Eventos empresariais: como escolher e organizar
Quantos eventos empresariais devo participar por ano?
Se você é um empresário, administrador ou gestor de um negócio, é muito provável que tenha pouquíssimo tempo disponível em sua agenda.
Mesmo assim, é altamente recomendável que você participe de ao menos 2 eventos empresariais no ano.
Quando sou convidada a ir em um evento destes, sempre me passa pela cabeça alguns pensamentos como “vou deixar de entregar aquela atividade que prometi”, “vou ter que remarcar aquela reunião”, “nada de treino após o trabalho”, e no final, aproveito muito, volto pra empresa cheia de ideias, chamo todos os colaboradores na mesma semana pra discutí-las, conto casos de sucesso que ouvi, falo sobre gente que conheci e sempre agrego alguma novidade na minha rotina aqui na G2.
Então sempre vale a pena se você considerar que o conteúdo tem que ser do seu interesse e o network tem que valer a pena, aí é só tratar de reservar o quanto antes esta data na sua agenda pra que você não desista de participar!
E quando a minha empresa é quem promove o evento? Qual o melhor formato?
Os menores são os melhores!
Este é nosso lema na G2, como somos muito próximos dos nossos clientes, queremos poder dar atenção a eles e este tipo de evento nos permite um café com um, uma citação durante uma palestra da experiência de um outro que está entre o público, é muito mais proveitoso, pessoal e combina muito com o nosso orçamento que não é muito semelhante a das grandes empresas não é mesmo?
Quando preparamos estes encontros temos o cuidado de pensar principalmente nos seguintes pontos:
Data
Como nosso foco é PME, já sabemos que geralmente o quadro de funcionários é justo, que não é fácil tirá-los da empresa, então nada de agendar eventos em períodos de fechamento de mês, fatalmente as pessoas poderão estar focadas em faturar e/ou entregar relatórios mensais. Outros dias e horários que podem sabotar seu evento, principalmente aqui em São Paulo, são os dias e horários com mais trânsito, as pessoas podem desistir no meio do caminho ou chegar atrasadas quebrando o ritmo do seu evento.
Local e infraestrutura
Estes também são sempre impactantes, se o local é de difícil acesso, mesmo que sua equipe tenha feito um ótimo trabalho confirmando a participação dos convidados para o seu evento, a quebra pode ser maior da que você esperava. Outro ponto relevante é o estacionamento, se o convidado tem dificuldade pra estacionar é bem provável que se atrase e perca o início do evento.
Por fim, contemple no seu check list um espaço apropriado, blocos para anotações, canetas, som, datashow e minimamente um coffee break que é sempre acolhedor e onde acontece o network.
E pra qualquer formato, havendo verba, é sempre bom um presentinho no final como agradecimento pelo tempo do seu convidado, lembre-se, principalmente se sua empresa é do ramo de serviço, seu cliente ou lead está fazendo negócios com pessoas e releva a experiência e relacionamento que tem com você e com os seus.
Tema
Este merece toda atenção e planejamento, novidades e conteúdo não faltam, mas o importante é que você tenha claro qual o objetivo do seu evento. Será um evento pra network, relacionamento? É uma apresentação de novos produtos e serviços que a sua empresa está ofertando? Ou se trata de uma nova questão de mercado que afeta a maioria dos seus clientes e que você está habilitado a ajudar? Tendo isto claro, você não terá dificuldade em encontrar um tema interessante para o seu público alvo.
Convidados
Aqui na G2, obviamente, usamos as funções de CRM do SAP Business One, o que não quer dizer que neste momento não haja um pequeno “conflito interno” quando percebemos que há alguma desatualização em nossa base de dados, porque até quem é de tecnologia de vez em quando gosta de usar um “papel de pão”. O bom é que nos obrigamos a fazer uma auditoria em nossos dados e todo mundo corre pra deixar o CRM em ordem.
Uma forma rápida e eficaz de se fazer um convite é fazê-lo eletronicamente, nós já não fazemos um convite impresso há muito tempo, é bem mais rápido e a natureza agradece. Depois do envio do 1o. email você precisa sempre reforçar aos que não aderiram ao convite ainda enviando um 2o. email ou mesmo telefonando. E aos que já confirmaram presença, agradecer por suas inscrições e enviar um invite para que não esqueçam de colocar seu evento em suas agendas pessoais.
Então vamos lá, escolha os eventos que vai participar e prepare um calendário dos que você vai promover e tenha ótimos encontros empresariais neste semestre!
