Tecnologia

Você sabia que as ferramentas escolhidas para fazer a gestão das principais áreas da sua empresa podem ajudar a aumentar a sua produção, resolver problemas e a ter uma visão global do seu negócio? É para isso que servem ERPs como os módulos SAP Business One, por exemplo.

Porém, uma escolha errada também pode prejudicar a administração do empreendedor e até mesmo causar prejuízos financeiros! Por isso, confira neste artigo onze maneiras em que optar por métodos tradicionais de registrar processos e dados, como o Excel por exemplo, pode atrasar o seu crescimento. Acompanhe!

1. Perda de produtividade na equipe de vendas

Se os processos da sua empresa ainda são antiquados, é provável que os seus vendedores estejam perdendo mais tempo com burocracias do que no desenvolvimento de um relacionamento com os clientes.

Sabe aqueles processos como envios de e-mails de follow-up ou anotações sobre quando devem retomar o contato com um determinado cliente? Pois é, as automações de uma ERP poderiam facilitar a vida desse vendedor, deixando-o livre desta tarefa.

Assim, o seu funcionário tem mais tempo para fazer o que realmente interessa: angariar novos clientes e garantir vendas.

Acredite se quiser, mas a implantação da tecnologia aqui pode mudar todo o cenário deste setor! Segundo dados de uma pesquisa feita pela consultoria empresarial norte-americana McKinsey & Co, essa improdutividade causa mais de US$5 milhões de prejuízo anual às empresas por pagamento de horas improdutivas e acima de US$50 milhões em receita perdida nos EUA.

2.  Sem organização, as informações ficam difusas e desatualizadas

Vamos imaginar alguns possíveis cenários, ok?

Pense nas diferentes atribuições da sua equipe de finanças. Eles tratam dos pagamentos dos salários, do acompanhamento do que foi recebido, do aluguel do espaço da empresa e de comprar com os fornecedores produtos para repor o estoque, por exemplo. Com isso, acabam usando três, quatro, cinco ou mais tabelas de Excel diferentes!

Por fim, imagine que um funcionário é demitido e ele era o detentor de arquivos importantes para o trabalho da sua área. Isso pode causar retrabalhos e perda de dados relevantes para o time que ele integrava.

Ou seja, organizar dados dessa maneira dificulta a troca de informações entre equipes, acrescentam mais trabalho ao dia a dia e fazem com que nunca uma única pessoa tenha total acesso a toda a produção de relatórios da empresa.

A resolução para esse problema é apostar em uma ferramenta como os módulos SAP Business One da G2, que concentra os processos e principais informações da empresa em uma plataforma segura.

3. Processos manuais aumentam as chances de erros nos dados

Agora, imagine que o preço de um produto é alterado e agora os vários times da empresa precisam mudar essa cifra manualmente em documentos diferentes que usam para trabalhar. Se o funcionário estiver com muitas tarefas e deixar para atualizar esse preço depois, pode acabar esquecendo e trabalhando por dias com dados desatualizados.

Além disso, fórmulas de Excel podem ser inseridas com erros e às vezes um pequeno erro na digitação de um valor pode fazer a empresa calcular um cenário mais positivo ou mais negativo do que a realidade nas suas finanças.

Nesse sentido, fazer uma gestão da informação com mais organização nos processos e de modo a reduzir o erro humano é fundamental para garantir mais credibilidade às informações nas empresas.

4. Problemas nas finanças: perdas e descontrole financeiro

Quanto de matéria-prima a sua produção gasta mensalmente? Há uma variação sazonal nesse gasto? Quanto esse material custa? Quais são os prazos de entrega de novos materiais e quem são os fornecedores parceiros que oferecem boas condições de pagamento?

Para administrar uma empresa lucrativa, é preciso prestar atenção também a este tipo de detalhes e controlar de perto todos os orçamentos, gastos e ganhos. Afinal, por que pagar a mais por algo que poderia ser entregue por um valor menor e na mesma qualidade?

Uma pequena diferença na compra de materiais, se repetida ao longo de todo o ano, faz com que você gaste um dinheiro precioso, que poderia ser melhor investido. E isso vale para diversas contas da empresa, como investimento em softwares, por exemplo.

Mudar de fornecedor é apenas uma das medidas para aumentar os seus lucros. Adotar uma ERP como os módulos SAP Business One da G2 é outra possibilidade para resolver essa questão, trazendo mais transparência para as contas do seu negócio.

5. Falta de compreensão do fluxo de caixa

Se pensarmos nos gastos da sua empresa, é importante considerar todas as contas pagas mensalmente para infraestrutura, a compra de insumos para a produção, o pagamento de salários e outros benefícios trabalhistas, a possível reposição de equipamentos defeituosos, etc.

Já se formos avaliar os ganhos, é preciso ver os novos contratos de prestação de serviços e os prazos nos quais eles estão ativos ou, no caso de produtos, quanto foi vendido recentemente.

Porém, preste atenção: é muito fácil se perder nessa conta sem a implantação de uma tecnologia para esse cálculo. Sabe por quê? Porque há compras feitas a prazo, há compras que o pagamento é feito com atraso ou, quando falamos de serviços, há também contratos que se encerram e inadimplência.

Mas a empresa continua precisando de mão de obra e materiais para funcionar, certo? Portanto, a administração não pode deixar a matemática do fluxo de caixa escapar pelos dedos!

Sem dinheiro em caixa, não há manutenção no que quebrou, não é possível fazer novas contratações ou ainda oferecer bônus para manter profissionais talentosos satisfeitos.

6. Dificuldade de administrar o estoque

Outra questão que pode prejudicar a produtividade do seu negócio são as rupturas de estoque.

É preciso administrar esse item porque falta de produtos significa perda nas vendas e falta de matérias-primas pode levar a produtos semiacabados ou pausa total na produção, o que também pode levar à baixa nas vendas. Além disso, há sempre o risco dos materiais serem furtados do estoque

Apesar de existirem processos de inventário manuais para organizar dados referentes ao estoque, eles estão altamente sujeitos ao erro humano. E, já sabe: no longo prazo, poucas unidades que foram contadas a menos ou a mais podem gerar consequências quando se somam no longo prazo porque até mesmo compras a mais podem se tornar perdas quando a validade dos produtos expira, por exemplo.

Para facilitar para que a sua empresa faça um bom aproveitamento dos recursos e gerar alertas quando o seu estoque precisar ser reposto, uma resolução possível é a instalação de uma ERP como os módulos SAP Business One. Assim, a contagem é automatizada e há um processo padronizado de gestão desses recursos.

7. Dificuldades para implantação de indicadores de desempenho

Aqui, o raciocínio é simples: se a sua empresa não consegue confiar nos dados sobre o negócio, como estabelecer metas de rendimento atingíveis e realistas?

E, para além disso, se os dados são medidos de maneira inconsistente, é difícil também avaliar como tem sido o seu desempenho, para determinar se o negócio está indo bem ou mal.

Porém, sem uma organização própria e uma resolução para esse problema, é difícil estabelecer previsões de crescimento, bônus por desempenho dos funcionários, encontrar os gargalos de produtividade ou quais são os prazos realistas de entrega.

8. Queda na produtividade

Não tem jeito: sem metas para atingir, sem gestores atentos ao desempenho baseados em números reais e sem conseguir tomar decisões porque os dados não são confiáveis, é quase impossível garantir que a sua empresa continue crescendo de maneira estável. Afinal, se não sabemos para onde caminhamos, qualquer caminho serve.

Segundo uma pesquisa anual feita pela Conference Board, o trabalhador brasileiro tem apenas 25% da produtividade de um americano. Duas das razões para isso eram o uso de tecnologia defasada e falta de infraestrutura produtiva.

Isso significa que investir na instalação de uma tecnologia que faça a organização de processos e gere inteligência para o seu negócio, como os módulos SAP Business One.

9. A perda de clientes pode aumentar

O guru do marketing Philip Kotler afirmou que conquistar um novo cliente custa entre 5 e 7 vezes mais do que manter um atual. Ou seja, criar estratégias de retenção de clientes é necessário por questões financeiras.

Para isso, invista num sistema de gestão onde você possa inserir as informações dos seus clientes, o seu histórico de compras, dados de consumo e outros aspectos que interfiram na sua jornada do consumidor. Assim, o seu funcionário de vendas consegue monitorar a atividade dos clientes, receber alertas quando houver um longo período sem compras e fazer campanhas de incentivo para prevenir o churn.

10. A tomada de decisões por parte do empreendedor se torna muito mais difícil

Outra consequência de lidar com dados imprecisos na sua organização é que o empreendedor não sabe por onde começar a avaliar o cenário da empresa para tomar decisões.

Isso torna o planejamento a longo prazo mais complicado, principalmente quando falamos de lançar novos produtos, ampliar a atuação empresarial para outras cidades ou expandir para outros segmentos de mercado.

Se você já adotou uma ERP como os módulos SAP Business One, então irá passar longe deste tipo de problema. Agora, se ainda adota processos tradicionais na sua organização, vale considerar mudar de metodologia para encontrar dados que amparem o empreendedor e possibilitem traçar caminhos com segurança.

11. Perda de prazos para pagamentos, recebimentos, entregas e reposições

Perder prazos para pagamentos significa que a sua empresa irá gastar um dinheiro a mais com multas de atraso nas contas. Perder prazos nos recebimentos significa deixar de cobrar a inadimplência dos clientes e acabar mexendo no seu fluxo de caixa por falta desses montantes.

Atrasar entregas significa que você vai deixar os seus clientes na mão e pode ser que eles decidam não comprar mais na sua marca. Já atrasos nas reposições de materiais pode causar tudo aquilo que já falamos no ponto sobre estoque.

Encontrou um padrão? Pois é, todas são possibilidades negativas e que doem no bolso.

Com um sistema de gestão que automatize alertas, você consegue ser avisado de todas essas datas para que esses compromissos financeiros não dependam da memória ou do controle manual dos seus funcionários.

Este conteúdo sobre os problemas de não usar uma ERP para organizar dados da sua empresa foi útil para você? Então, aproveite para conhecer os módulos SAP Business One, uma solução da G2 que ajuda o empreendedor na administração das principais informações do seu negócio.

Desenvolvido especialmente para pequenas e médias empresas, essa ferramenta foi criada para resolver os seus problemas, tornando os processos de gestão mais ágeis, eficientes e rentáveis.

Conheça todas as possibilidades dos módulos SAP Business One!