A rotina do empreendedor e dos gestores de empresas, de um modo geral, é desafiadora. Há uma série de compromissos para cumprir, telefonemas a dar, reuniões a realizar, decisões a tomar, etc.
Com isso, a jornada de trabalho se torna muito curta para dar conta de todos os eventos programados para o dia, ou mesmo para a semana. Os líderes acabam não se dando conta de algo muito importante: o poder de delegar.
Somado à diversidade de tarefas e a escassez de tempo, muitos líderes modernos ainda enfrentam outro desafio: a mania de centralização. Não tem como negar. A maioria dos gestores de empresas ainda acredita que devem ser os responsáveis pela execução exitosa das tarefas e que podem dar conta de tudo sozinhos.
O problema é que essa crença, muitas vezes, acaba limitando o desempenho do próprio gestor ou sacrificando a sua vida pessoal, pois o líder acaba passando mais horas no trabalho para tentar realizar todas as tarefas.
Ocorre que nem todas as atividades que devem ser desempenhadas na empresa precisam ser feitas pelo gestor. Em outras palavras, o trabalho em equipe pode se mostrar mais eficaz e a delegação de tarefas pode ser uma boa estratégia para alcançar o sucesso e a eficiência operacional.
Mas, se você costuma enfrentar problemas com a sobrecarga de trabalho e adotar uma postura mais centralizadora, esse post pode te ajudar a ampliar a visão e entender os benefícios da delegação.
Aqui, daremos 6 dicas de como delegar funções de maneira segura e prática, sem prejudicar a qualidade dos trabalhos internos. Quer saber como fazer isso? Então, é só prosseguir na leitura. Confira!
1. Estabeleça prioridades
Como já foi mencionado, a rotina do líder moderno é bastante intensa e há uma série de atividades a realizar e compromissos a cumprir. Porém, nem todos eles gozam do mesmo grau de complexidade e importância.
Sendo assim, é preciso definir os eventos mais salutares, que demandam a execução pessoal pelo gestor e que não seriam realizados com a mesma proficiência se fossem feitos por terceiros.
É preciso estabelecer prioridades e organizar as tarefas segundo o seu grau de relevância e complexidade, para a regularidade e eficiência dos trabalhos da organização.
O gestor deve reservar para si as tarefas que necessitam de decisões estratégicas ou que exijam conhecimento técnico mais aprimorado e sobre o qual ele tem domínio.
A partir disso, sabendo-se claramente quais tarefas dependem exclusivamente do líder e quais podem ser eficazmente desempenhadas por outro colaborador, é hora de partir para os próximos passos.
2. Escolha criteriosamente os colaboradores delegatários
Para ser exitosa, a delegação exige que o agente responsável pelo cumprimento da tarefa possa desempenhá-la de forma bem sucedida, com o mesmo grau de zelo e profissionalismo com que o líder faria.
Para tanto, na hora de delegar, é preciso que o gestor conheça a sua equipe e tenha ciência das habilidades e capacidade técnica dos seus colaboradores.
Muitas vezes, o colaborador possui mais conhecimento em determinada área do que outro colega, contudo, tem mais habilidade prática e poder de direção. Tudo isso deve ser analisado. Nessa hora, é preciso que o líder tenha sensibilidade para escolher qual a melhor opção e quem seria a pessoa mais indicada para executar aquela tarefa.
Aqui, é importante deixar claro que, quando se fala que o colaborador responsável pela execução da atividade deve ter o mesmo grau de zelo do seu líder, não quer dizer que o gestor deve exigir que a tarefa seja desempenhada da mesma forma que ele faria. Não se pode exigir perfeição.
É preciso lembrar que as pessoas são diferentes e que cada um pode adotar seus próprios métodos, desde que estes sejam hábeis a conduzir ao mesmo resultado final.
Então, o importante aqui é o resultado, a qualidade técnica do processo quando finalizado.
3. Seja claro sobre o que espera
Para obter os resultados que você almeja com a delegação de funções, é importante ser claro sobre o que é esperado do colaborador, como ele deve realizar as tarefas, que proveito a empresa precisa obter com ela.
Nessa etapa, é preciso perceber que a clareza é a chave para uma descentralização de funções bem sucedida. Muitas vezes, o que pode parecer óbvio para uma pessoa, pode passar despercebido por outra. Por isso, a dica é falar expressamente sobre os processos e sobre os resultados almejados.
4. Estabeleça prazos
Outro ponto essencial quando se fala em delegar funções é estabelecer prazos para o desempenho delas.
Isso tem até um pouco a ver com a necessidade de clareza, mencionada anteriormente.
Para que o gestor possa contar com a ajuda dos seus colaboradores, sem prejuízo da higidez e normalidade dos processos internos, é preciso que haja certa previsibilidade com relação aos prazos.
A estipulação de um tempo para a realização da atividade vai trazer mais segurança e certeza para ambas as partes, evitando pressões ou prejuízos ao trabalho.
5. Acompanhe o desempenho
Delegar tarefas é um ato que pode ser realizado de maneira eventual (naqueles dias em que a rotina está muito abarrotada) ou permanente (descentralização duradoura da atividade).
A duração da delegação vai depender da situação e estrutura interna de cada organização.
Mas aqui vale a dica de já ir capacitando os seus colaboradores para assumirem novas funções dentro da empresa, atividades de maior complexidade e importância. Isso, além de ampliar a autonomia do pessoal, também promove mais inovação e proatividade na sua equipe.
Para que os processos sejam bem executados, é essencial que haja um acompanhamento por parte do gestor. Verificar se o subordinado está se saindo bem, se compreendeu as orientações passadas, se está enfrentando alguma dificuldade no processo, ou se está com alguma dúvida.
Acompanhar o desempenho da equipe evita surpresas indesejadas e contribui para o êxito e normalidade dos trabalhos.
6. Demonstre gratidão e recompense os méritos
A melhor forma de estimular uma postura positiva da sua equipe é demonstrando gratidão pelo trabalho realizado e recompensando o mérito do seu pessoal.
Se o colaborador deu o seu melhor, trabalhou com afinco e até mesmo superou as suas expectativas, por que não dizer isso a ele e ser grato pelo resultado alcançado?
O reconhecimento pelo líder é um importante estímulo para o colaborador, contribuindo decisivamente para a motivação e dedicação ao trabalho, o que elevará, consequentemente, a sua produtividade.
Por mais talentoso e exímio que um gestor possa ser, é preciso ter sempre em mente que o talento pode até vencer alguns jogos, mas somente o trabalho em equipe ganha campeonatos.
E então? Gostou do nosso artigo sobre como adotar uma postura mais descentralizadora dentro da empresa e conseguiu entender um pouco mais sobre o poder de delegar funções? Tem mais alguma dúvida ou conhece alguma outra forma de promover uma delegação eficiente? Deixe seu comentário!
