Descubra como melhorar sua rotina na definição de processos

Possuir agilidade na tomada de decisões para a definição de processos é uma habilidade essencial para qualquer gestor, independentemente do tamanho da empresa.

Porém, essa habilidade, por si só, não é suficiente para tomar as decisões corretas que trarão resultados assertivos e que contribuirão para o crescimento de seu negócio.

Planejar, analisar dados e acompanhar os resultados são atividades essenciais no cotidiano de uma empresa. Quer saber como melhorar a tomada de decisões para definir os processos de sua empresa? Leia esta postagem e descubra!

Os 7 passos para a tomada de decisões

Muitos gestores utilizam esse sistema de 7 passos para a tomada de decisões assertivas, porém, poucos possuem o esclarecimento de que essa técnica é essencial para a otimização de resultados e a resolução de problemas.

Vamos compreender cada um desses passos?

1. Identificação do problema

Antes de tomar qualquer atitude em relação a um problema é preciso identificá-lo e compreender a fundo qual a sua extensão e impacto na rotina da organização.

Após a identificação, você deverá verificar quais são os resultados que deverão ser alcançados pela solução a ser proposta e os benefícios que ela trará aos seus processos e à sua equipe.

2. Coleta de informações

Nesta etapa, você deverá levantar o máximo de informações pertinentes que o auxiliará a tomar a decisão.

Tenha muito cuidado, pois a utilização de informações desatualizadas ou imprecisas podem levar a decisões equivocadas e comprometer a saúde financeira de sua empresa ou o funcionamento de seus processos.

Outro problema muito comum nessa etapa é a falta de informações ou, até mesmo, o excesso delas. Com poucas informações, a efetividade de sua decisão ficará fragilizada e, o excesso, poderá causar confusão, o que também poderá comprometer a decisão.

Busque somente por aquelas informações que são pertinentes à resolução do problema.

3. Identificação das alternativas

Uma vez que você possui o entendimento profundo sobre os problemas e dados para embasar a sua decisão, você poderá avaliar quais as alternativas que poderão ser utilizadas na resolução de problemas ou definição de processos.

Possuir mais de uma solução para um problema permite que você possa avaliar qual delas está alinhada com os objetivos almejados pela decisão.

4. Avaliação das alternativas

Agora, é preciso avaliar os prós e os contras de cada uma das alternativas e avaliar qual delas possui uma chance maior de sucesso.

Aqui, você deverá avaliar o impacto geral que cada uma delas vai gerar em sua empresa e verificar se os resultados proporcionados serão em curto, médio ou longo prazo.

5. Escolha de uma alternativa

Agora que você já avaliou todas as alternativas e projetou sua efetividade na definição de um processo, você deverá escolher aquela que demonstrou, por meio de dados e análises, ser a mais eficiente, e deverá ser escolhida, ou seja, chegou a hora de tomar a decisão!

6. Implantação da solução

Antes de executar a solução é preciso desenvolver um planejamento para a sua implantação. Identifique quais são os recursos necessários e quais pessoas serão envolvidas no processo.

Com o plano em mãos, é hora de buscar apoio para a implantação da solução encontrada, então, “venda” a ideia para os envolvidos e, também, para os stakeholders (pessoas que possuem interesse na resolução do problema).

Com o apoio de todos e o planejamento em mãos, implante a solução.

7. Verificação de resultados

Mais importante do que implantar a solução escolhida é acompanhar os resultados obtidos por ela. Muitas vezes, a alternativa escolhida poderá trazer alguns resultados adversos que não estavam previstos.

Analisar, verificar o que está funcionando e encontrar pontos que precisam de melhorias é uma atividade obrigatória para que a empresa continue crescendo sempre e, com base nessa coleta de dados, você poderá tomar outras decisões.

A verificação de resultados constante permite a otimização de processos e a melhoria contínua das atividades realizadas pela empresa, elevando a satisfação de seus clientes e colaboradores e, consequentemente, aumentando os lucros.

Os fatores para definição de processos

Como vimos, a técnica dos 7 passos é uma ferramenta que vai auxiliar o gestor no processo de tomada de decisões, contudo, existem alguns fatores que podem influenciar nos resultados obtidos.

Falta de informação

É comum que, principalmente em pequenas e médias empresas, não exista um sistema de armazenamento de informações eficiente, sendo que, muitas vezes, as informações são armazenadas em agendas, cadernos ou planilhas.

Esse tipo de organização deixa as informações descentralizadas, dificultando a sua localização e, até mesmo, causando a perda de informações importantes para a empresa.

Para evitar esse tipo de situação, a adoção de um software de gestão (conhecidos como ERPs) é uma excelente alternativa. Atualmente, existe uma grande variedade de opções, paga e gratuita, para cada tipo de necessidade.

Achismo

A intuição é uma característica essencial nos gestores, porém, realizar a tomada de decisões com base apenas em sua intuição é algo muito perigoso e que poderá prejudicar, e muito, a sua empresa.

Lembre-se sempre de tomar as suas decisões com base em dados concretos. Essa atitude previne diversos problemas e, ainda, torna as suas decisões muito mais assertivas.

Falta de planejamento

Mesmo para situações adversas, é possível elaborar um plano de contingência para agilizar o processo de decisões e minimizar os danos causados à empresa por conta de um problema ou falha de processo.

Um planejamento bem estruturado deverá conter essas ações de contingência, as pessoas envolvidas para a resolução do problema e qual o posicionamento que a empresa deverá ter ante a essa situação.

Demora na resolução de problemas

Uma decisão, para ser efetiva, deverá ser tomada o quanto antes, porém, a demora na resolução de problemas é algo comum em grande parte das empresas.

Essa negligência pode custar muito caro para a empresa e acontece, principalmente, porque as empresas não compreendem a proporção que um problema pode tomar e, simplesmente, deixam de lado até que seja tarde demais.

Agora que você já sabe como melhorar a sua rotina de definição de processos e tomada de decisões, aproveite sua visita ao nosso blog e leia o post sobre o que é a gestão de desempenho e por que ela é tão importante para a sua empresa!