Toda proposta de consultoria SAP é parecida na superfície. Metodologia própria, time certificado, cases de sucesso, cronograma dividido em fases. A diferença entre um parceiro que resolve e um parceiro que vira problema quase nunca está no que a apresentação mostra.
Ela está em quatro coisas que raramente aparecem no slide e que, por isso mesmo, precisam ser perguntadas antes da assinatura: quem responde pela conta no nível executivo, onde termina o escopo, quem de fato vai executar e como o valor entregue será provado ao longo do contrato. Nenhuma dessas perguntas é agressiva. Todas são razoáveis, e um parceiro preparado responde a elas sem desconforto. A reação a essas perguntas, aliás, já é parte da resposta.
Este artigo detalha cada um dos quatro critérios, o que exigir por escrito em cada um e como testar a resposta antes de fechar.
Por que quase toda proposta parece a mesma
Existe uma razão estrutural para a semelhança. Proposta comercial é documento de convencimento, não de compromisso. Ela descreve capacidade, não obrigação. E capacidade todo mundo tem para apresentar.
O contrato é onde a capacidade vira obrigação, e é justamente nele que as empresas prestam menos atenção, porque o ânimo da decisão já passou. O resultado aparece meses depois, quando o cliente descobre que aquilo que o impressionou na apresentação não estava escrito em lugar nenhum.
Os quatro critérios a seguir existem para fechar essa distância. Eles transformam intenção em cláusula.
Quatro critérios que separam proposta de compromisso
Governança executiva com nome, cadência e poder de decisão
A maior parte das propostas nomeia um gerente de projeto. Poucas nomeiam um responsável executivo pela conta, e a diferença entre os dois é grande. O gerente conduz o cronograma. O executivo decide quando o cronograma precisa mudar.
Essa distinção tem respaldo em dados. O estudo Pulse of the Profession do Project Management Institute, na edição de 2018, mostrou que organizações em que mais de 80% dos projetos têm um patrocinador ativamente envolvido relatam 40% mais projetos bem-sucedidos do que aquelas em que esse índice fica abaixo de 50%. No mesmo levantamento, o apoio inadequado do patrocinador aparece como principal causa de falha para 26% das organizações.
O que exigir por escrito: o nome do executivo da consultoria responsável pela conta, a periodicidade fixa das reuniões de acompanhamento e a autonomia que ele tem para realocar recurso ou renegociar prazo sem escalar para fora da estrutura do projeto.
Como testar antes de assinar: pergunte quem assina o relatório trimestral e o que acontece, na prática, se o projeto atrasar duas semanas. Uma resposta genérica sobre comitês indica que não existe dono.
Fronteira de escopo escrita antes da assinatura
Ambiguidade de escopo não causa problema na assinatura. Ela causa no terceiro mês, quando aparece a primeira demanda que não estava prevista e as duas partes descobrem que entendiam coisas diferentes pela mesma frase.
O que exigir por escrito: a lista do que está dentro, a lista do que está fora e o critério que decide os casos novos. A segunda lista é a mais importante e é a que quase nunca existe. Um escopo que só descreve o que será feito não é escopo, é expectativa.
Exija também o mecanismo de tratamento do que surgir fora da fronteira: quem avalia, em quanto tempo, com qual forma de precificação e com qual aprovação. Sem esse mecanismo definido, cada demanda nova vira uma negociação do zero, e negociação do zero consome o tempo que deveria estar na entrega.
Como testar antes de assinar: peça três exemplos concretos de demandas que estariam fora do escopo contratado. Se o comercial não conseguir dar exemplos, a fronteira não existe.
Senioridade disponível, não senioridade no slide
Esta é a diferença mais cara e a mais difícil de detectar. Na reunião comercial aparece o consultor experiente, que fala com propriedade sobre o seu setor. Na execução aparece outra pessoa, e a transição entre as duas acontece sem aviso.
O que exigir por escrito: os nomes das pessoas que vão atuar, o percentual de alocação de cada uma no seu projeto e uma cláusula de substituição que obrigue aviso prévio e reposição com senioridade equivalente, comprovada.
Como testar antes de assinar: pergunte em quantos projetos simultâneos o consultor principal está alocado hoje. A resposta diz mais sobre a disponibilidade real do que qualquer certificação apresentada.
Prova de valor recorrente
Contrato de consultoria que não consegue provar valor vira custo discutido em toda renovação. E a discussão costuma acontecer no pior momento possível, com o orçamento apertado e sem dado para defender a continuidade.
O que exigir por escrito: indicadores definidos antes do início, com linha de base medida na primeira semana. Tempo de fechamento contábil, volume de retrabalho em lançamento, chamados reincidentes sobre o mesmo processo, horas de parada causadas por falha de sistema. O indicador importa menos que a existência da linha de base. Sem ela, qualquer melhoria alegada depois é opinião.
Como testar antes de assinar: pergunte como o parceiro mediria o próprio resultado ao fim de doze meses. Quem trabalha com indicador responde rápido. Quem trabalha por entrega responde falando de entregas.
O que a reação às perguntas revela
Parceiro que já opera com governança executiva, fronteira de escopo e indicadores responde a essas quatro perguntas com naturalidade, porque elas descrevem o que ele já faz. Parceiro que não opera assim tende a reagir de duas formas previsíveis: tratando a pergunta como desconfiança, ou prometendo verbalmente aquilo que se recusa a colocar no contrato.
As duas reações dizem a mesma coisa. O que não está escrito não será cobrável, e o que não é cobrável costuma não acontecer.
Onde a G2 se posiciona nesses quatro critérios
São 19 anos como SAP Partner e projetos conduzidos em mais de 15 países, em indústria, telecomunicações, energia, saúde e distribuição. Mas tempo de mercado é critério fraco sozinho, então vale responder diretamente aos quatro pontos deste artigo. E, no SAP Business One, essa resposta tem nome e formato.
Governança para SAP Business One é o programa que a G2 desenhou para transformar esses critérios em rotina contratada, em vez de promessa comercial. Ele começa pelo acompanhamento executivo com cadência definida, em que a conta tem responsável nomeado e reunião de prioridade que acontece por calendário, não porque alguém abriu chamado. É a diferença entre ter quem conduza o cronograma e ter quem decida quando o cronograma precisa mudar.
A partir daí, a evolução do ambiente é organizada, priorizada e executada em ciclos, com escopo e fronteira acordados antes de cada etapa. Isso resolve o ponto mais caro da relação com qualquer parceiro, que é a demanda nova chegar sem regra de tratamento e virar negociação do zero. O time que apresenta é o time que executa, com alocação declarada.
Perguntas frequentes
Faz sentido pedir cláusula de substituição de consultor?
Faz, e é uma das cláusulas mais úteis do contrato. Rotatividade acontece em qualquer consultoria, e o problema não é a saída de um profissional, é a reposição silenciosa por alguém menos preparado. A cláusula deve exigir aviso prévio, comprovação de senioridade equivalente e um período de sobreposição entre quem sai e quem entra.
Como comparar propostas com escopos diferentes?
Primeiro iguale o escopo, depois compare o preço. Peça a cada parceiro a lista do que está fora da sua proposta e confronte as listas entre si. O que aparece fora em uma e dentro em outra costuma explicar a maior parte da diferença de valor, e esse exercício revela mais do que qualquer planilha comparativa.
E se a consultoria se recusar a definir indicadores no início?
A recusa em si é uma informação. Definir indicador e medir linha de base exige entender a operação do cliente antes de começar, e nem todo parceiro trabalha assim. Não é necessariamente má-fé, mas significa que a avaliação do contrato vai depender de percepção, e percepção muda com a pessoa que ocupa a cadeira.
O que fazer com isso
Leve os quatro critérios para a próxima conversa comercial e peça as respostas por escrito. Não como exigência de quem desconfia, mas como forma de comparar propostas pelo que elas de fato garantem, e não pelo que elas apresentam.
A escolha do parceiro define os próximos anos do seu ambiente SAP. Vale uma conversa a mais antes de assinar.
Se a decisão já está tomada e o passo seguinte é a transição, leia também Como trocar de consultoria SAP sem parar a operação, que detalha o período de sobreposição e o que exigir em cada etapa da virada.
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