O go-live não é a linha de chegada do SAP Business One

No dia do go-live existe um clima de encerramento. O cronograma fecha, o time comemora, o projeto é dado como entregue e as pessoas voltam para as suas funções de origem.

Faz sentido como marco de projeto e é enganoso como marco de negócio. O que foi entregue naquele dia é a estrutura, não o resultado. O retorno de um ERP não aparece na virada, aparece no uso, e o uso só gera valor enquanto o sistema acompanha a empresa que ele deveria representar.

O problema é que a empresa continua mudando depois do go-live e, na maior parte dos casos, ninguém fica responsável por fazer o sistema mudar junto.

Este artigo trata de como identificar que isso está acontecendo, de quais momentos do negócio tornam a situação mais cara e de por que a evolução de um ambiente SAP Business One raramente acontece por conta própria.

O que o go-live entrega e o que ele não entrega

O go-live entrega estrutura. Processo desenhado, dado migrado, usuário treinado e sistema no ar. É muita coisa e não é pouco trabalho, mas é um começo.

O que ele não entrega é adoção plena, porque adoção se constrói no uso e não no treinamento. Não entrega o aprendizado que só aparece quando o processo encontra a exceção real, aquela que ninguém lembrou de citar no blueprint. E não entrega as decisões que ainda não foram tomadas porque o cenário que as exigiria não tinha acontecido.

É por isso que o primeiro ano depois da virada costuma ser, ao mesmo tempo, o de maior ganho e o de maior necessidade de revisão. A empresa descobre o que o sistema faz bem e descobre também onde o desenho ficou apertado.

Quando ninguém assume essa revisão, o ambiente congela no desenho original. E o congelamento é silencioso.

Quatro sinais de que o seu SAP Business One parou de evoluir

Nenhum deles aparece como alerta no sistema. Todos aparecem na rotina, e normalmente quem percebe primeiro é quem opera, não quem decide.

As planilhas voltaram. Não as antigas, que nunca saíram de cena, mas as novas. Aquelas criadas depois do go-live para controlar algo que o sistema deixou de acompanhar quando a operação mudou. Cada planilha nova é a medida exata de uma distância entre o processo real e o processo desenhado.

As demandas existem, mas não têm prioridade. Há uma lista de pedidos do financeiro, do comercial e da operação, e ninguém ordena essa lista por critério. O que avança é o que vem de quem insiste mais, não o que traria mais resultado. Fila sem priorização não é fila, é acúmulo.

Existem atalhos por fora do sistema. O processo oficial está no SAP, mas a operação faz diferente e registra depois, ou registra parcialmente. Isso costuma ser lido como indisciplina do time. Quase sempre é o contrário: é o time compensando um processo que parou de refletir como o trabalho acontece hoje.

Ninguém consegue mostrar o retorno. Pergunte ao gestor o que melhorou desde o go-live e a resposta vem em adjetivo. Ficou mais organizado, ficou mais controlado. Sem linha de base medida no início e sem indicador acompanhado depois, não existe conversa possível sobre retorno, só percepção.

Um sinal isolado é ruído. Dois ou mais aparecendo juntos indicam que o ambiente parou no desenho original enquanto a empresa seguiu em frente.

Os momentos que tornam isso caro

A estagnação do ambiente pode conviver com a operação por bastante tempo sem causar dano visível. O custo aparece de uma vez, e sempre nos mesmos momentos.

Crescimento: Volume maior, mais produtos, mais filiais, mais gente. O desenho que funcionava com o porte anterior passa a produzir gargalo, e o sintoma chega como lentidão de processo, não como falha de sistema.

Nova liderança: Um diretor financeiro ou um gestor novo chega e começa a pedir informação que o sistema não entrega no formato desenhado três anos atrás. Não porque o sistema é ruim, mas porque ele foi configurado para responder às perguntas de outra gestão.

Aquisição ou fusão: Outra empresa significa outro plano de contas, outras regras de negócio e outra base de cadastro. Consolidar isso em um ambiente que não foi revisado desde a implantação transforma integração em reimplantação.

Mudança legal com prazo: A Reforma Tributária é o exemplo em curso, mas vale para qualquer alteração fiscal com data. Ambiente desatualizado e cadastro sem revisão transformam uma adequação prevista em corrida contra o relógio.

Auditoria ou due diligence: Alguém de fora pede a rastreabilidade de um número até a origem. É o momento em que processos que rodam por fora do sistema e controles mantidos em planilha deixam de ser inconveniência interna e passam a ser risco documentado.

O que esses cinco momentos têm em comum é que nenhum deles avisa com antecedência confortável. Todos chegam com prazo definido por outra pessoa.

Por que a evolução não acontece sozinha

Existe uma leitura comum de que, depois da implantação, o sistema entra em regime e só precisa de suporte. Essa leitura não é sustentada nem pela prática nem pela metodologia.

A própria SAP não trata o go-live como encerramento. Na metodologia SAP Activate, as fases de implantação são seguidas por uma fase de operação, em que entram a implementação e a otimização dos padrões de operação da solução. O material oficial também descreve o período de hypercare logo após a virada e prevê que um segundo release percorra as fases novamente, até um segundo go-live. A estrutura pressupõe continuidade, não conclusão.

Na prática, porém, a continuidade raramente é contratada. Suporte é remunerado por chamado atendido, então responde ao que quebrou. Projeto é remunerado por escopo entregue, então termina no aceite. Pacote de horas é remunerado por hora consumida, então atende pedido na ordem em que ele chega.

Nenhum desses modelos é desonesto e nenhum deles está mal executado. O ponto é que nenhum tem, como função contratada, olhar para o conjunto do ambiente e dizer o que deveria ser feito. É exatamente essa função que fica vaga depois do go-live, e a vacância só se torna visível meses depois, quando os quatro sinais já estão instalados.

Onde essa conversa continua

O go-live entrega um sistema instalado. O que determina se ele vai gerar retorno é o que acontece nos anos seguintes, e isso depende menos de tecnologia do que de alguém responsável por conduzir.

Se a dúvida for sobre qual modelo de contrato sustenta essa condução, vale ler também Banco de horas ou evolução contínua na consultoria SAP, que compara o que cada formato premia e por que nenhum dos tradicionais foi feito para fazer o ambiente melhorar. Mas se você ainda estiver em um passo anterior à implementação, veja o que exigir de um novo parceiro SAP antes de assinar.

No LinkedIn da G2 Tecnologia compartilhamos o que encontramos nos ambientes que recebemos de outras consultorias, com a franqueza que raramente cabe em um artigo. No Instagram e no YouTube ficam os episódios do G2 no Ar e as gravações dos webinars.

A G2 Tecnologia trabalha com SAP Business One há 19 anos, com projetos em 16 países e atuação em indústria, telecom, energia e distribuição. Em quase todo diagnóstico uma constatação se repete, porque o problema raramente está no software.

Se a sua última conversa com o parceiro atual foi sobre um chamado, e não sobre o que a sua operação vai precisar no ano que vem, a relação parou na implantação. Nossos especialistas mapeiam cadastros, parametrizações e integrações do seu ambiente e mostram o que dá para recuperar sem começar um projeto novo.

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