidade diferente de um com 40. Portanto, crie faixas de benefícios.
Para os mais novos, por exemplo, ofertar cursos é mais interessante. Já para os que possuem famílias formadas, a assistência médica e o auxílio creche podem ser as melhores opções. Tudo depende da percepção da empresa e das reais necessidades de cada colaborador.
Como vimos, a deficiência de mão de obra qualificada é uma realidade em nosso país que demorará a ser totalmente solucionada. Cabe às empresas o investimento no capital humano, a fim de minimizar esse tipo de problema, ao passo que os colaboradores devem buscar por qualificação e certificação fora do ambiente organizacional.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre a deficiência de mão de obra adequada nas empresas, curta nossa página no Facebook e fique por dentro de muitos outros conteúdos essenciais como este!
O sucesso de uma empresa está intimamente ligado ao bom relacionamento de todas as suas áreas, inclusive aquelas que não estão diretamente relacionadas as vendas, como o setor de recursos humanos, que possui grande relevância dentro da organização.
O departamento de RH é um dos principais em qualquer empresa, pois, ao contrário do que muitos acreditam, ele não tem a função somente de selecionar candidatos para cargos específicos, mas vai muito além disso, com funções relevantes para o funcionamento correto da empresa — como coordenar a gestão comportamental e emocional dos funcionários, analisar recursos e oferecer soluções satisfatórias, entre outras.
Por isso, é tão importante para uma empresa compreender qual a sua qualidade em recursos humanos! Quer saber como fazer isso e garantir o sucesso do seu negócio? Então vamos lá!
Qual a importância do RH para uma empresa?
Como já dissemos, a área de recursos humanos é crucial em uma empresa, pois ela coordena a adequação dos funcionários à suas funções, e também a satisfação destes. Com a globalização e o desenvolvimento de sistemas tecnológicos, ficou cada vez mais fácil disseminar informações, o que elevou também as exigências por qualidade, até mesmo no ambiente de trabalho.
Nesse contexto, percebeu-se como a qualidade em recursos humanos é crucial, já que ela garante a satisfação dos funcionários e, consequentemente, resultados positivos para a organização. É esse setor que responde pela gestão eficiente dos profissionais, sempre de acordo com os objetivos e valores da empresa.
Assim, a gestão de recursos humanos é o setor da empresa que desenvolve as políticas de convivência entre os profissionais e colaboradores, transformando o ambiente de trabalho em um local agradável para todos. Ele também participa ativamente pela criação de iniciativas que demonstrem a importância de cada funcionário para a empresa.
O sucesso de um negócio está fortemente relacionado com o esforço de cada colaborador para cumprir suas funções de forma eficiente. Uma organização que se interessa pelos seus funcionários, toma atitudes para mantê-los entusiasmados e envolvidos com o trabalho, tendo como resultado uma maior produtividade e melhor controle financeiro.
Com todas essas funções, já deu para perceber como a qualidade em recursos humanos se torna crucial para uma empresa, não é? Quer saber como fazer essa análise? Então continue sua leitura!
Como verificar qual a qualidade em recursos humanos em minha empresa?
Agora que você já conhece a importância do RH para uma organização e como ele é crucial para o sucesso de qualquer negócio, vamos mostrar algumas dicas de como verificar a qualidade desse setor e permitir que ele contribua para resultados positivos nas atividades da empresa. Vamos lá!
1. Funcionários integrados
Como já falamos aqui, uma das principais funções do RH em uma empresa é garantir a satisfação dos funcionários. Porém, essa tarefa vai muito além de compreender as suas necessidades, é preciso promover a integração dos colaboradores.
Imagine que você acabou de admitir em sua organização um funcionário extremamente competente, um talento para a empresa. Mas o setor de recursos humanos não fez a integração deste profissional de maneira adequada à equipe. Apesar de, à primeira vista não parecer um fato crucial, ele acaba trazendo problemas posteriores.
O colaborador vai ter que aprender como a equipe trabalha, quais as funções de cada membro e como eles desenvolvem suas tarefas diariamente. Essa pesquisa vai demandar um certo tempo, que poderia ser utilizado pelo profissional para exercer seu trabalho.
Portanto, o ideal é que se tenha um período determinado para a integração dos funcionários — em torno de três meses. Para garantir que isso será feito pelo RH, pode-se investir em treinamentos constantes, mostrando a importância dessa atitude para a empresa.
Vale ressaltar: os funcionários da área de recursos humanos devem estar bem preparados para desempenhar suas funções e, consequentemente, permitir que outros profissionais também atuem com eficiência.
2. Suporte eficiente aos colaboradores
Mais uma vez, a qualidade em recursos humanos de uma empresa está relacionada com a satisfação dos seus colaboradores. É fundamental que esse setor se mantenha atualizado sobre as atividades desenvolvidas em todas as áreas da empresa, controlando-a de uma maneira global.
Isso é importante, pois alguns problemas em qualquer departamento podem resultar em efeito dominó, podendo chegar a uma paralisação geral. Mas, quando se tem um controle total, é possível verificar as falhas no momento em que elas estão ocorrendo, ou até mesmo antes, atuando com correções preventivas. Esse papel é essência para o RH e permite que a organização continue a operar da forma esperada.
3. Necessidade de um padrão
Assim como o RH deve sempre buscar maneiras de atender as necessidades dos funcionários, criando um ambiente apto para que eles desenvolvam suas funções, ele também deve garantir que estas estão sendo cumpridas de maneira adequada e de forma correta. E para isso deve ser utilizado um padrão de avaliação!
Esse padrão auxilia os profissionais desse setor na análise de outros colaboradores, sem se deixar influenciar por outros aspectos. Além disso, é possível fazer uma comparação igualitárias, já que a avaliação foi a mesma para todos. A qualidade em recursos humanos não existe sem um padrão de avaliação.
4. Criatividade
O setor de recursos humanos possui inúmeras funções em uma empresa que necessitam de funcionários criativos, como treinamentos, campanhas relacionadas a parte social, processos motivacionais, entre outras atividades voltadas para o bem-estar dos funcionários.
Todas essas tarefas permitem um maior entrosamento dos funcionários, não somente dentro da mesma equipe, mas também com outros departamentos. Essa integração resulta em mais comunicação entre os colaboradores, que podem utilizar as informações para melhorar os seus serviços, reduzindo retrabalhos e erros.
5. Relação com a produtividade da empresa
Quer saber qual a qualidade em recursos humanos da sua empresa? Então se pergunte: qual a relação desse setor com a sua produtividade? A resposta dirá muito sobre a eficiência desse departamento. Como tem acesso as diferentes áreas da organização, o RH tem o papel de dar coesão ao desenvolvimento delas, participando ativamente da atuação e elaboração das tarefas.
Isso envolve a implantação de programas de otimização de processos, gestão do tempo e de qualificação das tarefas, para verificar corretamente como as atividades estão sendo desenvolvidas, analisando se o planejamento foi adequado e propondo mudanças com o intuito de melhoria contínua.
Percebeu como a qualidade em recursos humanos é crucial para o sucesso de uma empresa? Portanto, não deixe de dar a atenção merecida a esse departamento, já que ele trata da satisfação dos funcionários e qualidade das atividades desenvolvidas, que são o índice de resultados positivos na organização!
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Com a alta competitividade dos mercados atualmente, a administração e a gestão empresarial ganharam um lugar de muito destaque. Afinal, para vencer outros negócios, é essencial garantir a padronização de processos dentro da empresa. Dessa forma, a empresa atinge uma maior eficiência com custos menores — o que traz preços mais competitivos e maior satisfação dos clientes.
Assim, a gestão empresarial é o processo pelo qual uma empresa induz seus funcionários a produzirem os maiores resultados com o mínimo de esforço usando os recursos disponíveis para eles. Por isso, é essencial conhecer as melhores práticas atuais e fazer seu negócio atingir patamares ainda maiores:
A importância da gestão empresarial
Você já se perguntou o que torna uma gestão bem-sucedida? Um gerenciamento efetivo é aquele que, de fato, orienta o funcionário para um caminho de trabalho eficiente e produtivo.
Assim, um bom gerente não pedirá aos funcionários que façam algo que ele mesmo não possa fazer. Na verdade, uma gestão eficaz envolve a direção e organização de pessoas ou recursos sob a influência, para garantir uma melhor coordenação, produtividade e o melhor resultado positivo possível em qualquer campo.
Quando uma empresa começa suas operações, metas específicas são configuradas, o que só pode ser alcançado se todas as partes da organização funcionarem de forma conjunta e eficiente. O gerenciamento adequado garante que cada parte da empresa trabalhe para alcançar um objetivo comum sem desordem.
A gerência planeja, executa e equilibra os recursos de uma empresa de forma a que a produção de trabalho seja máxima para atingir os objetivos da organização rapidamente, mantendo a qualidade do trabalho. Na ausência de gerenciamento adequado, diferentes seções continuam a atingir alvos individuais. No entanto, um objetivo comum pode não ser alcançado, o que levará a atrasos, perdas e produção de baixa qualidade.
Quando os recursos de uma empresa são efetivamente gerenciados, o desperdício é reduzido, diminuindo assim os custos gerais e alcançando o estado de “otimização de recursos”. Isso significa que a empresa está obtendo lucros, não só a partir da produção, mas também de uma melhor utilização da entrada.
A utilização adequada dos recursos e o desperdício reduzido impedem tanto o emprego quanto a exploração dos recursos. A gerência pode identificar recursos que são escassos e encontrar alternativas para o mesmo, reduzindo assim o custo novamente.
O gerenciamento controla a divisão efetiva do trabalho, especialização e alocação de recursos. Isso cria um fluxo uniforme de trabalho e especifíca limites de responsabilidades, autoridade e direitos, que não se sobrepõem. Essa estrutura é necessária, pois esclarece a cada funcionário sua posição e campo de influência na organização.
Em tal cenário, todo funcionário conheceria seus direitos básicos, deveres, superiores e subordinados imediatos, além do conhecimento das oportunidades que o esperavam, à medida que sua relação com a empresa cresce.
A empresa deve ser mantida de forma que os fatores externos do mercado não prejudiquem o seu funcionamento. Isso requer mudanças efetivas que precisam ser feitas na empresa, sem prejudicar a sua posição ou seus demais trabalhadores. Sem uma gestão adequada, isso não será possível.
O gerenciamento proporcionará maior estabilidade e adaptabilidade à empresa, ajudando a sobreviver às condições de mercado e a crescer com o tempo. Além disso, os trabalhadores não ficariam apreensivos com a perda de seu emprego, o que, por sua vez, os ajudaria a trabalhar com a paz mental.
O gerenciamento adequado ajuda a criar uma estrutura organizacional eficiente, a estabelecer metas que estão sendo testadas, ainda que viáveis e otimizar a utilização dos recursos. Esse cenário aumenta os lucros, maximizando a produtividade e reduzindo os custos. Trabalhadores felizes trabalham com mais zelo e entusiasmo. Isso aumenta a qualidade e a quantidade de produção, o que ajuda no crescimento da empresa, superando a concorrência e emergindo vitorioso!
Os sistemas de gestão empresarial como facilitadores da gestão
Dentro da disciplina de gerenciamento de negócios, o termo “Sistema de Gerenciamento de Negócios” é usado para descrever as ferramentas de alto nível para planejamento estratégico e implementação. Este termo fornece uma descrição das bases para iniciar atividades comerciais, tomar decisões críticas, introduzir soluções empresariais e empregar táticas comerciais.
O Sistema de Gestão Empresarial (sigla “BMS”, também conhecido como BM System) é um conjunto de ferramentas para planejamento estratégico e implementação tática de políticas, práticas, diretrizes, processos e procedimentos que são utilizados no desenvolvimento, implantação e execução de planos de negócios e estratégias e todas as atividades de gerenciamento associadas.
O Sistema de Gerenciamento Empresarial fornece uma base para a implementação bem-sucedida de decisões comerciais estratégicas e táticas sobre atividades, processos, procedimentos e tarefas atuais com a finalidade de cumprir as metas e objetivos existentes de uma organização lucrativa e satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes.
A principal ideia do BMS é fornecer aos funcionários de gerenciamento ferramentas para planejar, monitorar e controlar atividades de gestão e medir o desempenho do negócio e implementar processos de melhoria contínua dentro de uma organização. A ideia do sistema de gerenciamento de negócios identifica os princípios da existência da organização bem-sucedida e está intimamente vinculada aos critérios de sucesso comercial.
Em cada dia útil, existem muitos processos que são realizados — faturamento, gerenciamento de projetos, gerenciamento de recursos, consolidação, gerenciamento de ativos e muitos outros também. Quando esses processos são automatizados, eles se tornam muito mais eficientes, precisos e transparentes. A produtividade do empregado é melhorada, enquanto o tempo que muitas vezes é desperdiçado no gerenciamento manual de processos é usado para ser realmente necessário.
Visibilidade aprimorada
A visibilidade em tempo real torna o processo de tomada de decisão muito mais informado também. Os sistemas automatizados destinam-se a oferecer uma maneira de rastrear informações com facilidade, com uma fuga de dados clara que garante a integridade dos dados. Isso, por sua vez, torna os funcionários mais informados, permitindo-lhes tomar decisões precisas em uma taxa mais rápida.
Economia de tempo e custo
Junto com os aumentos de produtividade vem outras economias de tempo — particularmente em relação à TI. Com um sistema integrado que é facilmente configurado e instalado, não há necessidade de aquisição, instalação e manutenção adicionais de vários softwares (e muitas vezes menos efetivos). Os custos também são reduzidos quando o tempo e os orçamentos de TI são mais bem utilizados para operações importantes e não desperdiçadas em ferramentas ineficazes, dispendiosas e demoradas.
Benefícios da padronização de processos
Qualquer empresa decente trabalha sobre, ou, pelo menos, fala, processos, modelos, relatórios padrão e outras formas de harmonização. Muitas vezes, a discussão é provocada por uma observação individual de um problema: confusão, propensão ao erro ou ineficiência em algum lugar nas operações da empresa.
A Padronização de processos visa unificar os procedimentos em organizações que usam práticas diferentes para fazer o mesmo processo. Desta forma, é possível alcançar o que se denomina componentização, que não é mais do que a reutilização de um processo já estabelecido como componente (ou subprocesso) de outro processo, às vezes em outra área ou departamento da empresa.
Por que as pessoas realmente querem processos padronizados? A razão mais comum é provavelmente o desejo de segurança. Se houver uma maneira padronizada de trabalhar, é menos provável que cometa erros, menos probabilidades de ser culpado por eles e mais provável de poder controlar aqueles que seguem o processo. Além de ser mais fácil de gerenciar, um processo padronizado também é mais fácil de automatizar. Por outro lado, quanto mais complexo e mais personalizável for a atividade, mais difícil é padronizar.
Por exemplo, se você for ao McDonald’s, você sabe exatamente o que conseguirá. Se houver algum desvio do processo padrão, você notará imediatamente — e ficará desapontado. O processo de atendimento ao cliente no McDonald’s é cuidadosamente pensado e altamente padronizado e define a marca McDonald’s pelo menos tanto quanto seu logotipo, suas cores, suas refeições e o bom Ronald McDonald.
Um dos principais papéis da padronização no local de trabalho é que ele cria procedimentos de rotina que os gerentes e funcionários podem seguir para completar tarefas e responsabilidades. A padronização de etapas em processos, como atender o telefone, concluir transações de vendas ou fechar a loja para a noite ajuda a reduzir a chance de alguém omitir ou superar os aspectos do processo.
Uma vez que os funcionários não terão que parar e considerar a melhor maneira de completar as tarefas atribuídas, isso mantém o trabalho circulando para manter a produtividade e a eficiência. Também ajuda a garantir uniformidade para que produtos e serviços finais sejam consistentes.
Outra maneira que a padronização funciona para aumentar a produtividade e a eficiência é que ele fornece um padrão para resultados mensuráveis. Uma vez que os padrões foram definidos para desempenho baixo, médio e alto, os funcionários podem ser avaliados quanto à sua adesão a esses padrões. Identificar um desempenho baixo consistente pode não ser necessariamente causa de penalidades, mas você pode direcionar treinamento adicional e recursos do empregado para ajudar a aumentar a produtividade. Documentar medições em relação a padrões proibidos pode ajudá-lo a definir metas para melhorias.
Os benefícios de ter um processo padrão são que a organização pode ter mais certeza sobre a obtenção de um resultado consistente do processo. O método pode ser lançado para novos funcionários, continuando assim a consistência da produção. Além disso, o departamento de auditoria interna ou os órgãos reguladores externos são mais propensos a estarem satisfeitos com o processo padrão do que um que poderia ser completado de várias maneiras. E uma vez que um processo padrão é implementado, pode ser um salto para futuras mudanças.
Ao mapear processos padrão e transformá-los em manuais operacionais, uma organização pode alcançar duas coisas: uma base sólida para fazer algumas melhorias e um manual de trabalho que deve ser atualizado quando outras mudanças são feitas. Se os padrões forem seguidos, o aumento da produtividade, a melhoria da qualidade e custos reduzidos também podem ser esperados.
TI e a padronização de processos
A tecnologia da informação é integral e vital em todos os planos de negócios. Ele desempenha um papel fundamental para garantir a manutenção e expansão dos objetivos e estratégias de uma organização. Facilita a comunicação entre uma organização, gerenciamento de inventário, gerenciamento de sistemas de informação, gerenciamento de relacionamento com clientes e melhoria da competitividade através da qualidade do produto. Empresas multinacionais lidam com grandes quantidades de dados, portanto, a TI desempenha um papel importante no gerenciamento de dados.
Portanto, o uso de tecnologia de informação padronizada em grandes corporações têm vários benefícios para empresas individuais, indivíduos e usuários.
A padronização de processos de TI oferece um conjunto de ferramentas empresariais poderosas para grandes corporações. As ferramentas facilitam o ajuste fino da gestão de riscos e o desempenho do negócio através de meios de operação mais suficientes e sustentáveis. As empresas podem demonstrar a qualidade do serviço ao cliente e impulsionar a incorporação das melhores práticas nas organizações.
A padronização promove uma cultura de desempenho contínuo dentro de uma organização. Estabelece escalas e aumenta a capacidade para a conclusão eficiente da tarefa. Os padrões de TI permitem que uma organização execute serviços, produtos e desenvolvimento.
Em segundo lugar, a padronização de TI descentraliza o processo de tomada de decisão desde o executivo e todos os usuários críticos fazem uma contribuição necessária com o objetivo de aprimorar o desempenho da corporação. O fluxo de comunicação e informação é aprimorado entre os funcionários, clientes, fornecedores, executivos da corporação e órgãos reguladores de TI.
A padronização de TI em organizações expande a visão e o foco de uma organização. Ele determina a tecnologia a ser implementada em uma corporação, orientando a indústria, aos consumidores, aos usuários e à administração, de modo a obter benefícios ótimos dos padrões. Todos os aspectos relevantes da indústria, como características técnicas e essenciais do ambiente corporativo, são cuidadosamente explorados para garantir que as regras atuem como fatores de sucesso.
Finalmente, a padronização de TI fornece maneiras naturais de resolver problemas para grandes corporações. Os padrões atuam como um ponto de referência em relação às possíveis soluções.
As regras fornecem diretrizes para a excelência técnica; realizar testes e implementação anteriores, e apresentar documentação curta, clara e facilmente compreensível. Além disso, os especialistas envolvidos na definição dos padrões podem ser consultados no caso de dificuldades encontradas durante a implementação das normas.
A padronização, portanto, expande a rede em operações corporativas. Além de promove cronogramas, justiça e abertura nas atividades. Todos os indivíduos envolvidos contribuem de acordo com o meio de comunicação primário.
Ferramentas de sistemas de gestão
Os sistemas de planejamento de recursos empresariais podem ajudá-lo a tomar decisões válidas fornecendo informações precisas e atualizadas e realizando funções analíticas. Você deve garantir que o sistema de gerenciamento que você escolher pode trabalhar com os formatos de informações disponíveis em sua empresa e possui os recursos que você precisa. Sistemas ERP adequados podem estruturar os dados básicos disponíveis das operações e registros da empresa em relatórios para apresentar orientação para suas decisões.
Quando você baseia as suas decisões nos dados disponíveis dos sistemas gerenciais, eles refletem informações que vem das operações de sua empresa. Os sistemas de planejamento de recursos empresariais tomam dados gerados pelo nível de trabalho e organizam-no em formatos úteis.
Os ERP geralmente contêm números de vendas, despesas, investimentos e dados da força de trabalho. Se você precisa saber o quanto o lucro que sua empresa fez todos os anos nos últimos cinco anos para tomar uma decisão, os sistemas de informações de gerenciamento podem fornecer relatórios precisos que lhe dão essa informação.
CRM
O software de CRM é projetado para ajudar as empresas a atingir os objetivos gerais do gerenciamento de relacionamento com o cliente. O software de CRM de hoje é altamente escalável e personalizável, permitindo que as empresas obtenham informações sobre o cliente que sejam acionáveis com um mecanismo analítico de back-end, visualizem oportunidades de negócios com análises preditivas, agilizem as operações e personalizem o serviço ao cliente com base no histórico conhecido do cliente e nas interações anteriores com sua empresa.
CRM também é usado para gerenciar relacionamentos de negócios para empresas (B2B). As informações rastreadas em um sistema de CRM incluem contatos, clientes, ganhos por contrato e leads de vendas e muito mais.
SRM
O software de gerenciamento de recursos de armazenamento (SRM) fornece informações históricas quase em tempo real para a infraestrutura de armazenamento quanto à disponibilidade, capacidade e desempenho, gerenciamento de dispositivos, determinação de problemas, planejamento de configuração e gerenciamento de mudanças.
O software SRM identifica o uso, disponibilidade e desempenho de armazenamento por aplicativo, unidade de negócios ou usuário, fornecendo dados que podem ser usados para rastreamento e reabastecimento de consumo de TI em ambientes homogêneos e heterogêneos. O provisionamento de armazenamento e os recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho também são fornecidos para automatizar tarefas operacionais. A entrega é na forma de conjuntos de produtos completos, bem como soluções focadas que abordam uma área específica, como gerenciamento de rede de área de armazenamento (SAN) ou analítica.
SCM
Supply Chain Management (SCM), ou gerenciamento da cadeia de suprimentos é a racionalização ativa das atividades do lado da oferta de um negócio para maximizar o valor do cliente e obter uma vantagem competitiva no mercado. O SCM representa um esforço dos fornecedores para desenvolver e implementar cadeias de suprimentos tão eficientes e econômicas quanto possível. As cadeias de fornecimento abrangem tudo, desde a produção até o desenvolvimento de produtos, até os sistemas de informação necessários para dirigir essas empresas.
Normalmente, o SCM tenta controlar ou ligar de forma centralizada a produção, o envio e a distribuição de um produto. Ao gerenciar a cadeia de suprimentos, as empresas podem reduzir os custos excedentes e entregar produtos para o consumidor mais rapidamente.
Sistema de gestão de pessoas
Um Sistema de gestão de pessoas é uma forma de software de RH que combina uma série de sistemas e processos para garantir o fácil gerenciamento de funcionários e dados de uma empresa. O software de recursos humanos é usado pelas empresas para combinar uma série de funções de RH necessárias, como armazenar dados dos funcionários, gerenciar folhas de pagamento, processos de recrutamento, administração de benefícios e acompanhar os registros de atendimento.
Ele garante que todos os processos de Recursos Humanos sejam gerenciáveis e de fácil acesso. Incorpora os recursos humanos como uma disciplina e, em particular, suas atividades e processos básicos de RH no campo da tecnologia da informação, enquanto que a programação de sistemas de processamento de dados evoluiu para rotinas padronizadas e pacotes de Enterprise Resource Planning (ERP).
Sistemas de gestão financeira
A gestão financeira de uma organização desempenha um papel crítico no sucesso financeiro de uma empresa. Portanto, uma organização deve considerar o gerenciamento financeiro como um componente chave da administração geral da organização. Os sistemas de gestão financeira incluem os objetivos táticos e estratégicos relacionados aos recursos financeiros do negócio. Alguns dos papéis específicos incluídos nos sistemas de gestão financeira incluem contabilidade, contas a pagar e recebíveis, oportunidades de investimento e risco.
Todas as empresas querem aumentar a produtividade e a eficiência, reduzindo erros e acidentes, mas isso é especialmente importante para pequenas empresas que operam com orçamentos mais apertados e equipes menores. A padronização pode ser uma maneira efetiva de aumentar a produtividade e eficiência, pois define expectativas, formaliza processos e cria responsabilidade. Nem todos os funcionários podem receber a padronização, pois pode reduzir as oportunidades de criatividade e de tomada de decisão individual.
Acredite ou não, os processos padronizados são a espinha dorsal do desempenho da sua empresa. Ele fornece uma linha de base para rastrear e medir o desempenho, informando se você está utilizando todos os recursos disponíveis e permitindo que você maximize as receitas.
Por isso, padronização de processos também colocará a estrutura para que sua equipe execute trabalho de alta qualidade de forma eficiente e forneça uma infraestrutura escalável para o crescimento futuro de sua prática.
Agora que você entende sobre a gestão empresarial e a padronização de processos, já pode entrar em contato com a gente e ver quais são as melhores soluções que oferecemos. Basta acessar nossa página!
Trabalhar o crescimento da empresa é uma tarefa essencial para todos os empresários que buscam ganhar mais espaço no mercado. Engana-se que pensa que uma gestão focada no crescimento é apenas para grandes empresas.
Os pequenos e microempresário também devem implantar uma gestão focada no crescimento se quiserem aumentar as suas vendas.
Mas como conseguir um crescimento de maneira estruturada? A fim de responder esta pergunta, fizemos esta postagem. Aqui abordaremos algumas práticas para auxiliar a sua empresa a crescer de forma estruturada.
A importância de um crescimento estruturado
Não é raro encontrar empresários afirmando que a sua empresa está crescendo de maneira muito rápida e que estão preocupados com a sustentabilidade de suas atividades.
Ao crescer de maneira muito rápida e desordenada, em vez de aumento nos lucros, a empresa poderá experimentar, apenas, um aumento nos seus custos, principalmente quando o custo variável da empresa é muito alto.
Mas não pense que crescer e expandir a sua empresa é algo ruim. Por meio dele é possível atingir novos mercados e agregar valor aos seus produtos, contudo, este crescimento deverá ser devidamente planejado.
Para tanto, o empresário deverá considerar uma diversidade de fatores, como seu ponto de equilíbrio financeiro, melhorias em seu controle financeiro e fluxo de caixa, avaliar todos os investimentos necessários e, é claro, a situação atual de seu ramo de atuação.
Ao avaliar todos esses dados, o empresário terá segurança o suficiente para avaliar a viabilidade do crescimento pretendido e estabelecer metas de médio e longo prazo.
Veja algumas ações que ajudarão a sua empresa a alcançar um crescimento sustentável:
A primeira coisa que todo empresário deve fazer, antes de abrir uma empresa, é elaborar um plano de negócios completo e o mais detalhado o possível. É por meio dele que você conseguirá identificar todas as variáveis que envolvem o seu negócio.
Com um ele em mãos, você terá um panorama de como está o mercado, quem são os seus clientes, fornecedores, parceiros, valores praticados no mercado e a cesta de produtos ou serviços que a sua empresa possui.
Este plano não é uma ferramenta para conhecer apenas o mercado e seus concorrentes. Ela também é parte essencial para o autoconhecimento da empresa.
2. Conheça o perfil seus clientes
Foi-se o tempo em que saber o perfil de um público era conhecer seu sexo, idade e classe social. Atualmente, existem diversos modelos de classificação e análise de perfil de um público.
Fatores comportamentais e sociais são informações obrigatórias na composição de perfil, ou seja, além de saber quem eles são, o empresário deverá compreender o que seus clientes pensam, gostam, como compram e quais são os seus valores.
Para um crescimento estruturado, você deverá compreender, exatamente, o perfil de seu público, a fim de avaliar se eles possuem interesse por seu produto ou serviço e se estão dispostos a pagar por eles.
Essa compreensão irá indicar a viabilidade, por exemplo, da abertura de uma nova filial ou a criação de um e-commerce, por exemplo.
3. Crie um diferencial
Você fez tudo certo até aqui, contudo, sua empresa é só mais uma oferecendo um mesmo produto ou serviço que milhares de outras empresas. E agora?
Para garantir um crescimento sustentável para a sua empresa, você precisa desenvolver um diferencial competitivo que faça os clientes optarem por sua empresa em detrimento dos seus concorrentes.
Ao definir este diferencial, você conseguirá agregar valor ao seu produto ou serviço e fidelizar os seus clientes, sendo este um dos principais fatores para garantir um crescimento sustentável, afinal, ele gera um faturamento recorrente e permite realizar a previsão de lucros com maior segurança.
Ao falar em diferencial, devemos sempre nos lembrar de uma coisa muito importante: atendimento de qualidade, atendimento personalizado e um excelente trabalho de pós-venda não são diferenciais, são obrigação para todas as empresas que buscam crescer.
O diferencial de uma empresa deverá explicitar seus valores, posicionamento de mercado e/ou emprego de técnicas ou tecnologias exclusivas em seus produtos ou serviços.
4. Tenha um controle financeiro rígido
Você sabe exatamente qual é o custo que a sua empresa possui todo mês? Pois este é o primeiro passo para se alcançar um controle financeiro de qualidade.
Ao saber qual é o seu custo, você poderá avaliar qual será o valor mínimo de arrecadação (vendas) que a sua empresa precisa ter para poder pagar as contas em dia e gerar lucros.
Além desse levantamento, realizar o controle do fluxo de caixa de sua empresa é essencial. Registre tudo o que entra e tudo o que sai para não ter uma desagradável surpresa no final do mês.
Principalmente nas micro e pequenas empresas, o lucro costuma escorrer por meio de gastos nãos registrados e que, no final do mês, o empresário não sabe para onde foi.
Mais um fator importante é realizar a separação total do que é dinheiro do empresário e o que é dinheiro da empresa.
Muitos não os separam e utilizam dinheiro de uma fonte para pagar outra, gerando prejuízos em um dos dois lados e, possivelmente, até problemas com o fisco, caso ele avalie que está ocorrendo a sonegação de impostos.
Para evitar complicações, o empresário deve definir um pró-labore e não cair na tentação de pegar um valor a mais do que o estabelecido.
Caso ocorra algum grande imprevisto e você precise de mais dinheiro, recorra a soluções que não envolvam a retirada de mais capital de dentro da empresa.
Se você observar as ações aqui apontadas, sem dúvidas, alcançar um crescimento sustentável para a sua empresa será muito mais fácil do que você imagina.
Lembre-se sempre que a gestão de uma empresa é coisa séria, independentemente de seu tamanho ou ramo de atuação, e que deve ser encarada de maneira totalmente profissional.
Agora que você já sabe mais sobre a importância de trabalhar o crescimento da empresa de maneira estruturada, aproveite para assinar nosso newsletter e fique por dentro de mais conteúdo como este!
Independentemente do tamanho de sua empresa, a tomada de decisão é algo que faz parte de seu cotidiano — sejam elas menores ou complexas — e que influencia nos resultados de sua firma.
Mas como tomar a decisão correta ante as diversas atividades de sua empresa? Se essa é a sua dúvida, então leia esta postagem.
Aqui, abordaremos os tipos existentes, os perfis dos decisores e algumas ferramentas que, com certeza, te auxiliarão neste processo, tornando-o mais assertivo. Boa leitura!
Quais são os tipos de decisão?
Atualmente, podemos identificar cinco tipos de decisão que uma empresa deve tomar em seu dia a dia, sendo elas:
programadas: são as decisões de rotina de sua empresa e que possuem uma metodologia definida para que qualquer pessoa pode seguir;
não programadas: aqui estão todas as decisões cotidianas que não se enquadram na definição anterior.
estratégicas: são todas as decisões que impactam diretamente na estratégia e nos objetivos da firma a longo prazo;
táticas: são aquelas que visam o alcance de objetivos de médio prazo e que direcionam os resultados de longo prazo;
operacionais: também chamadas de administrativas, visam os resultados à curto prazo, mas que estão diretamente ligadas aos resultados de longo prazo da empresa.
Todas as decisões de uma empresa podem ser enquadradas em uma dessas definições, portanto, identificar qual grupo ela pertence é essencial para se determinar quais serão os resultados esperados.
Agora que você conhece os tipos de decisão, vamos compreender um pouco mais sobre os perfis de decisores e como cada um se adéqua às variedades existentes.
Quais são os tipos de decisores?
Em uma matéria no portal da revista EXAME, a consultoria Hogan Assessments elencou os 8 perfis mais comuns dos tomadores de decisão nas empresas. Vamos conhecê-los.
1. Auditor
É o tipo de decisor que se apoia em dados numéricos para a tomada de decisão. Esse é um excelente resolvedor de situações pragmáticas e de curto prazo, contudo, não é o mais indicado para as de muito tempo.
2. Cirurgião
Este tipo de profissional é excelente na tomada de decisões rápidas e de fácil implementação, principalmente quando se precisa de uma resposta urgente e com agilidade.
Contudo, por não se basear em dados concretos e análises, possui pouco sucesso em decisões de longo prazo.
3. Jogador de cassino
Capaz de tomar decisões de forma rápida e intuitiva, geralmente é levado pelo impulso, mesmo quando não há informações o suficiente. Este perfil busca por resultados imediatos.
Assim como os dois primeiros, não é o perfil ideal para as decisões de longo prazo, pois baseia-se apenas em sua intuição.
5. Operador da bolsa
Este perfil indica profissionais que baseiam suas decisões em resoluções calculadas e cuidadosas, buscando resultados concretos e imediatos. Porém, não se arriscam muito e evitam as que não conseguem quantificar, incluindo as de longo prazo.
6. Investidor
Este perfil também se baseia em dados para tomar as melhores decisões, agindo de podo um pouco mais lento do que os outros perfis. Ele não pensa duas vezes antes de abrir mão de resultados imediatos ante aos de longo prazo, o que o torna pouco eficiente nas urgentes.
7. Tributarista
Utilizando dados concretos para se defender de possíveis ameaças específicas, este é o perfil deste decisor. É excelente na tomada de decisão de longo prazo, mas quando é preciso escolher uma alternativa rápida, ou mais criativa, ele não possui muito sucesso.
8. Político
Os profissionais que possuem este perfil são capazes de tomar decisões rápidas, sempre com uma visão global da situação, visando vantagens competitivas ao longo prazo. Apesar de tomar fazer escolhas rápidas, uma situação que demanda um imediatismo é o seu ponto fraco.
Sua principal característica é optar por qualidade nas decisões em detrimento ao pragmatismo.
Procure se identificar com algum desses perfis e descubra qual o seu modo de fazê-lo em sua empresa. Muito além de apenas um perfil, eles são fatores que influenciarão na tomada de decisão de seu empreendimento e nos resultados obtidos com ela.
Quais ferramentas eu posso utilizar?
Apesar de alguns perfis não se basearem em dados para tomar uma decisão, esse não é o ideal. Conhecer a fundo a sua empresa, o mercado e o perfil de seus clientes é essencial para qualquer decisor que busca o sucesso.
Ante de mais nada, você deverá conhecer como está a sua empresa no momento. Esta é uma análise um pouco demorada, mas fazê-la com certa periodicidade te dará informações consistente e atualizadas sobre a sua firma.
2. Análise externa
Uma vez que você conhece a realidade de sua empresa, você deve olhar para o mercado e levantar todas as informações pertinentes ao seu empreendimento. É nessa análise que você descobrirá se aumentou o número de concorrentes e se o mercado está em crescimento ou retração.
3. Levantamento de público
O perfil dos públicos de uma empresa está em constante evolução, logo, é fundamental que a firma esteja atualizada sobre qual é este perfil e conhecer a fundo quais são os desejos e necessidades deles.
Por meio da análise de públicos é possível verificar tendências e oportunidades de mercado ainda não exploradas, auxiliando, principalmente, na decisão de investimento em melhorias ou mudanças em seus produtos ou serviços.
4. Matriz e análise SWOT
Agora que você já reuniu as informações que você precisava, está na hora de inseri-las na matriz SWOT e analisar quais são os pontos forte e fracos de sua empresa, além de oportunidades e ameaças de mercado.
O resultado da análise da matriz SWOT é o básico para a tomada de decisão de uma empresa.
5. Benchmarking
Apesar de ser uma análise comparativa, por meio do benchmarking é possível verificar o que seus concorrentes estão fazendo e está funcionando e, então, importar essas práticas para sua empresa, adequando-as à sua realidade.
Independentemente da situação, sua empresa deverá compor um planejamento estratégico para basear a decisão, garantindo que os resultados sejam devidamente alcançados.
Agora que você já sabe como agir na tomada de decisão, aproveite sua visita ao nosso blog e veja este artigo sobre como fazer o seu controle patrimonial.
Com a tecnologia cada vez mais presente na vida das pessoas, o acesso aos mais diversos tipos de dispositivos para comunicação se tornou ainda mais fácil, resultando em uma grande quantidade de dados, gerados a uma velocidade inimaginável.
Isso mudou a maneira como negócios são feitos, modificando profundamente as vantagens competitivas que uma empresa tem e levando à necessidade de modernização e automatização — como usar sistemas para a análise de dados em tempo real.
Por isso, se torna tão importante tirar proveito dessas oportunidades que a tecnologia traz, pois elas levam as empresas a obterem destaque no mercado competitivo, já que tornam o processo de tomada de decisões estratégicas ainda mais eficiente.
Ainda não está convencido? Então, conheça 6 vantagens da análise de dados em tempo real e não perca mais tempo!
1. Processos mais ágeis
Os sistemas para a gestão de dados em tempo real transmitem a informação de forma condensada, possibilitando a sua análise imediata. Esse procedimento reduz a necessidade de relatórios extensos para verificação dos dados, já que eles chegam prontos.
Assim, os profissionais que antes eram responsáveis pela coleta de dados e elaboração desses relatórios, agora estão disponíveis para outras tarefas. Ou seja: não é somente a análise de dados que se torna mais ágil, mas ela também permite que outros procedimentos sejam mais eficientes, pois eles contam com a colaboração de setores da empresa.
2. Previsão de acontecimentos
A leitura e análise de dados em tempo real pelo acompanhamento de indicadores é um processo sedutor não somente pela dinâmica que a tecnologia propõe, mas também pelo efeito que ele traz. As informações podem ser acessadas de diversas maneiras, inclusive de dispositivos móveis, o que permite uma observação constante das operações e gera uma antecedência na análise de dados, resultando em uma maior agilidade na busca por soluções.
Imagine como é mais fácil tomar uma decisão quando já se sabe com antecedência os acontecimentos futuros! E isso se torna uma vantagem ainda maior em momentos econômicos críticos, já que é possível prever como as decisões tomadas poderão influenciar em outras áreas, como no controle financeiro.
E não é só isso: a análise de dados em tempo real possibilita ainda um combate eficiente e contínuo às fraudes, que podem ser descobertas no momento que estão acontecendo. Imagine que um produto foi vendido a um preço mais baixo, mas só foi possível perceber isso cinco minutos depois. Quanto a empresa já perdeu nesse tempo, consegue imaginar?
Por isso, é tão importante combater essas ações, que, quando verificadas em tempo hábil, podem ser revertidas e evitar problemas maiores.
3. Redução das falhas
O acesso às informações em tempo real permite que se tenha uma imagem clara e precisa sobre a situação das operações de negócio, influenciando consideravelmente na tomada de decisões estratégicas, já que elas estarão alinhadas aos objetivos da empresa, resultando em processos com fluência e que não comprometam a produtividade da organização.
Com o uso dessas ferramentas para análise de dados, toda a informação útil para a empresa estará disponível em uma única plataforma, tornando não somente os processos mais ágeis, mas também reduzindo consideravelmente as chances de falhas nas atividades, inclusive devido à possibilidade de previsão dos acontecimentos.
Dessa maneira, é possível desenvolver atividades de forma clara e objetiva, sem dúvidas que podem resultar em falhas e atrapalhar todo o processo produtivo.
4. Clientes mais satisfeitos
Com a possibilidade da captura de dados em tempo real, fica mais fácil compreender quais são as atividades que estão executadas nos múltiplos canais de comunicação — especialmente pela facilidade de análise das informações, já que elas estão condensadas. Isso facilita a interação com o cliente das mais diferentes formas, atingindo diretamente o público-alvo.
Com as informações corretas em mãos, o processo de tomada de decisões fica ainda mais eficiente, pois se compreende qual é a necessidade do seu cliente, garantindo uma solução mais eficaz. Capturar os elementos que constituem a percepção do consumidor com relação a empresa é a chave para sua conquista e fidelização, o que também traz o sucesso das ações para a organização.
5. Visão global do cliente
Sim, a análise de dados em tempo real não permite somente que se tenha clientes mais satisfeitos, como também leva a uma visão global sobre eles, reconhecendo quais são suas preferências dentro da organização, como também os gargalos da comunicação que impedem a divulgação das informações.
Com os sistemas para a captura de informações é possível encontrar os problemas mais graves, tomando decisões eficientes para corrigi-los mais rapidamente.
Assim, a empresa pode decidir qual caminho seguir, garantindo um serviço mais personalizado e de acordo com o que o consumidor realmente precisa. É possível, por exemplo, acompanhar todo o caminho do cliente durante uma compra online, identificando suas preferências e obtendo informações importantes para a implementação de futuras melhorias.
6. Dinamismo e eficiência
Dados em tempo real permitem que se faça análises instantâneas das informações de uma maneira simples, levando a benefícios que não podem ser obtidos em outras ocasiões, como o dinamismo e a rapidez na tomada de decisões, além de maior eficiência na gestão de processos.
Ter inteligência nos negócios é uma atitude que também está relacionada com qualidade do processo decisório, já que é preciso conseguir gerir os processos com confiança, baseado em informações concretas e precisas, as quais foram obtidas por meio da análise de dados em tempo real.
Vale ressaltar: o processo avaliativo é realizado de acordo com as necessidades da empresa, por isso, ele fornece as informações que sejam úteis, facilitando o procedimento de compreensão desses dados e levando a uma tomada de decisões estratégica.
Percebeu como a análise de dados em tempo real é importante para uma empresa? Além de evitar erros e permitir a previsão de ocorrências, esse procedimento leva a uma visão geral da empresa e do cliente, facilitando a tomada de decisões estratégica, o que resulta no sucesso da organização como um todo!
Gostou de conhecer mais sobre as vantagens da análise de dados em tempo real? Sabe mais algum benefício que não falamos aqui? Então compartilhe com a gente aqui nos comentários!
Possuir agilidade na tomada de decisões para a definição de processos é uma habilidade essencial para qualquer gestor, independentemente do tamanho da empresa.
Porém, essa habilidade, por si só, não é suficiente para tomar as decisões corretas que trarão resultados assertivos e que contribuirão para o crescimento de seu negócio.
Planejar, analisar dados e acompanhar os resultados são atividades essenciais no cotidiano de uma empresa. Quer saber como melhorar a tomada de decisões para definir os processos de sua empresa? Leia esta postagem e descubra!
Os 7 passos para a tomada de decisões
Muitos gestores utilizam esse sistema de 7 passos para a tomada de decisões assertivas, porém, poucos possuem o esclarecimento de que essa técnica é essencial para a otimização de resultados e a resolução de problemas.
Vamos compreender cada um desses passos?
1. Identificação do problema
Antes de tomar qualquer atitude em relação a um problema é preciso identificá-lo e compreender a fundo qual a sua extensão e impacto na rotina da organização.
Após a identificação, você deverá verificar quais são os resultados que deverão ser alcançados pela solução a ser proposta e os benefícios que ela trará aos seus processos e à sua equipe.
2. Coleta de informações
Nesta etapa, você deverá levantar o máximo de informações pertinentes que o auxiliará a tomar a decisão.
Tenha muito cuidado, pois a utilização de informações desatualizadas ou imprecisas podem levar a decisões equivocadas e comprometer a saúde financeira de sua empresa ou o funcionamento de seus processos.
Outro problema muito comum nessa etapa é a falta de informações ou, até mesmo, o excesso delas. Com poucas informações, a efetividade de sua decisão ficará fragilizada e, o excesso, poderá causar confusão, o que também poderá comprometer a decisão.
Busque somente por aquelas informações que são pertinentes à resolução do problema.
3. Identificação das alternativas
Uma vez que você possui o entendimento profundo sobre os problemas e dados para embasar a sua decisão, você poderá avaliar quais as alternativas que poderão ser utilizadas na resolução de problemas ou definição de processos.
Possuir mais de uma solução para um problema permite que você possa avaliar qual delas está alinhada com os objetivos almejados pela decisão.
4. Avaliação das alternativas
Agora, é preciso avaliar os prós e os contras de cada uma das alternativas e avaliar qual delas possui uma chance maior de sucesso.
Aqui, você deverá avaliar o impacto geral que cada uma delas vai gerar em sua empresa e verificar se os resultados proporcionados serão em curto, médio ou longo prazo.
5. Escolha de uma alternativa
Agora que você já avaliou todas as alternativas e projetou sua efetividade na definição de um processo, você deverá escolher aquela que demonstrou, por meio de dados e análises, ser a mais eficiente, e deverá ser escolhida, ou seja, chegou a hora de tomar a decisão!
6. Implantação da solução
Antes de executar a solução é preciso desenvolver um planejamento para a sua implantação. Identifique quais são os recursos necessários e quais pessoas serão envolvidas no processo.
Com o plano em mãos, é hora de buscar apoio para a implantação da solução encontrada, então, “venda” a ideia para os envolvidos e, também, para os stakeholders (pessoas que possuem interesse na resolução do problema).
Com o apoio de todos e o planejamento em mãos, implante a solução.
7. Verificação de resultados
Mais importante do que implantar a solução escolhida é acompanhar os resultados obtidos por ela. Muitas vezes, a alternativa escolhida poderá trazer alguns resultados adversos que não estavam previstos.
Analisar, verificar o que está funcionando e encontrar pontos que precisam de melhorias é uma atividade obrigatória para que a empresa continue crescendo sempre e, com base nessa coleta de dados, você poderá tomar outras decisões.
Como vimos, a técnica dos 7 passos é uma ferramenta que vai auxiliar o gestor no processo de tomada de decisões, contudo, existem alguns fatores que podem influenciar nos resultados obtidos.
Falta de informação
É comum que, principalmente em pequenas e médias empresas, não exista um sistema de armazenamento de informações eficiente, sendo que, muitas vezes, as informações são armazenadas em agendas, cadernos ou planilhas.
Esse tipo de organização deixa as informações descentralizadas, dificultando a sua localização e, até mesmo, causando a perda de informações importantes para a empresa.
Para evitar esse tipo de situação, a adoção de um software de gestão (conhecidos como ERPs) é uma excelente alternativa. Atualmente, existe uma grande variedade de opções, paga e gratuita, para cada tipo de necessidade.
Achismo
A intuição é uma característica essencial nos gestores, porém, realizar a tomada de decisões com base apenas em sua intuição é algo muito perigoso e que poderá prejudicar, e muito, a sua empresa.
Lembre-se sempre de tomar as suas decisões com base em dados concretos. Essa atitude previne diversos problemas e, ainda, torna as suas decisões muito mais assertivas.
Falta de planejamento
Mesmo para situações adversas, é possível elaborar um plano de contingência para agilizar o processo de decisões e minimizar os danos causados à empresa por conta de um problema ou falha de processo.
Um planejamento bem estruturado deverá conter essas ações de contingência, as pessoas envolvidas para a resolução do problema e qual o posicionamento que a empresa deverá ter ante a essa situação.
Demora na resolução de problemas
Uma decisão, para ser efetiva, deverá ser tomada o quanto antes, porém, a demora na resolução de problemas é algo comum em grande parte das empresas.
Essa negligência pode custar muito caro para a empresa e acontece, principalmente, porque as empresas não compreendem a proporção que um problema pode tomar e, simplesmente, deixam de lado até que seja tarde demais.
Depois de ter o seu próprio negócio, outro importante passo é fazer a gestão financeira empresarial de maneira eficiente. Já parou para pensar que essa tarefa nem sempre é fácil e que alguns erros podem descompassar a sua organização financeira?
Neste post você vai compreender alguns dos principais problemas de fluxo de caixa e também como resolvê-los. Com isso, você otimiza essa ferramenta, turbina as suas finanças e maximiza os seus resultados!
Não entender o fluxo de caixa
O primeiro problema de fluxo de caixa é não entender como essa ferramenta funciona. Isso ocorre porque, apesar do nome, devem ser levados em consideração, na hora de registrar o fluxo de caixa, também os valores das conta-correntes e aplicações de curto prazo.
Esses valores também são conhecidos como equivalentes de caixa. Os equivalentes de caixa são disponibilidades porque, caso necessário, podem ser facilmente convertidos em dinheiro. Assim, na hora de registrar o fluxo de caixa, além desses valores também deverão ser registradas as entradas e saídas.
As entradas são recebimentos, em sua maioria, relacionados com a comercialização de produtos ou serviços. As empresas também podem ter outras entradas, como valores recebidos de aluguéis, aplicações financeiras, entre outros tipos de recebimentos.
Já as saídas possuem relação com a atividade operacional do negócio. Logo, valores pagos para funcionários, fornecedores, impostos, contas diversas, entre outros, entrarão nessa categoria. Da comparação desse valores será obtido o fluxo de caixa do período.
Não detalhar e registrar a movimentação
Um fluxo de caixa pode naufragar totalmente se não for detalhado e completo. Ele é uma ferramenta financeira e gerencial, e precisa que a informação seja o mais detalhada possível para fornecer todos os dados ao tomador de decisões.
Outro erro que compromete a eficiência do fluxo de caixa é a falta de reconhecimento dos registros. Mesmo que os valores pareçam insignificantes deverão ser registrados, já que no final do período farão diferença no valor acumulado do fluxo de caixa.
O detalhamento e o registro devido de toda a movimentação também ajudarão a compreender como está a real situação financeira da empresa. Assim, caso surja alguma dúvida em relação a algum documento é possível consultar o registro e verificar o que houve.
Adicionalmente deve-se utilizar na contabilização desses registros documentos contábeis que comprovem a situação. Para isso devem ser utilizadas notas fiscais, cupons, contratos, entre outros documentos que possam demonstrar, de forma devida, o que foi registrado.
Não analisar as categorias
Outro erro comum no fluxo de caixa é esquecer de analisar as categorias do fluxo de caixa. Muitos gestores ignoram a parte gerencial da ferramenta, que é justamente fornecer uma visão sobre o comportamento, tanto das receitas quanto das despesas.
Para evitar esses erros, além de um fluxo de caixa em dia, detalhado e completo, é preciso contar com um bom sistema integrado. Isso ocorre porque apenas partindo da informação completa e com a ajuda da tecnologia será possível analisar de forma gerencial as categorias de resultado.
Em relação às receitas será possível conhecer, por exemplo, quem são os principais clientes, o valor do ticket médio, a sazonalidade e outras particularidades da empresa em relação às suas entradas. Com isso, o gestor pode decidir o melhor mix de vendas, descontos, preços especiais e outras formas de maximizar os lucros.
Já as despesas podem ser categorizadas por tipo, em relação ao total de gastos, por volume histórico, entre outras possibilidades. Com base nesses dados, o gestor pode fazer substituições, cortes e tomar outros tipos de decisão que também visem à melhoria dos resultados.
Não lembrar das contas a pagar e a receber
Esquecer das contas a pagar e a receber também pode comprometer o fluxo de caixa. Em relação às contas a pagar, muitas empresas acabam pagando multas e juros de forma desnecessária, porque esquecem de suas contas ou simplesmente porque não possuem capital de giro para pagá-las.
Para evitar isso é preciso ficar de olho nas contas a receber. Assim, ao menor sinal de que um dos clientes não irá honrar com as suas dívidas junto à sua organização é preciso agir e evitar que ele fique em inadimplência, prejudicando ainda mais o capital de giro da organização.
Outra medida que pode ser tomada é a negociação cuidadosa dos prazos que são fornecidos a esses clientes. Eles deverão ser equilibrados com os prazos que a sua empresa recebe dos seus fornecedores, justamente para evitar que a empresa fique sem capital para arcar com as suas obrigações.
O fluxo de caixa permite racionalizar e entender melhor esses prazos, permitindo melhor organização financeira da empresa. Caso a empresa utilize o planejamento estratégico, também poderá criar uma reserva financeira para eventuais dificuldades ou buscar fontes que aumentem os recursos com melhores juros, prazos e condições de pagamento.
Não utilizar a tecnologia
Muitos gestores ainda acreditam que o fluxo de caixa não precisa ser elaborado ou que pode ser elaborado sem o uso da tecnologia. Entretanto, esse é um erro fatal e tão sério que pode comprometer não só o fluxo de caixa como todo o processo de gestão.
Utilizar um bom sistema de gestão integrado é essencial para aquelas empresas que querem racionalizar tempo e dinheiro. Além de integrar diferentes áreas, permitindo ganhos em eficiência, evitando erros e retrabalhos, um bom software impulsiona a elaboração do fluxo de caixa.
O processo de conferência, controle e análise do fluxo de caixa fica muito mais rápido, fácil e prático, já que com um ERP — como também são conhecidos esses softwares — existe a padronização e a otimização das tarefas.
Um sistema integrado de gestão adicionalmente destaca-se pela flexibilidade na geração de dados e pela segurança no armazenamento deles. Essas soluções permitem uma visão global de como estão as finanças sob diferentes pontos de vista, o que é essencial ao processo de tomada de decisão.
Você acabou de entender alguns problemas de fluxo de caixa que podem minar a gestão financeira da sua organização. Além da falta de entendimento da ferramenta, não registrar todas as informações ou ainda deixá-las de forma incorreta pode fazer com que o fluxo de caixa não cumpra o seu papel como ferramenta de gestão.
Um dos maiores pecados em finanças é não usar a tecnologia, que é a grande aliada para otimizar o fluxo de caixa e permitir diferentes análises e impulsionar o processo de tomada de decisão.
Esquecer de uma gestão ativa das contas a pagar e a receber também não pode fazer parte da vida daqueles empresários que querem ter sucesso no uso dessa ferramenta!
E você, quer saber mais sobre como a tecnologia e o fluxo de caixa podem ajudar a sua organização? Que tal ler outro post sobre fluxo de caixa?
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