A expressão gargalos na produção é largamente conhecida no meio corporativo, sendo sempre atrelada aos problemas e obstáculos enfrentados por uma empresa.
Para um gestor, os entraves que impedem a manutenção de um fluxo de trabalho inteligente são um grave problema. Afinal de contas, a longo prazo, eles criam atrasos, perda de negócios e uma série de prejuízos.
Diante disso, diminuir esses problemas tornou-se uma preocupação de vários negócios. Ao eliminar os gargalos de produção — ou conseguir administrá-los —, é possível reduzir significativamente o tempo ocioso de máquinas ou funcionários e os custos de operação, resultando em um aumento do desempenho e dos lucros da empresa.
Em outras palavras, garantir que todas as equipes tenham um bom fluxo de trabalho é crucial para manter a companhia competitiva.
Os gargalos podem surgir em qualquer processo de uma empresa, desde o recebimento e a estocagem de materiais até a entrega de produtos para o cliente. Portanto, é importante estar atento a quais fatores podem ocasioná-los e criar rotinas para solucionar tais problemas rapidamente.
Essas falhas podem ser facilmente identificadas em alguns momentos, mas em outros casos, pode ser muito difícil detectá-las.
Assim, para conseguir identificar essas barreiras no processo produtivo de uma empresa é preciso conhecer todos os processos, monitorar e acompanhar cada um deles, tendo conhecimento do desempenho do negócio.
Por meio dessas informações, é possível notar gargalos que interfiram na performance da empresa e estejam prejudicando os resultados.
E agora que você já sabe como identificar os gargalos na produção, veja 5 dicas de como evitá-los na sua empresa. Acompanhe!
1. Realizar o mapeamento dos processos
Para evitar que ocorram problemas de produção, é necessário conhecer toda a cadeia produtiva da empresa. Somente quando se tem o domínio dos processos é possível saber como manter os resultados conforme o planejado e evitar qualquer gargalo que provoque atrasos, perdas e até mesmo eleve os custos de operação.
Faça um mapeamento de todas as rotinas do negócio e mantenha-as precisamente documentadas. Registre cada etapa, os materiais necessários e recursos humanos utilizados.
Bem executado, esse processo trará mais capacidade para gestores e profissionais otimizarem a cadeia operacional do negócio.
Sempre que alguém apresentar dúvidas sobre como uma rotina é realizada, por exemplo, será mais fácil avaliar quais são os pontos que estão fora do padrão interno.
Assim, as chances da companhia ter um setor atuando fora do padrão definido pelo empreendimento como o mais eficaz serão sempre as menores possíveis.
2. Monitorar todos os resultados
Uma que o mapeamento de todos os processos da empresa forem feitos, eles devem ser monitorados constantemente.
Dessa forma, é possível acompanhar o desempenho em tempo real, percebendo qualquer oscilação na produção — independentemente de ela ser pequena ou grande.
E, ao conhecer a tendência de produção, é possível evitar o aparecimento de falhas nos mais diversos processos e facilitar a detecção de falhas que possam ser aperfeiçoadas.
Nesse contexto, a melhor forma de monitorar os resultados é por meio do uso de indicadores — e, para isso, a tecnologia pode ter um papel-chave. Ferramentas de TI fornecem mecanismos para que gestores consigam monitorar a performance de todo o negócio com precisão e abrangência.
A evolução de processos durante um projeto estratégico, por exemplo, será acompanhada em um ambiente centralizado. Por meio de ferramentas de gerenciamento de tarefas, gestores podem distribuir demandas para os times e verificar quem está atrasado ou com o trabalho em dia.
Já a performance da infraestrutura de TI também pode ser mensurada com as ferramentas tecnológicas corretas.
Elas evitarão que problemas de performance em servidores, por exemplo, afetem a rotina de um time: medidas corretivas serão aplicadas rapidamente, garantindo mais agilidade para o negócio e um funcionamento continuamente eficaz.
3. Implementar indicadores
Os KPIs (Key Performance Indicators) são ferramentas que visam a garantia total da qualidade dos produtos ou dos serviços prestados. Utilizando esses indicadores, é possível acompanhar o desempenho da empresa e comparar com os resultados anteriores. Isso permite maior controle e domínio sobre os processos, e, por meio dessa estratégia, é possível evitar o aparecimento de gargalos e falhas.
Crie indicadores para avaliar tanto a performance dos times internos quanto a das ferramentas de TI utilizadas pelo negócio. É importante, porém, que cada indicador seja dimensionado conforme o perfil daquilo que ele mensurará.
Por exemplo: o indicador para o tempo médio de atendimento de um time de suporte não pode ser curto o bastante para que os profissionais da área acabem executando um trabalho de baixa qualidade tentando solucionar demandas com agilidade.
Conforme os dados forem coletados, o gestor poderá criar um banco de dados com informações sobre a empresa e a sua performance. Será fácil avaliar como cada time atua, variações de demanda e pontos que necessitam de melhoras. Além disso, as correções serão precisas, criando ganhos reais de performance.
4. Ser eficaz nas intervenções corretivas
Obviamente, falhas acontecem. Para evitar que elas sejam recorrentes e se tornem um gargalo na produção, é fundamental estar atento e realizar as tarefas corretivas de forma certeira e com um índice mais alto de qualidade.
Trabalhe lado a lado com os times que têm uma rotina de baixa performance para executar mudanças de qualidade.
Garanta que cada correção seja bem executada e, ao mesmo tempo, mantenha um monitoramento do impacto das medidas executadas pela empresa, evitando que o negócio mantenha um fluxo de trabalho ineficaz mesmo após correções serem executadas.
5. Treinar e capacitar os funcionários
Contar com uma equipe bem treinada e preparada para o trabalho é uma das melhores formas de evitar e de detectar qualquer gargalo de produção na empresa. Além disso, funcionários capacitados conseguem enxergar melhorias e apontar ideias capazes de aperfeiçoar os processos.
Faça treinamentos regulares para evitar que times atuem com rotinas de baixa qualidade ou fora dos padrões do mercado. Minicursos, palestras ou mesmo a leitura de documentações pode ser indicada para todos os times.
Dessa forma, a companhia poderá manter uma performance eficaz e livre de problemas.
Eliminando os gargalos na produção, fica garantido ao seu negócio que todos os profissionais poderão manter um fluxo de trabalho mais eficaz e livre de falhas. Assim, a empresa terá mais força para crescer.
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