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Logística: você já ouviu falar em PEPS?

Um dos pontos principais de monitoramento em logística, é o controle de validade das mercadorias a serem distribuídas. Diversos produtos têm prazo de validade – curto ou longo – mas que requer acompanhamento constante. Dentre eles podemos citar: alimentos, bebidas, tintas, cimento, cosméticos, produtos farmacêuticos, etc. A técnica PEPS de controle de estoque é uma das mais aplicadas, por minimizar sobremaneira o vencimento de produtos nos locais de armazenamento.

Neste post, vamos explicar como a técnica PEPS pode ser utilizada para facilitar o controle de estoque em sua empresa. Acompanhe!

O que significa PEPS?

A técnica PEPS significa “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”, e consiste em priorizar a saída para entrega ao consumidor dos produtos que entraram primeiro nos locais de armazenamento e, por consequência, tem prazo de validade menor do que os produtos que entraram depois no estoque. Esta técnica também é conhecida como FIFO, sigla inglesa para First In, First Out, que tem o mesmo significado que a PEPS.

Influência no armazenamento

Quando a técnica PEPS é utilizada, armazena-se os produtos em ordem cronológica de chegada, colocando mais próximo das áreas de expedição os produtos que chegaram primeiro e perderão sua validade em um prazo mais curto. Esta forma de armazenamento agiliza a localização e separação das mercadorias no momento da expedição para o cliente. Além disso, evita a obsolescência e depreciação de produtos enquanto se encontram armazenados no local de estoque.

Impacto no preço de venda

Com esta técnica, o valor dos estoques se mantém atualizado em relação ao valor da entrada, pois o preço de venda de determinado lote de produtos é vinculado ao custo de quando ele entrou no estoque e só será alterado quando iniciar a venda do próximo lote, menos antigo. Assim, evita-se prejuízos financeiros caso o preço de venda não considerasse o custo de aquisição do produto.

Reflexo na tributação

A Receita Federal utiliza a técnica PEPS para avaliar o valor dos estoques das empresas e determinar a quantia dos tributos a serem cobrados.

Vantagens desta técnica

Algumas das vantagens desta técnica são:

baixa lógica e sistemática dos estoques; apura-se o lucro real da venda de cada lote, pois o preço de venda considera o custo da compra do lote correspondente de produto;
torna o armazenamento de materiais mais organizado e agiliza a sua expedição;
reduz grandemente as possibilidades de perda de produtos por deterioração, decomposição, obsolescência;
facilita a apuração de tributos a serem recolhidos, já que é a única técnica de custeio de estoque que é aceita pela Receita Federal.

A técnica PEPS facilita de maneira efetiva o controle de estoque, a avaliação de seu valor, a precificação para venda, a forma de disposição logística das mercadorias durante o armazenamento, agiliza o processo de expedição e minimiza perdas de produtos causadas por vencimento da validade.

Lembre-se de associar a esta técnica um bom software de gestão integrada para otimizar ainda o controle de estoque, gerar maior valor para o processo de logística e maximizar os resultados da sua empresa.

Gostou desse conteúdo? Então, aproveite para conhecer e evitar os principais erros de gestão de estoque em PMEs!

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Como emitir nota fiscal eletrônica? Tire suas dúvidas aqui!

Gestão Empresarial

Entender como emitir nota fiscal eletrônica ainda não é tão fácil para muitos gestores e empreendedores. A digitalização do processo, suas regras e funcionamento são motivos de dúvidas que pretendemos esclarecer neste artigo.

Primeiramente, vamos entender o que é a nota fiscal eletrônica. Também conhecida como NF-e, é um documento emitido e armazenado digitalmente com as informações fiscais de uma operação comercial — basicamente, ela substitui o modelo tradicional de papel. Sua validação jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente pela autorização de uso liberada pela Secretaria da Fazenda do Estado de domicílio do contribuinte.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem 4 modelos de notas fiscais eletrônicas que substituem os antigos formatos. Eles são:

NF-e

Ela sucede as notas de modelo 1 e 1A e é usada nas vendas de produtos sujeitos a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

NFS-e

A NFS-e é utilizada na comercialização de serviços e substitui a Declaração de Serviço, ou seja, está relacionada à cobrança de ISS (Imposto Sobre Serviço). Seu processamento é diferenciado porque varia de acordo com a regulamentação de cada cidade e com o tipo do serviço prestado.

NFC-e

A Nota Fiscal Eletrônica de Venda a Consumidor Final é a prova legal da compra de um produto ou serviço feita por uma pessoa física. Ela é aplicada de acordo com cada estado e substitui as notas de modelo 2 e cupons fiscais.

CT-e

A CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é um arquivo emitido em XML e usado para documentar a prestação de transporte rodoviário de carga. Ela sucede as notas de formato 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Conforme já sinalizamos no início do texto, você precisará de duas condições necessárias: assinatura digital e autorização de uso. O primeiro item é necessário para comprovar a identidade da sua empresa nas emissões das notas. É como um certificado eletrônico de autenticação. Você pode adquiri-lo com uma das empresas habilitadas pela Receita Federal e pela ICP. A validade dura 12 meses e o custo inicial gira em torno de R$ 325,00.

A autorização de uso deve ser solicitada junto à Secretaria da Fazenda do seu Estado. Cada unidade possui uma legislação própria e você deverá acessar os portais estaduais para saber como o cadastro da sua empresa é feito. No portal da Nota Fiscal Eletrônica, da Receita Federal, você pode ter acesso aos sites estaduais. Se a sua empresa tiver sedes em mais de um estado, também será necessário realizar o credenciamento nessas unidades.

Por fim, será preciso instalar um programa que gere as notas eletrônicas em sua empresa. Algumas Secretarias Estaduais de Fazenda têm os seus próprios softwares, mas não são tão eficientes ou são capazes de reduzir o trabalho manual como no caso de sistemas de gestão empresarial. Lembrando que a aplicação da SEFAZ para emitir notas fiscais não estará mais disponível a partir do dia 01/01/2017.

Empresas obrigadas por lei

Até o momento, precisam emitir NF-e as empresas que contribuem com ICMS, ISS e IPI. Quem for MEI não tem obrigação, mas pode aderir voluntariamente.

Quais as vantagens de adotar a NF-e?

A digitalização e automatização na emissão de notas fiscais refletem no menor uso de papel. Isso traz benefícios notáveis, como a economia com impressões e armazenagem de papéis, a redução no impacto ambiental e possíveis erros de digitação das notas — antes feita manualmente.

O processo também se torna mais prático e organizado, especialmente no intercâmbio de informações entre empresas, fornecedores, clientes e autoridades tributárias. A NFC-e, por exemplo, aprimora a fiscalização pelas administrações tributárias, o controle de saídas pelo varejista e possibilita ao consumidor final a autenticação do documento e a garantia de trocas/devoluções.

A implementação das notas fiscais eletrônicas é mais do que mera questão tecnológica. Trata-se da garantia de mais transparência e segurança para todas as partes envolvidas em uma transação comercial. Para você, empreendedor, é a oportunidade de simplificar suas obrigações tributárias, reduzir custos e modernizar a gestão do seu negócio. Para sanar todas as suas dúvidas, vale dar aquela conferida no portal NF-e, ok?

Se você curtiu o nosso artigo e entendeu como emitir nota fiscal eletrônica, repasse essa informação valiosa para os seus amigos e seguidores! Compartilhe este post em suas redes sociais!

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6 vantagens da gestão de dados na nuvem

Gestão Empresarial, Tecnologia

A migração do gerenciamento de dados dos servidores físicos e locais para a nuvem é uma tendência que, a cada ano, mais se desenvolve nas empresas. Suas vantagens começam na possibilidade de armazenar, organizar e administrar seus arquivos diretamente pela internet, salvando seus dados na nuvem.

A facilidade, a inovação e a praticidade são algumas das características já associadas a esse modelo de banco de dados. Além disso, há a redução de custos e a possibilidade de controlar melhor o funcionamento da sua infraestrutura de TI. Isso é o que atrai gestores e diretores em busca das soluções em cloud computing.

Esses aspectos dão uma ideia dos benefícios que a gestão de dados na nuvem oferece. Neste artigo, abordaremos 6 motivos para mostrar que esse tipo de solução é um investimento relevante para sua empresa. Porém, antes, é preciso que você entenda um pouco mais sobre esse conceito. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão de dados na nuvem?

Um sistema de gestão de dados na nuvem é aquele em que as informações das empresas são armazenadas em um espaço virtual, não ocupando os servidores da organização, por exemplo.

Tudo isso é muito importante para que você possa garantir que as informações estejam mais seguras e otimizadas, facilitando também o trabalho das equipes da empresa, uma vez que elas podem ser acessadas de qualquer local.

Como implementar esse tipo de programa na minha empresa?

Para implementar um sistema de gestão de dados em nuvem na sua empresa, você precisa seguir uma série de passos, os quais serão listados nos tópicos a seguir.

Estude os provedores para o sistema

Os provedores do sistema são as empresas que ofertam o serviço de armazenamento de dados em nuvem. Por isso, você precisa pesquisar as opções, por meio de depoimentos deixados por usuários na internet, conversas com amigos que utilizam esse serviço etc.

Verifique o que cada uma das empresas pesquisadas oferece e compare os prós e contras, para que seja encontrada a melhor opção para o seu negócio.

Invista na qualificação da equipe

A sua equipe precisa saber administrar os dados em nuvem. Como os sistemas são bastante intuitivos, isso não será um problema. Recomenda-se, no entanto, que seja dado um treinamento para qualificar os colaboradores sobre o uso do sistema de gestão em nuvem.

Entenda a necessidade da empresa

Cada empresa tem uma necessidade em específico. Dentro desse contexto, você precisa escolher um provedor de sistema que pode ser classificado em três tipos: público, privado e híbrido.

O provedor público oferece uma estrutura de qualidade, porém limitada, a um custo menor. Já no privado, a estrutura é terceirizada e você terá controle sobre os seus dados.

No último caso, o híbrido, trata-se de uma junção dos dois tipos anteriores, otimizando os processos gerenciais específicos de cada tipo de empresa.

Atente ao SLA

O Service Level Agreement – SLA é um acordo que define as obrigações que o contratante de um sistema em nuvem tem com o contratado e vice-versa. É relevante que você conheça, portanto, todos os detalhes dos serviços que serão prestados. Isso para garantir que realmente está fechando um negócio que vale a pena para a sua empresa.

Avalie os custos do sistema na nuvem

Também é importante que você analise criteriosamente os custos do sistema na nuvem. Por isso, peça orçamentos para mais de uma empresa e compare cada um deles, observando os detalhes que eles incluem.

Deve-se ter desconfiança com os orçamentos que destoam dos demais, pois os preços muito abaixo dos praticados podem indicar um serviço de baixa qualidade.

Verifique se o sistema tem atualizações automáticas

O sistema de gestão em nuvem precisa ter atualizações automáticas, pois somente assim você garantirá que não ocorram problemas de compatibilidade quando uma nova versão for colocada no ar, por exemplo.

Observe a escalabilidade do sistema

É chamada de escalabilidade a capacidade que um sistema tem para organizar as demandas da empresa. Dessa forma, os softwares de gestão de dados em nuvem precisam operar da mesma forma quando há muita demanda de volume de dados, do que quando há pouca.

Afinal, quais são as 6 vantagens da gestão de dados na nuvem?

Finalmente chegamos à resposta que você buscava quando encontrou este post. Assim sendo, as 6 maiores vantagens da gestão de dados na nuvem são as seguintes.

1. Segurança

Ter sistemas seguros é uma preocupação de toda empresa que dispõe da tecnologia integrada aos seus processos corporativos. Com o crescente número de ataques e o prejuízo por eles causado, investir na área passou a ser crucial.

Hoje, o mercado considera uma infraestrutura segura e confiável um fator de destaque para o negócio, ou seja, investir nessa área torna a companhia mais competitiva.

Os sistemas baseados em computação na nuvem geralmente contam com certificados que seguem os padrões internacionais de segurança, como criptografia avançada, ISO e SSL. São garantias de que seus dados não poderão ser acessados por quem não tem autorização, reduzindo-se os riscos de invasões e perdas de informações.

Além disso, o controle de regras de acesso é centralizado. Da mesma forma, é feito o monitoramento dos recursos e das atividades dos usuários. Assim, gestores conseguirão manter o serviço bem protegido facilmente.

Por último, vale lembrar que só pelo fato de os dados não estarem armazenados em hardwares ou discos físicos eliminam-se os riscos de perdê-los por possíveis roubos, incêndios ou problemas de energia, por exemplo.

Com políticas de backup automatizadas e a replicação de informações entre data centers, as chances da companhia perder acesso às suas informações torna-se mínima.

2. Atualizações automáticas

A atualização dos softwares de gestão de dados, muitas vezes, é uma tarefa demorada e cara para as empresas. As pequenas e médias podem sofrer mais com essa questão, por necessitarem de uma equipe de TI à disposição para executar essas tarefas.

Há a necessidade de executar testes, que garantem a compatibilidade da nova versão com a infraestrutura atual. Além disso, funcionários devem ter as suas atividades interrompidas para a instalação dos updates. Nesse caso, as soluções na nuvem dispensam todo esse trabalho. Os próprios sistemas e fornecedores especializados fazem, frequentemente, a manutenção e o upgrade das funcionalidades.

Como os serviços são executados remotamente, a instalação de uma atualização ou correção de software é feita automaticamente. Assim, há a garantia de que todas as mudanças funcionarão instantaneamente.

A automatização do backup dos arquivos é um dos exemplos de atualização que os sistemas oferecem. Isso traz um ganho de eficiência operacional enorme para as empresas. O gestor de TI não precisará direcionar parte dos seus times de técnicos para essa atividade, dando mais tempo para que eles possam focar em outras rotinas.

A longo prazo, isso pode ser visto como um fator estratégico. A companhia terá mais tempo para focar em processos táticos e, ao mesmo tempo, o acesso a novas funcionalidades torna mais ágil a implementação de rotinas de trabalho inovadoras. Com isso, a empresa pode se manter competitiva.

3. Flexibilidade

Outra vantagem da gestão de dados da nuvem é a possibilidade de habilitar mais espaço e novos módulos ao sistema. No cloud computing não é necessário comprar servidores mais robustos e discos para fazer o backup dos arquivos. Você simplesmente pode adquirir um plano pago, mais caro, ou negociar com o fornecedor para ter mais espaço de gravação.

Além disso, é possível migrar os registros de atividades de outros setores da empresa para a nuvem sem a obrigação de contratar outro software para isso. Isso traz mais flexibilidade para a empresa, uma vez que ela garantirá a continuidade dos seus serviços a qualquer momento. Para clientes, isso traduz-se em um serviço de maior qualidade.

4. Custos reduzidos

O custo-benefício do gerenciamento de dados na nuvem está na possibilidade de gerar mais escala com um investimento reduzido. Esses sistemas oferecem a capacidade de armazenar uma quantidade maior de arquivos do que em servidores locais.

As manutenções e backups automáticos já são incluídos no valor da contratação ou das mensalidades. E mesmo sendo atividades normalmente onerosas, o custo por usuário cai, uma vez que o valor é dividido entre todos os clientes do prestador de serviços.

Juntos, esses fatores geram economia de tempo e mudam a maneira como a companhia lida com a sua infraestrutura de TI. Consequentemente, os gastos operacionais mensais da empresa são reduzidos.

Um dos principais fatores relacionados à diminuição de custos em ambientes de computação na nuvem é o modelo de negócios em que a empresa paga sob demanda. Não há a necessidade de custear uma infraestrutura que não é utilizada. Assim, independentemente da procura, a companhia pagará apenas por aquilo que ela utilizou.

5. Maior colaboração e mobilidade

Nesse modelo de banco de dados, a distância física é o menor dos problemas. Como os arquivos estão hospedados na internet, qualquer colaborador autorizado pode ter acesso a essas informações, independentemente de sua localização.

Isso é ideal para empresas com uma estrutura interna maior, que trabalham com home office ou têm profissionais transitando fora da sede constantemente. Eles poderão atuar de maneira estratégica, tendo acesso às suas principais ferramentas de trabalho em qualquer lugar com uma conexão com a internet. Assim, a sua produtividade não diminuirá longe do ambiente corporativo.

Outro detalhe é que o cloud computing permite que os colaboradores editem e compartilhem os mesmos documentos — dados serão trocados em um ambiente centralizado, seguro e confiável.

Como consequência, esse processo facilita a integração entre diferentes setores e dá mais agilidade na transição e finalização de tarefas importantes. Vale destacar, também, que todos atuarão lado a lado, permitindo a busca mais rápida por formas de trabalho inovadoras para solucionar demandas externas.

6. Acessibilidade

Salvar seus dados na nuvem facilita o acesso por outros dispositivos além dos desktops. Os usuários de smartphones e tablets, desde que conectados à internet, também podem gerenciar os dados armazenados. Essa é uma característica importante, pois muitos colaboradores têm o costume de passar até mais tempo em seus smartphones do que nos computadores.

Para a empresa, isso representa a chance de prestar serviços de qualidade em vários ambientes. Para clientes, é a garantia de que profissionais sempre terão os dados necessários para executar as suas atividades onde estiverem.

Um banco de dados baseado na nuvem pode oferecer mais segurança para os seus arquivos. Além disso, traz ganhos relevantes de tempo, dinheiro, produtividade e colaboração para a sua empresa. Tudo isso em um sistema constantemente atualizado e que se adapta às necessidades da sua organização.

Muitas empresas utilizam informações armazenadas em seus bancos de dados para conhecer melhores formas de atender a demandas do mercado e prever tendências.

Agora que você já sabe mais sobre gestão de dados na nuvem, bem como sobre as vantagens que as empresas têm ao investir nesse sistema, comece agora mesmo a colocar tudo em prática!

E para continuar aprendendo novidades para a sua empresa, confira mais um de nossos artigos — “Sistema de gestão: confira já tudo o que você precisa saber” — e fique bem informado sobre esse assunto também.

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Como a gestão de estoque impacta nos lucros da empresa?

Gestão Empresarial

Nos últimos tempos, muito se tem falado em logística de estoque. No entanto, um erro muito comum é se esquecer de que esta é apenas uma faceta da gestão de estoque que, por sua vez, se insere no macroprocesso de gestão financeira da empresa, uma vez que estoques são capital convertido em matérias-primas e/ou produtos acabados — com o intuito de serem convertidos novamente em capital, somado a lucro, quando de sua venda.

Para garantir a lucratividade da sua organização, é imprescindível gerenciar os estoques com o mesmo cuidado com que se gerencia os recursos monetários em espécie disponíveis na empresa. Neste post, veja quais aspectos você deve considerar para fazer uma gestão de estoque eficaz:

Controle de saldo

Para saber o saldo exato de cada produto, faça o controle rigoroso das entradas e saídas de estoque. Quando os registros de movimentação de estoque estão desatualizados, podem ocorrer diversas situações, como:

Perder vendas de produtos que estão disponíveis fisicamente, mas tem saldo zerado nos controles;
Ser realizadas vendas de produtos que não estão disponíveis fisicamente, mas tem saldo nos controles – o que pode provocar a insatisfação do cliente e até mesmo o cancelamento de vendas.
Produção parada por falta de matéria-prima – lembre-se de que trabalhadores parados geram custo improdutivo.

Sempre que possível, adote metodologias profissionais de controle de estoque, tais como: um sistema informatizado de gestão de estoque, identificação de produtos com código de barras, organização setorizada dos estoques físicos e inventário rotativo, que contribuem para facilitar o controle de saldos.

Controle de validade

Se a sua empresa trabalha com produtos perecíveis, faça um controle rigoroso das datas de validade para que os produtos sejam vendidos bem antes da data de vencimento, evitando perdas financeiras por descarte de mercadorias inservíveis.

Volume de estocagem

Avalie o volume de vendas diário, semanal, mensal e anual de cada produto, levando em conta os períodos de pico e de baixa de demanda (sazonalidades), e conheça a quantidade mínima para compra estipulada pelo seu fornecedor e o prazo de entrega praticado. Assim, é possível:

Definir o estoque mínimo necessário para atender aos clientes, enquanto sua empresa aguarda a chegada das mercadorias do fornecedor, sem que haja falta de produtos – perdas de vendas abrem caminho para seus concorrentes e desmotivam seus vendedores;
Descobrir quais produtos estão sem vendas (sem giro), para fazer promoções e liquidações de estoque e, até mesmo, para retirá-los do portfólio de vendas, dependendo do período que estão encalhados – estoques parados são dinheiro empatado, prejuízo certo e ocupação indevida de espaço de armazenagem que custa caro e poderia estar dedicado a produtos lucrativos.

Como percebemos, se mal gerenciado, o estoque pode gerar perdas sucessivas: tangíveis (perdas financeiras – vendas perdidas, baixa lucratividade, quebra de estoque) e intangíveis (danos de imagem junto ao cliente). Quanto mais a sua equipe se capacitar para aplicar as melhores técnicas gerenciais e as ferramentas de controle de estoque, menor será o índice de perdas, podendo até ser zerado. Boas práticas de gestão aumentam a lucratividade e tornam seu negócio sustentável.

Agora que você já conhece a importância da gestão de estoque, você sabe quais são os principais benefícios de um software de gestão para as PME? Então, leia o nosso post sobre o assunto!

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Controle de caixa: como ter um modelo perfeito?

Gestão Empresarial, Tecnologia

Gerir o dinheiro que entra e sai diariamente da empresa não é uma tarefa tão simples como parece. São contas a receber e a pagar, o registro de todos os lançamentos, receitas de vendas, plano de contas e tantas outras movimentações financeiras que devem ser devidamente controladas e atualizadas constantemente para não correr o risco de errar algo — a má gestão do fluxo de caixa pode levar uma empresa até mesmo à falência.

A organização financeira eficiente garante ao gestor o planejamento de todo o ciclo de fluxo de caixa da empresa, evita problemas com o capital de giro, o financiamento das atividades operacionais e é capaz de aumentar a velocidade em que os processos são executados — fazendo toda a diferença no equilíbrio das contas do negócio.

Neste post, aprenda a aplicar algumas práticas que facilitam o controle de caixa e evitam problemas futuros. Confira!

Mantenha todas as contas organizadas e categorizadas

O grande erro de alguns gestores é não manter um registro constante e atualizado das informações financeiras da empresa.

Para um bom planejamento financeiro, é preciso estabelecer um período de acompanhamento e controle — podendo ser bimestral, trimestral ou mesmo anual. Com essas informações em mãos, você poderá ajustar prazos com clientes e fornecedores, se prevenir contra a falta de recursos e buscar outras fontes de financiamento, e estará preparado caso aconteça um imprevisto.

Categorize também as contas para ter um melhor entendimento das informações — os recebimentos e pagamentos devem estar devidamente classificados, de modo que você saiba quanto, quando e de onde surgiram.

Gerencie os pagamentos de clientes

Fique atento às formas de pagamentos — é comum cometer erros ao registrá-los, uma vez que aqueles efetuados a prazo não tem recebimento imediato. O controle de caixa possibilita ao gestor um acompanhamento real dos recebimentos e pagamentos em curto, médio ou longo prazo. Em caso de pagamentos a prazo, por exemplo, o ideal é registrar a venda apenar quando o pagamento.

Se os pagamentos levam um ciclo muito longo para entrar em caixa, provavelmente as atividades serão impactadas, podendo até mesmo comprometer o funcionamento da empresa. Via de regra, o gestor deve avaliar a flexibilidade dos pagamentos, a necessidade de capital de giro e de quitação em relação a outras obrigações.

Antes de ofertar um prazo maior aos clientes, analise o fluxo de caixa e conheça as necessidades da empresa, os prazos de pagamento dos fornecedores, entre outras obrigações que dependem da entrada de dinheiro em curto prazo.

Saiba analisar a estrutura do seu fluxo de caixa

De nada adianta o gestor organizar os pagamentos e recebimentos, categorizar e estabelecer um período de controle se não souber interpretar os dados.

De modo geral, as empresas seguem a mesma premissa na estrutura do fluxo de caixa: o que a empresa tem, o quanto ela recebe, o quanto ela gasta, o quanto ela deve e quando pode investir. Compreender estes fatores é essencial!

Manter um fluxo de caixa atualizado pode ajudá-lo a fazer de maneira mais eficiente a análise da real situação da empresa. Por falta de conhecimento ou mesmo de tempo, muitos empreendedores acabam não realizando o correto controle do fluxo de caixa e se iludem quanto a um lucro que não existe.

A utilização de softwares de gestão para um melhor controle de caixa vem sendo a aposta de muitos empreendedores. Toda a análise é facilitada com a geração de relatórios atualizados, que possibilitam tomar decisões confiáveis e certeiras com base em informações reais.

Quer aprender a reduzir custos sem abrir mão de uma boa gestão? Confira 4 razões para sua empresa ter um sistema de gestão na nuvem!

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5 pontos essenciais no plano de marketing de uma empresa

Gestão Empresarial

O plano de marketing de uma empresa é um item essencial para traçar estratégias efetivas e alcançar os resultados pretendidos. É o plano de marketing que orientará a sua empresa durante o ano e dará base para tomar decisões e corrigir ações que não estão obtendo resultados favoráveis.

Para começar a elaborar um plano de marketing para a sua empresa, é preciso estar atento a alguns pontos essenciais. Descubra quais são eles a seguir:

1. Pesquisa de mercado

Antes de definir o seu público e traçar as estratégias e cronogramas, é essencial entender o mercado em que a sua empresa está inserida. Analisar o segmento, concorrentes e os fatores internos e externos que podem influenciar no seu negócio é determinante para desenvolver as ações de marketing e estar preparado para enfrentar as ameaças e aproveitar eventuais oportunidades.

Quando compreendemos o mercado e sabemos exatamente quais fatores interferem no nosso negócio, a capacidade de adaptação da empresa torna-se muito maior, sendo possível sustentar o plano de marketing em longo prazo, sem surpresas desagradáveis.

2. Compreensão do público-alvo

Nem sempre o público-alvo de um negócio é tão óbvio quanto ele parece ser. Por isso, estudar e determinar exatamente o perfil do seu target é essencial para traçar o plano de marketing de uma empresa, caso contrário, você falará com pessoas que não se interessam pelo que você tem a oferecer ou que não trarão o retorno planejado.

Trace os perfis dos públicos interessados em consumir os produtos e serviços da sua empresa com base em dados reais — esses dados devem unir pesquisas e tendências de mercado com a sua própria experiência na área. Compreenda também como e quando os seus clientes consomem os produtos e serviços. Todas essas informações serão essenciais para traçar estratégias de marketing efetivas e certeiras.

3. Definição de objetivos e metas

Já ouvir falar que “se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”? Pois saiba que essa frase também é válida para quando estamos desenvolvendo o plano de marketing de uma empresa.

Coloque no papel quais são os objetivos em curto, médio e longo prazo da sua empresa e defina as metas para alcançar cada um deles. Será dessa forma que você conseguirá desenhar as estratégias mais adequadas para alcançar os objetivos e avaliar se o plano de marketing está dando certo ou não.

4. Estratégias e ações do plano

Esse é o ponto em que você deve determinar as medidas necessárias para atingir os objetivos e metas determinadas no item anterior, mantendo sempre em mente o seu público-alvo e o momento de mercado que a sua empresa está vivendo.

É nessa etapa que você deve unir todo aprendizado que obteve com as pesquisas e avaliações necessárias para a elaboração do plano de marketing e transformá-los em ações concretas e que trarão resultados para a sua empresa.

5. Estabeleça um cronograma

Por último, mas, definitivamente, não menos importante, estabeleça os responsáveis pelas ações e os cronogramas de implementação e controle. Quando você não tem esses pontos muito bem definidos, as informações tendem a se perder e detalhes importantes para o cumprimento do plano podem passar despercebidos.

Determine quem serão os responsáveis por cada etapa, por implementar as ações do plano e apresente um cronograma de execução preciso e objetivo. Dessa forma, cada um saberá exatamente a sua função e você conseguirá monitorar e avaliar os resultados mais de perto.

Agora que você já sabe quais os pontos essenciais para desenvolver um plano de marketing de uma empresa, leia este artigo e descubra como automatizar os processos e otimizar os custos e esforços do seu negócio!

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5 dicas para melhorar a gestão tributária em pequenas e médias empresas

Gestão Empresarial, Tecnologia

Para manter seus tributos em dia, as empresas devem se organizar financeiramente. Isso significa que atrasos ou erros no pagamento de impostos causam prejuízos. Além disso, essas situações podem suscitar problemas legais para o negócio com órgãos fiscais do governo e impedir o empreendimento de ter acesso a recursos financeiros com o poder público.

Para organizar financeiramente uma empresa, é preciso existir uma eficiente gestão tributária, principalmente nas médias e pequenas companhias. No entanto, quando o porte delas é menor, a tributação pode ter um sistema de arrecadação diferenciado, contribuindo para evitar erros e efetuar o manejo de recursos de maneira mais inteligente.

Quer sabe como isso pode ser feito? Então, a seguir, confira 5 ótimas dicas para a gestão tributária de sua empresa a fim de evitar atrasos e inadimplência!

1. Opte pelo melhor regime tributário

O Brasil possui uma série de regimes tributários que variam conforme as receitas do negócio e a sua área de atuação. A escolha do regime correto afeta diretamente as obrigações tributárias da empresa, a sua lucratividade e a complexidade da sua gestão fiscal. Portanto, fazer uma escolha acertada é um fator estratégico para o sucesso do empreendimento.

Além do lucro real e do lucro presumido, as micro e pequenas empresas podem escolher o Simples Nacional — regime tributário simplificado que envolve IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e a Contribuição para a Seguridade Social destinada à Previdência Social a cargo da pessoa jurídica (CPP), cujo pagamento é feito por meio da guia de recolhimento DAS.

Para ser enquadrada na definição de microempresa, ela deve ter receita bruta inferior ou igual a R$ 360.000,00. Já como pequena empresa, sua receita bruta anual deve ficar entre R$ 360.000,00 e R$ 3.600.000,00. No lucro real, a tributação incide sobre o lucro real da empresa, apurado pela corporação e acrescido de ajustes. Já no regime de lucro presumido, o lucro para incidência da tributação é fixado a partir de padrões aplicados sobre a ROB (Receita Operacional Bruta).

2. Conte com o auxílio de um contador

Muitas vezes, a contabilidade pode ser um processo complexo. Regras mudam rapidamente e, nesse cenário, estar atento às mudanças pode exigir um tempo muito grande de gestores de micro e de pequenas empresas. Para evitar que isso se transforme em um problema para o negócio, uma boa saída é o apoio de um contador.

Sempre que for necessário, o empresário pode contar com a ajuda de um profissional especializado para acompanhar a gestão tributária do seu negócio. Os serviços de contabilidade podem ser contratados ou terceirizados. O importante é que o contador seja responsável, capaz de auxiliar o gestor a organizar financeiramente uma empresa, credenciado no respectivo conselho e tenha boas referências.

Tenha em mente que isso não se trata de transferir a responsabilidade fiscal para o profissional de contabilidade, mas de receber sua ajuda para manter um controle saudável sobre o pagamento dos tributos. A obrigação será sempre da empresa: enquanto o contador emite as guias, ela deve pagar os impostos. Assim, o negócio pode ter uma gestão tributária de qualidade, sem erros ou atrasos no pagamento de impostos.

3. Utilize um software de gestão

Muitas empresas utilizam planilhas eletrônicas para fazer a sua gestão tributária. Essa medida é tomada para que gestores possam ter um controle personalizado de sua rotina fiscal. Contudo, no longo prazo, isso pode levar a uma série de erros.

Embora o uso da planilha do Excel ainda seja uma prática comum no gerenciamento das atividades de uma companhia, é melhor optar pela automatização dos serviços. ERPs são, cada vez mais, solicitados por empresas pequenas como ferramentas de controle administrativo. Com eles, o negócio pode ter uma rotina de gestão de tributos automatizada, com menos erros e desperdício de recursos.

São sistemas integrados de gestão que facilitam a administração de diversas áreas da empresa, inclusive daquela relacionada aos tributos. Muitos softwares de gestão estão integrados ao sistema do Fisco, contribuindo para uma melhor organização de pagamentos e de corte de gastos. Com uma visão abrangente sobre toda a rotina tributária do empreendimento, gestores podem se planejar melhor, evitando uma série de problemas.

4. Realize auditorias

Para organizar financeiramente uma empresa, gestores devem otimizar os seus processos e a sua estrutura interna continuamente. É importante que empresários façam a revisão das suas rotinas e políticas de gestão em busca de erros e qualquer ponto que necessite de melhorias. Dessa forma, a empresa pode atuar de maneira estratégica, sempre solucionando problemas e evitando irregularidades.

No ambiente de gestão tributária, as auditorias fiscais permitem que o gestor se aprofunde, ainda mais, na legislação tributária e fiscal do país. Essa é uma área que, além de ser muito complexa, constantemente sofre mudanças e reajustes. Portanto, estar alinhado com os padrões do mercado é algo que, muitas vezes, pode ser um grande desafio.

A contratação de uma empresa especializada em auditorias tributárias pode auxiliar o empreendimento a garantir que as suas rotinas fiscais estejam em dia com os padrões impostos pela legislação vigente. Escolha uma companhia conhecida no mercado, com um parâmetro de trabalho em sintonia com o perfil do seu negócio e experiência na área. Assim, você terá a certeza de que as mudanças feitas causarão um grande impacto positivo no seu negócio.

5. Avalie e corrija os motivos da inadimplência

Se sua empresa está caindo na inadimplência, é preciso avaliar as razões pelas quais isso está acontecendo e procurar corrigir as falhas o quanto antes. Saiba que atrasos no pagamento de tributos podem excluir a empresa do Simples Nacional. Além disso, manter os impostos em dia evita que o negócio fique impedido de participar de licitações, obter empréstimos com órgãos públicos e uma série de outros prejuízos.

Caso a sua companhia esteja com problemas para se manter atualizada no que se refere ao pagamento de impostos, estude o caso e veja se esse é um problema temporário e se os custos estão muito elevados. Também avalie se a empresa está se ressentindo disso (os tributos devem estar inseridos nos custos da empresa) e se a precificação dos produtos/serviços está errada.

Não se esqueça de fazer um levantamento para avaliar se há contas em atraso (principalmente de impostos com a Receita Federal). Visando realizar os pagamentos, faça cortes de gastos para obter mais recursos e, se possível, renegocie a dívida. Ao mesmo tempo, faça mudanças internas para garantir a capacidade do negócio se manter viável e com uma rotina de pagamentos mais precisa.

Para evitar fatores que levam à inadimplência, é importante conhecer os principais erros que causam esse tipo de situação.

Agora que você já sabe como organizar financeiramente uma empresa e melhorar a gestão tributária da sua, aproveite e confira também quais são os erros mais comuns na área fiscal e contábil e como solucioná-los!

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Os principais erros de gestão de estoque em PMEs

Gestão Empresarial, Tecnologia

O estoque é uma peça-chave na estrutura e organização de qualquer empresa, principalmente nas PMEs. Uma gestão de estoque deficiente é capaz de prejudicar o andamento dos processos e estratégias, o que reflete diretamente e negativamente nos lucros do empreendimento. Sabemos que manter um abastecimento saudável ao seu negócio não é fácil, porém todo cuidado é pouco para evitar problemas, como entregas fora do prazo, falta de produtos, etc.

Em função disso, preparamos uma pequena lista com 4 equívocos na gestão de estoque que se você não está cometendo, deve evitá-los ao máximo. Continue acompanhando!

Ignorar a tecnologia

Mesmo nas pequenas e médias empresas, é fundamental contar com softwares e ferramentas de gestão que possam auxiliar no controle do estoque. Qualquer argumentação sobre os custos esbarra no tempo que é gasto para que um ou mais profissionais façam e refaçam todo o trabalho manualmente.

É inviável deixar que o gerenciamento do estoque seja feito no papel e caneta ou em longas e complicadas planilhas de Excel. Investir em tecnologia é importante para minimizar erros, aumentar a previsibilidade e centralizar os dados em um único lugar.

Isolar a gestão de estoque

O estoque não é uma área independente da empresa, ela só existe em função do desempenho e organização do financeiro, de vendas e do marketing. Portanto, planejar e gerenciar o estoque sem uma integração com esses demais setores é um erro grave.

Essa organização conjunta é fundamental para garantir melhores reposições de produtos, dá mais segurança para a criação de promoções, previne improvisações e evita prejuízos desnecessários. Por exemplo, se estoque e vendas não estiverem integrados, você pode estar assumindo o risco de comprar mercadorias que possuem baixa saída e, desse modo, direcionando seus investimentos erroneamente.

Errar na dimensão do estoque

Provavelmente você já deve ter ouvido falar em algum lugar que é melhor sobrar do que faltar. Pois é, no caso da gestão de estoque não é bem assim que funciona. O ideal mesmo é ser exato e de acordo com a sua demanda — excesso e escassez são igualmente prejudiciais à saúde financeira de PMEs.

O excesso de estoque gera custos desnecessários, congela a entrada de lucros e aumenta o desperdício (especialmente com produtos perecíveis). Já a escassez traz desabastecimento, imprevisibilidade e impulsiona as chances de insatisfação do cliente (principalmente com atrasos de entrega, por exemplo).

Não preparar o estoque para sazonalidades

É comum que as empresas, sejam varejistas ou de serviços, tenham picos de vendas durante o ano. Datas comemorativas, feriados comerciais, estações do ano, etc — tudo isso faz parte das sazonalidades, dos momentos onde há uma demanda crescente e, como consequência, maior saída de pedidos.

Sendo assim, é muito importante fazer esse planejamento de forma antecipada, visando os períodos onde há maior movimentação no estoque. Não basta apenas comprar demais e garantir um estoque cheio como medida de segurança (já vimos que isso é errado), é preciso fazer pesquisas junto ao seu público e acompanhar estudos que possam trazer o máximo em previsibilidade para as suas vendas. Desse modo, há maiores chances de evitar faltas ou encalhamentos de produtos.

Fazer uma boa gestão de estoque pode se tornar mais simples se erros como os apontados neste artigo forem eliminados. É uma tarefa que exige planejamento, organização e integração com outras áreas para assegurar uma reposição mais assertiva, uma entrega de qualidade aos seus clientes e mais competitividade para a empresa. Assim, você minimiza custos operacionais extras e mantém uma boa lucratividade para o seu negócio.

Logo na primeira dica falamos da importância em ter a tecnologia ao seu lado na hora de gerenciar seu estoque. Contudo, as vantagens podem ser ampliadas a todos os processos em sua empresa. Quer saber como? Confira nosso post sobre os principais benefícios de um software de gestão para as PMEs.

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Simples Nacional: tudo que você precisa saber

Gestão Empresarial

Não é novidade que o sistema tributário brasileiro é muito complexo. Cumprir as obrigações tributárias custa muito, especialmente para pequenas e médias empresas.

Com uma equipe contábil e financeira mais reduzida, o tempo necessário para executar tais tarefas torna-se muitas vezes alto, o que dificulta o foco em outras rotinas.

Para atender as reivindicações dos empresários, o governo lançou, por meio da Lei Complementar nº 123/2007, o Simples Nacional.

Esse regime tem por objetivo, como o nome bem diz, simplificar o modo de arrecadação dos inúmeros tributos devidos pelas pessoas jurídicas, além de tornar menos onerosas as obrigações fiscais.

Assim, companhias conseguem manter-se em dia com as suas obrigações com o fisco e atuarem de maneira estratégica, direcionando mais recursos para atender a demandas do mercado.

Quer saber mais sobre esse regime fiscal e como ele pode afetar o seu negócio? Então veja no nosso post de hoje tudo o que você precisa conhecer sobre o Simples Nacional!

O que é Simples Nacional

É importante entender que o Simples Nacional não é um tributo ou mesmo um sistema tributário. Ele é um regime tributário diferenciado compartilhado entre União, Estados e Municípios.

Graças a ele, foi unificada a arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos devidos por pessoas jurídicas. Dessa forma, através de uma única guia de recolhimento (DAS), é possível pagar um conjunto de tributos e reduzir a complexidade de rotinas de gestão fiscal. Os impostos incluídos no Simples Nacional são:

Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ;
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL;
Contribuições para o PIS e a Cofins;
Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI;
Imposto sobre a Circulação de Mercadorias – ICMS;
Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISS;
Contribuição para a Seguridade Social destinada à Previdência Social a cargo da pessoa jurídica – CPP (mais comumente conhecida como INSS patronal).

O cálculo dos tributos é feito de forma unificada a depender do tipo de atividade que a empresa exerce e do seu faturamento.

Assim, com esses dados em mãos, o empresário ou gestor deve consultar as tabelas anexas à Lei Complementar nº 123/2007 e definir a alíquota aplicável ao seu caso — que pode variar de 4% a 22.45%.

Requisitos para aderir ao regime

Somente podem aderir ao Simples Nacional Microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP). A lei define cada uma delas a partir da receita bruta que a empresa auferiu no ano-calendário anterior ao da opção pelo regime.

Assim, será ME aquela que possuir receita bruta igual ou inferior a R$ 360 mil reais; e EPP aquela que possuir receita bruta superior a R$ 360 mil reais e igual ou inferior a R$ 3,6 milhões de reais.

No caso da empresa não ter atividade no ano anterior, os limites de receita bruta serão proporcionais ao número de meses de atividade, sendo que frações de meses são consideradas como um mês completo.

Além disso, o artigo 3º da lei traz algumas restrições. Assim, dentre outras proibições, não podem aderir ao regime pessoas jurídicas:

que tenha sócia pessoa jurídica ou que seja sócia de outra pessoa jurídica;
que seja filial e/ou representante, no país, de pessoa jurídica com sede no exterior;
que tenha como sócio pessoa física empresária ou que seja sócia de outra empresa que já aderiu ao Simples, desde que a receita bruta global ultrapasse o limite da receita bruta das EPP;
que tenha um sócio com mais de 10% do capital de outra empresa não beneficiada pelo Simples, desde que a receita bruta global ultrapasse o limite da receita bruta das EPP;
que seja constituída como sociedade por ações ou cooperativa (exceto cooperativas de consumo);
que tenha sócio que seja administrador outra pessoa jurídica com fins lucrativos, desde que a receita bruta global ultrapasse o limite da receita bruta das EPP.

Principais obrigações

O recolhimento dos tributos será feito por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — DAS, o qual deverá ser gerada pelo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório — PGDAS-D.

Esse aplicativo está disponível no Portal do Simples Nacional na internet e faz todo o cálculo dos valores a serem pagos.

O contribuinte também deve declarar suas informações econômicas e fiscais anualmente por meio da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais — Defis.

Quais são as vantagens do Simples Nacional

A escolha do regime tributário correto é um fator estratégico para o negócio.

Isso evita prejuízos e dá a companhia uma capacidade de planejar-se melhor, com mais recursos para fazer investimentos e atender a demandas do mercado.

No caso do Simples Nacional, aderir a esse regime traz uma série de vantagens para o negócio. Confira as principais abaixo!

Rotinas fiscais simplificadas

A gestão tributária pode ser complexa. Gestores devem estar atentos a uma série de fatores para evitar erros e garantir que o pagamento de tributos seja feito em dia. E uma das melhores formas de atingir esse objetivo é simplificar as rotinas fiscais.

Aderindo ao Simples Nacional, o negócio terá apenas uma única guia para pagar vários impostos. Como citado anteriormente, esse regime fiscal torna mais ágil o pagamento de vários tributos. Dessa maneira, a companhia gastará menos tempo gerindo os seus tributos.

Maior facilidade para participar de licitações públicas

Empresas que fazem parte do Simples Nacional possuem preferência nas licitações de órgãos públicos brasileiros, sejam eles federais, municipais ou estaduais. Caso duas companhias fiquem empatadas em alguma classificação, por exemplo, a participação nesse regime tributário serve como critério de desempate.

Em outras palavras, ser parte do Simples Nacional também é uma forma de abrir novas oportunidades de negócio.

Redução de custos

Quando a empresa faz parte do Simples Nacional, ela contará com regras especiais para realizar o protesto de títulos com taxas reduzidas.

A carga tributária desse regime é menor, principalmente para as companhias ligadas à indústria, ao setor de prestação de serviços e comércio varejista. E quem faz parte do Simples Nacional também não precisa pagar o INSS Patronal.

A longo prazo, isso traz mais recursos para a empresa. Gastos tributários serão eliminados e a companhia terá mais verbas para realizar novos investimentos.

Economia de tempo

Manter tributos pode ser algo difícil. Mas com o Simples, a empresa economizará tempo e poderá investir mais recursos em atividades estratégicas. Como o pagamento é feito por uma guia única, gestores poderão direcionar a sua atenção com atividades estratégicas, gerando mais competitividade para o negócio.

Fazer parte do Simples Nacional pode ser um fator estratégico para o negócio. A empresa terá acesso a mais vantagens ao tentar contratos com o poder público e tarifas especiais.

Além disso, a sua gestão fiscal será mais clara, reduzindo o tempo gasto com a execução de tais processos e maximizando a capacidade do empreendimento atender a demandas do mercado.

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5. Estabeleça um cronograma

1. Opte pelo melhor regime tributário

2. Conte com o auxílio de um contador

3. Utilize um software de gestão

4. Realize auditorias

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