KPI: como definir indicadores de desempenho

Toda empresa com serviços de alta performance avalia constantemente o desempenho das suas rotinas. Para executar esse processo, uma série de indicadores podem ser utilizados, como o de disponibilidade de serviços de TI e o de tempo médio de atendimento. Eles são definidos de acordo com as estratégias e os objetivos do empreendimento a médio e longo prazo.

Nesse cenário, alguns indicadores ganham destaque pela sua importância e relação com os objetivos da empresa. Eles são chamados de KPIs e, diante da sua relevância, precisam ser definidos de forma precisa e revisados continuamente.

Entender o que são indicadores de desempenho e como cada tipo de métrica afeta a sua empresa é fundamental para manter o negócio competitivo. Para conseguir criar processos inteligentes, de qualidade e conectados com a necessidade do mercado, a companhia deve fazer um bom uso de métricas de performance.

Quer saber mais sobre os KPIs e como eles afetam a sua empresa? Então veja neste post como esse tipo de indicador é estruturado e qual é a sua relação com os resultados de uma empresa!

O que são indicadores de desempenho

Sigla para Key Performance Indicator (algo que, em português, pode ser traduzido como Indicador Chave de Performance), o KPI é um tipo de indicador utilizado para avaliar como ações em processos internos são capazes de atender aos objetivos de médio e longo prazo definidos pela empresa.

Eles podem ser aplicados em diferentes áreas da companhia, dando ao gestor uma visão ampla e precisa sobre como cada aspecto da cadeia operacional influencia nos resultados financeiros obtidos a cada regime fiscal.

Os KPIs podem ser registrados por meio de números ou taxas percentuais. Caso a empresa precise avaliar a taxa de conversão das suas campanhas de marketing on-line, por exemplo, o indicador será definido a partir de uma porcentagem. Já a identificação do número de pedidos entregues dentro do prazo é feita por meio de um número que será modificado a cada mês.

Como os KPIs se diferenciam de outros indicadores

Os KPIs não devem ser confundidos com outros tipos de métricas ou indicadores de desempenho. Cada indicador chave de performance é feito para avaliar fatores críticos da empresa e que sejam de alta relevância para as estratégias definidas por gestores e líderes operacionais.

No entanto, uma métrica não nasce como um KPI, mas pode se tornar um deles rapidamente. Conforme as demandas do negócio forem se modificando ao longo dos anos, os fatores que merecem atenção dos gestores se transformarão. Nesse momento, é ideal modificar os KPIs e avaliar quais métricas podem “subir de nível” e ganharem o status de indicadores chave de desempenho.

Pense, por exemplo, nos indicadores de desempenho relacionados à disponibilidade do site de vendas da companhia. A partir do momento em que o empreendimento passa a ter o seu e-commerce como principal fonte de renda, as métricas utilizadas para avaliar como as páginas do negócio estão funcionando ganham importância. Como consequência, elas passam a ser vistas como KPIs.

Em outras palavras, o indicador chave de performance deve mensurar algo que é valioso para a empresa. Isso não ocorre com outras métricas que, apesar de medirem o desempenho de diferentes aspectos da companhia, são utilizadas também em rotinas comuns. Esse é o caso de indicadores que não estão diretamente ligados ao core business do empreendimento, ou seja, os que estão relacionados com atividades secundárias.

Qual é a importância de definir os KPIs corretos para a gestão da empresa

Os KPIs possuem um papel de destaque na avaliação das medidas tomadas pela empresa a médio e longo prazo. Eles são uma ferramenta básica de gestão e devem fazer parte da rotina do negócio.

Quanto maior a integração de um KPI no dia a dia de uma empresa, maior será a sua capacidade de demonstrar ao gestor como as suas estratégias estão afetando os lucros do negócio. Nesse sentido, um KPI pode ser visto como uma ferramenta de comunicação, que permite diferentes setores identificarem o resultado do seu trabalho e o impacto que ele causa a médio e longo prazo.

Verificando os seus KPIs regularmente, a empresa pode otimizar as suas rotinas e identificar pontos que necessitam de melhoria rapidamente. Assim, a promoção de uma cultura de excelência transformará cada equipe, que contará com feedbacks constantes sobre a avaliação da sua performance.

Em outras palavras, o KPI deve ser visto como uma ferramenta estratégica. Por meio dele, gestores conseguem identificar como os fatores que afetam diretamente a lucratividade da empresa estão, realizando mudanças regulares e maximizando a competitividade da companhia.

Como definir KPIs de acordo com os seus objetivos de médio e longo prazo

A medição de um KPI deve ser definida de forma estratégica, avaliando os resultados do negócio e como o indicador pode auxiliar a companhia a atingir os seus objetivos. Assim, distorções são eliminadas facilmente, garantindo que o gestor terá uma visão precisa sobre o real estado da empresa.

É necessário ter um profundo conhecimento da cadeia operacional do negócio, o seu funcionamento, as metas de médio e longo prazo. Esses fatores guiam o gestor e tornam mais simples a separação entre aquilo que é um KPI e aquilo que é apenas uma métrica comum.

Para te ajudar nesse processo, separamos algumas estratégias para criar indicadores de qualidade. Veja abaixo os principais fatores que caracterizam um bom KPI:

1. É fácil de ser mensurado

Uma empresa não pode gerenciar aquilo que ela não conhece. Nesse sentido, o bom KPI é aquele que pode ser avaliado por analistas e gestores com facilidade e da forma mais precisa possível. Só assim será possível identificar pontos que necessitam de melhoria e como cada abordagem impacta nos resultados financeiros da companhia.

Defina KPIs claros e transparentes. E sempre adote as ferramentas certas para fazer uma medição precisa de cada métrica.

Se o negócio possuir um KPI para a disponibilidade de um sistema, por exemplo, é importante que o mecanismo de monitoramento consiga identificar todas as pausas de funcionamento, o tempo que elas duraram e como afetaram a rotina da empresa. Assim, a longo prazo, o gestor poderá trabalhar de maneira estratégica, otimizando continuamente as rotinas de trabalho.

2. Está alinhado com os objetivos do negócio

O KPI é um indicador utilizado em fatores que estão diretamente relacionados com os resultados da empresa. Diante disso, ele deve ser capaz de mostrar para a companhia se os seus objetivos estão sendo alcançados. Assim, o tempo de resposta a falhas na cadeia operacional será reduzido drasticamente.

Mantenha uma rotina de comunicação integrada com todos os setores do negócio. Isso criará o ambiente ideal para um alinhamento contínuo de estratégias. Todos trabalharão lado a lado identificando quais são as métricas mais importantes e como cada uma delas pode afetar a busca por melhores resultados.

3. Possui relevância para a equipe

A definição de cada indicador deve ser feita buscando evitar que o KPI se torne um “indicador de vaidade”. Esse termo é utilizado para indicar métricas que não mostram como uma rotina impacta nos resultados na empresa, mas, ainda assim, passam uma imagem de que tudo está funcionando corretamente.

Indicadores como o número de visitas de uma página, por exemplo, podem não ter grande relevância para avaliar o impacto financeiro de uma campanha de marketing. Ainda que eles indiquem que a página foi popular, eles não refletem a capacidade que a estratégia teve de converter potenciais clientes em consumidores.

Sempre avalie se cada métrica está mesmo alinhada com as necessidades da empresa e com aquilo que é realmente importante para garantir a sua lucratividade. Não tenha medo de fazer mudanças, caso julgue necessário: KPIs podem ser alterados constantemente, sendo o mais importante manter um conjunto de indicadores capazes de guiar o empreendimento a ter melhores resultados.

4. Auxilia a empresa a tomar boas decisões

Um bom KPI auxilia o gestor a avaliar o impacto das suas medidas e a tomar escolhas inteligentes. Em outras palavras, ele deve estar integrado de tal forma na rotina do negócio que o gestor possa utilizá-los como uma ferramenta estratégica, fundamental para atingir os objetivos de médio e longo prazo.

5. Passa por avaliações regularmente

O KPI precisa ser avaliado regularmente pela empresa. O acompanhamento contínuo dos resultados é fundamental para que problemas possam ser identificados e a companhia consiga avaliar o que funciona e o que precisa ser modificado. Faça mudanças regularmente, molde os KPIs de acordo com as necessidades do negócio e, assim, garanta o melhor uso possível dos recursos disponíveis.

O investimento em KPIs deve ser visto como uma estratégia fundamental para tornar o negócio mais inteligente e conectado com as necessidades do mercado. Ele permite que a empresa faça um planejamento de médio e longo prazo mais eficaz, evitando erros e prejuízos.

Cada indicador de desempenho dá ao negócio a chave para identificar problemas, avaliar o impacto das suas rotinas e processos na lucratividade da empresa e otimizar estratégias de mercado. Com sua definição, profissionais poderão atuar com um fluxo de trabalho mais inteligente e competitivo.

Agora que você já sabe o que são indicadores de desempenho e qual a sua importância, assine a nossa newsletter e fique por dentro das novidades do nosso blog em primeira mão!