Saiba quando é a hora de mudar do Excel para um ERP, com os módulos SAP Business One.

Você sabia que a implantação de uma ERP como os módulos SAP Business One podem facilitar tarefas simples da sua empresa que estão consumindo um tempo valioso dos seus funcionários?

Pois é, a instalação de uma ferramenta como essa incentiva a um aumento da produção de uma maneira muito básica: com a administração dos processos e informações.

Mas nem sempre o empreendedor sabe que chegou o momento certo de usar uma tecnologia como essa. Muitas vezes ele pensa que está “economizando”. Até perceber o quanto está sendo prejudicada por insistir em métodos limitados como o Excel para administrar dados essenciais.

Por isso, confira neste artigo alguns indícios de que o seu negócio poderia se beneficiar dessa mudança. Confira!

7 sinais de que é hora da implantação de um ERP para a gestão de dados

1. O Excel já não atende mais às suas necessidades.

Em primeiro lugar, o indício de que as tabelas não estão sendo mais suficientes para comportar todas as necessidades de organização de informações do seu negócio surge com os funcionários.

Repare se os diferentes setores estão começando a fazer pedidos de compras de ferramentas ou softwares para administrar as necessidades do dia a dia. Converse também com a sua equipe para saber quanto do tempo de trabalho é gasto tentando cruzar dados em diferentes programas e bases de dados para conseguir chegar em informações essenciais.

Se isso se confirmar, pode ser uma boa ideia deixar de gastar com todos esses softwares e aumentar a produtividade da sua equipe. Com a implantação de uma ERP como os módulos SAP Business One da G2, que vai facilitar as tarefas administrativas, além de poupar tempo e esforço dos seus funcionários nesse trabalho.

2. Você sente falta de integrações básicas.

Você gostaria de ter, por exemplo, um lugar onde o setor de finanças conseguisse ver as vendas feitas pelo departamento comercial em tempo real? Quem eram os clientes compradores, quais são os seus dados (para emissão da nota), quais notas já foram emitidas, armazená-las e ainda emitir no próprio sistema as faturas pendentes?

Pois é, há um limite para o tanto de informações que podem ser concentradas no Excel, ainda mais de maneira organizada. E esse limite não é capaz de tanta integração assim.

Se você gostaria que os dados da sua empresa (ou empresas!) estivessem relacionados, assim como o trabalho dos setores também é, então essa é a hora de procurar um sistema de administração mais completo e fazer a implantação de um ERP.

3. Está cada vez mais difícil acompanhar as alterações feitas em documentos importantes.

Fazer a fiscalização do histórico de alterações e diferentes versões que uma mesma planilha pode ter pode se tornar extremamente cansativo, ainda mais para o empreendedor que tem uma rotina cheia.

Afinal, documentos que são muito acessados pelos seus funcionários vão mudar várias vezes ao dia, com diferentes funcionários trabalhando nelas paralelamente. Isso gera várias versões de um mesmo arquivo, então torna-se difícil de saber se todas as mudanças feitas foram preservadas ali.

Para piorar a situação, há a opção da instalação das suas planilhas em um drive na nuvem onde todos poderiam trabalhar simultaneamente. Mas isso significa pôr na mão de outra empresa as informações que são essenciais e até sigilosas sobre o seu negócio.

4. Você está detectando erros que podem pôr o seu negócio em risco.

Planilhas de Excel dependem de uma administração feita por humanos, sem muitas possibilidades de alertas e automações. E, é claro, tudo que precisa ser feito manualmente faz aumentar o risco de erros.

As possibilidades são várias: uma fórmula inserida errada, cifras digitadas incorretamente, com zeros a mais ou a menos, informações que deveriam ser incluídas, mas foram esquecidas e por aí vai.

Essas questões não afetam só a dificuldade de organizar dados. Mas se tornam extremamente perigosas quando afetam as finanças das empresas ou a sua capacidade de produção. Uma queda no estoque de alguma matéria-prima, por exemplo, pode causar um rombo nas suas vendas e afetar toda a cadeia produtiva.

Desse modo, se isso já acontece, pela saúde do negócio, o empreendedor deve proceder com a instalação de uma ERP como os módulos SAP Business One da G2. O ERP concentra todas as necessidades de gestão da pequena e média empresa numa única plataforma.

5. Está difícil decidir o futuro da empresa.

Uma das partes mais complicadas de ser um empreendedor é saber que não basta lidar com a gestão da sua organização, é preciso também tomar decisões que vão definir o crescimento ou não do seu negócio.

Por isso é tão importante organizar dados e deixá-los bem transparentes: uma decisão feita de maneira bem informada tem muito mais chances de resultar em metas e objetivos que tragam sucesso.

Agora, se você precisa fazer fiscalização nas informações antes de conseguir analisar possíveis cenários porque sente que os dados ali inseridos não são atualizados ou confiáveis, isso é um problema sério. 

Por isso, não deixe para depois para contratar os módulos SAP Business One: as finanças e a produtividade do seu negócio podem sofrer com esse atraso.

6. Há perda de produtividade na equipe por conta da burocracia.

Os seus funcionários estão gastando tempo demais criando, formatando e alimentando planilhas? Atualizar os dados ou procurar informações toma boa parte do dia a dia de trabalho deles? Isso precisa mudar.

Para facilitar o trabalho dos seus funcionários, é preciso permitir que eles cumpram as tarefas mais produtivas necessárias a cada função, de maneira a causar impactos positivos e significativos para a empresa.

Essa é uma das partes fundamentais de administrar empresas. Conseguir otimizar a produção e saber a hora certa da implantação de tecnologias como os módulos SAP Business One, para organizar dados e integrar a gestão de diferentes áreas.

7. Há pouco trabalho em conjunto sendo feito

Sabe o que a falta de integração também pode aumentar? O retrabalho, as tarefas sobrepostas entre times diferentes, pouca colaboração entre as equipes e pouca partilha de informações. Pois os times ficam sem visibilidade do que está sendo feito pelas demais áreas.

Dessa forma, as equipes que poderiam estar somando esforços e recursos para chegar em melhores resultados acabam colaborando cada vez menos.

Os módulos SAP Business One, da G2.

A implantação de uma ERP como o SAP Business One te permite concentrar todas as informações do seu negócio em um sistema único e escalável. Tornando os processos da empresa mais ágeis, eficientes e rentáveis.

Os módulos SAP Business One oferecem vantagens como: 

• contribuir para a otimização dos processos das empresas,
• permitir aos usuários a tomada de decisão com base em dados transparentes,
• integrar todos os setores da empresa para ações colaborativas.

É possível selecionar quais módulos são necessários à sua empresa e personalizar o uso da ferramenta para um crescimento rentável e de sucesso.

Conheça tudo sobre os módulos SAP Business One da G2!

Quer saber mais sobre os benefícios de usar ERPs para aumentar a produtividade das empresas?
Então, confira os nossos artigos, os 11 problemas de não ter um ERP no seu negócio, as diferenças de trabalhar com uma ERP ou sem. Boa leitura!