Há uma semana, falávamos da importância e de como estruturar o Planejamento Estratégico da empresa. Igualmente importante é o Plano de Contas Contábil que merece também uma revisão, antes que se inicie o próximo calendário.
Plano de Contas Contábil é o guia para a escrituração financeira da empresa. Ou seja, é a organização de todos os lançamentos e apropriações de forma a obter de forma mais simples, clara e objetiva o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício e as informações e relatórios gerenciais de que você necessita para conhecer e gerenciar bem seu negócio.
Assim, um bom Plano de Contas Contábil deve facilitar a obtenção de informações administrativas da empresa e atender às normas brasileiras (por exemplo a Lei das SAs) e às exigências fiscais.
O ponto de partida do Plano de Contas
O Planejamento Estratégico, como discutimos, é o momento em que você reavalia o posicionamento, a estratégia e a visão empresarial. Do processo de planejamento você irá apontar as metas, os focos, os projetos e, eventualmente, as mudanças em estrutura, processos.
Por isso, o Planejamento Estratégico é um bom input para que você revise sua estrutura de contas contáveis, seu Plano de Contas. Uma vez que você esteja criando novas áreas de receita, por exemplo, ou reorganizando a estrutura organizacional, é necessário revisar ou mesmo redefinir o Plano de Contas. Assim, desenhe o seu funcionograma ou organograma e veja se suas contas contábeis atendem a tudo de forma a oferecer as informações que você necessita para gerir bem seu negócio.
Precisa de receitas por área de negócio, por cliente, por contrato. O plano tem que refletir isso. Como vai apropriar despesas? Em que áreas? Em que contas contáveis? É preciso estar no plano de contas!
O plano de contas contábil
Primeiramente, precisamos ter claro que o plano contábil, em geral, acaba sendo diferente do plano gerencial. O plano de contas contábil deve ser elaborado seguindo as regras previstas na lei das S/As. Essa estrutura nem sempre atende as necessidades gerenciais da empresa – acompanhamento de fluxo de caixa, projeção de receitas e despesas, balanço etc. No fundo são as mesas informações com visões diferenciadas
A estrutura de um Plano de Contas
Um bom Plano de Contas é dividido em níveis hierárquicos, que vão de 1 a 5. O quinto é o nível que recebe os lançamentos contábeis e os outros quatro apenas vão consolidando os valores.
Por exemplo, uma empresa pode ter várias contas-correntes nos bancos A, B, C e D. As contas de nível 5, chamadas de analíticas, receberão os lançamentos bancários de entradas e saídas de recursos em conta-corrente e as contas de níveis 1 a 4, chamadas de sintéticas, apenas realizarão as somas de acordo com as movimentações totais nas contas-correntes.
Essa estrutura tem como objetivo facilitar a gestão dos recursos financeiros do negócio. O gestor poderá avaliar corretamente as verbas disponíveis para investimentos e para a manutenção da rotina interna.
Dessa forma, os recursos existentes serão manejados com mais segurança e capacidade de gerar novas fontes de receitas para a companhia a médio e longo prazo.
Como montar um plano de contas contábil?
O ideal na hora de fazer um bom Plano de Contas é conhecer a estrutura do Balanço Patrimonial (BP) e da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Esse é o passo básico para que a empresa realize um controle rígido e eficiente. Além desse levantamento de dados, o gestor deve separar as contas patrimoniais (do BP) e as de resultado (da DRE) em grupos.
Normalmente, o grupo 1 representa as contas do Ativo e o 2 representa as contas do Passivo e do Patrimônio Líquido. As contas de resultado, por outro lado, aparecem no grupo 3 com as Receitas.
Já o grupo 4 é voltado para o registro das Despesas. Algumas estruturas apenas apresentam as contas de resultado (Receitas e Despesas) no grupo 3, dependendo de como é elaborado o Plano de Contas.
A codificação segue a ordem em que as contas aparecem no BP e, no caso da DRE, geralmente as receitas aparecem antes das despesas.
Não importa a empresa em que você trabalha, nem a área de atuação dela, o Plano de Contas sempre terá a mesma espinha dorsal, que já é definida em seu software contábil escolhido.
Para iniciar um negócio, é importante seguir todos os passos principais e saber como fazer um Plano de Contas definitivamente é um deles, permitindo que sua empresa cresça de forma contínua. O gestor terá a segurança necessária para tomar medidas em momentos críticos.
Investimentos, a busca por novos mercados ou mesmo modificações nas estratégias de vendas serão feitos com segurança. A companhia poderá avaliar como as suas decisões afetaram as receitas e evitar que erros sejam perpetuados.
Além disso, por meio de um maior controle sobre os seus registros, o negócio evita que seus processos administrativos estejam desalinhados com as normas do mercado.
O software de gestão (ERP) tem que ajudar
Foi-se o tempo do pica-pau! É. Nenhum lançamento ou controle é feito mais na ponta do lápis. A planilhas eletrônicas também não satisfazem mais. É preciso um bom software de gestão. O que lhe permitirá reduzir trabalho manual, lançamentos errados e, ainda, dependendo da sua escolha, vai permitir fazer consultas e relatórios em tempo real.
Um ERP, como o SAP Business One, irá facilitar muito sua vida na hora de fechar o resultado mensal e visualizar suas demonstrações de resultados (DRE). Vendas, compras, estoque, finanças, bancos, filiais… Todas as informações integradas numa única base é um grande apoio para isso!
Vamos pensar nisso já? Essa é a base para um crescimento organizado! Conte com a experiência da G2 Tecnologia.
