Gilberto Vieira Filho, Autor em G2 Tecnologia

Melhoria de processos: como impacta o sucesso da sua empresa?

Não há empresa que se preze que não tenha o desejo de alcançar o sucesso nas mais diversas áreas, como o atendimento ao cliente, que reflete também em ganhos financeiros. Porém, para que isso se concretize, a melhoria de processos é fundamental.

Dentro desse contexto, os processos precisam ser otimizados de forma estratégica, para que a empresa se torne mais dinâmica e possa trazer resultados positivos para todos que se envolvem com ela de alguma forma, como clientes, funcionários e direção.

A tecnologia tem um papel fundamental em tudo isso, uma vez que os novos recursos, como softwares de gestão, podem fazer com que as atividades sejam realizadas com mais agilidade e eficiência.

Neste post, vamos explicar por que otimizar processos é uma decisão estratégica, como a tecnologia impacta a otimização de processos e se a empresa perde a competitividade quando falha nesse processo. Acompanhe tudo isso nos tópicos a seguir!

Por que otimizar processos é uma decisão estratégica?

O ato de otimizar processos pode ser definido como um conjunto de ações colocadas em prática para eliminar ou reduzir gastos que não são essenciais para a organização. Esses gastos podem ser materiais ou devidos ao uso de equipamentos ou recursos humanos.

No que se refere a recursos humanos, por exemplo, um software de gestão pode fazer com que os colaboradores de uma empresa levem menos tempo para realizar determinadas tarefas.

Os processos devem ser bem estruturados e aderentes à realidade empresarial e cultural. Eles precisam ser ágeis o suficiente para que os clientes tenham o tempo de reposta esperada de acordo com o mercado. Esses fatores são preponderantes para ganhar eficiência operacional e de escala.

Se pegarmos o exemplo de uma startup que tem processos estruturados, verificaremos que essa empresa tem mais chance de sucesso do que outras empresas que também estão em crescimento.

Essa realidade se justifica porque nos processos há questões relativas a auditoria, rastreabilidade e tempo de resposta. E não é só o atendimento que deve ser visto com uma necessidade de mercado, mas também como tudo isso é retroalimentado, pensando em uma logística reversa atrelada a produtos ou serviços.

Outro ponto que deve ser observado de forma estratégica é a compreensão de que existem diferentes níveis de maturação quanto ao tratamento dos processos.

Nesse caso, o grande aspecto a ser observado é o entendimento e a percepção do dia seguinte do mercado, da organização e do modelo colocado.

É preciso compreender como prever situações e analisar como o ambiente em que a empresa está inserida impacta seus processos, pois leva a novas configurações de negócios em um curto espaço de tempo.

Como a tecnologia impacta a melhoria de processos?

A tecnologia impacta a otimização de processos por meio da implementação de ERPs ou softwares de gestão nas organizações. Esses programas, em primeiro lugar, devem apresentar uma boa relação custo-benefício e alto valor agregado.

Um bom exemplo desses programas é o SAP Business One, que já atende a mais de 6 mil empresas em todo o Brasil e 60 mil empresas no mundo. Esse software pode ser implantado por empresas de diversos segmentos e tamanhos, desde aquelas com pouquíssimos usuários, em início de operação, até empresas mais estruturadas, como grandes corporações.

Logo, não é preciso ser uma grande companhia para contar com os benefícios desse ERP. Muito pelo contrário, as empresas menores também precisam fazer esse investimento, para que cresçam de forma mais saudável e organizada.

Ao implantar o uso da tecnologia nas empresas, portanto, é preciso ter em mente que o processo é a base de tudo para a organização. Conhecendo o processo entende-se a necessidade de automação para fazer mais com menos. Ou seja, é possível trabalhar com menos pessoas, mais controle, rastreabilidade e confiança na informação.

Esse fator aumenta a chance de tomar decisões melhores em uma menor quantidade de tempo.

Podemos dizer que a tecnologia é responsável por transformar dados em informação, municiando os empresários para a tomada de decisão. Isso quer dizer que, com o sistema de automação, haverá integridade na informação, levando a uma tomada de decisão e antecipação de movimentos.

Sua empresa perde competitividade quando falha na otimização de processos?

A resposta para essa pergunta é sim, uma vez que uma empresa que falha na otimização de processos pode ser ultrapassada pelas concorrentes. Além disso, também deixa de ter um dos principais benefícios que a otimização gera, que é a confiabilidade da operação.

O diretor financeiro ou CFO da empresa, por exemplo, precisa ter conhecimento do fluxo de caixa e acompanhar a margem diária de lucros da empresa, verificar as tendências de mercado e as projeções do fluxo de caixa na organização.

Dessa forma, a melhor solução para não perder a competitividade é ter todas as informações em um único ambiente. Assim, elas podem ser prontamente colocadas em pauta, em qualquer situação. Tudo isso só é possível com um sistema ERP, como o SAP Business One.

O SAP Business One é considerado hoje a melhor alternativa do mercado para empresas em crescimento, proporcionando um melhor custo-benefício, marca e base instalada.

Em resumo, pode-se dizer que o SAP Business One não é somente a compra de uma tecnologia, mas sim de um ticket para uma comunidade de empresas que primam pelas melhores práticas, em troca de informações valiosas, como o conhecimento de mercado e o benchmarking. Isso ocorre porque a SAP faz grandes investimentos na promoção da interação entre as empresas.

Outra vantagem do SAP Business One é que esse programa também pode atuar em conjunto com outras soluções tecnológicas com as quais a empresa já trabalhe. Desse modo, há uma integração de tarefas, gerando melhorias de processos para a organização.

Agora você já sabe como a melhoria de processos pode beneficiar a sua empresa e como o SAP Business One pode ajudar nesse aspecto.

A G2 Tecnologia é uma empresa parceira da SAP, que não só vende, mas também implementa o SAP Business One nas organizações.

Contamos com conhecimento e recursos para proporcionar o melhor serviço para que você possa otimizar os processos e garantir uma maior competitividade e lucratividade. Entre em contato conosco e saiba mais sobre os nossos serviços!

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Indicadores, metas e gestão à vista

Gestão Empresarial

Por: Gilberto Vieira Filho

Atualmente muito se fala em meritocracia. Acredito que este seja o caminho a ser seguido por todas as empresas – pequenas, médias ou grandes – e de qualquer setor. Definir metas a serem alcançadas e indicadores para sua avaliação que tornem a empresa mais competitiva e com melhor qualidade dos produtos ou serviços e que reconheça os colaboradores que fazem a diferença, resultam numa oferta melhor para o cliente final e, em resumo, é uma política de ganha-ganha-ganha muito saudável, pois ganha a empresa, ganha o colaborador e, principalmente, ganha o cliente.

Encontramos farta leitura sobre o assunto, sobre como implantar a metodologia, sobre quais indicadores devemos acompanhar, sobre como definir metas, sobre como mensurar os resultados etc., mas notei uma característica em comum nos casos onde a meritocracia foi implementada com sucesso e deu bons resultados: a maioria das empresas era de grande porte (IBM, SAP, Sonda IT, …) e contratou consultores e/ou consultorias especializadas para definição e implantação e, posteriormente, contou com time(s) especializado(s) para acompanhamento e monitoração.

Quando entramos no universo das PMEs , mais especificamente das pequenas empresas, encontramos certa dificuldade em implantar esta política por inúmeros fatores – Quem vai ser responsável por colocar a meritocracia “no ar”? Como definir os indicadores? Quais indicadores são realmente relevantes? Como definir as metas? Como criar uma política de bonificação? Quais áreas da empresa devo acompanhar? O que faço com resultados negativos?– para estas e outras questões o melhor seria contratarmos uma consultoria especializada mas nem sempre contamos com orçamento para isto, ou então o diretor (geralmente um dos sócios) não tem tempo para se dedicar a este estudo, simplesmente porque está vendendo, administrando, pagando contas, resolvendo questões da empresa, ou seja, está atarefado com as questões do dia-a-dia da sua empresa e o resultado final é que acaba não conseguindo colocar em prática o tão desejado painel de “indicadores & metas” para aplicar em sua empresa a tão eficiente meritocracia.

Aqui na G2 Tecnologia não foi diferente.Passamos algum tempo estudando o assunto, mas pelas dificuldades acima apontadas nunca conseguíamos colocar o projeto completo em ação. Foi quando decidimos seguir um ditado que meu avô repetia sempre “o ótimo é inimigo do bom”. A primeira parte do estudo já havíamos concluído, que consistia em coletar números nos setores da G2.Cito alguns:quantidade de clientes, de chamados, de chamados resolvidos, de chamados pendentes, de consultores com mais atendimentos, de projetos em dia, de projetos atrasados, de horas de consultoria, de SLAs atendidos, de SLAs violados, de leads, de contratos assinados, de contratos perdidos, de produtos & serviços vendidos, de pesquisas de satisfação etc. – estes números serviriam como base para a análise de resultados.Resolvemos então criar um painel dinâmico onde, de forma simples e objetiva, apresentaríamos os resultados coletados.Instalamos um monitor num local de grande circulação que fica exibindo diariamente nossa apresentação chamada de “Gestão à Vista” .

Na primeira semana de exibição do “Gestão à Vista”, a nossa surpresa foi que o simples fato dos números estarem disponíveis para a apreciação de toda a empresa fez com que todos se preocupassem com a melhora dos macro-indicadores (quantidade de chamados em aberto, por exemplo) e com que todos os colaboradores conversassem, em frente ao monitor, sobre como melhorar, porque a avaliação foi negativa, o que estaria acontecendo com tal projeto, etc. Neste primeiro momento observamos que conseguimos criar a primeira “meta”: melhorar todos os números e respostas sempre para a maior pontuação ou avaliação positiva. Exemplificando: Ficou decidido pelo pessoal responsável pelo suporte que os atendimentos com avaliação pelo usuário como ruim ou regular não deveriam mais constar no “Gestão à Vista” e que fariam o possível para conseguir a nota máxima (ótimo) em todos os chamados. Pouco a pouco os resultados foram aparecendo e as avaliações foram melhorando e, de forma natural, passamos a buscar como objetivo um ótimo atendimento para nossos clientes e não mais o “simples” bom atendimento.

A melhora na nossa prestação de serviços foi expressiva e hoje contamos com feedbacks positivos por parte de nossos clientes. Claro que não foram simplesmente os números apresentados que melhoraram a performance da G2 Tecnologia, mas a assimilação por parte dos colaboradores e as ações que estes colocaram em prática é que foram imprescindíveis neste processo. A lição que ficou para nosso time foi de que colocar em prática de forma simples e imediata o que está ao nosso alcance já é um primeiro e importante passo para um dia chegarmos ao objetivo. Outro aspecto positivo foi que hoje consigo, com certa regularidade, conversar com cada colaborador de cada área sobre o que o painel está nos dizendo e quais providências/ações devemos tomar. Sinto que estamos muito mais próximos e tudo isto com um cafezinho na mão e de pé (vide Blog da Glaucia Vieira) o que torna a conversa rápida e produtiva.

Vovô tinha razão “O ótimo é inimigo do bom”.

P.S.: Por falar em Metas, não deixe de ler nosso eBook 6 dicas para estabelecer metas de vendas para seu time.

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E essa tal de nuvem?

Gestão Empresarial, Tecnologia

Por: Gilberto Vieira Filho

Por atuar no segmento de TI muitos me perguntam: o que é essa tal de nuvem? Essa tal de nuvem vai “pegar”? Essa tal de nuvem veio para ficar? Não vou ter mais servidor na minha empresa? E espantados complementam: Como assim?

Nossa empresa há alguns anos trabalha com Cloud Computing, a tal da nuvem, e nestes últimos anos venho estudando esta nova onda e posso responder com segurança que a tal da nuvem veio para ficar, mas claro, como toda nova onda que transforma radicalmente nosso dia a dia, acaba causando questionamentos, inseguranças, dúvidas, ceticismo e principalmente um grande incômodo, pois muda nosso status quo.

Quem nasceu entre os anos 1940 e 1970 pode se considerar de uma geração privilegiada. Assistimos na primeira fila ao nascimento e popularização do computador pessoal, à chegada da Internet e sua rápida popularização e agora estamos assistindo ao nascimento de uma das mais importantes mudanças na forma de armazenamento, acesso a dados e aplicativos: a tal da nuvem.

Para tentar desmistificar um pouco este fenômeno gostaria de fazer uma analogia com a chegada e a distribuição da energia elétrica. No início do século XIX, em meados de 1830 (há menos de 200 anos) começaram os estudos para utilizar a energia elétrica nos telégrafos. O objetivo era alcançar grandes distâncias com cabos terrestres e até cabos submarinos para que a comunicação global ficasse mais ágil com esta nova e surpreendente invenção – o telégrafo – e assim foi feito, com muito sucesso. Saltando para o final do século XIX, em 1882 (há menos de 150 anos!), Thomas Edison apresentou o que seria uma revolução mundial: a distribuição da tal energia elétrica para 59 residências em Nova York. Ou seja, Thomas Edison estava dizendo a todas as residências e empresas que a iluminação à gás estava com os dias contados e que a maioria absoluta das empresas não precisaria mais dos onerosos geradores pois uma tal energia elétrica chegaria, por uma pagamento mensal, até as residências e empresas e pronta para ser consumida, na voltagem e amperagem corretas e dimensionada na quantidade necessária para cada tipo de necessidade.

Eu fico imaginando quantos questionamentos, inseguranças, dúvidas e ceticismo esta transformação deve ter causado – “Vou montar uma empresa e não vou mais precisar de gerador? Gastei uma fortuna com este(s) gerador(es) e você está me dizendo que agora eu não vou mais precisar de gerador e vou pagar mensalmente pelo resto da vida? Mas onde fica a “minha” energia? A energia que eu gero! E se esta tal de Light resolver não fornecer mais energia elétrica?”- Podemos ficar aqui imaginando um sem fim de questionamentos, mas a realidade é que, pouco menos de 150 anos depois, a energia elétrica é distribuída para bilhões de pessoas. Uma minoria utiliza geradores (absolutamente necessários, diga-se de passagem) e uma minoria não tem acesso a este benefício e hoje não conseguimos viver poucas horas sequer sem a tal da energia elétrica. O mesmo aconteceu com o telefone (nos anos 1990 ainda comprávamos linhas de telefone no Brasil, lembram?) e com inúmeros outros produtos que se transformaram em serviço. Faz sentido trocar a palavra “gerador” por “servidor”?

Mas você pode me dizer: Beto, estamos falando de dados e aplicativos, os “meus” dados, os “meus” aplicativos, “minha” segurança etc. Pensando a respeito eu cheguei à conclusão de que esta também é outra quebra de paradigma das mais importantes que estamos vivendo e quem me fez enxergar com mais clareza foram meus filhos Pedro e João, respectivamente 8 e 5 anos.

O Pedro e o João não assistem mais TV a Cabo (sinal aberto nem pensar! Coisa do milênio passado!), simplesmente porque querem assistir o que desejam, na hora que querem e pausar, parar e voltar conforme a vontade deles, por isto assistem YouTube e Netflix (o João diz “na” YouTube no gênero feminino, não sei porque…) e o que me chamou a atenção é que nenhum dos dois nunca me questionou onde ficam guardados os filmes, como estes filmes aparecem ou quem é o “dono” destes programas. Não estão preocupados com os programas “deles”, nem pensam em comprar um filme que dirá de um aparelho para armazená-los e reproduzí-los, ou seja, já nasceram acessando a nuvem. Já nasceram com energia elétrica.

Somos uma geração com facilidade de acesso à informação, vamos aproveitar nos atualizar e surfar nesta nova onda. Não vamos ficar como nossos pais e avós que tinham medo do tal controle remoto e chamavam o filho (você) para manuseá-lo. A Cloud Computing é uma realidade e permite que as empresas reduzam custos de forma drástica com TI e, principalmente, que possam focar em trabalhar apenas e tão somente no seu negócio, deixando esta tal de TI para SAP, IBM, Google, Facebook, etc.

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Author name: Gilberto Vieira Filho

Melhoria de processos: como impacta o sucesso da sua empresa?

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