otimização de processos

A cada dia as empresas produzem toneladas de dados sobre o mercado e suas atividades internas, o que reforça a necessidade de realizar uma correta gestão sobre essa produção.

A gestão de dados, portanto, consiste em organizar os dados de forma lógica a fim de fornecer informações sólidas para embasar as decisões de uma empresa em seus mais diversos setores e segmentos. Os dados podem servir como métricas e indicadores para transformar as atividades mais estratégicas e menos operacionais.

Para ajudar você a compreender melhor esse assunto, desenvolvemos este post que tem o objetivo de explicar o que é a gestão de dados e o que ela pode proporcionar à sua empresa.

Ficou interessado? Então siga conosco e fique muito bem informado! Nós respondemos as principais dúvidas sobre o tema!

O que é a gestão de dados?

O principal objetivo da gestão de dados é organizar, da melhor forma possível, os dados das empresas resultantes das ferramentas e dos processos executados pela instituição — e, posteriormente, transformá-los em sabedoria empresarial. Trata-se de algo sistêmico, que tem início na formação dos dados e término quando uma solução é aplicada com base naquilo que foi obtido e investigado.

Os dados podem ser considerados a matéria bruta que será processada em informações concretas e confiáveis, depois utilizadas como fonte de conhecimento e, por último, servir como base para orientar as decisões a serem tomadas com sabedoria. 

É por esse motivo que cada vez mais as empresas atentam para essa nova prática, que possibilita uma maior quantidade de acertos nas questões estratégicas.

Com base em dados concretos é possível tomar decisões mais objetivas nas empresas, não se limitando a meras observações e achismos que nem sempre representam a realidade.

Desse modo, os cenários podem ser analisados e as situações verificadas por meio de critérios científicos e metodologias que apresentem resultados reais daquilo que acontece na organização.

Gestão de dados e governança de dados significam a mesma coisa?

É muito comum acontecer certa confusão entre o que é gestão e o que é governança de dados. Embora ambas trabalhem com o mesmo material, elas têm significados diferentes e é preciso estar atento para que não ocorram erros por conta isso.

Gestão de dados, conforme visto, é caracterizado pelo processo completo, sendo composto por um conjunto de dez funções, segundo o DAMA-DMBOK®.

Já a governança de dados é uma das 10 funções da gestão de dados, sendo responsável por manter a integração e o alinhamento entre todas as outras funções que pertencem à gestão de dados.

Podemos dizer, portanto, que a governança de dados faz parte do processo de gestão, que é mais amplo e também engloba outros pontos.

E gestão da informação é a mesma coisa de gestão de dados?

Aqui a questão é um pouco mais complexa que a anterior, pois não podemos confundir dados com informação, são conceitos distintos.

Um dado é algo quantificável, o produto de um acontecimento ou algo que foi produzido por alguém. Já a informação é o que esse dado representa. Dizer que uma empresa perdeu 10% de clientes em um mês não é uma informação, é um dado.

A informação tem início após a compreensão de que o dado representa algo errado na empresa. Com base nisso, é utilizado o conhecimento e, por consequência, a sabedoria para que aquela falha seja corrigida, por exemplo.

A gestão da informação, embora parecida, não é a mesma coisa de gestão de dados.

Como implantar a gestão de dados na empresa?

Apesar de parecer algo muito complexo, inserir a gestão de dados na sua empresa não é difícil e não demanda um grande investimento.

Pequenas e médias empresas também podem iniciar a sua gestão de dados por meio da implantação de um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning).

Com um sistema de ERP você consegue gerenciar todos os dados gerados por sua empresa de forma simplificada e em uma plataforma única, o que diminui o risco de erros e divergências — que são frequentes quando são utilizadas planilhas soltas ou diversos programas e/ou aplicativos.

Qual é o papel do princípio de Pareto para a otimização de dados?

A análise de Pareto foi desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto e é utilizada em diversas áreas do conhecimento. Para esse estudioso, 80% da terra da Itália pertencia apenas a 20% da população.

Transferindo isso para outras realidades, na maioria dos eventos, 20% das causas são as responsáveis para que ocorram 80% dos efeitos.

Na otimização de dados, processo que pode ser feito a partir da gestão de dados, essa premissa também é utilizada. O que acontece é que uma pequena quantidade de causas pode gerar a maior parte dos efeitos de uma empresa e, por isso, ter conhecimento dos dados que são gerados é tão importante para que haja uma otimização nos processos como um todo.

Tendo conhecimento das causas que geram efeitos que são prejudiciais à empresa, por exemplo, é possível trabalhar para que isso deixe de acontecer.

Quais são os benefícios da gestão de dados?

Por meio de um trabalho bem-executado de gestão de dados, sua empresa terá uma série de benefícios. Como cada empresa é única, os benefícios variam muito, mas listamos alguns mais comuns para você compreender melhor.

Otimização de processos

Ao implantar uma gestão de dados você conseguirá avaliar o desempenho de cada área da sua empresa, o que permitirá encontrar possíveis erros de processo e corrigi-los, aumentando a produção e reduzindo os custos.

Vale destacar ainda que, com processos otimizados, menos colaboradores precisarão se dedicar a questões mais burocráticas e operacionais, podendo ter mais foco nas estratégias.

Consolidação de informações

Por meio do cruzamento dos dados coletados é possível realizar o levantamento de informações sólidas, facilitando a tomada de decisões baseadas em dados e deixando de lado as decisões por impulso.

As decisões tomadas por impulso são as principais causas de erros nas empresas e, por isso, combatê-las é algo tão importante.

Compreensão dos processos

Ao adotar a gestão de dados consegue-se um maior entendimento sobre as reais necessidades da empresa, formando uma base importante que auxiliará no estabelecimento de planejamentos e norteará a criação de novas ações de vendas.

É possível ainda analisar os dados de forma isolada, diferenciando por setor, por exemplo. Assim, pode-se verificar situações e demandas específicas de cada área da empresa.

Alinhamento da tecnologia com o negócio

O setor de TI, em alguns casos, costuma ser visto como um “apagador de incêndios” na empresa, sendo lembrado pelos gestores e demais colaboradores apenas quando um problema relacionado à informática ocorre.

Com a gestão de dados, a área de TI pode ser mais ativa na empresa, participando também dos processos estratégicos e produzindo relatórios e dados que podem ser importantes para toda a organização.

Criação de uma cultura organizacional baseada em métricas

É preciso que os dados e métricas façam parte da cultura organizacional da empresa, de modo que todas as decisões sejam embasadas de forma clara e concisa.

Quando a gestão de dados se tornar uma rotina na organização, essa prática se tornará cotidiana e será incorporada à cultura organizacional.

Quem pode trabalhar como gestor de dados em uma empresa?

Primeiramente, é preciso ter em mente que não é apenas um profissional que atuará como gestor de dados. A empresa pode contratar uma pessoa para exercer essa função, mas ela atuará em parceria com os demais colegas de outros setores, pois o trabalho com dados é conjunto.

Ao profissional responsável pela gestão de dados é referido o cargo de Chief Data Officer — CDO. Ele ainda pode ter como auxiliares o gestor de dados de negócio, que atua dentro da empresa, em suas mais diversas áreas, e o gestor de dados estratégico, que é responsável pelas iniciativas de governança embasada em dados.

Geralmente, esses profissionais têm formação na área de TI, mas isso não é necessariamente uma exigência, desde que tenham conhecimentos técnicos na área. O mais relevante é que ele obtenha a certificação CDMP, sigla para Certified Data Management Professional, que é promovida pela Dama International.

Além disso tudo, obviamente, também é necessário que se tenha conhecimento, pelo menos básico, na área do negócio, para entender como os dados podem ser utilizados de forma estratégica para a organização.

De maneira geral, podemos entender que a gestão de dados é uma prática cada vez mais comum no meio corporativo e que veio para ficar, deixando de ser uma tendência para se tornar uma exigência concreta. As empresas que não se adequarem à essa nova realidade poderão ser facilmente ultrapassadas pelas suas concorrentes.

Outro ponto importante é que os dados analisados podem ficar armazenados em nuvem e não em discos ou computadores da empresa. Isso também é muito benéfico.

Para saber mais sobre o assunto, recomendamos a leitura do nosso artigo “Soluções na nuvem: tudo o que você precisa saber”. Ele traz muito informações relevantes sobre como o armazenamento em dados na nuvem pode ser vantajoso para a empresa.