Qual a solução para seus problemas de fluxo de caixa? Descubra aqui

Depois de ter o seu próprio negócio, outro importante passo é fazer a gestão financeira empresarial de maneira eficiente. Já parou para pensar que essa tarefa nem sempre é fácil e que alguns erros podem descompassar a sua organização financeira?

Neste post você vai compreender alguns dos principais problemas de fluxo de caixa e também como resolvê-los. Com isso, você otimiza essa ferramenta, turbina as suas finanças e maximiza os seus resultados!

Não entender o fluxo de caixa

O primeiro problema de fluxo de caixa é não entender como essa ferramenta funciona. Isso ocorre porque, apesar do nome, devem ser levados em consideração, na hora de registrar o fluxo de caixa, também os valores das conta-correntes e aplicações de curto prazo.

Esses valores também são conhecidos como equivalentes de caixa. Os equivalentes de caixa são disponibilidades porque, caso necessário, podem ser facilmente convertidos em dinheiro. Assim, na hora de registrar o fluxo de caixa, além desses valores também deverão ser registradas as entradas e saídas.

As entradas são recebimentos, em sua maioria, relacionados com a comercialização de produtos ou serviços. As empresas também podem ter outras entradas, como valores recebidos de aluguéis, aplicações financeiras, entre outros tipos de recebimentos.

Já as saídas possuem relação com a atividade operacional do negócio. Logo, valores pagos para funcionários, fornecedores, impostos, contas diversas, entre outros, entrarão nessa categoria. Da comparação desse valores será obtido o fluxo de caixa do período.

Não detalhar e registrar a movimentação

Um fluxo de caixa pode naufragar totalmente se não for detalhado e completo. Ele é uma ferramenta financeira e gerencial, e precisa que a informação seja o mais detalhada possível para fornecer todos os dados ao tomador de decisões.

Outro erro que compromete a eficiência do fluxo de caixa é a falta de reconhecimento dos registros. Mesmo que os valores pareçam insignificantes deverão ser registrados, já que no final do período farão diferença no valor acumulado do fluxo de caixa.

O detalhamento e o registro devido de toda a movimentação também ajudarão a compreender como está a real situação financeira da empresa. Assim, caso surja alguma dúvida em relação a algum documento é possível consultar o registro e verificar o que houve.

Adicionalmente deve-se utilizar na contabilização desses registros documentos contábeis que comprovem a situação. Para isso devem ser utilizadas notas fiscais, cupons, contratos, entre outros documentos que possam demonstrar, de forma devida, o que foi registrado.

Não analisar as categorias

Outro erro comum no fluxo de caixa é esquecer de analisar as categorias do fluxo de caixa. Muitos gestores ignoram a parte gerencial da ferramenta, que é justamente fornecer uma visão sobre o comportamento, tanto das receitas quanto das despesas.

Para evitar esses erros, além de um fluxo de caixa em dia, detalhado e completo, é preciso contar com um bom sistema integrado. Isso ocorre porque apenas partindo da informação completa e com a ajuda da tecnologia será possível analisar de forma gerencial as categorias de resultado.

Em relação às receitas será possível conhecer, por exemplo, quem são os principais clientes, o valor do ticket médio, a sazonalidade e outras particularidades da empresa em relação às suas entradas. Com isso, o gestor pode decidir o melhor mix de vendas, descontos, preços especiais e outras formas de maximizar os lucros.

Já as despesas podem ser categorizadas por tipo, em relação ao total de gastos, por volume histórico, entre outras possibilidades. Com base nesses dados, o gestor pode fazer substituições, cortes e tomar outros tipos de decisão que também visem à melhoria dos resultados.

Não lembrar das contas a pagar e a receber

Esquecer das contas a pagar e a receber também pode comprometer o fluxo de caixa. Em relação às contas a pagar, muitas empresas acabam pagando multas e juros de forma desnecessária, porque esquecem de suas contas ou simplesmente porque não possuem capital de giro para pagá-las.

Para evitar isso é preciso ficar de olho nas contas a receber. Assim, ao menor sinal de que um dos clientes não irá honrar com as suas dívidas junto à sua organização é preciso agir e evitar que ele fique em inadimplência, prejudicando ainda mais o capital de giro da organização.

Outra medida que pode ser tomada é a negociação cuidadosa dos prazos que são fornecidos a esses clientes. Eles deverão ser equilibrados com os prazos que a sua empresa recebe dos seus fornecedores, justamente para evitar que a empresa fique sem capital para arcar com as suas obrigações.

O fluxo de caixa permite racionalizar e entender melhor esses prazos, permitindo melhor organização financeira da empresa. Caso a empresa utilize o planejamento estratégico, também poderá criar uma reserva financeira para eventuais dificuldades ou buscar fontes que aumentem os recursos com melhores juros, prazos e condições de pagamento.

Não utilizar a tecnologia

Muitos gestores ainda acreditam que o fluxo de caixa não precisa ser elaborado ou que pode ser elaborado sem o uso da tecnologia. Entretanto, esse é um erro fatal e tão sério que pode comprometer não só o fluxo de caixa como todo o processo de gestão.

Utilizar um bom sistema de gestão integrado é essencial para aquelas empresas que querem racionalizar tempo e dinheiro. Além de integrar diferentes áreas, permitindo ganhos em eficiência, evitando erros e retrabalhos, um bom software impulsiona a elaboração do fluxo de caixa.

O processo de conferência, controle e análise do fluxo de caixa fica muito mais rápido, fácil e prático, já que com um ERP — como também são conhecidos esses softwares — existe a padronização e a otimização das tarefas.

Um sistema integrado de gestão adicionalmente destaca-se pela flexibilidade na geração de dados e pela segurança no armazenamento deles. Essas soluções permitem uma visão global de como estão as finanças sob diferentes pontos de vista, o que é essencial ao processo de tomada de decisão.

Você acabou de entender alguns problemas de fluxo de caixa que podem minar a gestão financeira da sua organização. Além da falta de entendimento da ferramenta, não registrar todas as informações ou ainda deixá-las de forma incorreta pode fazer com que o fluxo de caixa não cumpra o seu papel como ferramenta de gestão.

Um dos maiores pecados em finanças é não usar a tecnologia, que é a grande aliada para otimizar o fluxo de caixa e permitir diferentes análises e impulsionar o processo de tomada de decisão.

Esquecer de uma gestão ativa das contas a pagar e a receber também não pode fazer parte da vida daqueles empresários que querem ter sucesso no uso dessa ferramenta!

E você, quer saber mais sobre como a tecnologia e o fluxo de caixa podem ajudar a sua organização? Que tal ler outro post sobre fluxo de caixa?

O guia completo da gestão empresarial

A gestão empresarial é certamente uma das áreas mais estratégicas de uma empresa. À medida que a competitividade aumentou e a globalização trouxe a abertura de novos mercados, as empresas tiveram de arrumar suas ineficiências internas para oferecer produtos melhores a preços mais competitivos.

Com isso, o mercado da tecnologia para a gestão empresarial cresceu bastante e, hoje em dia, podemos contar com ferramentas excelentes capazes de otimizar quase todos os setores de uma empresa. Por isso, preparamos um guia para você entender as principais áreas da gestão empresarial e as soluções que têm sido lançadas no mercado recentemente:

Quais são as principais áreas da gestão empresarial?

Cada empresa tem sua cultura própria e, por isso, as áreas em que dividem as suas funções pode variar bastante. Por exemplo, uma pequena empresa geralmente não necessita de um setor de gestão de informações ou um de gestão de projetos mais robustos. Eles podem unificar essas atividades em outro setor. Por outro lado, grandes empresas podem necessitar de áreas de gestão diferentes, como a de gestão de comércio exterior ou de relações institucionais. Então, apresentaremos aqui as áreas mais comuns, mas já lembrando que não é uma lista exaustiva:

Gestão financeira

Esse departamento tem como função planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades financeiras, como aquisição e utilização de fundos da empresa. Significa aplicar os princípios de gestão geral aos recursos financeiros da empresa.

É bastante importante para as empresas fazerem uma boa estimativa de custos e vendas. Consideração de fontes de finanças adequadas podem ajudar as empresas a evitar os problemas de fluxo de caixa.

Além do mais, esse setor é responsável por decidir como elevar e alocar o capital, ou seja, o orçamento do capital. Não só para o orçamento a longo prazo, mas também para alocar os recursos de curto prazo, como os passivos correntes. Também trata das políticas de dividendos dos detentores de ações.

Gestão de recursos humanos

O Gerenciamento de Recursos Humanos (GRH) é a função dentro de uma organização responsável por recrutamento, gestão e orientação para os colaboradores.

Os membros do departamento de RH fornecem conhecimento, treinamento e coaching, além da parte mais burocrática como os serviços administrativos, a consultoria legal e o gerenciamento e supervisão de talentos, que o resto da empresa precisa para operações bem-sucedidas.

Além disso, os departamentos de RH são responsáveis ​​por supervisionar o perfil dos colaboradores, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho e pagamento (como gerenciamento de sistemas de pagamento e benefícios, por exemplo).

O RH também lida com as mudanças organizacionais e as relações industriais, isto é, o equilíbrio das práticas organizacionais com os requisitos decorrentes da negociação coletiva e das leis governamentais.

Gestão de relacionamento com o cliente

A gestão de relacionamento com o cliente é o setor responsável por todo o contato com o cliente desde o pós-compra até a ouvidoria de reclamações. Seu objetivo principal é deixar os clientes satisfeitos em todo o processo de compra de forma que se fidelizem e possam indicar a empresa para outras pessoas.

Portanto, é um departamento que busca a proatividade, e não a reatividade. Ou seja, não é mais aquele setor que ouve as reclamações do cliente e tenta consertar os erros da empresa. Ele almeja algo maior: criar um ciclo positivo de contato com o cliente. Assim, avisa o consumidor de promoções, pergunta a respeito da satisfação, faz pesquisas de opinião a respeito de produtos em potencial etc.

Gestão da informação

A gestão de informações (GI) diz respeito a um conjunto de atividades organizacionais: a aquisição de informações de uma ou mais fontes, a custódia e a distribuição dessa informação para quem precisa dela, além de sua disposição final por meio do arquivamento ou deleção.

As empresas devem ser capazes de gerenciar essas informações ao longo do seu ciclo de vida, independentemente da fonte ou formato — dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, vídeo etc. — para entregá-las por meio de múltiplos canais, como telefones celulares e serviços da web.

Gestão da cadeia de suprimentos

O gerenciamento da cadeia de suprimentos é o setor responsável pela supervisão de materiais, informações e finanças à medida que se movem em um processo de fornecedor para fabricante e de atacadista para revendedor.

As atividades da cadeia de suprimentos cobrem tudo, desde o desenvolvimento de produtos, sourcing, produção e logística, bem como softwares necessários para coordenar essas atividades.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos envolve a coordenação e a integração desses fluxos entre as empresas e dentro delas também. O objetivo final de qualquer sistema efetivo de gerenciamento da cadeia de suprimentos é reduzir o volume do estoque — assim, a rotatividade garante que os produtos certos estarão disponíveis na hora certa.

Gestão de vendas

O gerenciamento de vendas é o processo de desenvolver estratégias, coordenar as operações e implementar técnicas de vendas que permitem que uma empresa atinja consistentemente e até ultrapasse seus objetivos de vendas.

Além de ajudar a sua empresa a atingir seus objetivos de vendas, o processo de gerenciamento de vendas permite que as empresas fiquem em sintonia com sua indústria à medida que cresce.

Para alcançar os objetivos das empresas, os gerentes de vendas têm grandes responsabilidades, incluindo, entre outras, a previsão de demanda, estabelecendo cotas, orçamento, organização, recrutamento, treinamento, compensação e avaliação de desempenho de vendas .

No final do dia, no entanto, o papel mais importante desse setor não é gerenciar as vendas, mas gerenciar as pessoas que as fazem.

Gestão de marketing

Gestão de marketing é o setor que tem a função organizacional de usar um conjunto de processos ​​para criar, comunicar e oferecer valor ao cliente.

marketing é considerado o centro de sucesso de uma empresa. Portanto, quando uma empresa não consegue comunicar o valor de seu produto aos clientes, há poucas chances de obter sucesso. O gerenciamento de marketing deve supervisionar essa função crítica.

Os gerentes de marketing devem coordenar uma série de atividades, incluindo identificar as necessidades do cliente, comunicar o valor do produto para os clientes em potencial, gerar leads para a organização de vendas, bem como construir uma presença on-line — uma área dentro do gerenciamento de marketing que continua a crescer em importância.

 

Além disso, antes de decidir uma boa estratégia, um gerente de marketing deve investir um bom tempo pesquisando o mercado, considerando o que é o melhor cliente-alvo, o que se aproxima de seus concorrentes e como tornar os produtos de sua empresa um diferencial.

Gestão de projetos

A gestão de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades com a finalidade de atender aos requisitos do projeto.

Um projeto é um empreendimento temporário feito para criar um produto, serviço ou resultado único com um início e fim definidos. O principal desafio do setor de gerenciamento de projetos é alcançar todos os objetivos do projeto de acordo com os requisitos especificados.

O processo de gerenciamento de projetos se dividem em cinco fases:

  1. Inicio do projeto;
  2. Planejamento;
  3. Execução;
  4. Monitoramento e Controle;
  5. Fechamento.

Por isso, um gerente de projeto precisa de um leque amplo de habilidades; muitas vezes habilidades técnicas e certamente habilidades de gestão de pessoas e boa consciência empresarial.

Como uma solução SAP pode ajudar na sua gestão empresarial?

O sistema SAP fornece uma solução única para gerenciar todo o seu negócio. Ele automatiza seus processos de negócios mais críticos para melhorar a eficiência operacional e integra todas as informações comerciais para obter decisões melhores.

Com visibilidade clara em toda a empresa, você pode obter maior controle sobre todas as áreas de negócios. Os sistemas ERP, como o SAP, ajudam a apoiar e integrar processos de negócios, como compras, vendas e distribuição, finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, planejamento de produção, gerenciamento de inventário, logística e gerenciamento de estoque:

Relacionamento com o cliente

A gestão de relacionamento com clientes, ou do inglês customer relationship management (CRM), é um termo que se refere a práticas, estratégias e tecnologias que as empresas usam para gerenciar e analisar as interações e os dados do cliente ao longo do seu ciclo de vida.

Com o objetivo de melhorar as relações comerciais com os clientes, ajudar na retenção de clientes e direcionar as vendas ao crescimento. Os sistemas de CRM são projetados para processar informações sobre clientes em diferentes canais — ou pontos de contato entre o cliente e a empresa — que podem incluir o site da empresa, telefone, bate-papo ao vivo, materiais de marketing e mídias sociais.

Os sistemas de CRM também podem fornecer informações detalhadas sobre o clientes, como suas informações pessoais, seu histórico de compras, suas preferências de compra e suas preocupações.

Finanças

O setor de finanças se tornará mais prático com um software de sistema financeiro especial que registra todas as atividades financeiras dentro de uma organização.

As características básicas deste sistema não incluem apenas todos os módulos de software de contabilidade, como contas a pagar, contas a receber, contas, módulos de relatórios e folha de pagamento, mas também para explorar alternativas de investimento e calcular as relações estatísticas.

As características do sistema podem variar de acordo com o tipo de negócio para o qual está sendo usado. Portanto, o objetivo do software financeiro é registrar, categorizar, analisar, traduzir, interpretar e, em seguida, apresentar datas financeiras precisas e atualizadas para cada transação do negócio.

Vendas

Com sistemas que permitem aos gerentes de vendas ter uma melhor visão dos principais indicadores de desempenho em toda a organização, tudo se tornará mais fácil.

O software de gerenciamento de vendas pode permitir que os gerentes vejam, em tempo real, quais representantes estão no ritmo para atingir os objetivos. Os sistemas de gerenciamento de vendas também podem acompanhar as principais métricas de chamadas, como o tempo de espera médio e as chamadas por dia por representante, para que os gerentes possam otimizar seu processo de vendas e poder maximizar a receita.

Embora algumas soluções de software de gerenciamento de vendas sejam autônomas, outras soluções de gerenciamento de vendas se integram com outros sistemas de registro, fornecendo painéis adicionais e recursos de relatórios aprimorados.

Gerenciamento de projetos

Com um software de gerenciamento de projetos usado para planejamento de projetos, agendamento, alocação de recursos e gerenciamento de mudanças. É possível que os gerentes de projeto, partes interessadas e usuários controlem custos e gerenciem orçamentos. Gerenciamento de qualidade e documentação e também podem ser usados ​​como um sistema de administração. O software de gerenciamento de projetos também é usado para colaboração e comunicação entre as partes interessadas do projeto.

Embora o software de gerenciamento de projetos seja usado de várias formas, o principal objetivo é facilitar o planejamento e rastreamento dos componentes, partes interessadas e recursos do projeto.

O software de gerenciamento de projetos atende às seguintes funções: definir um cronograma do projeto, permitir a criação e atribuição de tarefas, prazos e relatórios, compartilhar documentos, facilitar relatórios de erros, visualização, notificação e atualização para as partes interessadas, controlar o tempo para todas as tarefas e manter registros para consultores de terceiros.

Marketing

Já ouviu falar em automação de marketing? Refere-se a um software que tem o objetivo de automatizar ações de marketing. Muitos os departamentos precisam automatizar tarefas, como e-mail marketing, gestão mídias sociais, etc. A tecnologia de automação desses recursos torna essas tarefas mais fáceis.

Isso permite às empresas comprar e vender como a Amazon, ou seja, criar perspectivas com conteúdo altamente personalizado e útil, que ajuda a cativar novos clientes e torná-los mais satisfeitos. Esse tipo de automação de marketing tipicamente gera novas receitas significativas para as empresas e fornece um excelente retorno sobre o investimento necessário.

AS ferramentas de automação de marketing são projetadas para executar quatro tarefas principais:

  1. Desenvolvimento e análise de campanhas de marketing e clientes;
  2. Gestão de campanhas de marketing;
  3. Organização e armazenamento de dados de clientes apropriados;
  4. Conversão contatos de leads para clientes.

Quais os benefícios do SAP para a sua empresa?

As vantagens que o SAP traz para a sua empresa são inumeráveis. Somente com a experiência, você conseguirá compreender todo o poder dessa ferramenta. Entretanto, há alguns benefícios que todos os clientes sentem a curto prazo, listamos alguns deles a seguir:

Vantagem competitiva

É verdade que o software SAP requer um investimento significativo, mas os custos de não os implementar podem ser ainda maiores. Enquanto alguns gestores optam por aderir aos métodos tradicionais e ultrapassados (como planilhas ou softwares sem integração), outros buscam verdadeiras inovações tecnológicas.

Por isso, você não pode dar ao luxo de adiar uma implementação do SAP enquanto a concorrência investe no SAP e começa a colher os muitos que você ainda verá a seguir.

Eficiência

Uma solução SAP elimina processos repetitivos e reduz consideravelmente a necessidade de inserir informações manualmente. O sistema também agilizará os processos do negócio e tornará mais fácil e mais eficiente para as empresas coletarem dados, independentemente do departamento que o estiver utilizando.

Previsibilidade

O software de planejamento de recursos empresariais dá aos seus usuários e, especialmente aos gestores, as ferramentas de que precisam para criar previsões mais precisas. Uma vez que a informação dentro do SAP é baseada em métrica e indicadores extremamente confiáveis e amplamente utilizados no mercado, as empresas podem tomar decisões com estimativas mais realistas. Afinal, já é hora de abandonar a intuição dos gestores como critério para as decisões.

Colaboração

Devido à complexidade com a qual os processos se desenvolvem, não é mais possível que cada departamento funcione separado do outro. A colaboração entre setores é uma parte crucial e, muitas vezes necessária, do negócio.

Como os dados inseridos em sistemas SAP compartilham o mesmo banco de dados e se integram em tempo real, não há motivo para que os departamentos não possam trabalhar juntos. Além disso, o software também atinge quase todos os aspectos do cotidiano de uma empresa, incentivando naturalmente esforços colaborativos e intersetoriais.

Escalabilidade

O SAP é um sistema estruturado para permitir a adição de novos usuários e funções para reagir prontamente ao crescimento do negócio. Isso é o verdadeiro sentido da escalabilidade! Muitos outros softwares dizem ser escaláveis, mas seguem um processo burocrático para a inserção de novas ferramentas e cobrarão preços elevados para ampliar o número de usuários. Você acha que isso é realmente escalabilidade?

Informações integradas

Sua empresa não sofrerá mais com problemas de informações espalhadas por bancos de dados separados. Agora, todas as informações serão alojadas em um único local. Isso significa que você pode integrar plataformas como seu software de CRM com o sistema SAP, mantendo os dados consistentes e unificados.

Com isso, você conhecer seu cliente, acompanhar sua cadeia de suprimentos e verificar os resultados da equipe de vendas em uma única interface.

Redução de custos

Com uma fonte de informações em tempo real, o SAP reduz os custos administrativos e operacionais. Ele permite que os empresários gerenciem as operações de maneira proativa, evitem interrupções e atrasos, diminuam a taxa de retrabalhos e tome decisões estratégias com os melhores dados.

Com isso, apenas com a implementação de uma única solução, você verá um ROI gigantesco no futuro.

Processos simplificados

À medida que os negócios crescem, suas operações se tornam cada vez mais complexas. O SAP automatiza as operações comerciais de forma interdepartamental, fornecendo informações precisas e em tempo real a todos.

Assim, ele aumenta a eficiência e a produtividade:

  • ajudando os usuários a navegar processos complexos;
  • evitando a reentrada de dados;
  • melhorando a funcionalidade de ferramentas para gestão da cadeia de suprimentos, a otimização da linha de produção e para a logística das entregas.

Dessa forma, podemos ter incrementos de eficiência e simplificação de ponta a ponta no seu negócio.

Mobilidade

Uma vantagem de soluções SAP é ter acesso a um banco de dados centralizado de qualquer lugar que você trabalha: casa, escritório, onde quer que você esteja. Isso porque é possível acessar o sistema por meio de plataformas móveis, visto que muitas informações podem ser armazenadas na nuvem.

Acompanhamento de resultados

O SAP ajuda a tornar os relatórios mais fáceis e mais personalizáveis. Com recursos de otimizados, sua empresa pode obter dados complexos mais facilmente. Os usuários também podem executar seus próprios relatórios sem precisar recorrer sempre ao time de TI, economizando tempo para usuários utilizarem em outros projetos.

Produtividade

Economizar tempo e aumentar os níveis de produtividade. Parece bom demais para ser verdade, não é mesmo? Não com o SAP. Ao eliminar os processos redundantes, os usuários têm mais tempo para trabalhar em outros projetos e em tarefas urgentes. Eles também poderão trabalhar de forma mais simplificada, uma vez que a solução foi projetada para facilidade de uso.

Conformidade regulatória

Um benefício que, às vezes, passa despercebido é a utilidade do SAP para os processos de conformidade regulamentar e de integridade. Além de manter um registro fiel de todas as atividades da empresa para incrementar a transparência, o sistema é capaz de incorporar os parâmetros introduzidos pela regulamentação local.

Desse modo, sua empresa colhe todos os benefícios de ter uma política clara de compliance: credibilidade no mercado, maior atração de investimentos e a possibilidade de redução de multas estatais.

Flexibilidade

O SAP é um sistema robusto, flexível e altamente personalizável. Eles não são um bloco único e inseparável de serviços, eles podem ser adaptados às necessidades exclusivas de uma empresa.

Assim, eles também podem se adaptar às necessidades sempre que houver uma mudança no seu negócio, garantindo que você não terá de comprar uma nova solução sempre que a empresa crescer.

Serviço ao cliente otimizado

É mais fácil fornecer serviços ao cliente de alta qualidade usando uma solução tecnológica, especialmente quando você tem um sistema SAP implantado. O time de vendas e pode interagir melhor com os clientes e melhorar as relações com eles por meio de um acesso mais rápido e preciso à informação e ao histórico dos clientes.

Além disso, você também terá acesso a funcionalidades de automação de marketing e ao software do SAC, garantindo que a interação com seus clientes seja personalizada.

Segurança

Quando você instala um software na sua empresa, sabemos que uma das suas primeiras preocupações é com a segurança dos dados. Quando você possui uma solução de planejamento de recursos corporativos como o SAP, essa não é mais uma preocupação visto que, nesse software, você tem seus dados protegidos por poderosos firewalls.

Além disso, você pode fazer restrições internas de acesso às informações. Por exemplo, o gestor de informações pode deixar determinadas informações acessíveis somente aos diretores da empresa e negar o acesso aos colaboradores abaixo da pirâmide hierárquica.

Portanto, como você deve ter percebido, a gestão empresarial não é uma tarefa simples. Há diversas áreas e novas demandas aparecem constantemente. Por isso, as ferramentas tecnológicas mais robustas se tornaram uma necessidade para qualquer negócio, independentemente de seu tamanho. Felizmente, soluções como o SAP oferecem essas ferramentas unificadas em uma única plataforma adaptável a qualquer porte de empresa, altamente escaláveis, totalmente integradas e, ainda, com um preço muito competitivo.

Quer saber melhor a respeito de uma solução que traz tudo isso que falamos e, ainda, tem toda a segurança e versatilidade do SAP? Confira a nossa solução Business One!

Por que ter uma análise de dados obsoleta se você pode ter Big Data?

Com o acesso cada vez mais facilitado à internet e a disseminação das diversas tecnologias da informação, ter acesso aos dados dos usuários nesse meio — antes mesmo dos concorrentes —, se tornou um diferencial no mercado. Essas informações são valiosas para as empresas, que desejam se sobressair em um cenário cada vez mais dinâmico e competitivo.

Mas, afinal, como captar as ações diárias dos usuários? Com o Big Data! Como o próprio nome sugere, ele é um conceito de análise de dados em grande quantidade, com o intuito de otimizá-los — seja em questões como tempo, seja em termos de quantidade de avaliação. Basicamente é o procedimento que obtém e organiza dados com o intuito de adquirir informações relevantes para a empresa.

Porém, a aplicação do Big Data vai muito além da análise de dados do cliente! Ela se estende, por exemplo, ao uso de ferramentas para elevar a segurança da tecnologia da informação em empresas, prevê movimentos de mercado, reduz custos e possibilita melhores estratégias de marketing para o negócio.

Por isso, o Big Data tem se tornado crucial para qualquer tipo de organização — mesmo que ainda seja um pequeno negócio. Quer se tornar um expert no assunto? Então continue sua leitura e conheça tudo sobre esse sistema!

Por que o Big Data se tornou essencial para as empresas

O que é o Big Data?

Como já adiantamos, o Big Data é um conceito relacionado ao grande volume de dados estruturados e não estruturados gerados pelos usuários. Apesar de aparentemente ser um termo novo, a gestão de dados já é feita desde a existência das tecnologias da informação.

Porém, com a grande quantidade de dispositivos conectados à internet, além das mídias sociais, surgiu a necessidade de um sistema que fosse capaz de processar todos essas informações — o Big Data.

Assim, o grande diferencial do Big Data é justamente o modo como ele trabalha: com o cruzamento de dados das mais diversas fontes, para que a empresa possa obter insights de maneira rápida e eficiente, se destacando no mercado competitivo. Isso permite que se atenda às exigências dos consumidores de maneira mais ágil, inovando nos produtos e superando expectativas.

Sobretudo, trabalhar com o Big Data não envolve somente uma única fonte de dados, mas todas as formas possíveis que a empresa possui de obter informações. Logo, o segredo para o bom uso desse sistema não está relacionado única e exclusivamente à coleta de dados, como também a todo o seu processo de análise e compilação desses, extraindo tudo o que pode ser útil para o negócio.

Então, por que o Big Data é tão importante para a minha empresa?

Agora que você já conhece o é esse conceito, fica fácil entender a sua importância para qualquer empresa. O Big Data possibilita captar informações de mercado por meio dos consumidores, extraindo todos os dados possíveis — satisfações, insatisfações e necessidades.

Com a quantidade imensurável de dados gerados por empresas, aparelhos e pessoas, a Era do Big Data ultrapassa somente a captura de dados, se desdobrando em outros sistemas, como o Big Data Analytics — um software que realiza o tratamento de informações, transformando-as em conhecimentos úteis para as organizações.

Antes do surgimento do Big Data, as empresas faziam a análise de dados por meio de fórmulas matemáticas e técnicas avançadas de estatística e probabilidade — elas eram executadas manualmente. O resultado era uma capacidade reduzida de variáveis, além da elevada incidência de erros, já que os procedimentos eram complexos e estavam sujeitos à imprecisão.

Portanto, com o advento dos softwares de alta velocidade e capacidade, os cálculos não são mais necessários, pois são realizados pelos processadores, de maneira mais eficiente. Além disso, as informações captadas podem ser analisadas e compiladas rapidamente, de modo que se tornam uma estratégia para as empresas, e não somente mais um relatório sem utilidade.

Soluções em Big Data trabalham com algoritmos altamente complexos, agregando dados das mais diversas origens, fazendo o seu cruzamento e gerando conclusões essenciais para a tomada de decisões na organização, além da elaboração de estratégias para ter um diferencial no mercado competitivo. Usar esse sistema é implementar modelos analíticos que oferecem resultados expressivos.

Google, Linkedin, McDonald’s e eBay são somente algumas das empresas que utilizam o Big Data. A rede de fast food mais importante do planeta, McDonald’s, utiliza esse sistema para fazer o gerenciamento de todos os seus restaurantes — são mais de 34 mil, espalhados por todo o mundo, que atendem cerca de 70 milhões de pessoas!

A empresa coleta, analisa e combina os dados múltiplos de todas as suas lanchonetes, com o intuito de padronizá-los e, assim, compreender quais as preferências e expectativas do seu público, além de verificar como cada nicho se comporta em relação aos seus produtos.

Isso permite que o McDonald’s trate cada unidade como única, desenvolvendo produtos específicos para cada público, sem deixar a sua essência de lado. Já foram criados sanduíches que são comercializados somente em uma região do país, além de propagandas únicas, que atendem cada nicho de maneira única.

Até mesmo a logística do drive-thru é alterada em cada país, considerando as informações obtidas com o Big Data, como design, tempo de espera e reação dos consumidores na retirada dos produtos.

Como a análise de dados do Big Data otimiza processos na empresa

Pronto, agora você já conhece os motivos para usar o Big Data em sua empresa! Mas, como fazer a análise de dados pode otimizar os processos? Isso é possível pois as informações obtidas são transformadas em insights, que são valiosos para que o gestor tenha um rumo na tomada de decisão da empresa.

O sistema coleta dados “soltos” — oriundos das ações dos clientes — e os transforma em informações, que são analisadas e convertidas em conhecimento. Esse, por sua vez, é utilizado para tomada de decisões assertivas no negócio. Assim, o Big Data permite que se trabalhe com mais rapidez em relação aos concorrentes, com uma performance superior.

O Big Data funciona baseado nos 5 Vs:

  • Volume: esse V é o que mais falamos até agora. Ele se refere à grande quantidade de volume de dados que é gerada com o uso do Big Data;
  • Variedade: ter uma grande quantidade de dados não é exatamente um diferencial competitivo se todos são oriundos da mesma fonte, concorda? Por isso, a variedade é outra característica do Big Data, já que, quanto mais dados obtidos, maior é a diversidade de informações;
  • Valor: imagine que você direcionou todos os seus recursos para gerar uma determinada informação, porém, ela não tem nenhuma utilidade para sua empresa. O valor do seu trabalho será praticamente nulo, e, somente despenderá custos, sem retorno financeiro. Por isso, é importante compreender quais dados são úteis e devem ser captados, de acordo com o contexto e as necessidades da empresa;
  • Velocidade: esse V é o maior desafio do Big Data, pois, pela variedade e quantidade de dados gerados, é necessário que todo o procedimento seja feito rapidamente, para que as informações sejam geradas em tempo hábil;
  • Veracidade: a veracidade está relacionada à captura de informações verdadeiras. Devido ao grande volume de dados gerados, eles podem acabar confundindo o gestor, que deve ter cuidado ao analisá-los.

Depois de conhecer os 5 Vs do Big Data, vamos explicar como a análise de dados é importante e auxilia na otimização de processos. Vamos lá!

Permite a gestão eficiente dos dados

Com o grande volume de dados gerados pelos usuários, é cada vez mais vital para a sobrevivência da organização encontrar uma maneira de analisar e dar significado a esse conteúdo. Isso pode ser feito com o Big Data!

Porém, somente implementar esse sistema não garante que a obtenção de dados será benéfica para a empresa. É importante ter organização, já que a quantidade de informações é grande e elas podem acabar se perdendo pelo caminho. Assim, o indicado é que se mantenha um banco de dados métrico e organizado, com um sistema que alie suporte de TI e acesso rápido as informações, para que ele possa trabalhar com sua total eficiência.

Propicia um rumo para determinação da estratégia de marketing

O Big Data não apenas transforma os dados em informações, mas permite que outras ações sejam desenvolvidas, como a determinação de estratégias de marketing. Esse sistema possui um elevado potencial na condução de impactos significativos nesse aspecto, já que trabalha com conteúdo referente às ações dos usuários na rede.

Essa técnica se torna ainda melhor quando aplicada ao marketing digital, pois a análise de dados é ainda mais útil nessa área. Mas para que o plano de ação seja mais efetivo, é crucial testar e identificar qual o momento mais propício para fazer esse investimento, com uma avaliação do consumo e do melhor ambiente para a campanha — tudo feito com o Big Data!

Auxilia no acompanhamento das tendências do mercado consumidor

Mais uma vez, a análise de dados do Big Data se estende a outra área: fazer o acompanhamento das tendências de mercado. Essa análise é uma vantagem competitiva extremamente importante para as empresas, pois elas podem dar destaque a determinados produtos ou serviços no momento certo.

Além disso, com esse sistema também é possível definir qual o melhor perfil do consumidor, sem recorrer a estimativas que idealizam o segmento de mercado ideal. Afinal, o Big Data permite que se trace um perfil detalhado dos clientes de cada tipo de produto ou serviço, auxiliando ainda na conquista de novos mercados e, consequentemente, no aumento das vendas.

Os tipos de análise do Big Data

Até agora falamos muito da análise de dados do Big Data, mas não especificamos como ela é realizada. Essa ação é possível por meio do Big Data Analytics — um software que auxilia o gestor a compreender o que os dados gerados podem fazer, já que os caminhos analíticos são infinitos. A análise de dados pode ser dividida em quatro faces, que descreveremos a seguir. Vamos lá!

1. Análise descritiva

Compreensão dos acontecimentos em tempo real — é a expressão que define o que é a análise descritiva. É nela que a mineração de dados da cadeia de Big Data é realizada. Esse tipo de análise não foca o futuro, mas sim realizar uma análise da atual situação na empresa. Dessa maneira, as decisões que precisam ser tomadas imediatamente possuem um embasamento, sendo tomadas com segurança.

Esse modelo é utilizado nos mais diversos tipos de empresa. Um exemplo dessa aplicação é a análise de crédito realizada pelas organizações financeiras. Nessa atividade, é feita uma avaliação das informações individuais — do cliente, grupo social ou empresa —, com o intuito de compreender quais são os riscos da concessão de crédito. Toda essa pesquisa é realizada com base em informações que foram recolhidas por um tempo e armazenadas no banco de dados da empresa.

Ou seja, a análise descritiva trabalha com o histórico de dados atuais e cruzamento de informações, com o intuito de gerar um panorama preciso e claro para a empresa num determinado momento. É um método de visualizar dados e entender o que eles significam para a situação presente da empresa, além de relacioná-los com situações passadas e possíveis padrões futuros.

2. Análise preditiva

Esse tipo de análise Big Data é considerado o mais conhecido e utilizado pelas empresas. A análise preditiva trabalha a análise de um determinado cenário e traça as possíveis mudanças e tendências que possam vir a afetar o planejamento estratégico da empresa.

Fazer esse tipo de análise é uma via de mão dupla para a organização: enquanto é necessário lidar com um grande volume de dados imprevisíveis — oriundos dos mais diversos equipamentos digitais — a tecnologia se torna uma excelente companheira no momento da tomada de decisão, pois auxilia na previsão de acontecimentos futuros, baseada no histórico de mercado empresarial.

E não é só isso: quanto mais a tecnologia avança, maior é a capacidade de ferramentas como o Big Data de realizar uma mineração de dados eficiente, com total segurança. Dessa maneira, a análise preditiva consolida padrões e analisa qual a probabilidade de determinado resultado vir a ocorrer futuramente — estendendo sua ação além de uma simples análise de dados e captação de informações.

A principal ideia desse tipo de análise é auxiliar os gestores na tomada de decisões correta, já que eles deixam de se basear unicamente em sua intuição, passando a considerar um histórico concreto, com um prognóstico sólido para cada ação a ser tomada.

3. Análise prescritiva

A análise prescritiva possui a mesma lógica da preditiva, porém, possui objetivos diferentes. A primeira se relaciona com as possíveis ações num futuro, de acordo com as decisões que foram tomadas. Já a segunda, como já explicamos, identifica tendências futuras, também se baseando nas decisões que foram tomadas.

Para efeito de comparação: enquanto a análise prescritiva tem o intuito de trazer um panorama de quais produtos seriam mais desejados pelos clientes e seus impactos no montante de vendas da empresa, a análise preditiva estaria focada nas tendências do seu mercado consumidor.

Usar esse tipo de análise é a melhor maneira de saber qual será a escolha mais efetiva para a empresa em determinada situação. Além disso, ela possibilita ainda que se determine padrões e os filtre de acordo com o nicho de mercado, obtendo um público-alvo fiel para cada situação.

4. Análise diagnóstica

O foco da análise diagnóstica está na relação entre as causas e consequências que são detectadas na empresa, dentro de um determinado nicho. Ou seja, ela busca compreender as possibilidades da empresa, porém, sem detalhar os dados — como ocorre na análise descritiva.

Para que você compreenda melhor, vamos dar um exemplo: imagine uma empresa que execute determinada ação de marketing. Fazer esse tipo de análise é o caminho mais curto e ágil para que os impactos dessa atividade sejam avaliados, além de definir qual será o seu alcance após a realização.

A análise diagnóstica funciona como um relatório expandido. Quando feita em um grande volume de dados, ela permite ainda compreender quais foram os resultados de determinada decisão, servindo também para mudanças de estratégias que foram ineficazes ou reforçar aquelas que obtiveram resultados positivos.

Logo, a análise diagnóstica funciona por meio da coleta de dados de um determinado assunto específico, cruzando as informações para compreender como e quais os fatores influenciaram o resultado atual. A melhor maneira de utilizá-la é em conjunto com a análise preditiva, pois serve também como base para projeções futuras.

Os benefícios de analisar dados com uso de Big Data

Agora que você já conhece tudo sobre o Big Data, já está convencido a implementá-lo na sua empresa, não é? Se a sua resposta ainda for não, vamos citar aqui 4 benefícios desse sistema para que você não tenha mais dúvidas!

1. Custos reduzidos

Todo o sistema Big Data, com seus diversos tipos de análises, possibilita uma vantagem substancial à empresa: redução de custos. Muitas empresas implementam esse sistema para que ele atue em conjunto com outros tipos de tecnologias já utilizadas, incrementando sua atuação.

Como tem a capacidade de fazer a análise de dados de maneira rápida e eficiente, o Big Data auxilia também na prevenção de fraudes, de acordo com a análise do perfil de cada cliente — como já especificamos antes. Além disso, ajuda na previsão de flutuações mercadológicas e econômicas, tornando a tomada de decisões mais assertiva e o planejamento de investimentos mais seguro.

2. Tomada de decisões mais eficiente

Esse é um benefício que destacamos ao longo de todo o texto: ao fazer a análise de dados e cruzamento de informações, o Big Data traz como resultado um embasamento concreto para a tomada de decisões, inclusive em situações futuras.

E quando falamos em tomada de decisões, não estamos tratando somente de atitudes futuras, mas também aquelas que devem ser resolvidas no presente. O Big Data possibilita que se desenvolva produtos específicos para determinado público-alvo, de acordo com suas necessidades atuais, fidelizando clientes.

Muitas empresas utilizam esse sistema exatamente com o intuito de melhorar sua tomada de decisão presente, para posteriormente focar a análise de seus dados e previsões futuras de mercado.

3. Rápida análise de dados

Esse é outro tema que estamos focando desde o início do texto: a capacidade que o Big Data tem de fazer uma análise de dados rapidamente — mesmo que o volume seja grande. A verificação das informações é eficiente, resultando em uma resposta em tempo significativamente menor, especialmente quando comparada a outros tipos de análises.

E não para por aí: o Big Data realiza também a análise de dados não estruturados, já que é capaz de interpretar qualquer tipo de dados, mesmo que eles estejam desordenados. Isso possibilita verificar informações oriundas de diferentes fontes, aumentando a sua produtividade e estendendo a área de atuação da empresa.

4. Insights

Por fim, a análise de dados do Big Data resulta em insights que são utilizados pela empresa para basear suas decisões — sejam elas futuras, sejam elas presentes. Esses insights são obtidos nas mais diversas áreas da empresa, resultando em uma atuação conjunta com todos os setores, para que se atinja o objetivo esperado de maneira geral.

Para se ter ideia da importância desse software nas empresas, o Big Data se tornou crucial para a transformação digital dos negócios, em especial no varejo. Como as vendas dependem de um conhecimento profundo sobre cada nicho de mercado, é necessário trabalhar com um sistema que tenha capacidade de fazer a análise de dados e gerar informações que cumpram esse papel.

Ao fazer a transformação do volume de dados em inteligência, a empresa pode direcionar suas ações de marketing, já que tem total consciência das necessidades e preferência do seu público-alvo. Além disso, pode ainda agregar valor aos seus programas de fidelidade, com o entendimento do comportamento de compra do consumidor, e fazer também o acompanhamento das ações de marketing em tempo real, maximizando o ROI.

Como você viu até aqui, o Big Data não é somente uma tendência tecnológica — ele já se tornou uma opção crucial para a sobrevivência das empresas no mercado competitivo. É uma ferramenta que busca otimizar tarefas, analisando o comportamento dos clientes e desenvolvendo bases concretas para a tomada de decisões organizacional.

Gostou de conhecer mais sobre o Big Data? Se interessou por essa ferramenta? Então, entre já em contato conosco e saiba como implementá-la na sua empresa!

5 sistemas tecnológicos que auxiliam a gestão da empresa

Gerir uma empresa não é uma tarefa simples. Afinal, você precisa cruzar diversas informações para poder tomar decisões. Você já pensou em utilizar sistemas tecnológicos para te auxiliar nesta tarefa?

Pois saiba que, atualmente, há uma infinidade de soluções apropriadas para a sua empresa, independentemente do tamanho ou segmento de atuação. Nesta postagem, vamos apresentar 5 delas e mostrar como podem te ajudar! Boa leitura!

O que são sistemas tecnológicos?

Sistemas tecnológicos são ferramentas que possibilitam a organização de informações e automação de atividades de um empreendimento, trazendo mais agilidade aos processos e confiabilidade às informações. Independentemente do tamanho de sua empresa, sempre haverá um sistema capaz de suprir as suas necessidades de forma gratuita ou com preços moderados.

O que vai definir se uma ferramenta é adequada (ou não) à sua empresa é o nível das suas necessidades. Conheça 5 sistemas tecnológicos que são amplamente utilizados e como eles ajudam na gestão do seu negócio:

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais são uma excelente opção para gerenciar a sua empresa. Por meio deles, você conseguirá reunir todas as informações referentes ao empreendimento em um único sistema, desde o controle financeiro até dados de produção e de desempenho de vendas.

Além de unificar as informações, o ERP também gera relatórios e gráficos sobre elas, facilitando a compreensão e gerando insights que poderão trazer diferenciais competitivos para o negócio. Apesar de serem ferramentas de funcionamento complexo, são muito simples de serem utilizadas. Se você possui uma pequena empresa e não possui muitos recursos financeiros, existem algumas opções gratuitas.

Inclusive, é possível integrar uma grande quantidade de módulos para trazer mais funcionalidades, caso você precise. Existem ainda algumas opções de ERP com gerenciamento na nuvem, permitindo que você acesse todas as informações sobre a empresa de qualquer lugar do mundo, utilizando um smartphone, tablet ou computador.

2. CRM (Costumer Relationship Management)

Como o próprio nome diz, um sistema CRM é uma ferramenta para a gestão de relacionamento com seus clientes. Nela, ficam armazenadas todas as informações relacionadas ao seu cliente, como contato, últimas compras, valor de ticket médio, tempo de relacionamento e interações com a empresa.

Por meio dela, é possível traçar um perfil exato de seus clientes, trabalhar estratégias de retenção e reativação de clientes e avaliar qual a rentabilidade dele para o negócio. Essa ferramenta é tão essencial para a gestão de um empreendimento, que alguns sistemas ERP a possuem integrada às suas funcionalidades.

Umas das maiores vantagens de se utilizar um sistema de CRM é a possibilidade de sua equipe de vendas ganhar em produtividade ao direcionar seus esforços diretamente para o ato de vender e não desperdiçar o tempo preparando as informações para iniciar uma venda.

Algumas ferramentas também disponibilizam diversos treinamentos dentro delas, o que reduz o tempo de aprendizado sobre seu funcionamento e aumenta a eficiência de seus usuários. Acima de tudo, o CRM é uma ferramenta direcionada para aumentar a satisfação de seu cliente junto à sua empresa, então, é essencial utilizá-la com sabedoria.

3. Assinatura eletrônica

Imagine conseguir reduzir os níveis burocráticos do seu negócio, aumentar a eficiência e ainda aumentar a satisfação de seus clientes! Por meio de sistemas de assinatura eletrônica, é possível eliminar o constante vai e vem de documentos entre a empresa e o seu cliente.

Nesse sistema, ocorre a autenticação eletrônica de documentações importantes, como contratos de compra ou de prestação de serviços, com o mesmo valor jurídico de uma assinatura à caneta. Além de proporcionar agilidade aos processos, sua empresa economizará recursos como impressão e visitas desnecessárias aos clientes.

4. Cloud computing

Contar com um servidor de arquivos interno geralmente representa um custo alto, uma vez que, além da aquisição dos equipamentos necessários, você precisará manter um profissional especializado para realizar manutenções. Como opção, a contratação de serviços de cloud computing (armazenamento na nuvem) é uma excelente alternativa, pois não demanda uma estrutura complexa, assim como pode ser acessada de qualquer lugar e por meio de qualquer aparelho.

Atualmente, existem opções como o Dropbox e o Google Drive, que possuem um alto nível de segurança, então, você não precisa se preocupar com a possibilidade de perder seus arquivos ou com o roubo de informações, uma vez que somente pessoas autorizadas terão acesso ao seu cloud . Além de armazenar seus arquivos com segurança, eles oferecem um sistema de versionamento de arquivos, que possibilita a recuperação de arquivos alterados ou sobrescritos acidentalmente.

Essas duas alternativas que citamos são gratuitas até um certo volume de dados. Após alcançar o limite, você deverá pagar para utilizar o serviço. Contudo, existem diversos planos para cada necessidade, de modo que você poderá contratar somente o que precisa.

5. Gerenciamento de projetos

Se você está trabalhando em um projeto com sua equipe, um sistema de gerenciamento de projetos é exatamente o que você precisa. Por meio desses sistemas, é possível integrar todas as informações referentes ao desenvolvimento do projeto, verificar prazos, identificar os responsáveis por cada tarefa e acompanhar cada evolução.

Assim como os demais sistemas tecnológicos que apresentamos aqui, existem algumas opções gratuitas disponíveis, como o Trello e o Artia. Mas, se você precisa de um sistema mais completo, você poderá contratar outros sistemas capazes de suprir perfeitamente as suas necessidades.

Como vimos, existem diversos sistemas tecnológicos para te auxiliar nas tarefas de gestão de sua empresa, seja qual for a sua necessidade. A utilização desses sistemas permite maior agilidade nos processos, redução de custos (mesmo se você optar por sistemas pagos) e maior confiabilidade nas informações que embasarão a tomada de decisões.

Ao adotar qualquer um desses sistemas, é fundamental que todos os envolvidos compreendam a importância de utilizá-los e se comprometam a alimentá-los com informações precisas. Caso contrário, você terá um excelente sistema, mas com informações imprecisas ou incorretas, comprometendo a segurança na tomada de decisões e na predição de cenários.

Agora que você já conhece um pouco mais sobre os sistemas tecnológicos e como eles podem auxiliar seu negócio, aproveite a visita ao nosso blog e veja nosso guia completo para investir em cloud em sua empresa!

Problemas na área fiscal e contábil e suas soluções

Fazer a análise dos números em uma empresa é uma ótima maneira de verificar como anda a sua saúde financeira. A área fiscal e contábil é o coração de uma organização e qualquer erro pode resultar em sérias consequências. Por isso, é extremamente importante ficar atento às falhas desse setor.

Em outras palavras: é preciso administrar com olhar clínico, entendendo os números relacionados aos processos contábeis, para interpretá-los corretamente e evitar decisões erradas que podem custar caro para a empresa. Sem conhecimento, os erros se tornam inevitáveis e, consequentemente, toda a organização acaba pagando.

Portanto, é extremamente crucial entender quais são os problemas do campo fiscal e contábil em uma empresa. Dessa maneira, é possível reconhecê-los e evitar que eles voltem a ocorrer. Quer saber quais são eles? Então vamos lá!

Principais erros na área fiscal e contábil da empresa

1. Falta de organização

A desorganização é uma das principais causas relacionadas aos erros fiscais e contábeis. Ela é responsável pelos pagamentos em duplicidade, juros resultantes de pagamentos atrasados, divergências de valores, omissão de lançamentos e o não cumprimento de leis trabalhistas e fiscais.

Apesar de parecer um erro inofensivo, a falta de organização pode levar a sérios problemas na empresa, sendo responsável até mesmo por perdas no fluxo de caixa. Por isso, é extremamente importante que todos os arquivos estejam organizados — independentemente se são notas, documentos fiscais ou pagamentos.

Tudo o que é declarado pela empresa deve ter uma comprovação — a cópia arquivada. Para facilitar esse procedimento, os documentos podem ser armazenados em nuvem, na sua versão digital, o que evita o acúmulo de papéis, além de facilitar o procedimento de busca pelos arquivos quando necessário.

Além de todo o procedimento para arquivar os documentos, também é indicado que o gerente responsável escolha uma data para fazer a atualização de registros e organização do setor fiscal, com o intuito de evitar possíveis problemas burocráticos, que podem resultar em multas com valores elevados.

2. Problemas na emissão de notas fiscais

Falhas na emissão de notas fiscais é outro problema na área fiscal e contábil que pode gerar muitas dores de cabeça para a empresa, com notificações e multas por parte da fiscalização. Portanto, toda a atenção nesse ponto ainda se torna pouco!

Na maior parte das vezes, os erros ligados à emissão de notas fiscais estão no preenchimento de alguns campos, como PIS, ISS e COFINS. Essas falhas podem resultar no pagamento extra ou no não pagamento de impostos, o que prejudica a empresa. Afinal, a sonegação de impostos é uma prática grave, que pode gerar multas, penhores ou notificações pelos órgãos de fiscalização.

Para evitar que esses erros aconteçam, uma dica é implementar na empresa a automatização do processo de emissão das notas fiscais. Assim, por meio de um software de gestão contábil, esse tipo de falha é eliminado, além de agregar valor à organização, que possui um diferencial no mercado.

3. Tarefas acumuladas

Esse é um problema da área fiscal e contábil muito comum em pequenas empresas, já que o número de funcionários é reduzido, mas a quantidade de tarefas que devem ser executadas é elevada. Apesar de não parecer uma dificuldade a ser enfrentada, esse hábito pode resultar em consequências que interferem no andamento de todo o negócio.

Isso porque muitas questões devem ser solucionadas pelo gestor, o que leva à sobrecarga de tarefas para ele. Assim, esse profissional acaba deixando algumas obrigações importantes de lado — como manter o setor contábil atualizado. Esse tipo de ação também leva à tomada de decisões incorretas, pela falta de tempo para realizar a gestão de dados na empresa.

4. Atraso nos pagamentos

Esse tipo de problema da área fiscal e contábil está diretamente relacionado ao que citamos anteriormente: com o acúmulo de tarefas, algumas obrigações são esquecidas, como os pagamentos — que podem ser os mais diversos possíveis, como contas de luz e telefone, fornecedores, encargos e até mesmo impostos.

Com a grande quantidade de pagamentos que uma empresa deve fazer mensalmente, o atraso dessa obrigação é mais comum do que se imagina. Porém, o não pagamento de contas gera uma grande quantidade de multas e encargos, levando a uma série de dificuldades para a organização, como desfalques no orçamento, falta de insumos, indisposições e processos jurídicos.

Para evitar o atraso nos pagamentos, é recomendado o uso de ferramentas que auxiliam esse tipo de processo, por meio de lembretes. Mas esse é um assunto para o próximo tópico!

Sistemas e softwares que ajudam a otimizar processos e evitar erros

Como já adiantamos, vamos mostrar agora alguns sistemas e softwares que auxiliam na otimização dos processos e reduzem significativamente a ocorrência das falhas que citamos anteriormente.

Uma empresa deve ter sua área fiscal e contábil sempre atualizada, se adaptando à evolução tecnológica, com o intuito de manter seu funcionamento adequado quanto às necessidades do mercado e de seus clientes. E não é só isso: a tecnologia também auxilia na melhoria de processos, que se tornam mais eficientes e ágeis.

Para tanto, é possível utilizar desde procedimentos mais simples, como a digitalização de documentos para armazenagem e lembretes para pagamentos, até métodos mais complexos, como o uso de serviços eletrônicos que possuem recursos para facilitar o acesso aos dados e mudanças no negócio.

E não para por aí: existem sistemas que facilitam ainda mais os seus processos da área fiscal e contábil, pelo seu método de funcionamento. Um exemplo é o Enterprise Resources Planning (ERP) — um software que visa à melhoria do desempenho, maximização de resultados e otimização de procedimentos.

O ERP é um software que permite a operacionalização das atividades, já que é um sistema com diversas ferramentas. Ele possibilita o compartilhamento de informações em tempo real nos mais diversos setores da empresa, além da uniformização dos processos, facilitando a coordenação das atividades, como pagamentos e emissão de notas fiscais.

Além disso, existem ainda outros tipos de programas próprios para a área contábil, que auxiliam na redução dos custos de tributos e impostos na empresa, como também permitem que ela se mantenha em dia com os órgãos ficais. Essas ferramentas garantem mais agilidade e segurança para a gestão, com a emissão de arquivos eletrônicos e relatórios integrados, evitando falhas primárias, como a falta de preenchimento de alguns campos.

Percebeu como é importante compreender quais são os problemas na área fiscal e contábil? Tendo conhecimento dessas falhas, é possível evitá-las com ou até mesmo solucioná-las com o uso de softwares e sistemas desse setor!

Quer saber mais sobre o assunto e se manter sempre atualizado? Então assine já a nossa newsletter e não perca nenhuma novidade!

Visão financeira unificada de Clientes e Fornecedores (mesma entidade)

Olá pessoal,

 

Um dos nossos clientes me questionou há alguns dias sobre o saldo financeiro final entre um cadastro de clientes e o cadastro de um fornecedor que no final é a mesma empresa, mas que em alguns momentos compram seus produtos, ou seja, é cliente e em outros momentos é um fornecedor, entregando alguns produtos.

A partir da PL06 da versão 9.2 o SAP Business One traz a opção de vincular um cadastro de cliente a um cadastro de fornecedor e dessa maneira consigo ver tanto o saldo de contas a receber quanto o de contas a pagar unificado.

Espero que gostem.

Abraços e ótima semana.

 

 

Controle financeiro: 7 erros com gestão de estoque para evitar hoje!

Fazer uma boa gestão de estoque é essencial para as empresas que buscam alcançar um maior controle financeiro, pois é por meio dele que sua empresa conseguirá economizar e evitar desperdícios.

Possuir grandes quantidades de um determinado produto com baixo giro em estoque representa dinheiro parado, uma vez que o estoque não é um custo, e sim um ativo da empresa.

Veja como a gestão de estoque auxilia no controle financeiro de sua empresa, quais os principais erros e como evitá-los.

1. Não realizar o inventário de estoque

Sem dúvidas, não realizar a contagem periódica e o acompanhamento da entrada e da saída dos diversos materiais de sua empresa é um erro gigantesco. Se você não sabe o que tem e o quanto sai de cada mercadoria, você tem a receita do fracasso.

Você vai descobrir a falta de produtos somente quando for tarde demais e, por desconhecer o seu giro, comprará a quantia errada (ou muito, ou pouco).

Essa situação também causará indisposição junto aos seus clientes, afinal, eles foram até seu estabelecimento para adquirir um produto e não conseguiram comprá-lo.

Então, não há desculpas! Independentemente de seu segmento de atuação, a contagem de estoque deverá integrar a sua rotina empresarial.

2. Não comprar de acordo com a demanda

Saber comprar a quantidade correta dos produtos com que sua empresa trabalha é a chave para o sucesso de uma gestão de estoque e aumento do controle financeiro.

Antes de realizar qualquer tipo de aquisição, você precisa avaliar a quantidade do produto em seu estoque, analisar o giro que ele possui e verificar se há, realmente, a necessidade de adquiri-lo.

Para isso, seguir a nossa primeira dica é fundamental.

Mas, não pense que comprar produtos em excesso é a única coisa que prejudica o controle financeiro de sua empresa. Comprar produtos em quantidades inferiores à demanda também fará com que sua empresa perca vendas por não conseguir atender o cliente.

Esta falta de produtos vai desgastar seu relacionamento com o cliente e prejudicar sua fidelização, comprometendo as compras recorrentes, que são um dos principais fatores de composição de seu faturamento.

Compreender corretamente qual a demanda de cada produto e limitar os estoques máximo e mínimo permite um planejamento financeiro mais certeiro e evita o desperdício.

3. Não possuir um sistema de gestão de estoque

Foi-se o tempo em que controlar o estoque de sua empresa na ponta do lápis ou por meio de planilhas digitais era o suficiente. Com o aumento constante do consumo, o fluxo de informações se tornou muito grande.

Não utilizar um sistema de gestão de estoque é uma grande falha e abre margem para erros. O preenchimento de planilhas é algo muito oneroso e, em meio às infindáveis tarefas administrativas, acaba sendo deixado de lado.

Por meio de um sistema de gestão você consegue gerar relatórios precisos sobre a demanda de cada produto, verificar qual o retorno direto sobre as vendas e, ainda, identificar facilmente quais são os produtos que precisam ser repostos.

4. Não dar atenção ao estoque parado

É muito comum que as empresas deixem os materiais que não possuem giro de lado e se esqueçam que pagaram (e muito) por eles.

Como já dissemos, estoque é dinheiro parado e, com o tempo, poderá se tornar um prejuízo devido à deterioração natural dos produtos ou a obsolescência por causa das constantes evoluções do mercado.

O que era apenas um capital parado vai virar um grande prejuízo!

Ao acompanhar os estoques, você saberá quais são os produtos que precisam de alguma ação para estimular o seu giro.

Criar promoções ou ações que estimulem sua compra fará com o valor investido retorne ao caixa da empresa.

5. Não possuir mais de um fornecedor

É fato: comprar apenas de um único fornecedor fará com que você perca dinheiro constantemente, além de criar uma dependência desnecessária.

Muitos fornecedores se aproveitam desse relacionamento para cobrar valores acima do mercado, então, a busca por mais de um fornecedor lhe dará mais segurança nas decisões de compra, além de um panorama do valor de mercado dos produtos.

Busque cotar e manter um relacionamento com, pelo menos, três fornecedores de cada produto, buscando a melhor relação entre preço, qualidade e prazo de entrega.

6. Não identificar os produtos corretamente

Vamos a um exemplo: sua empresa vende parafusos para uma fábrica. Existe uma infinidade de modelos de parafusos com tamanhos e espessuras diferentes, mas sua empresa identifica os modelos apenas como fenda, estrela e sextavado.

Como você faria para contar o estoque de cada quantidade? E como saberia se o modelo que você possui é o mesmo que o seu cliente necessita?

Claro que este exemplo é um tanto exagerado, mas para evitar este tipo de situação, é essencial que cada produto esteja devidamente especificado de acordo com suas características: marca, modelo, tamanho, material e cor.

Além de permitir a contagem dos materiais, a identificação auxilia na organização dos materiais dentro de seu estoque, o que nos leva ao próximo erro.

7. Não organizar o estoque

De nada adianta investir no melhor e mais caro software de gestão para realizar o controle de estoque de seus produtos se você não souber onde eles estão.

Manter o estoque devidamente organizado, separando os produtos em grupos similares, e também por suas características é fundamental para evitar perdas e danos às mercadorias.

A organização possibilita, também, o controle da validade dos produtos que você possui e a criação de ações, quando necessário, para a acelerar a sua saída.

Como já dissemos, o estoque deve ser encarado como um investimento, não como um custo para a sua empresa e, assim como qualquer investimento, é primordial que ele traga bons resultados.

Apenas por meio da correta gestão de estoque é possível reduzir perdas e, consequentemente, melhorar o controle financeiro de sua empresa em relação ao investimento em produtos.

Agora que você já conhece os principais erros da gestão de estoque que influenciam no controle financeiro, assine nossa newsletter e receba em seu e-mail as melhores dicas de gestão para a sua empresa!

Guia completo para investir em cloud na sua empresa

Guia completo para investir em cloud na sua empresa

Provavelmente, você já ouviu falar na cloud computing — ou armazenamento de dados em nuvem —, não é? Mas, afinal, o que seria isso? Bom, trata-se de um conceito simples, que se refere à migração de informações para a nuvem. Em outras palavras, os dados são armazenados em sistemas por meio da internet, sem a necessidade de softwares.

Também conhecido como computação ou infraestrutura em nuvem, esse é um serviço de computação bem completo pela internet — com servidores, armazenamento, rede, banco de dados, análises etc.

Muito além de uma tendência, a computação em nuvem já tem se tornado realidade em grande parte das empresas do mundo, como a IBM, a Google e a Microsoft. Assim, ela vem mudando toda a dinâmica de mercado, aumentando a agilidade, flexibilidade e produtividade dessas organizações.

E não é só isso: nesse cenário altamente competitivo, pequenas e médias empresas também estão migrando para o serviço de cloud computing, buscando otimizar os custos e os processos corporativos.

Então, quer conhecer mais sobre a computação em nuvem? Continue esta leitura e veja um guia completo para investir em cloud na sua empresa!

1. O que é infraestrutura em nuvem

Como já dissemos, esse é um serviço digital para o armazenamento de dados em nuvem.

Por oferecer flexibilidade e agilidade às empresas, a cloud é uma facilitadora da evolução digital, e um importante diferencial competitivo. Com ela, as próprias organizações podem controlar como se dará a expansão dos seus recursos computacionais, conforme o crescimento do negócio.

Dessa forma, não é necessário que os gestores se preocupem com a administração ou a manutenção de sistemas complexos, podendo direcionar seus esforços para outras áreas e otimizar os procedimentos, sem elevar os gastos.

1.1. Quais são as características da computação em nuvem?

  • demanda: a empresa não necessita de um profissional de TI ou de um estudo minucioso sobre a quantidade de espaço necessário para fazer o armazenamento dos dados, já que tem a capacidade de expansão com o cloud computing;
  • recursos em pool: a computação em nuvem trabalha com o modelo de multilocatários, ou seja, o mesmo software tem vários usuários;
  • facilidade no acesso: o sistema em nuvem pode ser acessado de qualquer local, desde que se tenha acesso à internet;
  • monitoramento dos serviços: o uso dos recursos da computação em nuvem é monitorado e controlado constantemente. Assim, a capacidade de computação se torna a equivalente se comparada aos serviços pagos.

1.2. Quais são os usos da cloud computing?

A computação em nuvem é um campo extremamente amplo, sendo utilizado não somente por empresas, mas também por pessoas físicas. Hoje, diversos serviços online — como enviar emails, assistir filmes ou armazenar fotos em pastas — se configuram como cloud computing!

Apesar de ser um serviço relativamente novo (a computação em nuvem existe há cerca de uma década apenas), ele já é muito utilizado por muitas empresas, inclusive pequenas corporações recentes que já estão caminhando em conjunto com a tendências tecnológicas.

Ainda assim, quais são os principais motivos para se optar por esse serviço? A resposta é simples: a gama de funcionalidades que ele oferece.

Com a cloud, é possível criar serviços e aplicativos, hospedar sites da web e blogs, armazenar e recuperar dados, fazer backup de informações, transmitir vídeos e áudios, analisar dados e realizar previsões, monitorar o desempenho da empresa, fornecer software sob demanda, entre diversos outros!

1.3. Então, como aplicar a computação em nuvem no meu negócio?

Entre os mais diversos tipos de aplicação da cloud computing, o mais utilizado são os softwares para gerenciamento de processos, banco de dados e armazenamento de informações.

Tudo isso pode ser feito sem a necessidade de uma máquina específica, já que todos os procedimentos são realizados por meio da internet. Assim, é possível fazer a gestão de pessoas, controlar o fluxo de caixa e os dados de CRM ou até integrar as informações em um único ERP em nuvem, somente com o uso da cloud.

Há ainda a possibilidade de desenvolver um software único para o próprio negócio, facilitando ainda mais a execução de trabalhos com servidores remotos. Além disso, o acesso ao sistema em nuvem é simples, já que é preciso somente de um computador conectado à internet e uma senha.

1.4. Vale a pena instalar o cloud computing em pequenas empresas?

Como pequenas e médias empresas não possuem um grande volume de informações e contam com capital reduzido para investimento, os serviços em nuvem são uma opção perfeita para esse tipo de negócio.

Afinal, com eles os gestores não precisam mais redirecionar os gastos para softwares de alto custo, pois toda a logística e infraestrutura dos sistemas de armazenamento de dados são desenvolvidas pelo fornecedor do sistema em nuvem.

E isso permite não só uma drástica redução de custos, mas também possibilita que os gestores dediquem seu tempo para focar nos pontos fracos do seu negócio, aumentando sua vantagem competitiva.

1.5. Qual é o preço do serviço de computação em nuvem?

No tópico anterior deixamos claro que o cloud computing permite uma economia nos gastos da empresa. Mas quanto se paga, de fato, por esse tipo de serviço? Bom, este é outro ponto forte da infraestrutura em nuvem: você só paga pelo que usa.

No geral, os serviços ficam à disposição da empresa com uma determinada capacidade de hardware, que varia de acordo com o período de uso. Assim, os valores pagos correspondem apenas ao tipo de plano contratado — que varia de acordo com as necessidades da empresa, ou seja, com a quantidade de dados que ela precisa armazenar.

Utilizar um software em nuvem significa, portanto, pagar pelo direito de uso dessa ferramenta, recebendo todas as atualizações do sistema sem pagar a mais por isso. Ao contrário dos programas definitivos, que necessitam de manutenção constante, o que eleva os seus custos.

1.6. O armazenamento em nuvem é seguro?

De fato, este é o principal receio dos gestores, que acabam deixando de optar por esses serviços: se as informações são armazenadas em nuvem, isso poderia deixá-las vulneráveis.

Contudo, o que ocorre é exatamente o oposto: as empresas que utilizam a cloud computing não utilizam somente esse serviço, mas também todas as suas ferramentas disponíveis para evitar ataques, quedas no sistema e falhas de segurança.

Assim, a segurança dos dados é extremamente alta, reduzindo em grande escala as chances de perda dessas informações. E mais: os usuários têm uma senha para acessar as informações, o que dificulta ainda mais que outras pessoas tenham acesso a elas.

1.7. O serviço em nuvem se adapta ao meu negócio?

Sim! A computação em nuvem foi desenvolvida para se adaptar a qualquer tipo de empresa, seja qual for o ramo de atuação.

A organização tem total flexibilidade quanto ao uso dos recursos, podendo solicitar mais espaço no software ou, até mesmo, novas aplicações, adaptando o sistema às suas necessidades.

Porém, é preciso fazer uma ressalva: independentemente do tipo de empresa, é importante ter acesso constante à internet, já que os serviços de cloud computing dependem de uma conexão de qualidade que garanta o tráfico das informações.

2. Recursos do cloud computing

2.1. Tipos de serviços do cloud computing

Os serviços da computação em nuvem se dividem, basicamente, em três categorias: infraestrutura como serviço (IaaS), plataforma como serviço (PaaS) e software como serviço (SaaS).

Elas podem também ser denominados de pilhas de computação em nuvem, porque são compilados um sobre o outro. De toda forma, é importante conhecer cada um desses serviços para entender qual deles mais se adéqua as necessidades da sua empresa.

2.1.1. IaaS

Essa é a categoria mais básica dos serviços de cloud computing. Os seus recursos ofertados são de processamento e armazenamento, além da possibilidade de implantação e execução do software arbitrário, com a inclusão de sistemas operacionais e aplicativos.

Aqui, o usuário não controla e nem gerencia a infraestrutura física do software, mas pode acessar os sistemas operacionais, aplicativos e armazenamento. Em alguns casos, é possível também controlar de maneira limitada os componentes de rede.

No IaaS a infraestrutura de TI, os servidores, as redes e os sistemas operacionais são alugados de um provedor em nuvem, numa base pré-paga. Assim, os custos são reduzidos, já que cada recurso é ofertado como um componente de serviço separadamente, podendo-se alugá-los por tempo específico.

2.1.2. PaaS

O PaaS, por sua vez, está relacionado aos serviços de computação em nuvem com um ambiente sob demanda, em que é possível desenvolver, testar, fornecer e gerenciar aplicativos. Nesse caso, o recurso fornecido é a implantação na infraestrutura em nuvem de aplicativos, que foram criados ou adquiridos pelo usuário.

Dessa forma, o consumidor não gerencia ou controla a infraestrutura em nuvem que está subjacente — como os servidores, a rede e os sistemas operacionais — mas tem controle sobre os aplicativos que foram implantados, já que são eles que executam as operações necessárias para a empresa.

Grosso modo, esse tipo de serviço foi criado com o intuito de facilitar aos desenvolvedores a criação de aplicativos, sem a necessidade de se preocupar com a configuração de servidores subjacentes em nuvem.

A plataforma como serviço é um ambiente de implantação e desenvolvimento completo na nuvem. Nele, o usuário adquire os recursos necessários com um provedor de serviços de nuvem, em uma base pré-paga, e os acessa por meio da internet — já que é um serviço cloud computing.

O usuário, então, gerencia os serviços e aplicativos, e o provedor da computação em nuvem fica responsável pelo restante.

2.1.3. SaaS

Por fim, esse é o tipo de serviço mais completo da computação em nuvem, pois fornece aplicativos de software pela internet — sob uma determinada demanda. Como exemplos do SaaS, podemos citar os emails, as ferramentas do Office e os calendários.

O usuário faz uso de aplicativos do próprio provedor, que são executadas na infraestrutura em nuvem. O acesso pode ser realizado de vários dispositivos, por meio do acesso à internet e um navegador web.

Ele fornece um software completo em um regime pré-pago de um provedor de serviço em nuvem. Assim, é possível alugar os aplicativos, permitindo que a organização e os usuários se conectem a eles por meio da internet.

2.2. Tipos de implantação em nuvem

Agora que você já conhece os tipos de serviços em nuvem, é importante saber como se dá a sua implantação. Afinal, como as nuvens são diferentes, há maneiras diversificadas para implantar os recursos de computação em nuvem.

Vejamos:

2.2.1. Nuvem pública

Nesse tipo de implantação a infraestrutura em nuvem fica disponível para todas as empresas ou para um grande grupo delas, sendo propriedade de uma outra organização, que oferta seus serviços.

As nuvens públicas são propriedade de terceiros, que operam o provedor de serviços e fornecem os recursos de computação, como armazenamento e servidores. Um exemplo desse tipo de implantação em nuvem é o Microsoft Azure.

Nesse sentido, toda a infraestrutura de suporte, softwares e hardwares são gerenciados por um provedor em nuvem. E a empresa acessa os serviços e gerencia a sua conta por meio de um navegador.

2.2.2. Nuvem privada

A infraestrutura em nuvem privada pertence somente a uma única empresa, que pode fazer o seu gerenciamento ou repassá-lo para terceiros. Assim, os recursos da computação em nuvem são usados exclusivamente por uma única empresa.

Esse tipo de implantação conta com infraestrutura e serviços mantidos em uma rede privada, que pode ser da própria empresa ou hospedada em um provedor de serviço de terceiros.

2.2.3. Nuvem híbrida

Nesse caso, a infraestrutura é composta por duas ou mais nuvens — sejam elas públicas ou privadas. Elas permanecem exclusivas, mas são agrupadas por tecnologia padrão, permitindo a portabilidade de dados e de aplicativos.

Logo, as informações e os aplicativos podem ser compartilhados entre as nuvens pública e privada, dando ao negócio mais opções de implantação e flexibilidade.

3. Os ambientes da empresa que podem ser colocados na nuvem

Como podemos ver, a computação em nuvem oferece todos os tipos de serviços que a empresa necessita, como armazenamento de dados, compartilhamento de arquivos, softwares e total segurança das informações. Isso permite o seu uso em qualquer setor, desde os recursos humanos até a logística e o controle de qualidade.

Porém, os serviços ofertados variam de acordo com o modelo em nuvem do fornecedor, sendo extremamente importante avaliar antecipadamente quais são as necessidades da empresa para evitar surpresas desagradáveis após a escolha do prestador de serviços.

No setor de RH, por exemplo, o cloud computing é um aliado excelente, pois permite que a gestão de dados seja otimizada. Os profissionais de RH poderão elaborar análises corretas, pois terão acesso a todas as informações necessárias, fazendo até previsões.

E, com o sistema de computação em nuvem, essa tarefa pode ser realizada de forma analítica, pois as avaliações serão profundas, com uma visão ampla do negócio e cruzamento de informações. É possível detectar, por exemplo, se um colaborar que está em uma determinada área da empresa tem perfil para outro setor, onde será mais eficiente.

E não é só esse setor que é beneficiado com a computação em nuvem. No campo da logística, por exemplo, o sistema permite a distribuição eficiente dos dados, evitando que se cometa falhas pela falta de comunicação.

4. Benefícios do uso da nuvem na empresa

4.1. Segurança

Como já dissemos, o cloud computing é um serviço extremamente seguro, superando, inclusive, os níveis de segurança de softwares tradicionais.

Isso acontece justamente pois, ao contrário da computação tradicional — em que uma simples falha pode excluir todos os dados —, as informações ficam armazenadas na nuvem, o que reduz as chances de roubo e perda dos documentos.

Imagine, por exemplo, que o computador onde está o banco de dados da empresa é roubado. Todas as informações que estão nele poderão ser acessadas, concorda? Com a cloud, isso não será mais um problema, pois as informações não estarão em um dispositivo físico.

Além disso, os dados ainda ficam seguros com relação a problemas em discos rígidos. Falhas e acidentes com os computadores não afetam as informações, e ficam sempre disponíveis e atualizadas, aumentando a eficiência de todo o sistema.

4.2. Custo reduzido

Quando a empresa adota o sistema cloud, ela está otimizando seus recursos, pois a migração para a nuvem resulta em um considerável controle de custos. Isso acontece pois a empresa economiza em diversos pontos, como infraestrutura TI e energia elétrica, por exemplo.

Diferente dos sistemas locais — que exigem equipamentos com elevada capacidade de processamento, já que precisam atender a uma demanda que não se pode prever — na computação em nuvem os serviços podem ser contratados de acordo com as necessidades da empresa, sendo ajustados conforme a demanda.

Além disso, o impacto financeiro na nuvem para inclusão de usuários ou licenciamento de softwares é bem menor, especialmente quando comparado aos serviços tradicionais.

Dessa forma, a empresa pode investir seus recursos em serviços que vão, realmente, otimizar os processos e agregar valor eles. E os custos com manutenção, entrega e aquisição também são reduzidos, já que os serviços adquiridos são apenas os necessários para o negócio.

4.3. Melhor performance da equipe

A computação em nuvem possibilita ainda uma melhora no desempenho dos profissionais, que podem acessar o sistema sempre que preciso, sem a necessidade de se deslocar até a empresa para isso.

Ademais, esse sistema facilita a comunicação entre os membros da empresa, já que eles passam a ter acesso constante ao sistema, sendo necessário apenas um equipamento com acesso à internet.

Como as informações são atualizadas constantemente, com monitoramento em tempo real, o controle sobre o banco de dados também é mais intenso. Assim, os dados necessários para traçar estratégias estão sempre disponíveis, o que facilita até o processo de tomada de decisões.

Por último, é importante ressaltar a escalabilidade proporcionada pela computação em nuvem. Afinal, esse processo se relaciona com a capacidade de aumentar os servidores em nuvem, de acordo com a demanda da organização — o que é especialmente importante para empresas que estão em ascensão.

4.4. Dispensa do uso de hardwares

Com também já comentamos, a cloud computing dispensa o uso de hardwares, já que o software é todo baseado na nuvem. Isso coloca o provedor de computação em nuvem como o responsável pelos servidores e a sua fonte de alimentação e monitoramento.

Assim, possibilita-se uma melhoria geral nos procedimentos, pois os profissionais de TI e os gestores podem focar nos processos internos da empresa — afinal, a preocupação com o funcionamento correto do sistema deixa de existir.

4.5. Aplicativos

Grande parte dos sistemas de computação em nuvem oferece aplicativos móveis para auxiliar a comunicação entre os colaboradores, otimizando, assim, a produtividade dos procedimentos. O acesso aos arquivos podem ser feitos com equipamentos eletrônicos, como smartphones ou tablets.

Um exemplo é o Google Drive: ele pode ser acessado de qualquer local, bastando somente fazer login na conta e ter acesso à internet. Isso permite uma colaboração simultânea entre os profissionais, pois é possível trabalhar no mesmo arquivo com outros colaboradores — e tudo em tempo real!

Alguns aplicativos têm ainda chats internos, facilitando a comunicação online, o que resulta em uma tomada de decisões coerente e eficaz.

4.6. Vantagem competitiva

Sabemos que, com um mercado altamente competitivo, qualquer fator que diferencie a empresa de seus concorrentes se torna uma vantagem competitiva. E é justamente isso o que acontece com a computação em nuvem.

A adoção de um sistema online muda drasticamente a maneira como a empresa trabalha e cria suas estratégias de expansão. Com maior flexibilidade, agilidade, controle de informações e praticidade, é possível traçar metas coerentes com os princípios da empresa, aprimorando seus processos internos e tornando o cloud um recurso essencial para alcançar o sucesso.

4.7. Diversas plataformas

O serviço de computação em nuvem funciona de maneira igual em qualquer sistema operacional — Linux, Mac o Windows. Assim, os colaboradores não precisam migrar para um único sistema, o que reduz não só os custos, mas também o tempo para implantação desses serviços.

Além disso, a solução em nuvem oferece diversas plataformas de trabalho, que podem ser utilizadas de acordo com as necessidades da empresa.

O email, por exemplo, é uma ferramenta em nuvem bastante conhecida, indicada especialmente para empresas que necessitam ter acesso aos documentos — mesmo que seja offline, com um backup sempre em mãos.

Já o armazenamento de arquivos permite salvar imediatamente as alterações realizadas nos arquivos, evitando falhas que ocorrem devido à falta de comunicação sobre essas mudanças.

Enfim, gostou de conhecer mais sobre o cloud computing? De fato, essa é uma tendência cada vez mais presente nas empresas, pois se trata de um investimento transformacional. Fornecendo um acesso mais rápido à tecnologia, ela traz para a empresa uma grande economia financeira.

Bom, agora que você conhece melhor a computação em nuvem, já pode entrar em contato com a gente e conhecer as opções de softwares de gestão que oferecemos! Basta acessar a nossa página.

A importância das soluções SAP na gestão no setor público

Os serviços governamentais têm tido demandas cada vez maiores. Ao mesmo tempo, a gestão no setor público sofre com restrições orçamentárias constantes. Uma ferramenta tecnológica que pode ajudar a equilibrar essa situação é o SAP Business One: um sistema que proporciona transparência enquanto ajuda na adaptação às necessidades de recursos.

O SAP Business One é um Enterprise Resource Planning (ERP). Esse tipo de ferramenta ajuda a classificar as informações relevantes de uma organização. No setor público, pode determinar o sucesso da atividade ao oferecer facilidade de acesso à informação enquanto garante uma visão holística dos processos de governo.

Isso porque trata-se de uma solução que usa computação em nuvem, mobilidade corporativa e funções analíticas que podem ser úteis para o setor público na tarefa de melhorar seu desempenho enquanto desenvolve programas com foco no cidadão.

Vantagens

Cada vez mais as organizações trabalham para melhorar o desempenho do seu negócio. Isso não é diferente no setor público, que busca constantemente a redução de custos, maior qualidade, melhor serviço ou mais eficiência. O SAP Business One facilita essa tarefa ao permitir a integração de processos de diferentes departamentos.

Uma de suas principais vantagens é a opção de incorporar novos módulos e funcionalidades de forma gradual, bem como aplicar melhorias ao sistema de forma específica e simplificada. Isso reduz os tempos de atualização e os custos associados.

Além disso, as soluções SAP ajudam a simplificar diferentes aspectos, agilizar o desempenho para aproveitar oportunidades inexploradas, melhorar a execução de tarefas e a vida dos cidadãos. Alocada em um ambiente de alta segurança, tem registros detalhados de todas as atividades e permite controlar a execução de processos.

Assim, é possível oferecer maior confiança no governo, pois a administração responsável do dinheiro de contribuintes torna as comunidades mais seguras e sustentáveis e garante um padrão de vida mais elevado para todos.

Planejamento estratégico

O SAP Business One ajuda os órgãos públicos a conectarem a execução à política. A ferramenta faz isso ao alinhar recursos e programas enquanto reduz custos ao trazer maior eficiência aos processos de planejamento e orçamento. Isso porque há um único ponto de entrada para os dados, o que garante sua consistência.

Estratégia e execução

Com o SAP Business One, os planos escritos são transformados em documentos vivos que ajudam a definir, discutir, compartilhar e atualizar os objetivos. Esse material pode incluir visualizações contextuais para melhor compreensão das metas, dos papéis principais e dos objetivos a serem priorizados pelos servidores.

Relatórios e análises

A execução de análises hipotéticas e simulações é feita por funções analíticas robustas, que dão suporte em tempo real às tomadas de decisão. Paralelamente, uma interface online permite rastrear e avaliar despesas, monitorar dependências entre departamentos e hierarquias, e incorporar diferentes dimensões de recursos.

Recursos humanos (RH)

Com demandas maiores e orçamentos menores, o setor público deve se tornar um fornecedor de serviços de valor agregado. O SAP Business One conta com parceiros locais desenvolvedores de soluções para a ferramenta e uma destas ajuda a transformar o departamento de RH em uma área estratégica que combina o desempenho e a missão geral do órgão.

Assim, é possível melhorar o desempenho da força de trabalho e unir os esforços dos servidores com as metas gerais enquanto tira melhor proveito da infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI). Entre as áreas de RH que podem ser beneficiadas com a adoção do ERP, estão:

  • recrutamento e seleção;
  • carreira, sucessão e avaliação;
  • ponto eletrônico;
  • folha de pagamento;
  • saúde e segurança do trabalho.

Finanças

Gestão financeira eficiente e transparente é uma busca constante no setor público. A solução SAP Business One ajuda a alcançá-la, do orçamento ao fechamento, com a diminuição dos riscos ao mesmo tempo que garante a conformidade com a legislação vigente.

Além disso, integra orçamento e finanças aos processos operacionais para um controle transparente das despesas públicas.

Tributos e Taxas

Gestores e auditores-fiscais buscam precisão nas tarefas de cálculo, arrecadação, gestão e fiscalização tributária. Já os contribuintes requerem processos de declaração e entrega mais amigáveis. O SAP Business One é altamente configurável e conecta de forma efetiva todas as atividades do ciclo.

Integração de processos

O setor público depende da captação de receitas apropriadas e do aumento das taxas de conformidade. Com a solução SAP Business One, a gestão de impostos e receitas fica mais fácil já que o serviço ao contribuinte é unificado e, consequentemente, os procedimentos de cobrança e arrecadação se tornam mais eficientes.

Logística

O SAP Business One atende às necessidades dos órgãos públicos ao maximizar o poder de compra e controlar o ciclo licitatório de ponta a ponta (das necessidades simples às complexas). Trata-se de uma solução para direcionar desafios e dar suporte a licitações eletrônicas e demandas de contratação de serviços.

Programas de governo

A gestão eficiente e transparente dos programas de governo pode ser feita com uma solução SAP Business One. Com essa ferramenta, é possível ordenar os portfólios de programas, de projetos e de serviços nos diferentes âmbitos do órgão público.

Gestão de recursos

A ferramenta apresenta projeções de demanda de recursos futuros, com dados sobre esforço, localização, habilidade e requisitos. Assim, os gestores podem identificar e mobilizar recursos com base na estrutura organizacional e nos fluxos de aprovação para que os pedidos sejam direcionados corretamente.

Gerenciamento de projetos

Com suporte a programação, estruturação, planejamento operacional, visualização e execução, a solução SAP permite que sejam gerenciadas todas as fases do projeto.

Desempenho de programas

Todas as iniciativas são visualizadas claramente, assim como as informações detalhadas de cada programa: custos efetivos, previsões, referências e indicadores (KPIs), entre outros.

Gestão de competência

O sistema fornece informações atualizadas sobre as habilidades e a experiência dos servidores. Assim, os gestores podem descobrir conhecimentos específicos dentro da organização e os colaboradores podem procurar trabalhos que promovam suas carreiras.

Governança

Com o auxílio de fluxos de trabalho e de modelos construídos previamente, fica mais fácil reforçar os valores do órgão público, da área de TI e de políticas específicas.

Gestão de segurança pública

O sistema permite que cidadãos e servidores fiquem mais bem-informados e treinados para reduzir riscos em emergências e desastres. Isso é possível porque a solução permite alocar ativos, pessoas, recursos, informações e habilidades para que estejam no lugar e na hora certos, e ofereçam a melhor resposta possível.

Além disso, auxilia no gerenciamento da recuperação de desastres a partir de uma abordagem coordenada de olho na gestão social e econômica, que são baseadas nas necessidades dos cidadãos.

A solução oferece serviços integrados que melhoram a capacidade de gerenciar as solicitações e a satisfação dos cidadãos. Tudo isso com suporte a vários canais de comunicação, ferramentas e informações para melhor servi-los — com rastreamento de interações que propicia respostas conclusivas e mais rápidas.

E então, já se sente preparado para usar o SAP Business One na gestão no setor público? Então deixe seu comentário a seguir contando suas experiências ou expondo as suas dúvidas.

8 PERGUNTAS RESPONDIDAS SOBRE SISTEMA SAP PARA PMES

O sistema SAP para PMEs é um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP), desenvolvido pela empresa multinacional alemã SAP. Ele dispõe de versões para atendimento de grandes organizações, assim como para atendimento de negócios de pequeno e médio porte.

Esse sistema permite integrar todos os processos e os dados de uma organização, unificando e simplificando a gestão dos negócios. Sua implantação é rápida e prática, apresentando excelente custo-benefício. Você já ouviu falar nele? Quer adotá-lo em sua empresa?

Neste post, nós responderemos a 8 perguntas comuns sobre o sistema SAP para PMEs. Então, confira!

1. Meu nicho de negócios é atendido pelo sistema SAP?

Sim, o SAP tem uma arquitetura que permite atender empresas de qualquer nicho de negócios — indústria, comércio e serviços. No caso da indústria o SAP, ele é capaz de ajudar na redução dos custos da cadeia de suprimentos, evitar o retrabalho e acelerar os ciclos de produção.

Já quando nos referimos ao comércio, o sistema permite fazer o controle dos fornecedores, organizar informações sobre os pedidos e integrar todos os setores da empresa. Enquanto isso, nos serviços, o SAP ajuda na organização de projetos, facilitando a entrega deles, além de gerir a alocação de recursos, entre outros.

2. O que a minha empresa ganha com o SAP?

O uso do ERP SAP pode trazer vários benefícios para a empresa usuária, entre estes:

  • informatizar todos os processos: eliminando controles manuais, o que torna o trabalho menos suscetível a erros, visto que o sistema informa quando existe algum equívoco de informação;
  • reduzir retrabalhos: muitas tarefas podem ser parametrizadas para impedir erros no momento do lançamento de dados, consequentemente, isso evita que os colaboradores tenham que realizar novamente uma tarefa, otimizando o tempo para a inserção de novos projetos;
  • entrada única de dados: evitando redundância de lançamentos, já que os dados lançados em um módulo são compartilhados com todos os outros módulos que precisem desta informação. Ou seja, como há a integração entre todos os setores, isso evita que as informações sejam duplicadas e gerem problemas posteriores;
  • reduzir a carga de trabalho: pois tarefas repetitivas e cálculos são processados automaticamente. Assim, os colaboradores terão mais tempo para realizar outras ações e focar em pontos mais delicados de um empreendimento;
  • suporte informacional de qualidade: para otimizar o processo decisório, o SAP dispõe de funções analíticas que facilitam a percepção de riscos e oportunidades e auxiliam na geração de insights. Logo, isso ajuda na conquista de uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes que não utilizam o sistema.

3. Quais processos da minha empresa são integrados no SAP?

O SAP abrange diversos processos empresariais, tais como: compras, vendas, CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente), estoque, produção, contabilidade, fiscal, patrimônio e assistência técnica. As partes especializadas do sistema, que atendem a cada um destes processos, são denominadas módulos, que podem ser adquiridos de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.

Além disso, há a integração de todos esses dados em um único lugar. Ou seja, o trabalho ficará todo concentrado em um único sistema. Isso facilita a tomada de decisões e a obtenção de resultados, sem ter que solicitar relatórios específicos para o setor responsável, já que estes estarão disponíveis no sistema.

4. Quais os benefícios do SAP para PMEs?

O SAP para PMEs é bastante útil, além de reservar uma série de benefícios para as empresas que o utilizam. Entre eles podemos destacar:

Redução de custos

Uma das principais preocupações de uma empresa é com relação à redução de custos. Isso porque os gastos controlados ajudam na geração de maiores lucros e na maior capacidade de investimento no negócio, colocando-o à frente dos concorrentes.

Ao longo do tempo, com a redução de erros e automatização dos processos, há uma agilidade maior na tomada de decisões e uma economia de recursos, que poderão ser mais bem alocados.

Facilidade na tomada de decisões

Como já dissemos, a tomada de decisões com a ajuda de um sistema SAP é otimizada. O fato é que a facilidade de acesso às informações, a qualquer momento, e a possibilidade de ter relatórios de desempenho, agilizam todo esse processo. Essa agilidade para responder às demandas é um fator fundamental para o sucesso no mercado, visto que as mudanças acontecem em ritmo acelerado.

Melhora na qualidade dos produtos e serviços

A facilidade na tomada de decisões, a maior capacidade de investimento em melhorias, reflete diretamente na qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao consumidor. Além de padronizar os processos, o SAP ainda ajuda a estabelecer indicadores de desempenho, ampliando a visão de mercado para promover esse aperfeiçoamento.

Não poderíamos deixar de destacar a maior produtividade por parte dos funcionários, que terão mais tempo para realizar pesquisas de produtos e serviços, visando o seu desenvolvimento.

5. Posso controlar estoques dispersos com o SAP?

Com o SAP é possível visualizar os saldos de estoque em todos os locais de armazenamento, individualmente ou simultaneamente, o que facilita ações logísticas e transferências de estoques dos locais onde não têm giro para os locais onde existe maior demanda.

Além disso, é possível prever os suprimentos que serão necessários futuramente, o que permite um planejamento de compras mais acertado, para que não sobre e nem falte produtos.

7. Posso rastrear um processo de ponta a ponta no SAP?

Sim, é possível saber informações de cada etapa de um processo, desde seu início até a sua conclusão, o que facilita auditorias internas e externas e a percepção de oportunidades de melhoria e/ou simplificação.

Com o sistema, também é possível identificar os pontos onde existem erros e trabalhar exatamente em cima deles, sem ter que parar todos os processos já existentes.

8. Posso controlar todas as minhas empresas no SAP?

Sim, o SAP é multiempresas e também permite o controle de multifiliais, num único sistema. O sistema SAP para PMEs é muito abrangente, versátil e fácil de operar. Suas funcionalidades facilitam o gerenciamento de várias empresas, filiais, franquias e estoques em uma única ferramenta.

As telas do SAP apresentam diversas informações do processo em uso que podem ser visualizadas em várias abas ou com um clique sobre o item desejado. Além disso, informações mais detalhadas e/ou complexas podem ser obtidas nos relatórios do sistema ou podem ser personalizadas com o gerador de relatórios.

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