Por serem responsáveis por um grande número de tarefas, os gestores naturalmente buscam opções para organizar o fluxo de trabalho e administrar o tempo disponível. Com efeito, em algum momento, eles provavelmente encontrarão o método GTD (Getting Things Done) e terão dúvidas sobre o seu funcionamento.
A ferramenta criada por David Allen é um instrumento valioso para lidar com uma rotina em que demandas surgem a todo momento. Contudo, não se trata de uma fórmula mágica, o sucesso dependerá do estudo e da prática dos seus conceitos essenciais.
Para que você dê os primeiros passos, abordamos as principais informações sobre o método GTD, especialmente suas diretrizes e seus benefícios. Continue lendo e torne-se mais produtivo!
O que é o método GTD?
Em “A Arte de Fazer Acontecer” (Sextante, 2015, p. 30), David Allen descreve os objetivos da metodologia GTD, que é abordada com riqueza de detalhes ao longo do livro. São eles:
(1) capturar todas as coisas que devem ser feitas ou que sejam úteis para você num sistema lógico e confiável;
(2) educar-se para tomar as decisões de todos os seus projetos para que você possa implementar ou renegociar as “próximas ações”; e
(3) organizar e coordenar todo esse conteúdo, reconhecendo seus vários níveis de compromissos consigo mesmo e com os outros, a qualquer momento.
A partir desses pilares, a ferramenta cria condições para organizar e gerir o fluxo de trabalho. Assim, até mesmo pessoas fortemente demandadas — como os gestores — podem lidar adequadamente com o volume de serviço, entregando tarefas na quantidade e qualidade exigidas pela função.
Como funciona o método GTD?
A base é criar um sistema para gerir o fluxo de trabalho. A partir desse elemento central, podem ser agregadas outras técnicas para definir prioridades, administrar o tempo, delegar tarefas etc., mas o núcleo conterá 5 pontos.
Coleta
Criar listas para reunir demandas e ideias obtidas ao longo do dia. O objetivo é retirar o trabalho da mente e decidir a respeito em um momento oportuno.
Processamento
Entender o significado dos itens armazenados, verificando se realmente é algo que demanda ação e classificando a tarefa. Aqui, o ideal é seguir os passos do diagrama de fluxo de trabalho, proposto pelo próprio David Allen.
Organização
Desenvolver um plano sobre como as ações serão reunidas e executadas. Nesse ponto, é recomendável agrupar as tarefas por horário ou contexto, como reunir todos os itens a caminho de casa ou todas as ações à frente do computador.
Revisão
Criar o hábito de retornar ao sistema para considerar se os projetos caminham adequadamente e se não há mudanças de prioridade.
Execução
Colocar o plano em prática, executando sempre com a mente clara e entendendo o significado de cada uma das ações.
Vale ressaltar que a agenda será uma ferramenta igualmente importante. Deve-se destinar horários para esvaziar a caixa de entrada, revisar o sistema, anotar compromissos etc.
Quais são os benefícios?
Ao entender e praticar o sistema para gestão do fluxo de trabalho, os profissionais colherão consequências positivas em seu desempenho. Veja os principais benefícios.
Organização
Da entrada de uma demanda até a produção de resultados concretos, o fluxo de trabalho seguirá um caminho lógico, além de existir uma melhor definição sobre o momento e a forma de executar as ações.
Criatividade
A ferramenta esvazia a mente de situações causadoras de ansiedade e estresse, e o profissional fica livre para desenvolver seu potencial criativo em cada tarefa.
Melhor gestão da incerteza
Os profissionais se tornam mais preparados para responder as variações de cenário sem que haja quebra da rotina ou prejuízo de outras tarefas.
Produtividade
A consequência última do método GTD é o aumento da produtividade. Com a implementação do sistema, a pessoa realizará um trabalho quantitativa e qualitativamente superior.
Vale ressaltar que a ferramenta também pode ser utilizada para gerir o trabalho em grupo. Além de tornar as equipes mais produtivas, a utilização possibilita um controle mais eficiente, permitindo identificar rapidamente o estágio de cada um dos projetos.
Sendo assim, o método GTD será um verdadeiro aliado dos gestores tanto em suas tarefas individuais como no exercício da liderança.
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