Começando o último trimestre, hora de pensar em como vamos fechar o ano e também no planejamento estratégico e orçamentário de 2020. Uma boa solução de gestão, um bom ERP pode ser uma mão na roda e nesse post vamos dar algumas dicas para o seu planejamento e também demonstrar algumas facilidades que o sistema de gestão pode trazer nessa hora.
A importância do Planejamento Estratégico
O guru da administração moderna, Peter Drucker, tinha duas máximas que demonstram a importância do pensamento estratégico e, por conseguinte, do planejamento estratégico. A primeira é mais ou menos essa: “não podemos prever o futuro, mas podemos criá-lo”. E a segunda é: “planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com um futuro de decisões presentes”.
Dito isso, não custa lembrar como estamos acostumados (ou somos induzidos) a lidar com tudo que está “por agora”. Todos nós, naturalmente, temos uma grande capacidade de focar no urgente e, por conta disso, ignorar o que é importante. Planejamento é uma dessas coisas. E nesse fase do ano, ainda inicio do fim, é um bom momento para olhar para o que planejávamos ter sido o ano e concluir como realmente tem sido. E, claro, desenhar o que queremos para nossas empresas em 2020.
O planejamento estratégico é o processo de analisar as diversas facetas de uma empresa – visão de futuro, estratégia, processos, estrutura, pessoas, produtos, vendas, finanças, metas etc. Antes de ser uma tentativa de adivinhar o futuro, é um processo de construí-lo, tornando suas fraquezas irrisórias e potencializando suas fortalezas.
Oito dicas para fazer um Planejamento Estratégico de forma mais fácil
Um bom planejamento estratégico começa com coleta de informações e com um bom entendimento do momento da sua empresa, concorrentes e mercado. Existem várias metodologias e caminhos para se estruturar seu Plano Estratégico. Qualquer delas demandará uma primeira análise de situação. A seguir algumas dicas que podem lhe auxiliar:
1) Faça uma análise qualitativa de 2019
Sim o ano não acabou. Mas, se você deixar para fazer isso em dezembro vai acabar ignorando essa análise porque, de novo, o planejamento tornou-se urgente e essa avaliação (importantíssima) vai ficar para uma próxima.
Recomendo por exemplo, se inspirar no Star Model de Jay Galbraith e organizar do ponto de vista de Estratégia, Processos, Estrutura – o que você fez bem neste ano e o que não fez tão bem. Quais são os seus GAPS e suas oportunidades.
Faça algo parecido pensando em Gestão, Vendas, Pós-venda e Marketing. Quais são seus Gaps. Quais são as oportunidades de melhorias
2) Olhe pela janela
Quem são seus concorrentes diretos e indiretos. Quem é seu benchmark (aquele concorrente que realmente perturba). Quais são suas vantagens em relação a eles. Quais as suas desvantagens. Quais tendências do seu mercado? Dê um google: como está se comportando seu cliente, como a tecnologia está impactando ou vai impactar seu mercado. Analise o que há de oportunidades e ameaças.
3) Faça uma análise quantitativa de 2019
Como foram os números? Vendas, perda de clientes, margens, custos. Já pense no eventual GAP e no que pode ser sua meta para 2020. Avalie o mercado, as possibilidades de crescimento.
4) Resuma em uma análise SWOT
Olhe para tudo isso e pense em suas Forças (“Strengths”), Fraquezas (“Weaknesses”), Oportunidades (“Opportunities”) e Ameaças (“Threats”). Nem sempre é fácil o entendimento de cada um desses pontos. Pode haver confusão.
Para facilitar, pense que FORÇAS são fatores internos que representam vantagem competitiva frente aos concorrentes. FRAQUEZAS são fatores internos que potencializam sua desvantagem no mercado.
Da mesma forma, encare OPORTUNIDADES como fatores externos que favorecem a empresa em razão de uma tendências, de um cenário positivo ou em decorrências de suas FORÇAS. E assim, as AMEAÇAS são também fatores externos que prejudicam seu negócio ou seu posicionamento, potencializados pelas suas FRAQUEZAS, e ocasionados por um cenário negativo (dólar, crise, mudança tecnológica etc).
5) Escolha seu OBJETIVO
Onde você quer chegar em 2020? Idealmente, crie um grande objetivo qualitativo e subdivida m outros, por área, por negócio. Quantifique também metas qualitativas e quantitativas – receitas, margens, custos, inclusos.
6) Defina seus GAPS e OPORTUNIDADES
De posse de tudo isso, e olhando para os objetivos, crie uma matriz com os principais GAPS e OPORTUNIDADES que sua empresa deverá tratar. No Máximo cinco de cada lado!
7) Monte o Plano de Ação
Quais são os projetos e ações? Quem são os responsáveis? O que você precisa para realizar – pessoas, estrutura, investimentos? Qual o prazo para cada ação ou projeto?
8) Agora, faça seu Plano Operacional
O Plano Operacional nada mais é do que pegar sua estratégia e colocar números nela. Quanto vai investir, quanto vai vender, quanto vai custar, quanto vai sobrar. É criar um DRE (Demonstrativo de Resultados) projetado. Ou seja, uma simulação do que seria o resultado final em 2020, segundo suas estimativas.
É importante que se entenda que o Planejamento Estratégico é uma idealização do futuro. Deve usar bases realistas e metas desafiadoras. O objetivo não é acertar. O propósito é ter um guia e poder aferir no decorrer da jornada, o quanto estamos dentro do planejado e o quanto estamos fora. Para ir corrigindo rotas, melhorando, vendas, reduzindo custos e, claro, repensando o próprio planejamento, que considera cenários que podem não se realizar.
Como o ERP ajuda no Planejamento Estratégico
O ERP(Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão que integra as informações financeiras, operacionais e comerciais de toda a empresa. E esse é o primeiro ponto. Um ERP lhe permite ter à mão mais facilmente os dados e informações de que necessita para responder às perguntas acima e refletir sobre as lacunas que deve preencher, as metas, o desempenho atual, os impactos do dólar e etc.
Além disso, um ERP, como SAP Business One que a G2 Tecnologia implanta em seus clientes, (segundo ponto) lhe permite ir além e criar análises multimoeda e simulação de cenários em tempo real, o que lhe permite enxergar de maneira mais fácil potenciais de otimização de custos, gaps de receitas, gargalos de processos.
Outro aspecto é (não perca a conta: terceira vantagem) possibilitar a oportunidade de acompanhar o que você planeja e como está realizando sem horas de trabalho e inputs manuais em planilhas.
E, para não delongar muito (quarto), integrando todos os recursos da empresa para uma visão única, o ERP vai possibilitar que você acompanhe e entenda o funcionamento do fluxo de caixa real do seu negócio. Isso facilita seu planejamento, de forma que você se habilita a criar projeções mais realistas.
Enfim, hora de pensar no plano para 2020 e, se ainda, não tem um ERP que te auxilia nesse nível, que tal pensar no SAP Business One para começar o ano tinindo! Vamos tomar um café?
