Home office para superar a pandemia do coronavirus

Em ritmo de transformação digital, novas tecnologias, consumerização (no Brasil, já temos 230 milhões de smartphones), os novos modelos de negócios e novas práticas organizacionais vêm avançando. Entre elas, o home office ou trabalho remoto. Nesse momento difícil e incerto que estamos enfrentando, o home office tornou-se a alternativa para evitar uma escalada incontrolável do contágio por Covid-19. No mundo todo, em menor ou maior grau, de maneira geral ou mais cirúrgica, líderes políticos, governantes, cientistas, médicos e autoridades sanitárias advogam que o isolamento social pode ser a principal arma no momento para atenuar a curva de proliferação do coronavirus e salvar vidas.

Nem toda atividade é passível de ser realizada fora do ambiente de trabalho, no esquema de home office. Para aqueles que têm essa possibilidade, reunimos algumas dicas e informações para viabilizar e tornar produtivo o trabalho remoto.

O primeiro passo é uma infraestrutura adequada, que não é nada complexa: um computador, acesso a internet, fone de ouvido e um local com boa luminosidade, acento e mesa ergonômicos. Se você depende de alguns softwares para desenvolver seu trabalho, é agora que o SaaS, a Cloud, a responsividade (adequação/ adaptação para telas de todos os tamanhos) farão mais diferença. 

 Seis ferramentas para facilitar o home office na sua empresa

 O site Recode apontou que, em dois meses, desde o final de janeiro, só a Microsoft registrou um aumento de 500% no uso de videoconferência na China. Tivemos contato com um alto executivo da Microsoft em Seattle(EUA) que nos contou que a companhia registrou um aumento de 50% dos usuários ativos doMicrosoft Teams  e crescimento de 37% nas reuniões por videoconferência.

A G2 utiliza já algum tempo o home office e adota o Microsoft Teams que ajuda muito na organização, produtividade, disciplina e colaboração. O teams é um software para comunicação, conferências, compartilhamento de documentos, colaboração. Possibilita montar departamentos e adicionar numa página da equipe CHAT, WIKI, inúmeros APLICATIVOS em Cloud, documentos e informações.

Por exemplo, você pode montar um time de projetos e deixar disponível documentos do projeto, que podem ser trabalhados em conjunto e em tempo real, um chat (que funciona como um grupo do whatsapp), agendas, contatos e mais.

Essa ferramenta é parte integrante de alguns pacotes do Office365 e você ainda pode instalar em tablets, desktops, smartphones e ficar conectados. Mas, existe um sem-número de aplicativos, plataformas que você pode utilizar, algumas free e outras não. Selecionamos essas aqui:

1) Evernote

Organiza tarefas, gerencia informações, faz anotações, armazena e sincroniza fotos, vídeos e mensagens de voz.

2) Basecamp

Organiza projetos, possibilitando a coordenação de times com diversas responsabilidades e atribuições. Compartilha arquivos, controla prazos, organiza tarefas, registra informações e feedbacks.

3) Trello

É um kanban para controlar projetos e atividades. Você pode montar do seu jeito diversos Kanbans – por time, por projetos, organizado tarefas a executar, em execução, com impedimentos, finalizadas. Integra-se com outras ferramentas.

4) Slack

Ferramenta de produtividade e comunicação para times remotos. Elimina a necessidade de e-mails ou mensagens via WhatsApp. Também pode ser integrada a outros serviços, como Google e Office 365.

5) RescueTime

Calcula quanto tempo é gasto em cada site, buscando mais produtividade e equilíbrio entre a vida pessoal e as tarefas do trabalho. Permite inclusive bloquear alguns sites por períodos do dia.

6) SAP BUSINESS ONE

Claro. Você pode levar toda a gestão da sua empresa no bolso, no smartphone, e para casa, no seu laptop. Tarefas de contas a pagar e faturamento não ficarão paradas e, principalmente, você vai controlar o dia a dia de cada departamento da empresa sem sair de casa. Sem colocar você ou seu funcionário em risco. 

18 Dicas para manter a produtividade no home office

Um dos efeitos da pandemia será certamente acelerar a adoção de tecnologias e práticas que estavam previstas para bombar em dois ou três anos. Trabalho remoto ou home office é um deles. É uma excelente prática, que pode ser potencializada se adotada da maneira correta. Seguem algumas dicas para você orientar suas equipes de forma a garantir que funcione bem na sua empresa: 

1. Crie a sensação de que (quase) nada mudou. Acorde num horário razoável (agora, sem trânsito e deslocamento dá para dormir um pouco mais) para manter o mesmo horário de trabalho. Vista-se apropriadamente.
2. Reserve um cantinho fixo, especial, confortável, agradável para trabalhar. Você está indo para o escritório!! De um cômodo a outro. Mas, é para seu escritório.
3. Escolha um ambiente com boa iluminação e confortável em termos de temperatura e ruído.
4. Tenha diariamente uma lista de tarefas. Organize-se em torno de metas que você quer realizar ao longo do dia.
5. O que te concentra? O que te agrada. Fica produtivo com música? Ligue o som. O que te atrapalha? A TV? Desligue.
6. Avise a filhinha que está entrando em reunião. Isole-se se a família for muito animada! Mas, pegue aquele tempo do cafezinho lá do escritório e dê atenção à família. Mas, é um tempinho, hein! O melhor é que você vai poder almoçar todos os dias com sua família!!! Faça isso: refeições são sagradas.
7. Vale reforçar: reserve momentos para estar coma família. A ideia é você e todos assimilarem que há hora de focar no trabalho e hora para família e descontração.
8. E mais: crie a rotina de deixar o trabalho, o escritório, o espaço de trabalho, mais ou menos no mesmo horário. Chegue em casa, tome um banho, retome as conversas, brinque com os filhos. “Pessoal, cheguei!”
9. Mesa e cadeira de trabalho precisam ter alguma ergonomia confortáveis. Nada de acabar com suas costas trabalhando em casa. Mantenha a postura ereta quando estiver trabalhando. Preste atenção no seguinte:
   • A tela do computador no nível dos seus olhos ou um pouco abaixo.
   • Distância mínima de 50cm da tela.
   • Um apoio para os pés ajuda
   • Braços apoiados são o ideal, com antebraços, pulsos e mãos paralelos à mesa/ computador
10. Verifique seus equipamentos, principalmente cabos. Cuidado com quedas e acidentes.
11. Fone de ouvido para reuniões. Sua família não é obrigada a participar da reunião e sua reunião não precisa de trilha sonora.
12. Microfone no mudo quando não estiver com a palavra.
13. Mais do que as presenciais, as reuniões virtuais precisam de agenda.
14. Permaneça acessível (on-line) naqueles horários que você não precisa de concentração total
15. Permaneça não tão acessível (quase off-line) assim depois do expediente. É hora de descanso!!!
16. Interaja com equipes, gestor, clientes, parceiros, como faria normalmente ou, dependendo, do caso, do projeto, da tarefa, mais do que faria regularmente.
17. Pausas são importantes. Curtas e frequentes são melhores para relaxar sem perder produtividade
18. E, nesses tempos, se não achar que é demais, agende uma happy hour virtual, um papo online beliscando e bebericando. Olha só: não tem que ter amigo da vez! Não tem bafômetro!!

O momento não é fácil. Alguns segmentos vão sentir mais os impactos que outros. Se você pode fazer home office, essa é uma tremenda alternativa e prática. Não só hoje, mas daqui em diante. O lado bom dessa obrigatoriedade é que empresas, seus parceiros, seus clientes vão perceber como o trabalho remoto pode gerar qualidade de vida, satisfação do cliente e produtividade. Pense nisso!