Sistema de Gestão: confira já tudo o que você precisa saber

Reduzir o desperdício, aumentar a produtividade e ter um controle completo de seu negócio é o sonho de qualquer empresário.

Apesar de parecer algo impossível, fique sabendo que não é — tudo o que você precisa é de um bom sistema de gestão empresarial.

Atualmente, existem diversos tipos de sistema de gestão, mas cabe ao empresário verificar quais as suas necessidades para definir qual deles se encaixa melhor na realidade da empresa.

Neste post, abordaremos o que são sistemas de gestão, para que servem, quais os tipos disponíveis, seus benefícios para a empresa e como implantá-los. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão?

Como o próprio nome já diz, é um sistema de computador que permite gerenciar as atividades de seu negócio. Por meio dele, é possível identificar falhas, desperdícios, gargalos, automatizar atividades rotineiras e, até, a comunicação com clientes e fornecedores.

É comum encontrar empresários que acreditam que um sistema de gestão é direcionado apenas às atividades administrativas de seu negócio, contudo, eles podem ser aplicados em processos produtivos, na logística, no estoque, nas vendas e no marketing.

Ao adotar um sistema de gestão, o principal objetivo é automatizar as atividades da empresa e proporcionar maior confiabilidade às informações geradas, possibilitando a tomada de decisões com base em dados concretos e otimizando o tempo dos gestores, uma vez que todas as informações poderão ser acessadas com apenas alguns cliques.

Outra característica de um bom sistema de gestão é a possibilidade de gerar relatórios com muita facilidade, comparando os indicadores de desempenho de cada uma das áreas da empresa.

Para que serve um sistema de gestão?

Como empresário, é fundamental que você conheça os diversos aspectos de seu negócio e que possa identificar suas necessidades e deficiências com facilidade, permitindo a aplicação de correções de maneira rápida e eficiente, além de garantir o crescimento da empresa.

A principal função de um sistema de gestão é reunir todas essas informações em um único lugar e possibilitar a sua comparação de maneira simples e efetiva.

No setor financeiro, por exemplo, é possível gerenciar as contas a receber, a pagar, o fluxo de caixa, a disponibilidade de capital de giro e acompanhar o pagamento de juros e empréstimos, realizando o controle financeiro em sua totalidade.

Já na parte de produção, você poderá acompanhar o tempo de execução de cada tarefa, período de ociosidade de equipamentos, verificar sua capacidade produtiva, o consumo de materiais, as perdas e danos, bem como possíveis refações desnecessárias.

Na área da gestão de pessoas, você poderá acompanhar o prazo de registro de cada colaborador, seus dados pessoais, a falta de documentos importantes, qual o seu custo para a empresa e quais os benefícios que ele recebe.

Um sistema de gestão direcionado às vendas permite o acompanhamento do volume de negócios, produtos com maior saída, o desempenho de cada vendedor e da equipe como um todo, as oportunidades, o estágio de cada negociação e um resumo sobre cada cliente.

Como vimos, são diversas as possibilidades de aplicação de um sistema de gestão dentro de uma empresa, contudo, é preciso escolher o que melhor se adéqua às suas necessidades. No próximo tópico, abordaremos os principais tipos de sistemas e as suas aplicações.

Quais os tipos de sistema de gestão?

Para cada tipo de necessidade, existe um sistema de gestão ideal. Conheça os principais tipos abaixo:

BPM

O Business Process Management (BPM), é um sistema adaptável voltado para a gestão e facilitação de processos organizacionais individuais e de alta complexidade — dentro e fora das empresas.

Seu objetivo é proporcionar informações sobre a execução de processos em que se possa realizar melhorias e embasar a tomada de decisão de acordo com a visão da empresa.

Sua principal vantagem é a aplicação de melhorias contínuas nos processos, trazendo mais eficiência e assertividade por meio de mudanças com foco funcional no gerenciamento tradicional hierárquico.

Inovação, flexibilidade, controle de processos e ferramentas para análise é o que você pode esperar desse sistema.

ERP

Essa sigla representa Enterprise Resource Plainning, ou Planejamento de Recursos da Empresa, que nada mais é do que um sistema responsável por cuidar das operações cotidianas da empresa, como o faturamento, balanço contábil, fluxo de caixa, administração de pessoal, inventário de estoque, contas a receber e outros.

Seu principal objetivo é o de organizar, otimizar e automatizar as atividades de uma empresa, por meio do registro de informações e integração de processos com base na regra de negócio e definições da companhia.

Seu principal benefício é a otimização do tempo dos gestores, permitindo que eles foquem, também, em outras atividades que demandam sua atenção, reduzindo a burocracia desnecessária.

Por ser um sistema com um número alto de funções, a maior parte das empresas o subutiliza, aproveitando, apenas, as suas funções mais simples, como a entrada e saída de produtos e o fluxo de caixa.

CRM

Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Cliente, é um sistema que serve para gerenciar e analisar as diferentes interações dos clientes com a empresa, antecipando suas necessidades e desejos, otimizando sua rentabilidade, aumentando as vendas e tornando as campanhas de marketing mais assertivas.

O CRM é responsável por armazenar as informações de atuais e potenciais clientes, suas atividades e os pontos de contato com a empresa, reunindo e integrando dados valiosos que são usados no desenvolvimento de estratégias de vendas, comunicação e marketing.

Um bom sistema CRM deverá rastrear e gerenciar as informações de seus clientes, conectar as equipes internas, capturar informações de modo inteligente, simplificar tarefas repetitivas, prover o acompanhamento de leads, fornecer recomendações e ser passível de personalização.

Um dos principais benefícios ao se adotar um CRM é facilitar a integração entre o time de marketing e o time de vendas, onde um nutrirá o cliente até ele estar pronto para a compra e o outro a efetivará.

Por meio dele, é possível verificar o nível de maturidade de cada cliente na jornada de compra e, caso a equipe de vendas perceba que ele não está no momento certo, poderá encaminhá-lo de volta ao marketing para o fluxo de nutrição.

Essa avaliação se dá por meio do pipeline de vendas da empresa e permite que os vendedores foquem apenas nos leads com maior chance de conversão, otimizando os resultados e melhorando o desempenho do setor.

Gestão Vertical

Um sistema de gestão vertical é voltado para o gerenciamento de atividades específicas, como pizzarias, hotéis, salão de beleza e lanchonetes. Eles são destacados por possuírem demandas e características específicas que precisam ser atendidas.

Sua principal vantagem é possibilitar que as diversas outras áreas da empresa acessem as informações uma das outras e com uma base de dados única, facilite o controle e análise de todos os processos.

No caso de uma pizzaria, por exemplo, é preciso que o pessoal do caixa tenha acesso aos pedidos realizados, ao estoque de mercadorias, aos valores de cada item e ao tempo estimado de preparo. Todas essas informações são essenciais para que eles possam realizar uma venda com sucesso.

Gestão de Pessoas

Um sistema de gestão de pessoas completo deve integrar as diferentes áreas de uma empresa e automatizar os processos para aumentar a eficiência da companhia como um todo.

Esse sistema coleta, registra e armazena todas as informações e dados sobre a gestão de recursos humanos e possui dois objetivos principais: reduzir custos e tempo de processamento de informações e auxiliar os gestores na tomada de decisão.

Ele possui funções completas e avançadas para a gestão de pessoas, como cálculo da folha de pagamento, controle de horários, férias, rescisões e controle de acesso a locais restritos, permitindo uma gestão de pessoas de qualidade.

Além disso, são capazes de emitir documentos de exigência legal, como RAIS e DIRF, controlar o uso de EPIs (equipamentos de proteção individual), EPCs (equipamentos de proteção coletiva), CIPA e brigadas de incêndio, permitindo o pleno alinhamento às exigências do ministério do trabalho.

Gestão de Tarefas e Projetos

Muito utilizado por empresas prestadoras de serviços, os sistemas de gestão de tarefas e projetos, como o nome diz, tem a função de acompanhar o desenvolvimento de cada tarefa a ser realizada dentro de uma empresa, indicando o status atual do projeto como um todo.

Em empresas voltadas à produção de bens materiais, ele é mais utilizado na parte de pesquisa e desenvolvimento de produtos, mas não é apenas nessa área que ele pode ser aplicado.

Um sistema de gestão de tarefas e projetos tem como objetivo otimizar a gestão de tempo e indicar qual o nível de desenvolvimento de cada ação necessária para se finalizar um projeto.

Em uma linha de produção, por exemplo, pode-se utilizá-lo para verificar qual o tempo de cada etapa para se produzir uma determinada unidade. Esse acompanhamento permite avaliar gargalos e desperdícios com tarefas que podem ser otimizadas, automatizadas ou eliminadas.

Ao realizar essa gestão, a empresa consegue padronizar e otimizar seus processos, aumentar a sua produtividade e, consequentemente, se tornar mais competitiva no mercado, reduzindo o desperdício, tanto de materiais, quanto de tempo.

Esse sistema permite, ainda, verificar qual o desempenho individual de cada colaborador envolvido no projeto, quais são as tarefas a serem realizadas por ele e indicar a saúde de seu processo produtivo.

O que são indicadores de desempenho?

Também conhecidos por Key Performance Indicators, ou somente KPIs, são os indicadores utilizados para medir o desempenho de uma determinada ação ou processo dentro de uma empresa.

Seu principal objetivo é permitir o acompanhamento e avaliação da efetividade das mais diversas atividades dentro de uma empresa, desde a parte financeira até a parte produtiva.

Os KPIs servem como base para se avaliar uma situação e embasar a tomada de decisão para alterar, ou eliminar, uma determinada atividade ou investimento, visando tornar seus processos produtivos mais eficientes.

Esses indicadores deverão ser definidos durante a fase de planejamento de qualquer ação tomada por sua empresa, a fim de permitir um controle total sobre seu desempenho. Sem eles, é impossível verificar as deficiências de sua empresa e adotar medidas corretivas.

Como afirmou Peter Drucker, um dos maiores autores de marketing: “Se você não pode medir, não pode gerenciar”.

Quais os principais indicadores de Desempenho?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o que são esses indicadores de desempenho e sua importância, quais deles são importantes para a sua empresa? Veja abaixo alguns exemplos.

Fluxo de caixa

Vamos começar pelo básico. Para se ter sucesso na gestão empresarial, é preciso ter um bom gerenciamento de seu fluxo de caixa, pois é ele que determina se a sua empresa está tendo lucro ou prejuízo.

Seu cálculo é simples: tudo o que entra menos tudo o que sai. Se você ignorá-lo, poderá ter grandes problemas que inviabiliza as atividades de sua empresa, por isso, acompanhe-o de perto.

As causas mais comuns de um fluxo de caixa negativo são o alto valor de matérias-primas e erros no cálculo do preço de venda de suas mercadorias.

Se você está nessa situação, o ideal é analisar o seu custo de produção, buscar por fornecedores que tem uma qualidade similar com um preço mais em conta e revisar os valores praticados.

Volume de vendas

Outro indicador de suma importância para qualquer empresa é o seu volume de vendas. Se você tem um volume de vendas muito baixo, significa que algo está errado.

Ele poderá apontar a necessidade de atualização em seus produtos, de melhorar a qualidade ou optar por outras formas de venda, como aceitar parcelamentos, por exemplo.

Outra situação que ele indica é o nível de aceitação de seu produto em sua praça de vendas. Talvez seja preciso modificá-la e buscar outros lugares para desenvolver as suas vendas.

Esse indicador pode apontar, ainda, que o desempenho de seus vendedores está comprometido e precisa ser analisado. Levante informações sobre sua satisfação com a empresa e, se necessário, revise salários e comissões.

Ticket médio

Acompanhar o ticket médio, seja por venda, por cliente ou por vendedor, é parte fundamental da gestão de uma empresa. Todo cliente possui um custo de aquisição e elevar o valor de seu ticket médio é uma ótima maneira de reduzir esse custo e aumentar a sua lucratividade.

Esse indicador permite avaliar qual é o perfil de cliente mais lucrativo, qual o vendedor que gera mais resultados e, ainda, aponta possibilidades de venda de produtos cruzados ou relacionados.

Observar essa métrica, sem dúvidas, é uma excelente forma de aumentar a sua lucratividade sem ter que investir cada vez mais na captação de novos clientes, simplesmente fazendo com que os atuais gastem mais.

Tempo de produção

Você precisa saber quanto tempo, em média, é preciso para se produzir um determinado item de seu catálogo e, a partir disso, determinar a capacidade produtiva de sua empresa.

Se você identificou que é preciso apenas uma hora para produzir um lote de produtos e a sua empresa está demorando mais do que isso, é preciso parar e analisar todo o seu processo produtivo.

Busque por gargalos e tarefas de refação que ocorrem desnecessariamente e corrija-os o quanto antes. Outro ponto a ser analisado é a efetividade de suas máquinas e equipamentos.

Uma máquina muito antiga e que apresenta defeitos de maneira frequente prejudica, e muito, a sua capacidade produtiva, aumentando o tempo necessário para a realização de uma simples tarefa.

Tenha em mente que um computador antigo jamais conseguirá realizar funções mais avançadas, e o mesmo se aplica para suas máquinas.

Absenteísmo e turn over

Se sua empresa está passando por problemas com absenteísmo, ou altos níveis de rotatividade (turn over), é sinal de que você precisa prestar mais atenção em seu time de gestão de pessoas. Na maior parte das vezes, esses problemas têm origem na insatisfação das equipes com as condições de trabalho.

Se você espera que seus colaboradores apresentem um bom desempenho, você precisa muni-los de ferramentas e conhecimento o suficiente para que possam executar as suas funções.

Assim como no caso dos vendedores com baixo desempenho citado acima, essa insatisfação também poderá vir da inadequação dos valores pagos para uma determinada função.

Oferecer treinamentos e atualizações constantes, entre outras atividades essenciais da gestão de pessoas, é fundamental para se desenvolver a retenção de talentos, aumentar a produção e reduzir o absenteísmo.

Níveis de estoque

A má gestão de estoque é um problema recorrente em diversas empresas. Ficar atento aos níveis de estoque de cada um de seus produtos é essencial para garantir um bom desempenho da equipe de vendas.

Altos níveis de estoque podem representar um grande problema para as empresas, afinal, é dinheiro parado, assim, as chances de quebra são grandes e sinal de que um determinado produto precisa ser revisto.

Além de evitar perdas, acompanhar os níveis de estoque permite que as empresas elaborem estratégias e promoções para incentivar as vendas desses itens.

Quais os benefícios de um sistema de gestão eficiente?

Agora que você já conhece os tipos de sistemas e alguns indicadores, é preciso que você saiba quais são os benefícios que um sistema de gestão eficiente pode trazer para a sua empresa. Veja alguns abaixo:

• integrar os setores: um sistema de gestão eficiente deverá integrar todas as áreas de sua empresa, proporcionando uma visão 360º e trazendo mais segurança e assertividade à tomada de decisões;
• avaliar os canais de venda: a integração de todos os canais de venda de uma empresa em uma única ferramenta possibilita a comparação de desempenho de cada um e a avaliação de quais são os melhores para se investir;
• otimizar o capital de giro: ao possuir um controle completo sobre as atividades de sua empresa, é possível descobrir os níveis necessários de estoque de matérias-primas e reduzir seu volume ao necessário, poupando o capital de giro para outras demandas;
• reduzir retrabalhos: o acompanhamento das métricas estabelecidas no sistema de gestão possibilita o olhar analítico sobre todos os processos, apontando os retrabalhos nos diferentes setores e como eliminá-los;
• gerir pessoas estrategicamente: manter o nível de satisfação de seus colaboradores é fundamental e, ao adotar um sistema de gestão, você passa a reduzir tarefas sem significância e emprega esses colaboradores em tarefas que os motiva e os faz enxergar valor em seu trabalho;
• tomar decisões seguras: uma vez que todos os aspectos de seu negócio estão devidamente organizados, fica muito mais simples de se tomar uma decisão de forma assertiva e com segurança.
• reduzir custos: após a realização de todas as deficiências apontadas pelo sistema de gestão, torna-se inevitável a redução de custos operacionais desnecessários e, consequentemente, a empresa experimentará um aumento em sua lucratividade.

Como implantar um sistema de gestão?

Assim como qualquer outra atividade essencial de uma empresa, antes de se implantar um sistema de gestão que atenda às suas necessidades, é preciso planejar de maneira estratégica.

O primeiro passo é avaliar quais são as reais necessidades de sua empresa em relação à sua gestão pois, como vimos, existem diversos sistemas com diversas funcionalidades e objetivos diferentes.

Feito isso, você deverá avaliar quais as opções disponíveis no mercado que se adéquam à sua empresa e verificar, ainda, qual a estrutura necessária para a sua implantação.

Atualmente, existem diversos sistemas de gestão que estão baseados na nuvem, o que elimina a demanda de servidores internos, traz mais segurança às informações e, ainda, podem ser acessados a partir de diversos dispositivos e de qualquer lugar (mobilidade).

Outro ponto muito importante a ser levado em conta é a adesão de seus colaboradores à utilização de um sistema de gestão. Em empresas onde a cultura da inovação está em seu DNA, as resistências e objeções serão mínimas.

Caso a empresa seja um pouco mais tradicional e os colaboradores possuam uma certa aversão às tecnologias, será um pouco mais trabalhoso.

Mas, em ambos os casos, é preciso conquistar essa adesão, esclarecer quais são os benefícios do sistema para a rotina de todos e oferecer todo o treinamento necessário para que eles possam utilizar a ferramenta em sua plenitude.

A cobrança constante de sua utilização nos primeiros meses de implantação será praticamente rotina, mas com o tempo, todos aceitarão o sistema e a sua empresa irá colher bons frutos.

Escolher um bom sistema de gestão não é uma tarefa muito simples pois, como destacado, existem diversas opções para cada tipo de necessidade. Além disso, é preciso definir os indicadores de desempenho adequados e, acima de tudo, acompanhá-los com afinco.

Implantar esse sistema em sua empresa é algo essencial, mas que poderá gerar algum desconforto junto a seus colaboradores, por isso, é preciso planejar tudo de maneira estratégica.

Quer saber mais sobre como implantar um sistema de gestão em sua empresa? Entre em contato com a gente e esclareça suas dúvidas!