Depois de ter o seu próprio negócio, outro importante passo é fazer a gestão financeira empresarial de maneira eficiente. Já parou para pensar que essa tarefa nem sempre é fácil e que alguns erros podem descompassar a sua organização financeira?
Neste post você vai compreender alguns dos principais problemas de fluxo de caixa e também como resolvê-los. Com isso, você otimiza essa ferramenta, turbina as suas finanças e maximiza os seus resultados!
Não entender o fluxo de caixa
O primeiro problema de fluxo de caixa é não entender como essa ferramenta funciona. Isso ocorre porque, apesar do nome, devem ser levados em consideração, na hora de registrar o fluxo de caixa, também os valores das conta-correntes e aplicações de curto prazo.
Esses valores também são conhecidos como equivalentes de caixa. Os equivalentes de caixa são disponibilidades porque, caso necessário, podem ser facilmente convertidos em dinheiro. Assim, na hora de registrar o fluxo de caixa, além desses valores também deverão ser registradas as entradas e saídas.
As entradas são recebimentos, em sua maioria, relacionados com a comercialização de produtos ou serviços. As empresas também podem ter outras entradas, como valores recebidos de aluguéis, aplicações financeiras, entre outros tipos de recebimentos.
Já as saídas possuem relação com a atividade operacional do negócio. Logo, valores pagos para funcionários, fornecedores, impostos, contas diversas, entre outros, entrarão nessa categoria. Da comparação desse valores será obtido o fluxo de caixa do período.
Não detalhar e registrar a movimentação
Um fluxo de caixa pode naufragar totalmente se não for detalhado e completo. Ele é uma ferramenta financeira e gerencial, e precisa que a informação seja o mais detalhada possível para fornecer todos os dados ao tomador de decisões.
Outro erro que compromete a eficiência do fluxo de caixa é a falta de reconhecimento dos registros. Mesmo que os valores pareçam insignificantes deverão ser registrados, já que no final do período farão diferença no valor acumulado do fluxo de caixa.
O detalhamento e o registro devido de toda a movimentação também ajudarão a compreender como está a real situação financeira da empresa. Assim, caso surja alguma dúvida em relação a algum documento é possível consultar o registro e verificar o que houve.
Adicionalmente deve-se utilizar na contabilização desses registros documentos contábeis que comprovem a situação. Para isso devem ser utilizadas notas fiscais, cupons, contratos, entre outros documentos que possam demonstrar, de forma devida, o que foi registrado.
Não analisar as categorias
Outro erro comum no fluxo de caixa é esquecer de analisar as categorias do fluxo de caixa. Muitos gestores ignoram a parte gerencial da ferramenta, que é justamente fornecer uma visão sobre o comportamento, tanto das receitas quanto das despesas.
Para evitar esses erros, além de um fluxo de caixa em dia, detalhado e completo, é preciso contar com um bom sistema integrado. Isso ocorre porque apenas partindo da informação completa e com a ajuda da tecnologia será possível analisar de forma gerencial as categorias de resultado.
Em relação às receitas será possível conhecer, por exemplo, quem são os principais clientes, o valor do ticket médio, a sazonalidade e outras particularidades da empresa em relação às suas entradas. Com isso, o gestor pode decidir o melhor mix de vendas, descontos, preços especiais e outras formas de maximizar os lucros.
Já as despesas podem ser categorizadas por tipo, em relação ao total de gastos, por volume histórico, entre outras possibilidades. Com base nesses dados, o gestor pode fazer substituições, cortes e tomar outros tipos de decisão que também visem à melhoria dos resultados.
Não lembrar das contas a pagar e a receber
Esquecer das contas a pagar e a receber também pode comprometer o fluxo de caixa. Em relação às contas a pagar, muitas empresas acabam pagando multas e juros de forma desnecessária, porque esquecem de suas contas ou simplesmente porque não possuem capital de giro para pagá-las.
Para evitar isso é preciso ficar de olho nas contas a receber. Assim, ao menor sinal de que um dos clientes não irá honrar com as suas dívidas junto à sua organização é preciso agir e evitar que ele fique em inadimplência, prejudicando ainda mais o capital de giro da organização.
Outra medida que pode ser tomada é a negociação cuidadosa dos prazos que são fornecidos a esses clientes. Eles deverão ser equilibrados com os prazos que a sua empresa recebe dos seus fornecedores, justamente para evitar que a empresa fique sem capital para arcar com as suas obrigações.
O fluxo de caixa permite racionalizar e entender melhor esses prazos, permitindo melhor organização financeira da empresa. Caso a empresa utilize o planejamento estratégico, também poderá criar uma reserva financeira para eventuais dificuldades ou buscar fontes que aumentem os recursos com melhores juros, prazos e condições de pagamento.
Não utilizar a tecnologia
Muitos gestores ainda acreditam que o fluxo de caixa não precisa ser elaborado ou que pode ser elaborado sem o uso da tecnologia. Entretanto, esse é um erro fatal e tão sério que pode comprometer não só o fluxo de caixa como todo o processo de gestão.
Utilizar um bom sistema de gestão integrado é essencial para aquelas empresas que querem racionalizar tempo e dinheiro. Além de integrar diferentes áreas, permitindo ganhos em eficiência, evitando erros e retrabalhos, um bom software impulsiona a elaboração do fluxo de caixa.
O processo de conferência, controle e análise do fluxo de caixa fica muito mais rápido, fácil e prático, já que com um ERP — como também são conhecidos esses softwares — existe a padronização e a otimização das tarefas.
Um sistema integrado de gestão adicionalmente destaca-se pela flexibilidade na geração de dados e pela segurança no armazenamento deles. Essas soluções permitem uma visão global de como estão as finanças sob diferentes pontos de vista, o que é essencial ao processo de tomada de decisão.
Você acabou de entender alguns problemas de fluxo de caixa que podem minar a gestão financeira da sua organização. Além da falta de entendimento da ferramenta, não registrar todas as informações ou ainda deixá-las de forma incorreta pode fazer com que o fluxo de caixa não cumpra o seu papel como ferramenta de gestão.
Um dos maiores pecados em finanças é não usar a tecnologia, que é a grande aliada para otimizar o fluxo de caixa e permitir diferentes análises e impulsionar o processo de tomada de decisão.
Esquecer de uma gestão ativa das contas a pagar e a receber também não pode fazer parte da vida daqueles empresários que querem ter sucesso no uso dessa ferramenta!
E você, quer saber mais sobre como a tecnologia e o fluxo de caixa podem ajudar a sua organização? Que tal ler outro post sobre fluxo de caixa?
