Qual a melhor época para adotar um ERP? Essa é uma pergunta feita frequentemente por líderes e gestores. E a resposta é mais simples do que se imagina: não há uma regra definida para essa decisão.

O momento certo será determinado de acordo com a realidade de cada organização. No entanto, para isso, é importante destacar que essa decisão deverá ser tomada levando em conta fatores como ciclos de negócios, sazonalidade e orçamentos.

Mesmo sendo uma jornada desafiadora, implementar um ERP (Enterprise Resource Planning) é, sem dúvidas, uma alternativa estratégica para empresas que almejam transformar e otimizar a gestão.

Diversos negócios já compreenderam essa importância. Não à toa, de acordo com um estudo da IDC, o mercado global de sistemas ERP projeta um crescimento anual de 10,4% até 2027.

A principal razão para este crescimento está relacionado ao fato de que a transformação digital tem elevado a necessidade de adaptação rápida às mudanças do mercado, bem como a constante busca pelo diferencial competitivo.

Quanto ao atual cenário, o ERP segue se mantendo como uma excelente opção para potencializar resultados. E, à medida que um novo ano se aproxima, é chegada a hora de definir o planejamento estratégico.

Se sua empresa está pensando em adotar um sistema de gestão e tem dúvidas de definir qual o melhor momento, esse texto é para você! Antes, confira os tópicos que serão abordados:

• Existem regras para definir o melhor momento para implementar o ERP?
• O segmento da empresa impacta no período da implementação do ERP?
• Como saber que está na hora de implementar o ERP?
• Como escolher a solução ideal?

Vamos começar!

Existem regras para definir o melhor momento para implementar o ERP?

Não existem regras. Tudo irá depender das características e demandas da empresa.

Culturalmente, temos a ideia de “ano novo, vida nova”. Sendo assim, para alguns, a melhor data é a partir do primeiro dia útil de janeiro, tendo como justificativas fechamentos contábeis e planejamento.

Na prática, essa ideia é uma boa estratégia para algumas verticais, mas não é uma realidade para outras empresas. Isso porque, nem todas as organizações estão com os fechamentos do ano anterior até essa data, visto que, dependendo do regime jurídico de cada organização, as informações são fechadas no mês subsequente.

Deste modo, mesmo que o pensamento de abandonar a velha gestão seja algo válido, é preciso destacar que a implementação de um ERP é uma tarefa árdua, e que precisa do envolvimento de toda a equipe.

Sendo assim, é comum que, muitas organizações, com o intuito de ter o novo sistema funcionando a partir de janeiro, passem o Natal e ano novo em meio ao “caos” da troca de software, tendo uma experiência nada produtiva.

Você pode estar se perguntando: então, como escolher o melhor momento para essa decisão?

Lembrando que não é uma regra, mas um bom plano seria tomar essa decisão com, pelo menos, três meses de antecedência, como por exemplo:

• Nos meses de outubro, novembro e dezembro, a empresa deve fazer um levantamento de opções de ERP;
• Entre janeiro e fevereiro, ao invés de já implementar, a organização deve escolher qual será a solução a ser adquirida;
• A partir de março, a organização pode iniciar a implantação do ERP – vale destacar que a conclusão do projeto dependerá do planejamento.

Ou seja, não há um período certo ou errado, melhor ou pior para aderir um ERP. Apesar disso, a organização pode se preparar executando um planejamento prévio.

O segmento da empresa impacta no período da implementação do ERP?

Sim, esta decisão depende do segmento de atuação da organização, visto que cada setor possui suas especificidades e características.

O agronegócio brasileiro, como exemplo, lida com as diversas diferenças entre as regiões do país, que tem épocas diferentes de plantio, colheita, safras etc. Sendo assim, janeiro pode não ser o melhor mês para iniciar esse projeto.

Já que estamos na reta final do ano, o varejo também é um bom segmento para elucidar esse cenário. Com as datas comemorativas, as expectativas de vendas e volume aumentam significativamente.

Definitivamente, o segundo semestre do ano não é uma boa opção, visto que há uma sucessão de datas que impulsionam o comércio. Uma época estratégica poderia ser entre a partir de janeiro, quando há um espaço maior entre as ocasiões.

Por isso, é preciso executar um planejamento levando em conta fatores internos e externos do negócio antes de adotar o ERP.

Como saber que está na hora de implementar o ERP?

Essa é mais uma pergunta frequente feita pelo mercado. Afinal, mais do que escolher a época ideal, é preciso saber se está na hora de implementar o ERP.

Para guiar nessa decisão, é preciso questionar os seguintes aspectos:

• Sua empresa está perdendo tempo ou dinheiro com erros operacionais?
• A organização enfrenta gargalos na produção?
• Há atrasos na entrega de serviços?
• O estoque já deixou de suprir a demanda ou as necessidades da empresa?
• A empresa já perdeu vendas por falta de informações confiáveis ou atualizadas?
• Há resultados que ainda são desconhecidos?

Se as respostas para a maioria das perguntas foi “sim”, então está na hora de fazer um mapeamento e avaliar as consequências e impactos na organização. A partir disso, é possível definir qual o melhor momento de aderir ao ERP, garantindo uma transição tranquila de sistemas.

Como escolher a solução ideal?

Embora, quando falamos em siglas, cria-se a ideia de que se trata de algo complexo, o ERP é uma solução flexível, podendo se adaptar de forma eficiente às demandas da empresa.

Como citado no início do texto, o mercado de ERP é amplo, e oferta diversas opções. No entanto, cabe enfatizar que nem todos os softwares operam igualmente.

Sendo assim, na hora da escolha, é importante considerar alguns pontos:

Avalie o cenário atual da empresa

Para que e, em quais setores o ERP será estratégico? É importante ter claro as razões que estão levando à adoção do software, analisando quais os tipos de informações que precisam ser administradas. Esse direcionamento ajuda a delimitar as opções que melhor se adequam às necessidades da organização.

Avalie o orçamento

É preciso reforçar o seguinte fato: “tecnologia não é custo, e sim um investimento”. Portanto, é preciso levar em conta no orçamento que soluções mais robustas e completas tendem a ter um valor elevado, mas garantem resultados promissores.

Avalie diferentes soluções

Pesquisar as principais opções do mercado é crucial. Nessa etapa, é ideal solicitar demonstrações de ERPs, a fim de compreender quais valores e benefícios a opção poderá agregar para o negócio.

A jornada de adoção de um ERP começa muito antes da sua implementação. Afinal, diversos fatores devem ser considerados, incluindo qual a melhor época, opção e ferramenta ideal para a empresa.

Se sua empresa está nesse momento de avaliar e decidir qual ERP escolher, saiba que contar com o apoio de uma consultoria é uma excelente opção.

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A G2 é uma consultoria SAP Gold Partner e oferece a melhor solução de gestão para empresas em crescimento, provendo o ERP SAP Business One, totalmente em compliance com a SAP, líder mundial no segmento. A organização possui ampla experiência em diversos mercados, como prestação de serviços, importação, exportação, indústria, varejo, e-commerce, telecom, energia, utilities, engenharia, comércio e outros.

Especializada em plataformas de processos de negócios, a G2 oferece soluções completas para todo o ciclo de sistemas de gestão empresarial, garantindo qualidade e cumprimento de prazos e custos por meio de uma equipe altamente qualificada e em constante atualização.

Visando guiar para o melhor preparo antes de implementar o ERP, a consultoria oferta o Checkup, serviço que analisa e diagnostica o negócio, revisando dados como cadastros, planos de contas, aspectos contábeis e tributários, processos orçamentários e consolidação de sistemas.

Além disso, durante a jornada de transformação digital, o cliente ainda pode contar com serviços adicionais, como o Pulse, voltado para atender a base de clientes e usuários do SAP Business One, sistema de gestão para empresas em crescimento da multinacional alemã.

Ainda no cenário de digitalização, a G2 está sempre atenta às tendências, por isso, a empresa vem investindo no uso da IA ofertando os serviços: BHero, solução 100% customizada e especializada para atender os desafios organizacionais, independente da área, e a CAROL, assistente virtual criada pela G2 que apoia no atendimento e suporte do SAP Business One.

A consultoria a fim de  prestar o melhor atendimento aos clientes, também oferta soluções em nuvem, tendo parceria com os maiores players do mercado, entre eles, a Skyone.

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Conclusão

O ERP tem se mostrado, cada vez mais, como um recurso indispensável para as organizações. Contudo, antes da sua implementação, é necessário considerar qual a melhor época e planejar cada etapa da sua integração.

Tenha em mente que não há uma regra especifica sobre qual é o melhor momento para aderir à ferramenta, mas é importante avaliar alguns fatores que auxiliem nessa jornada.

Seja no início, meio ou final de ano, ter ao lado uma consultoria especializada é um fator indispensável, afinal, o time de especialistas irá apoiar a empresa em cada uma das etapas.

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