Entender como emitir nota fiscal eletrônica ainda não é tão fácil para muitos gestores e empreendedores. A digitalização do processo, suas regras e funcionamento são motivos de dúvidas que pretendemos esclarecer neste artigo.
Primeiramente, vamos entender o que é a nota fiscal eletrônica. Também conhecida como NF-e, é um documento emitido e armazenado digitalmente com as informações fiscais de uma operação comercial — basicamente, ela substitui o modelo tradicional de papel. Sua validação jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente pela autorização de uso liberada pela Secretaria da Fazenda do Estado de domicílio do contribuinte.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem 4 modelos de notas fiscais eletrônicas que substituem os antigos formatos. Eles são:
NF-e
Ela sucede as notas de modelo 1 e 1A e é usada nas vendas de produtos sujeitos a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
NFS-e
A NFS-e é utilizada na comercialização de serviços e substitui a Declaração de Serviço, ou seja, está relacionada à cobrança de ISS (Imposto Sobre Serviço). Seu processamento é diferenciado porque varia de acordo com a regulamentação de cada cidade e com o tipo do serviço prestado.
NFC-e
A Nota Fiscal Eletrônica de Venda a Consumidor Final é a prova legal da compra de um produto ou serviço feita por uma pessoa física. Ela é aplicada de acordo com cada estado e substitui as notas de modelo 2 e cupons fiscais.
CT-e
A CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um arquivo emitido em XML e usado para documentar a prestação de transporte rodoviário de carga. Ela sucede as notas de formato 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Conforme já sinalizamos no início do texto, você precisará de duas condições necessárias: assinatura digital e autorização de uso. O primeiro item é necessário para comprovar a identidade da sua empresa nas emissões das notas. É como um certificado eletrônico de autenticação. Você pode adquiri-lo com uma das empresas habilitadas pela Receita Federal e pela ICP. A validade dura 12 meses e o custo inicial gira em torno de R$ 325,00.
A autorização de uso deve ser solicitada junto à Secretaria da Fazenda do seu Estado. Cada unidade possui uma legislação própria e você deverá acessar os portais estaduais para saber como o cadastro da sua empresa é feito. No portal da Nota Fiscal Eletrônica, da Receita Federal, você pode ter acesso aos sites estaduais. Se a sua empresa tiver sedes em mais de um estado, também será necessário realizar o credenciamento nessas unidades.
Por fim, será preciso instalar um programa que gere as notas eletrônicas em sua empresa. Algumas Secretarias Estaduais de Fazenda têm os seus próprios softwares, mas não são tão eficientes ou são capazes de reduzir o trabalho manual como no caso de sistemas de gestão empresarial. Lembrando que a aplicação da SEFAZ para emitir notas fiscais não estará mais disponível a partir do dia 01/01/2017.
Empresas obrigadas por lei
Até o momento, precisam emitir NF-e as empresas que contribuem com ICMS, ISS e IPI. Quem for MEI não tem obrigação, mas pode aderir voluntariamente.
Quais as vantagens de adotar a NF-e?
A digitalização e automatização na emissão de notas fiscais refletem no menor uso de papel. Isso traz benefícios notáveis, como a economia com impressões e armazenagem de papéis, a redução no impacto ambiental e possíveis erros de digitação das notas — antes feita manualmente.
O processo também se torna mais prático e organizado, especialmente no intercâmbio de informações entre empresas, fornecedores, clientes e autoridades tributárias. A NFC-e, por exemplo, aprimora a fiscalização pelas administrações tributárias, o controle de saídas pelo varejista e possibilita ao consumidor final a autenticação do documento e a garantia de trocas/devoluções.
A implementação das notas fiscais eletrônicas é mais do que mera questão tecnológica. Trata-se da garantia de mais transparência e segurança para todas as partes envolvidas em uma transação comercial. Para você, empreendedor, é a oportunidade de simplificar suas obrigações tributárias, reduzir custos e modernizar a gestão do seu negócio. Para sanar todas as suas dúvidas, vale dar aquela conferida no portal NF-e, ok?
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