O controle fiscal do negócio está diretamente ligado à sua capacidade de manter-se lucrativo e sem desperdícios. Esse é um processo que envolve todas as áreas da empresa.
Do controle da aquisição de matérias-primas ao registro das contas a pagar, toda a movimentação financeira da empresa deve ser rastreada e registrada corretamente.
Nesse sentido, a empresa pode investir no Plano de Contas, um mecanismo para que a companhia possa acompanhar todas as contas que afetam a estrutura patrimonial do negócio. Essa é uma ferramenta que dá ao gestor uma visão abrangente sobre tudo aquilo que afeta a rentabilidade do patrimônio líquido da companhia e os custos a ele relacionados.
Se você sabe o que é, mas não sabe como fazer um Plano de Contas, vai aprender neste artigo. Confira abaixo sua importância e descubra as melhores estratégias para o elaborar com qualidade.
O que é um Plano de Contas?
Um Plano de Contas nada mais é do que um elenco de todas as contas que representarão as movimentações de uma empresa, desde que afetem a estrutura patrimonial dela de alguma forma.
Obrigações, bens e direitos, além dos componentes do patrimônio líquido, as despesas e as receitas devem ser detalhados e apresentados por esse plano.
Assim, o gestor pode ter um controle mais preciso sobre os fatores que impactam na valorização do patrimônio da corporação.
Para que serve um Plano de Contas?
O Plano de Contas serve para que o setor de contabilidade registre toda a movimentação da empresa de forma padronizada e organizada dentro dos sistemas de uma entidade. Ele deve ser exclusivo para cada empresa, dadas as especificidades e objetivos de crescimento de cada negócio.
Em outras palavras, o Plano de Contas é moldado conforme o perfil do negócio para evitar erros e inconsistências nos dados registrados. Todo Plano de Contas deve seguir as Normas Contábeis Brasileiras, além de ser completo e com estrutura satisfatória.
Assim, a companhia pode manter registros alinhados com as normas de compliance internas e, ao mesmo tempo, evitar que a sua contabilidade fique desalinhada com as normas do mercado.
Quando devo fazer um Plano de Contas?
Um Plano de Contas deve ser elaborado antes mesmo da abertura de uma empresa. Isso ajudará a companhia a identificar os seus objetivos de crescimento a médio e longo prazo.
Além disso, o gestor conseguirá deixar a “casa arrumada” logo nos primeiros meses do negócio, não necessitando de ajustes grandes conforme a companhia ganha corpo.
Analogicamente falando, é como se, ao se casar, um chefe de família já comprasse uma van e, mesmo sabendo que ainda não tem filhos, preparasse a estrutura toda para a chegada da criança, comprando até a cadeirinha.
O Plano de Contas é como essa van, pois já se antecipa ao futuro, não deixando que surpresas atrapalhem o planejamento empresarial. Bem aplicado, ele dará uma grande segurança para a empresa. Gestores poderão realizar investimentos e mudanças nas suas estratégias com mais capacidade para evitar erros e prejuízos.
Além disso, a companhia terá mais competitividade e capacidade de criar oportunidades de vendas. Sabendo como os fluxos de verba “transitam” pela cadeia operacional e os objetivos de médio e longo prazo, o gestor consegue planejar investimentos mais inteligentes e lucrativos.
Como é a estrutura de um Plano de Contas?
Um bom Plano de Contas é dividido em níveis hierárquicos, que vão de 1 a 5. O quinto é o nível que recebe os lançamentos contábeis e os outros quatro apenas vão consolidando os valores.
Por exemplo, uma empresa pode ter várias contas-correntes nos bancos A, B, C e D. As contas de nível 5, chamadas de analíticas, receberão os lançamentos bancários de entradas e saídas de recursos em conta-corrente e as contas de níveis 1 a 4, chamadas de sintéticas, apenas realizarão as somas de acordo com as movimentações totais nas contas-correntes.
Essa estrutura tem como objetivo facilitar a gestão dos recursos financeiros do negócio. O gestor poderá avaliar corretamente as verbas disponíveis para investimentos e para a manutenção da rotina interna.
Dessa forma, os recursos existentes serão manejados com mais segurança e capacidade de gerar novas fontes de receitas para a companhia a médio e longo prazo.
Como fazer um Plano de Contas?
O ideal na hora de fazer um bom Plano de Contas é conhecer a estrutura do Balanço Patrimonial (BP) e da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Esse é o passo básico para que a empresa realize um controle rígido e eficiente. Além desse levantamento de dados, o gestor deve separar as contas patrimoniais (do BP) e as de resultado (da DRE) em grupos.
Normalmente, o grupo 1 representa as contas do Ativo e o 2 representa as contas do Passivo e do Patrimônio Líquido. As contas de resultado, por outro lado, aparecem no grupo 3 com as Receitas.
Já o grupo 4 é voltado para o registro das Despesas. Algumas estruturas apenas apresentam as contas de resultado (Receitas e Despesas) no grupo 3, dependendo de como é elaborado o Plano de Contas.
A codificação segue a ordem em que as contas aparecem no BP e, no caso da DRE, geralmente as receitas aparecem antes das despesas.
Não importa a empresa em que você trabalha, nem a área de atuação dela, o Plano de Contas sempre terá a mesma espinha dorsal, que já é definida em seu software contábil escolhido.
Para iniciar um negócio, é importante seguir todos os passos principais e saber como fazer um Plano de Contas definitivamente é um deles, permitindo que sua empresa cresça de forma contínua. O gestor terá a segurança necessária para tomar medidas em momentos críticos.
Investimentos, a busca por novos mercados ou mesmo modificações nas estratégias de vendas serão feitos com segurança. A companhia poderá avaliar como as suas decisões afetaram as receitas e evitar que erros sejam perpetuados.
Além disso, por meio de um maior controle sobre os seus registros, o negócio evita que seus processos administrativos estejam desalinhados com as normas do mercado.
Em outras palavras, o Plano de Contas é um dos vários passos que uma empresa pode utilizar para se manter competitiva. Agregando valores aos seus serviços e dando integridade para as suas políticas de gestão, o negócio conseguirá atingir um público maior e fechar parcerias comerciais sólidas e robustas.
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