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5 coisas que você precisa saber sobre a nota fiscal 4.0

Assim como todo procedimento, seja ele manual ou automatizado, deve passar por revisões constantes para tentar atingir o máximo de eficiência, e o processo que inclui a nota fiscal não é diferente!

As mudanças já ocorreram no ano de 2017 — mais precisamente no mês de junho, onde o ambiente de homologação foi aberto.

As principais alterações com relação a versão anterior, NF-e 3.10, está no novo layout do documento fiscal, que é emitido para operações que envolvem produtos e serviços.

Ou seja, a maneira como as informações são organizadas no arquivo da nota fiscal passou por modificações, por meio de uma versão atualizada e mais eficiente.

A nota fiscal 4.0 é obrigatória em âmbito nacional e, por isso, é tão importante ficar por dentro do assunto. Quer conhecer mais sobre esse novo modelo de nota fiscal e suas principais vantagens? Então vamos lá!

O que é a nota fiscal 4.0?

A nota fiscal eletrônica é um arquivo que só existe digitalmente, em formato XML, e contém todos os dados de determinada operação, organizados de maneira estruturada. A essa ordem para apresentar as informações dá-se o nome de layout.

É exatamente nesse ponto que as mudanças mais significativas da NF-e-4.0 ocorreram. As alterações foram feitas para obedecer uma política do Encat: ela determina que só se deve mexer no layout quando as necessidades de alterações ficam acumuladas — e foi exatamente o que aconteceu!

Logo, a nota fiscal 4.0 nada mais é do que uma nova versão da nota fiscal eletrônica. O novo layout é uma atualização da NF-e-3.10, que atende aos detalhes dispostos na Nota Técnica 2016/002.

Essas alterações são realizadas pela Secretaria da Fazenda de maneira estratégica, com o intuito de ter uma fiscalização cada vez mais eficiente e facilitar o trabalho dos responsáveis pela emissão desse documento, adequando-se à realidade da indústria 4.0.

Para quais empresas ela é aplicável?

Qualquer empresa que comercializa algum produto ou serviço é obrigada a emitir a nota fiscal eletrônica, salvo os casos de isenção por lei.

Assim, esse procedimento se aplica aos mais diversos tipos de empreendimentos — seja microempresa (MEI), lucro real, empresa de pequeno porte (EPP), MEI, PME ou, em alguns casos, até mesmo pessoa física.

Assim, a NF-e-4.0 é aplicável para os mais diversos tipos de empresa que emitem esse tipo de documento. Portanto, é extremamente importante ficar atento ao calendário de mudança, pois o modelo 3.10 será desativado.

Isso acontece, pois os sistemas são obrigados a conviver concomitantemente com as duas versões somente por um período de cinco meses — novembro de 2017 a março de 2018.

Mesmo que o ambiente de homologação tenha se iniciado em julho de 2017, onde todos as empresas especializadas em softwares receberam os testes para a nova versão, foi somente em novembro que se deu início ao processo de emissão da nota fiscal 4.0.

Logo, até o mês de março de 2018, as empresas podem emitir os modelos nas duas versões simultaneamente, porém, após esse período, será obrigatória a nova NF-e.

É recomendado que a gestão empresarial não deixe para fazer a migração no último momento, pois esse é um procedimento lento e podem ocorrer problemas que acabam atrasando-o ainda mais.

Quais as principais características desse novo modelo?

Como já dissemos, as principais mudanças ocorreram no layout, principalmente no que diz respeito à inclusão de novos grupos ou opções em grupos já existentes. Porém, algumas outras características da nota fiscal 4.0 merecem atenção. Saiba quais são elas!

1. Padrão de comunicação

Entre as novidades destaca-se a adoção do protocolo TLS 1.2 — pode-se usar algum que seja superior a ele.

Isso significa que o protocolo SSL não pode mais ser usado como padrão de comunicação — ele era permitido na versão anterior da nota fiscal eletrônica. Essa alteração tem como principal objetivo garantir a maior segurança do processo.

2. Campo pagamento

Além disso, as mudanças também afetam gestão de dados relacionados ao pagamento: na versão anterior da NF-e somente existiam os campos à vista e a prazo, porém, nesse novo modelo é possível optar ainda por dinheiro, cartão de crédito e débito ou cheque.

3. Novo layout para o FCP

O Fundo de Combate à Pobreza (FCP) merece uma atenção especial, pois é onde se recebe os recursos provenientes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), além deste ser previsto pela Constituição Federal.

No novo layout o FCP possui campos para operações interestaduais ou internas, com ou sem substituição tributária, sendo necessária a identificação do valor referente ao imposto recolhido a esse fundo.

4. Criação de um novo grupo

Por fim, foi criado o grupo “Rastreabilidade do Produto”, com o intuito de permitir que se faça o rastreamento de qualquer produto que esteja em determinadas condições, como regulações sanitárias, recolhimento e/ou recall, bebidas e águas envasadas, entre outros.

5. Mudanças específicas

Para empresas que produzem medicamentos houve ainda mais uma mudança na nova versão: será necessário informar o código ANVISA nas notas fiscais referentes a esses produtos.

A nota fiscal 4.0 possui vantagens?

Sim! Mesmo que as mudanças sejam pequenas com relação ao grande número de informações contidas na nota fiscal eletrônica, esse novo modelo surgiu com o intuito de fornecer maior segurança e praticidade à empresa, seja área fiscal ou contábil.

Com essa ferramenta ainda mais completa, é possível emitir a nota fiscal do produto e ainda ter um controle maior sobre ele, especialmente no que diz respeito à entrega e forma de pagamento. Além disso, ela proporciona uma visão mais ampla da empresa, com um planejamento mais eficiente, facilitando o dia a dia dos colaboradores.

E não para por aí: os benefícios se estendem também para o campo financeiro, já que há uma redução no custo de impressão de documentos fiscais, o DANFE, e a redução da emissão de papéis, pois é possível utilizar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), centralizando as emissões destes. Ou seja, é a análise de dados em tempo real!

Por fim, podemos citar a facilidade de consulta da nota fiscal 4.0 pela internet, sem ser necessário recorrer a um enorme número de arquivos para encontrar aquele que precisa.

Isso resulta também na maior otimização do tempo, melhorando ainda a fiscalização por parte da própria empresa.

Viu só? A nota fiscal 4.0 surgiu com o intuito de auxiliar as empresas nos trâmites legais relacionados aos seus produtos e serviços e, por isso, não deve ser vista como um transtorno.

Como os principais softwares já estão aptos a essa nova realidade, não será um problema migrar para esse novo modelo, devendo ter atenção somente aos novos requisitos para preenchimento da NF-e!

Quer ficar por dentro desse universo? Então saiba como emitir nota fiscal eletrônica e não perca mais tempo!

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Custos Operacionais: o que são eles e como reduzi-los?

Gestão Empresarial

Todo empresário sabe que, para manter sua empresa ativa, é preciso dinheiro para comprar materiais, pagar salário e tributos, dentre tantas outras necessidades. A essas despesas se dá o nome de custos operacionais. Apesar disso, nem todos têm a clara noção sobre o que é custo operacional.

Basicamente, compreendem todos os gastos relacionados ao funcionamento de uma organização, sejam eles fixos ou variáveis — sem eles, suas atividades se tornam inviáveis.

A grande questão que paira sobre os empresários é como eles podem reduzir esses custos e tornar suas empresas mais lucrativas.

Neste post, traremos o conceito de custos operacionais, suas tipificações e algumas dicas para reduzi-los em sua empresa. Apresentaremos ainda as principais vantagens que eles geram. Confira!

O que é custo operacional?

Como dissemos, os custos operacionais são o dinheiro desembolsado por uma determinada empresa para a execução de suas atividades e assegurar suas operações. Insumos de produção, remuneração de equipes, despesas financeiras e viagens corporativas são consideradas custos operacionais.

Contudo, a questão mais importante é saber diferenciar um custo operacional de um investimento. A aquisição de novas máquinas, equipamentos e computadores são considerados investimentos, afinal, é um capital investido com o objetivo de se obter lucros futuros.

Agora, a compra de papéis, tintas para impressoras e demais insumos de escritórios são custos, pois, apesar de serem fundamentais para o funcionamento da empresa, não possuem expectativas de rendimentos futuros.

Conhecer o custo operacional de sua empresa é fundamental, pois é por meio dele que você poderá precificar seus produtos ou serviços de maneira adequada e não ter prejuízos.

O desconhecimento sobre ele faz com que sua empresa não tenha um controle financeiro efetivo, que não se possa realizar investimentos com segurança e, consequentemente, será impossível verificar desperdícios.

Quais são esses custos?

De forma geral, custos operacionais são em quatro grupos principais: de representação, financeiros, administrativos e não recuperáveis.

Administrativos

salários;
serviços de escritório;
compra de matéria-prima;
aluguéis;
água e luz;
serviços de telecomunicações;
materiais de escritório;
gestão de pessoas.

Financeiros

pagamento de juros;
impostos e taxas;
emissão de notas;
quitação de dívidas.

Não recuperáveis

custos pagos e que não podem ser recuperados por outros meios;
multas rescisórias;
multas por cancelamento de contratos.

De representação

brindes;
materiais impressos de suporte a vendas;
viagens corporativas;
despesas com refeição;
alojamento.

Quais os principais impactos no financeiro da empresa?

Possuir um custo operacional muito elevado pode impactar negativamente nos resultados financeiros de uma empresa, reduzindo sua margem de lucro e, consequentemente, fazendo-a trabalhar com preços mais elevados, reduzindo sua competitividade.

É fundamental que, ao calcular o custo operacional de sua empresa, não se omita nenhum gasto, pois isso gerará uma visão distorcida de quanto a empresa realmente precisa para se manter ativa.

Por essa razão, é importante acompanhá-lo de tempos em tempos, sendo o ideal começar a fazê-lo mensalmente e, posteriormente, aumentar o espaço de tempo.

Desse modo, é possível verificar flutuações, desperdícios e até mesmo a necessidade de novos fornecedores. Esses pontos são fundamentais para que você possa reduzir o custo operacional de sua empresa.

Como reduzir os custos operacionais?

Atualmente, existem diversas técnicas para se reduzir o custo operacional de uma empresa. Contudo, é preciso verificar se cada uma delas se adéqua à sua realidade e necessidade.

Veja abaixo 8 dicas para que você possa reduzi-los em sua organização.

1. Controlar os desperdícios

É muito comum que as empresas percam boa parte de sua lucratividade com desperdício de materiais, processos desnecessários e má gestão de estoque.

Uma boa maneira de se evitar desperdícios é reavaliar todos os processos dentro da empresa, buscando eliminar gargalos e pontos de ociosidade, acompanhar o manuseio de todos os produtos a fim de se evitar quebras e investir em campanhas internas de conscientização de uso de materiais. Desse modo, você já começará a reduzir seus custos de maneira inteligente.

2. Escutar a sua equipe

Existe alguém melhor do que a sua equipe para apontar melhorias em processos para se reduzir custos? É certo que não. Muitas vezes, as melhores soluções para se reduzir os custos operacionais de sua empresa são bem simples e, com certeza, seus colaboradores as conhecem.

Incentivar a exposição das ideias de sua equipe e premiá-la por isso é uma prática comum nas grandes empresas de sucesso — afinal, eles já perceberam que a solução para os mais diversos problemas pode estar dentro de casa.

3. Girar estoque rapidamente

Como dissemos, a gestão de estoque é um dos vilões que corroem a lucratividade da empresa e eleva os custos operacionais. O ideal é realizar um estudo sobre a sua capacidade de armazenamento, sobre a demanda de cada material e sobre as técnicas de manipulação de insumos.

Assim, você encontrará o volume mínimo necessário de cada item e poderá reduzir as quantidades de material armazenado, afinal, estoque em excesso representa dinheiro parado e quanto maior o tempo de armazenamento, maiores são as chances de quebra, perdas e danos.

Ao realizar a gestão de estoque, você consegue fazê-lo girar mais rapidamente, de forma que o dinheiro entre mais rápido e não fique desnecessariamente parado.

4. Renovar máquinas e equipamentos

Você deve estar pensando: “mas a aquisição de máquinas e equipamentos não é um investimento?”. Sim, é um investimento. Contudo, essa aquisição poderá fazer com que sua empresa expanda sua capacidade de produção, reduzindo o custo de hora/máquina.

Equipamentos obsoletos reduzem a qualidade de seus produtos e precisam de muito mais manutenção que um equipamento novo. Todas essas variáveis devem ser levadas em conta ao se realizar um investimento.

5. Adotar sistema de gestão

Apesar do cálculo de custo operacional e a gestão de estoque não serem algo impossível de se fazer em planilhas, a adoção de um sistema de gestão trará muito mais segurança e confiabilidade à sua empresa.

Nele, é possível avaliar o volume de cada produto no estoque, fazer o controle financeiro de sua empresa e reduzir custos com impressões de relatórios desnecessários.

Tudo poderá ser acompanhado em um painel de controle e, sempre que precisar, você poderá gerar relatórios e gráficos de desempenho com apenas alguns cliques, economizando muito tempo e extraindo informações de qualidade.

Outro grande benefício de um sistema de gestão completo é a possibilidade de se trabalhar o relacionamento com seus clientes de maneira muito mais prática, centralizando todas as informações em um único lugar.

6. Utilizar indicadores de desempenho

Utilizar indicadores de desempenho é muito importante para as empresas, pois eles podem facilitar a identificação de gargalos e assim, garantir que erros sejam prontamente corrigidos.

É possível utilizar indicadores de desempenho em praticamente todas as áreas da empresa, como no marketing, nos recursos humanos, entre tantas outras.

7. Monitorar e reformular processos

Todos os processos podem ser monitorados, inclusive acompanhando os indicadores de desempenho, conforme anteriormente citado.

Se no caso do setor de vendas, por exemplo, se verificar que há um investimento elevado para fechar negócio com os clientes, a forma de abordagem pode ser modificada.

8. Renegociar contratos com fornecedores

Verifique os contratos que você tem com fornecedores de matéria prima ou até mesmo de serviços básicos como energia, telefone e internet.

Se você constatar que tem um plano de telefonia para falar uma quantidade X de minutos, mas não o utiliza em sua totalidade, convém mudar para outro mais barato, a título de exemplo.

Quais são as vantagens da redução de custos para as empresas?

Reduzir custos também pode trazer diversas vantagens para as empresas. A seguir, listaremos os 4 maiores benefícios para o seu negócio.

1. Aumento da rentabilidade

Obviamente, gastando menos dinheiro com custos operacionais, sobrará mais lucro para a empresa. Desse modo, haverá maior rentabilidade na organização, que poderá usufruir desses valores extras para fazer melhorias, remunerar melhor seus colaboradores etc.

2. Vantagem competitiva

A vantagem competitiva também é conquistada com a redução de custos. Isso se justifica de uma forma bastante simples, pois a sua empresa arrecadará mais dinheiro.

Assim sendo, com mais valores em caixa, a organização poderá investir em novas tecnologias, em estratégias de marketing, entre outras ações. Isso fará com que o seu negócio esteja sempre um passo à frente da concorrência, que seguirá investindo altos valores em serviços básicos.

3. Disponibilidade de capital

Conforme já dito, a redução de custos fará com que a empresa apresente um fluxo de caixa maior do que seus resultados anteriores. Esse dinheiro extra, se usado de maneira estratégica, poderá ser utilizado em investimentos em aplicações financeiras ou na aquisição de novas unidades.

Quando a empresa faz investimentos, cabe ressaltar, aumenta a sua receita financeira. Com mais capital disponível, por sua vez, a organização se fortalece no mercado e pode atrair investidores ou conseguir mais facilmente empréstimos nos bancos, por exemplo.

4. Menor preço repassado aos consumidores

Para pagar tudo o que necessita e ainda assim obter lucro, as empresas precisam repassar os valores gastos nos produtos ou serviços que comercializa. Isso tudo acaba pesando para o consumidor.

Quando há a redução de custos, a empresa pode baixar os seus preços e assim atrair mais clientes, que deixarão de comprar de um concorrente. Afinal, você oferece um mesmo produto, sem que para isso diminua a qualidade do que está sendo ofertado.

De maneira geral, entender o que é custo operacional, a importância de reduzi-los e como fazer isso é muito importante para os empresários, tendo em vista as diversas vantagens que tal prática proporciona.

Gostou do nosso artigo e quer continuar se informando sobre assuntos relevantes para o seu negócio? Então leia agora mesmo o nosso post “Gestão de desempenho: o que é, porque é importante e mais!”. Temos certeza de que será uma leitura agradável.

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Crescimento da empresa: como conseguir de maneira estruturada

Gestão Empresarial

Trabalhar o crescimento da empresa é uma tarefa essencial para todos os empresários que buscam ganhar mais espaço no mercado. Engana-se que pensa que uma gestão focada no crescimento é apenas para grandes empresas.

Os pequenos e microempresário também devem implantar uma gestão focada no crescimento se quiserem aumentar as suas vendas.

Mas como conseguir um crescimento de maneira estruturada? A fim de responder esta pergunta, fizemos esta postagem. Aqui abordaremos algumas práticas para auxiliar a sua empresa a crescer de forma estruturada.

A importância de um crescimento estruturado

Não é raro encontrar empresários afirmando que a sua empresa está crescendo de maneira muito rápida e que estão preocupados com a sustentabilidade de suas atividades.

Ao crescer de maneira muito rápida e desordenada, em vez de aumento nos lucros, a empresa poderá experimentar, apenas, um aumento nos seus custos, principalmente quando o custo variável da empresa é muito alto.

Mas não pense que crescer e expandir a sua empresa é algo ruim. Por meio dele é possível atingir novos mercados e agregar valor aos seus produtos, contudo, este crescimento deverá ser devidamente planejado.

Para tanto, o empresário deverá considerar uma diversidade de fatores, como seu ponto de equilíbrio financeiro, melhorias em seu controle financeiro e fluxo de caixa, avaliar todos os investimentos necessários e, é claro, a situação atual de seu ramo de atuação.

Ao avaliar todos esses dados, o empresário terá segurança o suficiente para avaliar a viabilidade do crescimento pretendido e estabelecer metas de médio e longo prazo.

Veja algumas ações que ajudarão a sua empresa a alcançar um crescimento sustentável:

1. Tenha um plano de negócios

Muitos empresários ainda não compreenderam a importância e o poder de um plano de negócios bem estruturado.

A primeira coisa que todo empresário deve fazer, antes de abrir uma empresa, é elaborar um plano de negócios completo e o mais detalhado o possível. É por meio dele que você conseguirá identificar todas as variáveis que envolvem o seu negócio.

Com um ele em mãos, você terá um panorama de como está o mercado, quem são os seus clientes, fornecedores, parceiros, valores praticados no mercado e a cesta de produtos ou serviços que a sua empresa possui.

Este plano não é uma ferramenta para conhecer apenas o mercado e seus concorrentes. Ela também é parte essencial para o autoconhecimento da empresa.

2. Conheça o perfil seus clientes

Foi-se o tempo em que saber o perfil de um público era conhecer seu sexo, idade e classe social. Atualmente, existem diversos modelos de classificação e análise de perfil de um público.

Fatores comportamentais e sociais são informações obrigatórias na composição de perfil, ou seja, além de saber quem eles são, o empresário deverá compreender o que seus clientes pensam, gostam, como compram e quais são os seus valores.

Para um crescimento estruturado, você deverá compreender, exatamente, o perfil de seu público, a fim de avaliar se eles possuem interesse por seu produto ou serviço e se estão dispostos a pagar por eles.

Essa compreensão irá indicar a viabilidade, por exemplo, da abertura de uma nova filial ou a criação de um e-commerce, por exemplo.

3. Crie um diferencial

Você fez tudo certo até aqui, contudo, sua empresa é só mais uma oferecendo um mesmo produto ou serviço que milhares de outras empresas. E agora?

Para garantir um crescimento sustentável para a sua empresa, você precisa desenvolver um diferencial competitivo que faça os clientes optarem por sua empresa em detrimento dos seus concorrentes.

Ao definir este diferencial, você conseguirá agregar valor ao seu produto ou serviço e fidelizar os seus clientes, sendo este um dos principais fatores para garantir um crescimento sustentável, afinal, ele gera um faturamento recorrente e permite realizar a previsão de lucros com maior segurança.

Ao falar em diferencial, devemos sempre nos lembrar de uma coisa muito importante: atendimento de qualidade, atendimento personalizado e um excelente trabalho de pós-venda não são diferenciais, são obrigação para todas as empresas que buscam crescer.

O diferencial de uma empresa deverá explicitar seus valores, posicionamento de mercado e/ou emprego de técnicas ou tecnologias exclusivas em seus produtos ou serviços.

4. Tenha um controle financeiro rígido

Você sabe exatamente qual é o custo que a sua empresa possui todo mês? Pois este é o primeiro passo para se alcançar um controle financeiro de qualidade.

Ao saber qual é o seu custo, você poderá avaliar qual será o valor mínimo de arrecadação (vendas) que a sua empresa precisa ter para poder pagar as contas em dia e gerar lucros.

Além desse levantamento, realizar o controle do fluxo de caixa de sua empresa é essencial. Registre tudo o que entra e tudo o que sai para não ter uma desagradável surpresa no final do mês.

Principalmente nas micro e pequenas empresas, o lucro costuma escorrer por meio de gastos nãos registrados e que, no final do mês, o empresário não sabe para onde foi.

Mais um fator importante é realizar a separação total do que é dinheiro do empresário e o que é dinheiro da empresa.

Muitos não os separam e utilizam dinheiro de uma fonte para pagar outra, gerando prejuízos em um dos dois lados e, possivelmente, até problemas com o fisco, caso ele avalie que está ocorrendo a sonegação de impostos.

Para evitar complicações, o empresário deve definir um pró-labore e não cair na tentação de pegar um valor a mais do que o estabelecido.

Caso ocorra algum grande imprevisto e você precise de mais dinheiro, recorra a soluções que não envolvam a retirada de mais capital de dentro da empresa.

Se você observar as ações aqui apontadas, sem dúvidas, alcançar um crescimento sustentável para a sua empresa será muito mais fácil do que você imagina.

Lembre-se sempre que a gestão de uma empresa é coisa séria, independentemente de seu tamanho ou ramo de atuação, e que deve ser encarada de maneira totalmente profissional.

Agora que você já sabe mais sobre a importância de trabalhar o crescimento da empresa de maneira estruturada, aproveite para assinar nosso newsletter e fique por dentro de mais conteúdo como este!

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Qual a solução para seus problemas de fluxo de caixa? Descubra aqui

Gestão Empresarial, Tecnologia

Depois de ter o seu próprio negócio, outro importante passo é fazer a gestão financeira empresarial de maneira eficiente. Já parou para pensar que essa tarefa nem sempre é fácil e que alguns erros podem descompassar a sua organização financeira?

Neste post você vai compreender alguns dos principais problemas de fluxo de caixa e também como resolvê-los. Com isso, você otimiza essa ferramenta, turbina as suas finanças e maximiza os seus resultados!

Não entender o fluxo de caixa

O primeiro problema de fluxo de caixa é não entender como essa ferramenta funciona. Isso ocorre porque, apesar do nome, devem ser levados em consideração, na hora de registrar o fluxo de caixa, também os valores das conta-correntes e aplicações de curto prazo.

Esses valores também são conhecidos como equivalentes de caixa. Os equivalentes de caixa são disponibilidades porque, caso necessário, podem ser facilmente convertidos em dinheiro. Assim, na hora de registrar o fluxo de caixa, além desses valores também deverão ser registradas as entradas e saídas.

As entradas são recebimentos, em sua maioria, relacionados com a comercialização de produtos ou serviços. As empresas também podem ter outras entradas, como valores recebidos de aluguéis, aplicações financeiras, entre outros tipos de recebimentos.

Já as saídas possuem relação com a atividade operacional do negócio. Logo, valores pagos para funcionários, fornecedores, impostos, contas diversas, entre outros, entrarão nessa categoria. Da comparação desse valores será obtido o fluxo de caixa do período.

Não detalhar e registrar a movimentação

Um fluxo de caixa pode naufragar totalmente se não for detalhado e completo. Ele é uma ferramenta financeira e gerencial, e precisa que a informação seja o mais detalhada possível para fornecer todos os dados ao tomador de decisões.

Outro erro que compromete a eficiência do fluxo de caixa é a falta de reconhecimento dos registros. Mesmo que os valores pareçam insignificantes deverão ser registrados, já que no final do período farão diferença no valor acumulado do fluxo de caixa.

O detalhamento e o registro devido de toda a movimentação também ajudarão a compreender como está a real situação financeira da empresa. Assim, caso surja alguma dúvida em relação a algum documento é possível consultar o registro e verificar o que houve.

Adicionalmente deve-se utilizar na contabilização desses registros documentos contábeis que comprovem a situação. Para isso devem ser utilizadas notas fiscais, cupons, contratos, entre outros documentos que possam demonstrar, de forma devida, o que foi registrado.

Não analisar as categorias

Outro erro comum no fluxo de caixa é esquecer de analisar as categorias do fluxo de caixa. Muitos gestores ignoram a parte gerencial da ferramenta, que é justamente fornecer uma visão sobre o comportamento, tanto das receitas quanto das despesas.

Para evitar esses erros, além de um fluxo de caixa em dia, detalhado e completo, é preciso contar com um bom sistema integrado. Isso ocorre porque apenas partindo da informação completa e com a ajuda da tecnologia será possível analisar de forma gerencial as categorias de resultado.

Em relação às receitas será possível conhecer, por exemplo, quem são os principais clientes, o valor do ticket médio, a sazonalidade e outras particularidades da empresa em relação às suas entradas. Com isso, o gestor pode decidir o melhor mix de vendas, descontos, preços especiais e outras formas de maximizar os lucros.

Já as despesas podem ser categorizadas por tipo, em relação ao total de gastos, por volume histórico, entre outras possibilidades. Com base nesses dados, o gestor pode fazer substituições, cortes e tomar outros tipos de decisão que também visem à melhoria dos resultados.

Não lembrar das contas a pagar e a receber

Esquecer das contas a pagar e a receber também pode comprometer o fluxo de caixa. Em relação às contas a pagar, muitas empresas acabam pagando multas e juros de forma desnecessária, porque esquecem de suas contas ou simplesmente porque não possuem capital de giro para pagá-las.

Para evitar isso é preciso ficar de olho nas contas a receber. Assim, ao menor sinal de que um dos clientes não irá honrar com as suas dívidas junto à sua organização é preciso agir e evitar que ele fique em inadimplência, prejudicando ainda mais o capital de giro da organização.

Outra medida que pode ser tomada é a negociação cuidadosa dos prazos que são fornecidos a esses clientes. Eles deverão ser equilibrados com os prazos que a sua empresa recebe dos seus fornecedores, justamente para evitar que a empresa fique sem capital para arcar com as suas obrigações.

O fluxo de caixa permite racionalizar e entender melhor esses prazos, permitindo melhor organização financeira da empresa. Caso a empresa utilize o planejamento estratégico, também poderá criar uma reserva financeira para eventuais dificuldades ou buscar fontes que aumentem os recursos com melhores juros, prazos e condições de pagamento.

Não utilizar a tecnologia

Muitos gestores ainda acreditam que o fluxo de caixa não precisa ser elaborado ou que pode ser elaborado sem o uso da tecnologia. Entretanto, esse é um erro fatal e tão sério que pode comprometer não só o fluxo de caixa como todo o processo de gestão.

Utilizar um bom sistema de gestão integrado é essencial para aquelas empresas que querem racionalizar tempo e dinheiro. Além de integrar diferentes áreas, permitindo ganhos em eficiência, evitando erros e retrabalhos, um bom software impulsiona a elaboração do fluxo de caixa.

O processo de conferência, controle e análise do fluxo de caixa fica muito mais rápido, fácil e prático, já que com um ERP — como também são conhecidos esses softwares — existe a padronização e a otimização das tarefas.

Um sistema integrado de gestão adicionalmente destaca-se pela flexibilidade na geração de dados e pela segurança no armazenamento deles. Essas soluções permitem uma visão global de como estão as finanças sob diferentes pontos de vista, o que é essencial ao processo de tomada de decisão.

Você acabou de entender alguns problemas de fluxo de caixa que podem minar a gestão financeira da sua organização. Além da falta de entendimento da ferramenta, não registrar todas as informações ou ainda deixá-las de forma incorreta pode fazer com que o fluxo de caixa não cumpra o seu papel como ferramenta de gestão.

Um dos maiores pecados em finanças é não usar a tecnologia, que é a grande aliada para otimizar o fluxo de caixa e permitir diferentes análises e impulsionar o processo de tomada de decisão.

Esquecer de uma gestão ativa das contas a pagar e a receber também não pode fazer parte da vida daqueles empresários que querem ter sucesso no uso dessa ferramenta!

E você, quer saber mais sobre como a tecnologia e o fluxo de caixa podem ajudar a sua organização? Que tal ler outro post sobre fluxo de caixa?

Qual a solução para seus problemas de fluxo de caixa? Descubra aqui Read More »

Entenda como a tecnologia pode ajudar no fluxo de caixa

Gestão Empresarial, Tecnologia

Quer que a sua empresa cresça? Então, cuide da saúde dela! A saúde da empresa se manifesta por meio do equilíbrio financeiro, que só se alcança com uma boa gestão do fluxo de caixa — com ele são controladas todas as entradas e saídas de valores. Examinando os registros do fluxo de caixa, conseguimos identificar descompassos entre o ritmo de entrada e o ritmo de saída dos recursos financeiros e tomar ações para evitar o endividamento do negócio.

De acordo com uma pesquisa do Sebrae Nacional, o índice médio de mortalidade de empresas nos primeiros dois anos é de 26,9% e uma das principais causas está no descontrole do fluxo de caixa. Dentre as pequenas e médias empresas, parte não controla o fluxo de caixa, algumas controlam em planilhas eletrônicas e há também aquelas que lançam mão da tecnologia para fazer a gestão financeira da empresa, geralmente, implantando sistemas integrados de gestão (ERP). Neste post, veja como um sistema de gestão pode ajudar a sua empresa nesta importante tarefa:

Confiabilidade dos dados

No sistema ERP, à medida que são registradas as vendas, as compras, os investimentos financeiros, os pagamentos, os recebimentos e outros eventos que geram movimentação financeira, a atualização do fluxo de caixa é instantânea, refletindo a situação do momento. Já nas planilhas eletrônicas, geralmente, os lançamentos refletem o movimento do dia anterior, quando a pessoa que adiciona os dados é muito disciplinada.

Facilidade para planejar

Como o fluxo de caixa apresenta um retrato da situação atual e a projeção de movimento financeiro futuro, facilita a tarefa de planejar os pagamentos e recebimentos de recursos. Assim, quando fica claro que os recebimentos serão insuficientes para realizar os pagamentos previstos, poderão ser tomadas ações como: adiar compras, negociar prazos de pagamentos, resgatar recursos investidos, cobrar clientes inadimplentes e reduzir parcelamentos nas vendas, colocando as finanças nos eixos a tempo de evitar problemas.

Facilidade para fechar o caixa

O ERP gera relatórios do movimento financeiro do caixa, segmentados por tipo de recebíveis: cartão de débito, cartão de crédito, cheque e dinheiro. Com isso, é possível fazer o fechamento de caixa mais rapidamente e, posteriormente, conferir se os valores de cartões e cheques foram efetivamente creditados na conta bancária da empresa.

Maior controle das movimentações

Com software de gestão é possível registrar todo e qualquer gasto e recebimento, classificando-os por categorias. Assim, é possível conhecer bem o movimento financeiro e perceber onde existem desperdícios (despesas exageradas), indisciplinas (várias retiradas pelos sócios) ou ineficiências (compras com prazo curto de pagamento), por exemplo. Quando o gestor realmente tem esse controle, ele será capaz de ajustar as práticas operacionais e gerenciais da empresa e corrigir as falhas.

Um fluxo de caixa bem-feito é muito importante para a saúde financeira da organização e, consequentemente, quanto mais profissional for o seu gerenciamento, melhores serão os resultados que a empresa poderá alcançar. Neste contexto, o uso e aplicação da tecnologia disponível em um software de gestão integrada, ajuda de maneira bastante efetiva no controle dos eventos que geram despesas e receitas.

Como é a gestão do fluxo de caixa na sua empresa? Você conta com o suporte de algum tipo de de tecnologia? Deixe seu comentário!

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6 fatos que mostram a importância do fluxo de caixa para PME’s

Gestão Empresarial

É grande a importância do fluxo de caixa atualizado e bem gerenciado para a manutenção da saúde das empresas – especialmente das pequenas e médias – e para o provimento das condições favoráveis para o seu crescimento, perenidade e sustentabilidade. No fluxo de caixa são mapeados os recursos financeiros disponíveis em caixa e investidos em ativos (ações, estoques, renda fixa, etc.) e projetos, além de quantificar os valores de contas a pagar e contas a receber, previstos para determinado período, possibilitando promover ações para garantir o equilíbrio financeiro da organização.

Neste post, conheça os 6 benefícios de ter um fluxo de caixa:

1 – Ferramenta de ação preventiva

As informações do fluxo de caixa permitem antever a falta de recursos financeiros, em determinados períodos, para cobrir os compromissos de contas a pagar. Isso permite agir preventivamente, tomando ações, como: promoções para incentivar aumento das vendas com pagamentos à vista, marketing ativo para gerar novas contas a receber no período em questão ou resgate de investimentos bancários. Dessa forma, é possível evitar o endividamento com a contração de empréstimos ou o pagamento de multas e juros pelo pagamento de contas em atraso.

2 – Projeções de vendas

O volume de contas a receber pode ser acompanhado dia a dia por meio do fluxo de caixa. Ele permite fazer projeções de vendas que nortearão o estabelecimento de metas de produtividade e que contribuirão para ampliar as entradas de recursos financeiros.

3 – Planejamento de investimentos

A provisão de recursos para investimentos pode ser gerenciada no fluxo de caixa de modo planejado, para que aconteçam no momento apropriado, sem intempestividades que poderiam causar desequilíbrio financeiro.

4 – Medição do nível de inadimplência

É possível apurar o nível de inadimplência dos clientes nos registros do fluxo de caixa, tomando providências de cobranças e renegociação de débitos para recuperação de créditos.

5 – Gerenciamento de custos e despesas

O fluxo de caixa demonstra os custos e despesas realizadas, permitindo elaborar um plano de ação para reduzi-los e para conscientizar as equipes internas quanto a boas práticas de sustentabilidade.

6 – Evita fraudes, desvios e descontroles

Para ter segurança da informação registrada no fluxo de caixa, é imprescindível estabelecer rotinas de controle, tais como:

Fechamento diário do movimento de caixa – conferência minuciosa dos valores recebidos em cheques, cartões e dinheiro, com sua confrontação com as vendas realizadas e a previsão de contas a receber do dia;
Inventário rotativo de estoque – conferência periódica dos saldos de estoque para evitar desvios e descontroles de registros de entradas e saídas;
Controle de retiradas financeiras dos sócios – registrando cada centavo retirado do caixa pelos sócios, no momento exato do fato, evitando descontroles.

Lembre-se sempre da importância do fluxo de caixa no processo de gestão financeira da sua empresa. Com ele, os controles de entradas e saídas de recursos financeiros são aprimorados e a gestão empresarial de todo o negócio se aperfeiçoa, com a melhoria dos processos que concorrem para a saúde financeira da organização. Aprimore continuamente seus conhecimentos sobre fluxo de caixa!

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5 principais erros de fluxo de caixa que sua empresa deve evitar

Gestão Empresarial

Erros de fluxo de caixa são perigosos e podem comprometer todo o planejamento da sua empresa. O gerenciamento financeiro é a base sobre a qual você estabelece seus objetivos, prevê resultados, lida com as necessidades do negócio no dia a dia e organiza pagamentos e recebimentos.

A boa notícia é que é totalmente possível obter um controle eficaz do fluxo de caixa. Basta evitar algumas práticas que, infelizmente, são muito comuns entre gestores de todos os segmentos e tamanhos.

Basicamente, saber como lidar com o dinheiro da empresa exige disciplina e uma abordagem realista sobre o presente e o futuro. Conheça agora os principais erros neste departamento e saiba como evitá-los a fim de garantir a sustentabilidade do seu negócio.

Erros de fluxo de caixa: quando o dinheiro se torna um problema

Deixar de atualizar informações com regularidade

O fluxo de caixa é um procedimento diário, pois todos os dias há entradas e saídas a registrar. Quando o gestor deixa informações desatualizadas com frequência e decide fazer desta uma prática semanal, ou mesmo mensal, ele corre o risco de lidar com cenários imprecisos, o que compromete a tomada de decisões importantes em relação à sustentabilidade do negócio. A única forma de antecipar problemas e encontrar soluções a tempo é acompanhar o fluxo de caixa continuamente.

Não utilizar categorias para os lançamentos em caixa

Entradas e saídas devem ter lugares próprios (e diferentes!) no fluxo de caixa, e o uso de categorias deixa tudo mais fácil na hora de rastrear e entender o panorama financeiro da empresa. É preciso que cada lançamento faça parte de um grupo específico, de forma que o gestor saiba fazer a distinção entre despesas gerais, pró-labore, contas fixas, impostos, investimentos, salários, etc.

Contar com dinheiro que ainda não existe de fato

É tentador lançar uma boa venda a prazo e sentir que o caixa da empresa está robusto, mas o equívoco por trás desta atitude é simples: não se deve contar com recursos que ainda não são realidade. Ao longo do tempo, a distorção no caixa da empresa tenderá a aumentar significativamente, e quando o gestor menos esperar, seu planejamento financeiro será uma farsa. Portanto, lance apenas o que for recebido no mês.

Comprometer as receitas além do recomendável

Tão importante quanto investir é entender a hora certa de fazê-lo. Errar neste aspecto significa comprometer o caixa da empresa além de sua capacidade, e aí o investimento se transforma em entrave. Estude o momento certo e planeje cada passo, avaliando o impacto das parcelas no caixa mensal.

Fazer previsões excessivamente otimistas

O otimismo é saudável, mas não há lugar para fantasias na gestão de empresas. Um dos maiores erros de fluxo de caixa é imaginar cenários grandiosos, com crescimento a taxas impressionantes e previsões de faturamento incompatíveis com a realidade. O indicado é adotar uma postura mais sóbria, sempre levando em conta a sazonalidade do mercado, a conjuntura econômica do país, o histórico de desempenho da empresa e os dados reais do fluxo de caixa diário.

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fluxo de caixa

5 coisas que você precisa saber sobre a nota fiscal 4.0

O que é a nota fiscal 4.0?

Para quais empresas ela é aplicável?

Quais as principais características desse novo modelo?

1. Padrão de comunicação

2. Campo pagamento

3. Novo layout para o FCP

4. Criação de um novo grupo

5. Mudanças específicas

A nota fiscal 4.0 possui vantagens?

Custos Operacionais: o que são eles e como reduzi-los?

O que é custo operacional?

Quais são esses custos?

Quais os principais impactos no financeiro da empresa?

Como reduzir os custos operacionais?

1. Controlar os desperdícios

2. Escutar a sua equipe

3. Girar estoque rapidamente

4. Renovar máquinas e equipamentos

5. Adotar sistema de gestão

6. Utilizar indicadores de desempenho

7. Monitorar e reformular processos

8. Renegociar contratos com fornecedores

Quais são as vantagens da redução de custos para as empresas?

1. Aumento da rentabilidade

2. Vantagem competitiva

3. Disponibilidade de capital

4. Menor preço repassado aos consumidores

Crescimento da empresa: como conseguir de maneira estruturada

A importância de um crescimento estruturado

1. Tenha um plano de negócios

2. Conheça o perfil seus clientes

3. Crie um diferencial

4. Tenha um controle financeiro rígido

Qual a solução para seus problemas de fluxo de caixa? Descubra aqui

Não entender o fluxo de caixa

Não detalhar e registrar a movimentação

Não analisar as categorias

Não lembrar das contas a pagar e a receber

Não utilizar a tecnologia

Entenda como a tecnologia pode ajudar no fluxo de caixa

Confiabilidade dos dados

Facilidade para planejar

Facilidade para fechar o caixa

Maior controle das movimentações

6 fatos que mostram a importância do fluxo de caixa para PME’s

1 – Ferramenta de ação preventiva

2 – Projeções de vendas

3 – Planejamento de investimentos

4 – Medição do nível de inadimplência

5 – Gerenciamento de custos e despesas

6 – Evita fraudes, desvios e descontroles

5 principais erros de fluxo de caixa que sua empresa deve evitar

Erros de fluxo de caixa: quando o dinheiro se torna um problema

Deixar de atualizar informações com regularidade

Não utilizar categorias para os lançamentos em caixa

Contar com dinheiro que ainda não existe de fato

Comprometer as receitas além do recomendável

Fazer previsões excessivamente otimistas

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