OKR: melhorando a busca por resultados

Recentemente, comentei sobre o ambiente de negócios que se criou com o coronavírus e com os avanços tecnológicos que costumamos chamar de Transformação Digital. Há inúmeros desafios para as empresas e também muitas oportunidades de conquistar mercados, criar novos serviços e, principalmente, adotar novas técnicas e novos padrões de gestão e modelos de negócios. Vamos fazer alguns artigos com essas ideias e abordagens. Hoje, vamos compartilhar o modelo conhecido como OKR.

Às vezes, podemos imaginar que o avanço rápido das tecnologias está impulsionando as mudanças que batizamos de Transformação Digital. Não. A tecnologia é o meio. O que determina a Transformação Digital é o comportamento das pessoas, dos consumidores e as necessidades das empresas de reduzir custos, melhorar serviços, gerar mais valor, ser mais ágil.

A pandemia nos mostrou isso na prática. Algumas tecnologias já estavam aí. Mas, precisaram de um “empurrãozinho” do coronavírus para finalmente emergirem. Isso está acontecendo também no campo da gestão que vai sofrer uma grande adaptação pelas tecnologias que vão sendo adotadas (a maioria já disponível há algum tempo) e por novos modelos de gestão que auxiliam nessa travessia, trazendo agilidade, controle, praticidade.

O que é o OKR e como usar na gestão da empresa

OKR é a sigla para “Objectives and Key Results” (objetivos e principais resultados ou resultados-chave), uma metodologia de gestão que se propõe a dar mais objetividade e simplicidade à gestão por indicadores. Foi criada pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove, e disseminada nas empresas do Vale do Silício, entre elas Google e Linkedin.

Os OKRs podem ser definidos em cascata, do CEO, passando por diretores e gerentes, chegando aos níveis mais operacionais. Assim, os objetivos expressam uma direção clara do que a empresa, uma unidade de negócios, um departamento, uma área precisam ou pretendem conquistar. A partir dos objetivos corporativos define-se os objetivos individuais.

OBJECTIVES, como o nome diz, é o seu objetivo, qualitativo, inspirador e desafiador.  A ideia é resumir o “onde você quer chegar”.  Os resultados principais ou resultados-chave é a métrica que demonstra como está sua jornada rumo ao objetivo.

Cada objetivo pode ser formulado não apenas para tornar claro o que se deve buscar, mas também para manter todos engajados na missão em questão.

Alguns exemplos de objetivos claros e específicos que deixariam todos na equipe informados e engajados são:

• tornar-se autoridade no mercado XPTO;
• oferecer um suporte espetacular ao cliente;
• escalar consideravelmente as vendas.

KEY RESULTS: são as métricas que definem o sucesso, o atingimento do seu objetivo. Algo mensurável.  Então, como exemplo de métricas para os objetivos acima teríamos:

Como se acompanha os OKR’s?

O OKR é um indicador individual que é composto de um objetivo e de alguns resultados associados. Poucos! Note que acima, coloquei três objetivos e três resultados. Idealmente, cada membro da equipe que seja chave apara as estratégias e resultados deve ter até cinco objetivos no máximo e cada um com três KRs.

Porém, o OKR vai além de seu uma meta, é um desafio individual. Por isso, a recomendação é que avaliações de performance, bônus, prêmios e remunerações não estejam associados ao OKR. O “scoring”, a definição da pontuação para cada KR envolve menor rigor científico. É dada uma pontuação de 0,0 a 1,0, dependendo da percepção do quanto se percorreu naquela meta. Algumas são mais cartesianas. Se o KR era 100 e atingiu 80, o seu scoring é 0,8. Mas, algumas são menos exatas, como “Publicar 3 novas histórias de sucesso sobre XPTO”. Vamos supor que você efetivou 2 de 3, o scoring pode ser 0,6 ou 0,7. Mas, uma dessas histórias é sensacional. A terceira nem tanto. Então, vamos fazer um scoring de 0,8.

A ideia de não colocar avaliação de desempenho ou remuneração associada ao OKR é simples. O objetivo é desafiar. Se muitos membros das equipes atingem fácil 1,0, seus objetivos e resultados-chave não estão sendo desafiadores. A meta não é fazer 1,0. É ficar em 0,7 ou 0,8 para que a empresa tenha grandes desafios e assim chegue a grandes resultados. Se o time está ficando todo abaixo de 0,5, provavelmente a empresa exagerou no desafio. E, por isso, não se deve associar o OKR a bônus ou avaliação. Quando você faz isso, a tendência é que seus colaboradores negociem para objetivos e resultados mais factíveis.

O acompanhamento pode ser feito numa planilha excel, em que você coloca numa coluna os “objectives” numa outra os “key results” e em uma terceira o “scoring”. Dessa coluna de “scoring”, você deve tirar uma pontuação geral, uma média simples de todos “scorings”.

Os OKR’s devem ser avaliados semanal ou quinzenalmente e podem ser revisados e estabelecidos mensal ou trimestralmente. A ideia é que você olhe para seu objetivo anual e divida em conquistas trimestrais que vão sendo aferidas em períodos mais curtos.

Apps e ferramentas para implantar OKR

Se você pretende colocar OKR para toda a empresa ou um projeto específico e quer fazer a coisa de uma forma mais organizada, há inúmeras opções de aplicativos, que geram notificações e se integram com outras plataformas. Entre eles:

• 15Five: https://www.15five.com/okr/
• BetterWorks: https://www.betterworks.com/
• Elofy: https://www.elofy.com.br/
• Feedz: https://www.feedz.com.br/okr/
• Jira: https://www.atlassian.com/br/software/jira
• Perdoo: https://www.perdoo.com/

Quais as vantagens de usar?

O primeiro aspecto é que não é uma metodologia rígida e pode ser adaptada à necessidade e cultura de cada empresa. Além disso, a gestão por OKR traz alguns benefícios:

1. Clarifica bem o desafio de cada membro da equipe
2. Possibilita uma visão melhor do andamento, uma vez que você estabelece metas mais curtas, quantificadas e acompanha mensalmente
3. Com aferições semanais ou quinzenais, a empresa se antecipa a desvios para seus objetivos trimestrais e anuais com maior antecedência
4. Promove um aprendizado rápido. Alguns modelos de gestão acabam induzindo a empresa ao PDCA (sigla em inglês para planejar, executar, verificar e agir) trimestral, semestral ou até anual
5. O OKR dá transparência às atividades, aos objetivos da empresa e sua execução. A ideia é que todos conheçam os OKRs de todos.
6. Por fim, o mais importante: a empresa passa a olhar resultado e não somente o esforço, que pode induzir a avaliações equivocadas de que trabalharam bem, apesar de não chegar a resultado nenhum (exagerando)

Claro, o esforço é condição sine qua non. Como dizem no popular, o único lugar em que sucesso vem antes de trabalho é no dicionário. Mas, para alcançar seus objetivos empresariais e profissionais é preciso foco no resultado. Essa é uma ferramenta moderna para colocar as equipes com esse mesmo olhar.