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A importância da Gestão de Processos

Infraestrutura fora de série e colaboradores capacitados parecem o Olimpo do sucesso empresarial, certo? Mas não é bem assim. Para integrar todos os aspectos operacionais e recursos disponíveis, é essencial que se desenvolva a gestão de processos, ou seja, a interação dos diversos setores de uma empresa, a fim de otimizar o trabalho.

Ainda que o objetivo seja e aprimorar, reavaliar estratégias de melhorar os processos de trabalho, a presença de um gestor é necessária –porém, todos os colaboradores atuam de forma construtiva nos processos produtivos. Mas para que isso seja possível, é necessário padronizá-los, como veremos a seguir.

Gestão de Processos: por que padronizar?

Líderes e gestores, por sua vez, devem adotar essa padronização e, ainda, incentivar o trabalho feito em grupo, de forma que todos os setores conversem entre si para aprimorar a tomada de decisões – e há diversos motivos para que tal ação seja realizada, como:

1. Redução de Custos

Ao implementar a padronização de processos, os colaboradores seguem uma espécie de protocolo para desenvolver suas atividades – e, consequentemente, recursos físicos e humanos são melhor empregados;

2. Ganho de Tempo na Produção

Padronizar atividades operacionais otimiza a produção e, assim, proporciona ganho de tempo;

3.Minimização de Erros

A quantidade de erros diminui à medida em que as atividades são padronizadas;

4.Agilidade para a Tomada de Decisões

Por meio de uma visão ampla, é possível agilizar a tomada de decisões na empresa.

Mas como é possível padronizar processos na empresa?

A padronização e gestão de processos requer, evidentemente, que algumas etapas sejam cumpridas, como mapeamento de processos, implementação de mudanças, monitoramento, alinhamento entre os setores e gestão de risco. Os benefícios, entretanto, são indiscutíveis:

utilização adequada de recursos;
operacionalização do processo;
aumento de produtividade;
melhora na qualidade de produtos e serviços;
utilização de novas tecnologias.

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Descubra como melhorar sua rotina na definição de processos

Gestão Empresarial

Possuir agilidade na tomada de decisões para a definição de processos é uma habilidade essencial para qualquer gestor, independentemente do tamanho da empresa.

Porém, essa habilidade, por si só, não é suficiente para tomar as decisões corretas que trarão resultados assertivos e que contribuirão para o crescimento de seu negócio.

Planejar, analisar dados e acompanhar os resultados são atividades essenciais no cotidiano de uma empresa. Quer saber como melhorar a tomada de decisões para definir os processos de sua empresa? Leia esta postagem e descubra!

Os 7 passos para a tomada de decisões

Muitos gestores utilizam esse sistema de 7 passos para a tomada de decisões assertivas, porém, poucos possuem o esclarecimento de que essa técnica é essencial para a otimização de resultados e a resolução de problemas.

Vamos compreender cada um desses passos?

1. Identificação do problema

Antes de tomar qualquer atitude em relação a um problema é preciso identificá-lo e compreender a fundo qual a sua extensão e impacto na rotina da organização.

Após a identificação, você deverá verificar quais são os resultados que deverão ser alcançados pela solução a ser proposta e os benefícios que ela trará aos seus processos e à sua equipe.

2. Coleta de informações

Nesta etapa, você deverá levantar o máximo de informações pertinentes que o auxiliará a tomar a decisão.

Tenha muito cuidado, pois a utilização de informações desatualizadas ou imprecisas podem levar a decisões equivocadas e comprometer a saúde financeira de sua empresa ou o funcionamento de seus processos.

Outro problema muito comum nessa etapa é a falta de informações ou, até mesmo, o excesso delas. Com poucas informações, a efetividade de sua decisão ficará fragilizada e, o excesso, poderá causar confusão, o que também poderá comprometer a decisão.

Busque somente por aquelas informações que são pertinentes à resolução do problema.

3. Identificação das alternativas

Uma vez que você possui o entendimento profundo sobre os problemas e dados para embasar a sua decisão, você poderá avaliar quais as alternativas que poderão ser utilizadas na resolução de problemas ou definição de processos.

Possuir mais de uma solução para um problema permite que você possa avaliar qual delas está alinhada com os objetivos almejados pela decisão.

4. Avaliação das alternativas

Agora, é preciso avaliar os prós e os contras de cada uma das alternativas e avaliar qual delas possui uma chance maior de sucesso.

Aqui, você deverá avaliar o impacto geral que cada uma delas vai gerar em sua empresa e verificar se os resultados proporcionados serão em curto, médio ou longo prazo.

5. Escolha de uma alternativa

Agora que você já avaliou todas as alternativas e projetou sua efetividade na definição de um processo, você deverá escolher aquela que demonstrou, por meio de dados e análises, ser a mais eficiente, e deverá ser escolhida, ou seja, chegou a hora de tomar a decisão!

6. Implantação da solução

Antes de executar a solução é preciso desenvolver um planejamento para a sua implantação. Identifique quais são os recursos necessários e quais pessoas serão envolvidas no processo.

Com o plano em mãos, é hora de buscar apoio para a implantação da solução encontrada, então, “venda” a ideia para os envolvidos e, também, para os stakeholders (pessoas que possuem interesse na resolução do problema).

Com o apoio de todos e o planejamento em mãos, implante a solução.

7. Verificação de resultados

Mais importante do que implantar a solução escolhida é acompanhar os resultados obtidos por ela. Muitas vezes, a alternativa escolhida poderá trazer alguns resultados adversos que não estavam previstos.

Analisar, verificar o que está funcionando e encontrar pontos que precisam de melhorias é uma atividade obrigatória para que a empresa continue crescendo sempre e, com base nessa coleta de dados, você poderá tomar outras decisões.

A verificação de resultados constante permite a otimização de processos e a melhoria contínua das atividades realizadas pela empresa, elevando a satisfação de seus clientes e colaboradores e, consequentemente, aumentando os lucros.

Os fatores para definição de processos

Como vimos, a técnica dos 7 passos é uma ferramenta que vai auxiliar o gestor no processo de tomada de decisões, contudo, existem alguns fatores que podem influenciar nos resultados obtidos.

Falta de informação

É comum que, principalmente em pequenas e médias empresas, não exista um sistema de armazenamento de informações eficiente, sendo que, muitas vezes, as informações são armazenadas em agendas, cadernos ou planilhas.

Esse tipo de organização deixa as informações descentralizadas, dificultando a sua localização e, até mesmo, causando a perda de informações importantes para a empresa.

Para evitar esse tipo de situação, a adoção de um software de gestão (conhecidos como ERPs) é uma excelente alternativa. Atualmente, existe uma grande variedade de opções, paga e gratuita, para cada tipo de necessidade.

Achismo

A intuição é uma característica essencial nos gestores, porém, realizar a tomada de decisões com base apenas em sua intuição é algo muito perigoso e que poderá prejudicar, e muito, a sua empresa.

Lembre-se sempre de tomar as suas decisões com base em dados concretos. Essa atitude previne diversos problemas e, ainda, torna as suas decisões muito mais assertivas.

Falta de planejamento

Mesmo para situações adversas, é possível elaborar um plano de contingência para agilizar o processo de decisões e minimizar os danos causados à empresa por conta de um problema ou falha de processo.

Um planejamento bem estruturado deverá conter essas ações de contingência, as pessoas envolvidas para a resolução do problema e qual o posicionamento que a empresa deverá ter ante a essa situação.

Demora na resolução de problemas

Uma decisão, para ser efetiva, deverá ser tomada o quanto antes, porém, a demora na resolução de problemas é algo comum em grande parte das empresas.

Essa negligência pode custar muito caro para a empresa e acontece, principalmente, porque as empresas não compreendem a proporção que um problema pode tomar e, simplesmente, deixam de lado até que seja tarde demais.

Agora que você já sabe como melhorar a sua rotina de definição de processos e tomada de decisões, aproveite sua visita ao nosso blog e leia o post sobre o que é a gestão de desempenho e por que ela é tão importante para a sua empresa!

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Gargalos de produção: 5 dicas para evitá-los em sua empresa

Indústria

A expressão gargalos na produção é largamente conhecida no meio corporativo, sendo sempre atrelada aos problemas e obstáculos enfrentados por uma empresa.

Para um gestor, os entraves que impedem a manutenção de um fluxo de trabalho inteligente são um grave problema. Afinal de contas, a longo prazo, eles criam atrasos, perda de negócios e uma série de prejuízos.

Diante disso, diminuir esses problemas tornou-se uma preocupação de vários negócios. Ao eliminar os gargalos de produção — ou conseguir administrá-los —, é possível reduzir significativamente o tempo ocioso de máquinas ou funcionários e os custos de operação, resultando em um aumento do desempenho e dos lucros da empresa.

Em outras palavras, garantir que todas as equipes tenham um bom fluxo de trabalho é crucial para manter a companhia competitiva.

Os gargalos podem surgir em qualquer processo de uma empresa, desde o recebimento e a estocagem de materiais até a entrega de produtos para o cliente. Portanto, é importante estar atento a quais fatores podem ocasioná-los e criar rotinas para solucionar tais problemas rapidamente.

Essas falhas podem ser facilmente identificadas em alguns momentos, mas em outros casos, pode ser muito difícil detectá-las.

Assim, para conseguir identificar essas barreiras no processo produtivo de uma empresa é preciso conhecer todos os processos, monitorar e acompanhar cada um deles, tendo conhecimento do desempenho do negócio.

Por meio dessas informações, é possível notar gargalos que interfiram na performance da empresa e estejam prejudicando os resultados.

E agora que você já sabe como identificar os gargalos na produção, veja 5 dicas de como evitá-los na sua empresa. Acompanhe!

1. Realizar o mapeamento dos processos

Para evitar que ocorram problemas de produção, é necessário conhecer toda a cadeia produtiva da empresa. Somente quando se tem o domínio dos processos é possível saber como manter os resultados conforme o planejado e evitar qualquer gargalo que provoque atrasos, perdas e até mesmo eleve os custos de operação.

Faça um mapeamento de todas as rotinas do negócio e mantenha-as precisamente documentadas. Registre cada etapa, os materiais necessários e recursos humanos utilizados.

Bem executado, esse processo trará mais capacidade para gestores e profissionais otimizarem a cadeia operacional do negócio.

Sempre que alguém apresentar dúvidas sobre como uma rotina é realizada, por exemplo, será mais fácil avaliar quais são os pontos que estão fora do padrão interno.

Assim, as chances da companhia ter um setor atuando fora do padrão definido pelo empreendimento como o mais eficaz serão sempre as menores possíveis.

2. Monitorar todos os resultados

Uma que o mapeamento de todos os processos da empresa forem feitos, eles devem ser monitorados constantemente.

Dessa forma, é possível acompanhar o desempenho em tempo real, percebendo qualquer oscilação na produção — independentemente de ela ser pequena ou grande.

E, ao conhecer a tendência de produção, é possível evitar o aparecimento de falhas nos mais diversos processos e facilitar a detecção de falhas que possam ser aperfeiçoadas.

Nesse contexto, a melhor forma de monitorar os resultados é por meio do uso de indicadores — e, para isso, a tecnologia pode ter um papel-chave. Ferramentas de TI fornecem mecanismos para que gestores consigam monitorar a performance de todo o negócio com precisão e abrangência.

A evolução de processos durante um projeto estratégico, por exemplo, será acompanhada em um ambiente centralizado. Por meio de ferramentas de gerenciamento de tarefas, gestores podem distribuir demandas para os times e verificar quem está atrasado ou com o trabalho em dia.

Já a performance da infraestrutura de TI também pode ser mensurada com as ferramentas tecnológicas corretas.

Elas evitarão que problemas de performance em servidores, por exemplo, afetem a rotina de um time: medidas corretivas serão aplicadas rapidamente, garantindo mais agilidade para o negócio e um funcionamento continuamente eficaz.

3. Implementar indicadores

Os KPIs (Key Performance Indicators) são ferramentas que visam a garantia total da qualidade dos produtos ou dos serviços prestados. Utilizando esses indicadores, é possível acompanhar o desempenho da empresa e comparar com os resultados anteriores. Isso permite maior controle e domínio sobre os processos, e, por meio dessa estratégia, é possível evitar o aparecimento de gargalos e falhas.

Crie indicadores para avaliar tanto a performance dos times internos quanto a das ferramentas de TI utilizadas pelo negócio. É importante, porém, que cada indicador seja dimensionado conforme o perfil daquilo que ele mensurará.

Por exemplo: o indicador para o tempo médio de atendimento de um time de suporte não pode ser curto o bastante para que os profissionais da área acabem executando um trabalho de baixa qualidade tentando solucionar demandas com agilidade.

Conforme os dados forem coletados, o gestor poderá criar um banco de dados com informações sobre a empresa e a sua performance. Será fácil avaliar como cada time atua, variações de demanda e pontos que necessitam de melhoras. Além disso, as correções serão precisas, criando ganhos reais de performance.

4. Ser eficaz nas intervenções corretivas

Obviamente, falhas acontecem. Para evitar que elas sejam recorrentes e se tornem um gargalo na produção, é fundamental estar atento e realizar as tarefas corretivas de forma certeira e com um índice mais alto de qualidade.

Trabalhe lado a lado com os times que têm uma rotina de baixa performance para executar mudanças de qualidade.

Garanta que cada correção seja bem executada e, ao mesmo tempo, mantenha um monitoramento do impacto das medidas executadas pela empresa, evitando que o negócio mantenha um fluxo de trabalho ineficaz mesmo após correções serem executadas.

5. Treinar e capacitar os funcionários

Contar com uma equipe bem treinada e preparada para o trabalho é uma das melhores formas de evitar e de detectar qualquer gargalo de produção na empresa. Além disso, funcionários capacitados conseguem enxergar melhorias e apontar ideias capazes de aperfeiçoar os processos.

Faça treinamentos regulares para evitar que times atuem com rotinas de baixa qualidade ou fora dos padrões do mercado. Minicursos, palestras ou mesmo a leitura de documentações pode ser indicada para todos os times.

Dessa forma, a companhia poderá manter uma performance eficaz e livre de problemas.

Eliminando os gargalos na produção, fica garantido ao seu negócio que todos os profissionais poderão manter um fluxo de trabalho mais eficaz e livre de falhas. Assim, a empresa terá mais força para crescer.

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