Erros que você não pode cometer na implementação do ERP

Com ou sem isolamento social, uma empresa é feita do contato, da troca de informações e das transações com clientes, fornecedores e parceiros de negócio. Uma empresa de sucesso se difere de uma outra com não tanto sucesso, além de eventualmente pela qualidade e características de seus produtos e serviços, pela capacidade que têm de trabalhar bem as informações e, assim, garantir produtividade e melhores custos. Um bom sistema de gestão é fundamental para isso. Há, porém, erros que acontecem na implementação do ERP que podem tirar seu sono ou comprometer os custos do projeto ou até mesmo os resultados esperados.

Já é hora de focar-se em preparar a empresa para um ciclo de crescimento. O ano de 2020 foi uma espécie de caixa de pandora para o Brasil. Herdamos uma economia titubeante de 2019, incrementamos com uma pitada de crise política e para finalizar o planeta solapou com a pandemia do coronavírus. E a implementação do ERP adequado ao seu segmento, modelo de negócio e às caraterísticas da sua empresa é fundamental para:

• Promover mais eficiência para sua empresa e maior retorno para seus negócios
• Redução do custo total de propriedade (TCO) com um modelo de software contratado como serviço (SaaS)
• Permitir que sua empresa cresça de forma mais organizada e dentro das regras fiscais e de compliance
• Estabelecer processos mais produtivos e gestão mais ágil
• Maior efetividade na gestão do nível de serviço (SLA – Service Level Agreement)
• Acompanhamento on-line e real time com acesso por dispositivos móveis
• Gestão financeira mais eficaz com controle de lucratividade por contrato, por clientes e por projeto
• Redução de riscos de contratos com gestão mais eficaz de projetos
• Maior controle da programação dos serviços para as equipes/técnicos
• Maior produtividade e rentabilidade da empresa

Entre fazer uma venda, colocar a equipe na rua para ativar o cliente, faturar e entrar a receita, há um caminho extenso.  Por isso, é fundamental organizar seus processos e contar com uma plataforma que atenda plenamente as especificidades do seu negócio. Mas, para que funcione plenamente e para que o projeto transcorre bem, você pode evitar erros comuns.

Nove erros para evitar na implementação do ERP

Um ERP é a mais potente ferramenta de gestão para que você execute bem sua estratégia de negócios, cresça com riscos menores e controle muito melhor cada processos e seus custos. Ou seja, pode ser a garantia do sucesso e da rentabilidade da empresa. Isso, porém, só se torna realidade se você não cometer erros que são muito comuns em projetos de implementação ou migração de sistemas de gestão. São eles:

Erro na implementação do ERP número 1: planejar mal

Não é porque o ERP escolhido é um completo, bem adaptado ao seu negócio que você dispensará um bom planejamento. É preciso estabelecer as motivações, expectativas e os gols pretendidos com esse projeto. E mais, junto com quem tem mais experiência e conhecimento em projetos de ERP e no sistema escolhido, é necessário também estimar prazos, recursos e aferir equipes que serão envolvidas, internamente e do parceiro de implementação.

Erro na implementação do ERP número 2: pensar em ferramenta e não em processo

Quando se adota um ERP, uma das grandes expectativas é automatizar atividades. Porém, é preciso que cada processo da organização tenha seu dono. A consultoria de implementação agregará sua experiência e a visão das melhores práticas de gestão de dezenas, centenas, milhares de empresas que já implantaram o ERP. Os donos do processo precisam analisar essas práticas, discutir e definir com a consultoria esse desenho de processo e, depois, permanecerem responsáveis pela eficácia e eficiência do seu processo.

Erro na implementação do ERP número 3: tomar decisões unilaterais

Em qualquer organização, de qualquer porte, está ficando cada vez mais difícil que decisões top-down tenham efeito positivo. Num projeto de ERP, mais ainda. A hierarquia organiza o processo de decisão, define a palavra final, mas não deve alijar quem está na ponta, tocando os processos. É fundamental que eles sejam chamados a analisar, levantar e discutir as necessidades e funcionalidades da nova solução.

Erro na implementação do ERP número 4: conhecer superficialmente a ferramenta

Os especialistas estão nos fabricantes e nas consultorias de implementação. Mas, você deve conhecer as potencialidades da ferramenta, os cases, as funcionalidades. A G2, por exemplo, realiza periodicamente sessões pela web para demonstrar de maneira geral as capacidades do SAP BUSINESS ONE (G2 Demolive) e também sessões mais aprofundadas sobre temas específicos (G2 Inside Business One).  Também é preciso pensar no pós-implementação. Suporte e Customer Success são processos fundamentais. O primeiro é mais comum. O segundo te ajuda a potencializar o uso.

Erro na implementação do ERP número 5: achar que o “sempre fizemos assim” é melhor

É natural, pensarmos assim. Também, é fundamental que a consultoria que irá implementar leve muito em consideração suas experiências. Afinal, sua empresa está viva, crescendo, lucrando não à toa! Mas, também é preciso ter em mente que, parafraseando Einstein, dificilmente se encontra resultado melhor fazendo mais do mesmo.

Erro na implementação do ERP número 6: não se comunicar

Toda a mudança gera um certo desconforto. É muito importante o processo de comunicação. Do contrário, o projeto vai esbarrar no problema mencionado no ponto anterior e os funcionários que gostam de fazer “à moda antiga” vão oferecer resistência e até inviabilizar o projeto por não visualizar todos os benefícios possíveis.

Erro na implementação do ERP número 7: não separar Preço e Valor

O magnata do mercado de capitais, Warren Buffet, foi genial quando definiu: “preço é o que você paga, valor é o que você leva”.  Assim, ao escolher o fornecedor do software e a consultoria que vai trilhar esse caminho com você, é fundamental que você tenha uma visão fundamentada e abrangente para não levar o “gato por lebre”, pagando o menor preço, e nem o “mais do mesmo” só que bem mais caro.

Erro na implementação do ERP número 8:  achar que o ERP já vem pronto e “pra ontem”

Mesmo um ERP líder como o SAP, que a consultoria Gartner aponta com 22% de market share, o dobro da segunda colocada, mantém-se vivo e adaptável.  No Brasil,  a SAP tem mais de 1,5 milhão de usuários de mais de 10 mil empresas. É meio caminho andado. Mas, é preciso planejar sua implementação e, para isso, contar com especialistas ou uma consultoria experiente na hora de implantar e de um bom suporte.

Erro na implementação do ERP número 9:  não capacitar o time

Para ajudar na comunicação e garantir que a implementação seja feita dentro dos prazos desejados, é importante que os colaboradores sejam treinados. O ERP sozinho não entrega suas capacidades, todo o valor possível e todas vantagens desejadas. Todas as pessoas devem estar capacitadas a executar suas tarefas para que realmente a empresa tome vantagem de uma tecnologia que é líder mundial e poder rentabilizar o negócio.

Conclusão

Já não é novidade que a pandemia trouxe pressão por soluções tecnológicas que viabilizassem a operação, entre elas o ERP. Um dos pontos cruciais para entender a importância do ERP, durante e depois que a pandemia passar, é a probabilidade de sistemas defasados falharem quando há muita pressão ou são levados a um extremo de ruptura.  Implementar um ERP adequado  vai auxiliar sua empresa a fazer essa travessia rumo a um novo ciclo de crescimento dentro de uma filosofia de “non-suprising business”. Ou seja, retomar, crescer de forma organizada, com governança, com informações e compliance.

Aposte num ERP consagrado e em uma consultoria experiente. A SAP está no Brasil a mais de duas décadas. Possui um centro de desenvolvimento, cerca de 2 mil funcionários e mais de 400 parceiros de diversas naturezas: venda de licenças, implementação, serviços, treinamentos e hospedagem (Cloud). Já a G2, com 30 anos de mercado, metade no mercado de ERP,  é uma das principais consultorias SAP do Brasil e o parceiro com mais experiência em sistemas de gestão. Além disso, é um parceiro SAP completo que oferece licenciamento, implantação, treinamento, serviços e infraestrutura Cloud otimizada para SAP Business One. Fale conosco!