Muitos empresários têm dificuldades em gerenciar todos os processos de uma empresa, principalmente, em relação ao controle patrimonial.
Como você sabe, ter controle de todo o patrimônio de um negócio não é uma tarefa simples e demanda muito foco e responsabilidade dos gestores.
Os bens de uma empresa, em conjunto, representam um valor bem significativo, razão pela qual é preciso adotar métodos que protejam esse capital, que sejam confiáveis e transparentes, em harmonia com as boas práticas de mercado e permitam que o negócio se desenvolva com segurança.
Pensando em te ajudar, reunimos algumas dicas de como fazer um controle patrimonial eficiente e rápido. Tem interesse no assunto e deseja aprender um pouco mais? Continue com a leitura!
O que é controle patrimonial?
Para fazer um bom controle patrimonial é preciso entender esse conceito e, por isso, nosso primeiro tópico é dedicado a ele.
Em resumo, sempre que ouvir falar acerca do controle patrimonial, lembre-se de que ele é o gerenciamento de todo o patrimônio de uma empresa. Em outras palavras, ele mensura os bens da empresa, que podem ser:
- tangíveis: como prédios, veículos e computadores;
- intangíveis: como as patentes e franquias.
Conhecer seus ativos imobilizados é fundamental dentro de um contexto empresarial, especialmente para empreendimentos que possuem mais de uma unidade, dando ao empresário uma noção exata de tudo aquilo que possui.
Qual a importância de um controle patrimonial bem executado?
Muitos gestores ainda não entenderam a importância que o controle patrimonial tem para suas empresas e o enxerga como um custo alto, cuja função é de, apenas, cumprir as exigências legais de um negócio. Entretanto, sua importância vai muito além disso!
O controle patrimonial é um item crucial para melhorar a estrutura do seu empreendimento, pois, por meio dele, você consegue:
- otimizar seu processo de compras e diminuir os desperdícios;
- preparar a empresa para passar por auditorias, sejam elas internas ou externas;
- ter facilidade para comprovar a veracidade das suas informações financeiras;
- diminuir o índice de desvios dentro da empresa.
Como fazer o controle patrimonial de sua empresa?
Antes de tudo é preciso lembrar que os bens que compõem o patrimônio de uma empresa são chamados de Ativos Imobilizados e que eles fazem parte não apenas da produção, como também do setor administrativo, como computadores, veículos, móveis, máquinas e todos os demais insumos da empresa.
Com isso, por meio do controle patrimonial, você conseguirá realizar uma contabilização mais precisa referente à depreciação dos seus ativos imobilizados, observar se existem desvios de patrimônio dentro da empresa e até mesmo desperdícios que possam ser reduzidos.
Ressalta-se que a utilização de um bom software pode auxiliar — e muito! — todo esse processo, já que a automatização traz inúmeros benefícios para a gestão empresarial.
Como nós sabemos que o desafio é grande, separamos algumas dicas valiosas para ajudá-lo a manter seu patrimônio organizado e controlado e, então, encontrar o cenário ideal para crescer e se desenvolver com segurança e durabilidade. Acompanhe!
Faça uma classificação correta das contas
O balanço patrimonial é importante para determinar qual é o real e atual patrimônio da empresa. Ele é o responsável por realizar o levantamento de todos os passivos e ativos do seu negócio e, em seguida, confrontá-los.
Lembrando que, por ser muito detalhada, essa tarefa pode levar um certo tempo para ser concluída, exigindo muita cautela e atenção dos funcionários responsáveis.
Além disso, é imprescindível que você faça uma classificação corretas das contas, devendo constar em seu balanço patrimonial especialmente:
- ativos circulantes: são todos aqueles itens que podem proporcionar um retorno financeiro mais rápido à empresa, como a venda de mercadorias;
- ativos não circulantes: são os investimentos, maquinários, imóveis, equipamentos etc.;
- passivos circulantes: são os pagamentos referente aos fornecedores, funcionários, impostos, entre outros;
- passivos não circulantes: são todas as obrigações financeiras a longo prazo que a empresa possui;
- patrimônio líquido: são os valores que representam o capital da empresa, ou seja, a diferença entre os valores dos ativos e passivos.
Utilize placas de identificação
A utilização das placas de identificação serve não só para otimizar o controle patrimonial, mas também para mensurar a depreciação do bem, verificar o número de manutenções e movimentações internas. Além disso, essa técnica facilita a conferência de informações em casos de auditoria.
Etiquetar seu patrimônio também previne e simplifica a identificação de furtos ou desvios de bens da empresa. Ainda que isso não ocorra com frequência, ao longo dos anos, pequenos desvios podem fazer uma grande diferença no patrimônio e acarretar grandes prejuízos.
Em geral, as placas podem vir acompanhadas de um código de barras ou de um número de série, a depender das necessidades da empresa. O importante, no entanto, é que você tenha um controle rigoroso sobre todos os seus bens.
Faça uma atualização anual do controle
É imprescindível que uma atualização do seu controle patrimonial seja feita, pelo menos, uma vez por ano, pois revisar e atualizar a vida útil, a depreciação e o valor residual dos seus ativos é fundamental para que a empresa cresça bem estruturada.
É importante ressaltar que essa atualização deve ser realizada junto com seu balanço patrimonial, já que é uma maneira de se saber qual a real situação do negócio. Por meio dela, é possível, por exemplo, identificar a necessidade de realizar novos investimentos, definir os itens que estão estagnados e gerando prejuízos, entre outros fatores.
Ademais, caso seja de sua preferência, o prazo para a realização dessa atualização pode ser diminuído para conferências mensais e trimestrais, por exemplo.
Crie um manual de normas e procedimentos
Para manter o melhor desenvolvimento das atividades dentro da empresa, o ideal é que seja elaborado um manual de normas e procedimentos e ele deverão constar todos os processos necessários para a organização do controle patrimonial.
Porém, é de suma importância que esse manual seja, efetivamente, colocado em prática. Ou seja, é imprescindível que você garanta que seus colaboradores entendam o objetivo do mesmo e verifique se todos estão fazendo a sua parte.
Com a adoção dessa estratégia, seus funcionários terão rotinas e procedimentos para garantir uma boa compra, aprovação, identificação e, responsabilidade dos bens, evitando compras desnecessárias ou manutenções fora de hora, por exemplo.
Quais as vantagens desse processo empresarial?
Para que uma empresa se mantenha rentável e consiga se desenvolver de maneira segura, é preciso conhecer o mercado, entender sobre economia e manter suas finanças e bens sempre em ordem.
Nesse sentido, é possível afirmar que executar um controle patrimonial eficiente traz inúmeras vantagens para o seu negócio, tais como:
- permite identificar as necessidades reais da empresa, possibilitando a realização de novos investimentos mais precisos, tendo a certeza de que beneficiarão seu negócio;
- permite a realização de uma gestão mais rigorosa, facilitando o controle dos ativos imobilizados;
- permite o acesso a dados reais, os quais podem auxiliar na elaboração de um planejamento financeiro eficiente;
- reduz a depreciação dos bens e, consequentemente, os gastos.
Como otimizar o processo de controle em sua empresa?
Finalizando este material, trouxemos algumas dicas para que você consiga implementar os processos de controle em sua empresa com sucesso. Afinal, conforme demonstrado, eles são essenciais para conquistar um negócio saudável e promissor.
Por isso, continue atento e anote as últimas dicas do post de hoje:
Aprenda a delegar funções e responsabilidades internas
Para que o processo de controle patrimonial seja efetivo, é necessário que o gestor aprenda a delegar funções e responsabilidades dentro da empresa.
Portanto, se você possui o hábito de centralizar todas as tarefas, comece a abandoná-lo e confiar à sua equipe algumas dessas obrigações.
Em geral, é importante ter uma equipe qualificada, já que o relatório poderá afetar impactos nos resultados financeiros do negócio. Além disso, lembre-se de que existem 3 graus de responsabilidade:
- controle: costuma ser atribuído ao contador da empresa;
- salvaguarda: responde pelas ocorrências relacionadas ao patrimônio e cuida para que tudo esteja sempre em ordem;
- uso: atribuída ao usuário que deve garantir que o bem seja preservado e utilizado corretamente.
Fique atento às legislações em vigor
Conhecer as normas que regulam a situação do ativo imobilizado é imprescindível para manter sua empresa atuando dentro da lei.
Nesse sentido, é interessante que os relatórios e laudos de controle patrimonial sigam as exigências da Lei 11.638/07, assim como as normas técnicas emitidas pela ABNT/IBAPE.
Realize inventários periódicos
Além do controle patrimonial, é aconselhável que você realize inventários periódicos em sua empresa. Via de regra, eles podem ser realizados de maneira interna — conduzidos por um funcionário capacitado — ou externa — executados por uma empresa especializada.
O importante é que, além das responsabilidades de controle e salvaguarda, seja realizado um inventário para que o patrimônio se mantenha protegido e os erros possam ser corrigidos.
Utilize um software de gestão
Como você viu, executar o controle patrimonial é uma tarefa complexa e cheia de etapas e responsabilidades a cumprir. Por isso, fazer todos esses processos manualmente, além de torná-lo mais lento, pode comprometer a segurança dos resultados obtidos.
É importante que você utilize um bom software de gestão de bens, já que a tecnologia é uma importante aliada do empresário contemporâneo.
Esse recurso consegue deixar todo o processo mais rápido, eficiente e seguro e pode ser manuseado sem grandes esforços.
Portanto, seja estratégico e invista em um programa para lhe auxiliar com essa tarefa. Apesar do investimento inicial, isso lhe trará inúmeros benefícios e permitirá que seu negócio esteja sempre organizado.
Como você pode perceber, o controle patrimonial vai muito além de uma exigência burocrática. Ele é um dos fatores fundamentais para garantir o crescimento constante da sua empresa.
Portanto, se você ainda não realiza esse controle, saiba que sua empresa pode estar tendo muitos prejuízos, mas eles poderão ser eliminados quando você começar a colocar em prática os conhecimentos que adquiriu ao longo da leitura de hoje.
Fazer um controle patrimonial não é tão simples, mas também não é impossível, não é mesmo? Basta aplicar as técnicas adequadas e agir com inteligência! Então, que tal entender melhor a importância da padronização de processos para a gestão empresarial?
