Fazer a análise dos números em uma empresa é uma ótima maneira de verificar como anda a sua saúde financeira. A área fiscal e contábil é o coração de uma organização e qualquer erro pode resultar em sérias consequências. Por isso, é extremamente importante ficar atento às falhas desse setor.
Em outras palavras: é preciso administrar com olhar clínico, entendendo os números relacionados aos processos contábeis, para interpretá-los corretamente e evitar decisões erradas que podem custar caro para a empresa. Sem conhecimento, os erros se tornam inevitáveis e, consequentemente, toda a organização acaba pagando.
Portanto, é extremamente crucial entender quais são os problemas do campo fiscal e contábil em uma empresa. Dessa maneira, é possível reconhecê-los e evitar que eles voltem a ocorrer. Quer saber quais são eles? Então vamos lá!
Principais erros na área fiscal e contábil da empresa
1. Falta de organização
A desorganização é uma das principais causas relacionadas aos erros fiscais e contábeis. Ela é responsável pelos pagamentos em duplicidade, juros resultantes de pagamentos atrasados, divergências de valores, omissão de lançamentos e o não cumprimento de leis trabalhistas e fiscais.
Apesar de parecer um erro inofensivo, a falta de organização pode levar a sérios problemas na empresa, sendo responsável até mesmo por perdas no fluxo de caixa. Por isso, é extremamente importante que todos os arquivos estejam organizados — independentemente se são notas, documentos fiscais ou pagamentos.
Tudo o que é declarado pela empresa deve ter uma comprovação — a cópia arquivada. Para facilitar esse procedimento, os documentos podem ser armazenados em nuvem, na sua versão digital, o que evita o acúmulo de papéis, além de facilitar o procedimento de busca pelos arquivos quando necessário.
Além de todo o procedimento para arquivar os documentos, também é indicado que o gerente responsável escolha uma data para fazer a atualização de registros e organização do setor fiscal, com o intuito de evitar possíveis problemas burocráticos, que podem resultar em multas com valores elevados.
2. Problemas na emissão de notas fiscais
Falhas na emissão de notas fiscais é outro problema na área fiscal e contábil que pode gerar muitas dores de cabeça para a empresa, com notificações e multas por parte da fiscalização. Portanto, toda a atenção nesse ponto ainda se torna pouco!
Na maior parte das vezes, os erros ligados à emissão de notas fiscais estão no preenchimento de alguns campos, como PIS, ISS e COFINS. Essas falhas podem resultar no pagamento extra ou no não pagamento de impostos, o que prejudica a empresa. Afinal, a sonegação de impostos é uma prática grave, que pode gerar multas, penhores ou notificações pelos órgãos de fiscalização.
Para evitar que esses erros aconteçam, uma dica é implementar na empresa a automatização do processo de emissão das notas fiscais. Assim, por meio de um software de gestão contábil, esse tipo de falha é eliminado, além de agregar valor à organização, que possui um diferencial no mercado.
3. Tarefas acumuladas
Esse é um problema da área fiscal e contábil muito comum em pequenas empresas, já que o número de funcionários é reduzido, mas a quantidade de tarefas que devem ser executadas é elevada. Apesar de não parecer uma dificuldade a ser enfrentada, esse hábito pode resultar em consequências que interferem no andamento de todo o negócio.
Isso porque muitas questões devem ser solucionadas pelo gestor, o que leva à sobrecarga de tarefas para ele. Assim, esse profissional acaba deixando algumas obrigações importantes de lado — como manter o setor contábil atualizado. Esse tipo de ação também leva à tomada de decisões incorretas, pela falta de tempo para realizar a gestão de dados na empresa.
4. Atraso nos pagamentos
Esse tipo de problema da área fiscal e contábil está diretamente relacionado ao que citamos anteriormente: com o acúmulo de tarefas, algumas obrigações são esquecidas, como os pagamentos — que podem ser os mais diversos possíveis, como contas de luz e telefone, fornecedores, encargos e até mesmo impostos.
Com a grande quantidade de pagamentos que uma empresa deve fazer mensalmente, o atraso dessa obrigação é mais comum do que se imagina. Porém, o não pagamento de contas gera uma grande quantidade de multas e encargos, levando a uma série de dificuldades para a organização, como desfalques no orçamento, falta de insumos, indisposições e processos jurídicos.
Para evitar o atraso nos pagamentos, é recomendado o uso de ferramentas que auxiliam esse tipo de processo, por meio de lembretes. Mas esse é um assunto para o próximo tópico!
Sistemas e softwares que ajudam a otimizar processos e evitar erros
Como já adiantamos, vamos mostrar agora alguns sistemas e softwares que auxiliam na otimização dos processos e reduzem significativamente a ocorrência das falhas que citamos anteriormente.
Uma empresa deve ter sua área fiscal e contábil sempre atualizada, se adaptando à evolução tecnológica, com o intuito de manter seu funcionamento adequado quanto às necessidades do mercado e de seus clientes. E não é só isso: a tecnologia também auxilia na melhoria de processos, que se tornam mais eficientes e ágeis.
Para tanto, é possível utilizar desde procedimentos mais simples, como a digitalização de documentos para armazenagem e lembretes para pagamentos, até métodos mais complexos, como o uso de serviços eletrônicos que possuem recursos para facilitar o acesso aos dados e mudanças no negócio.
E não para por aí: existem sistemas que facilitam ainda mais os seus processos da área fiscal e contábil, pelo seu método de funcionamento. Um exemplo é o Enterprise Resources Planning (ERP) — um software que visa à melhoria do desempenho, maximização de resultados e otimização de procedimentos.
O ERP é um software que permite a operacionalização das atividades, já que é um sistema com diversas ferramentas. Ele possibilita o compartilhamento de informações em tempo real nos mais diversos setores da empresa, além da uniformização dos processos, facilitando a coordenação das atividades, como pagamentos e emissão de notas fiscais.
Além disso, existem ainda outros tipos de programas próprios para a área contábil, que auxiliam na redução dos custos de tributos e impostos na empresa, como também permitem que ela se mantenha em dia com os órgãos ficais. Essas ferramentas garantem mais agilidade e segurança para a gestão, com a emissão de arquivos eletrônicos e relatórios integrados, evitando falhas primárias, como a falta de preenchimento de alguns campos.
Percebeu como é importante compreender quais são os problemas na área fiscal e contábil? Tendo conhecimento dessas falhas, é possível evitá-las com ou até mesmo solucioná-las com o uso de softwares e sistemas desse setor!
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