Custos Operacionais: o que são eles e como reduzi-los?
Todo empresário sabe que, para manter sua empresa ativa, é preciso dinheiro para comprar materiais, pagar salário e tributos, dentre tantas outras necessidades. A essas despesas se dá o nome de custos operacionais. Apesar disso, nem todos têm a clara noção sobre o que é custo operacional.
Basicamente, compreendem todos os gastos relacionados ao funcionamento de uma organização, sejam eles fixos ou variáveis — sem eles, suas atividades se tornam inviáveis.
A grande questão que paira sobre os empresários é como eles podem reduzir esses custos e tornar suas empresas mais lucrativas.
Neste post, traremos o conceito de custos operacionais, suas tipificações e algumas dicas para reduzi-los em sua empresa. Apresentaremos ainda as principais vantagens que eles geram. Confira!
O que é custo operacional?
Como dissemos, os custos operacionais são o dinheiro desembolsado por uma determinada empresa para a execução de suas atividades e assegurar suas operações. Insumos de produção, remuneração de equipes, despesas financeiras e viagens corporativas são consideradas custos operacionais.
Contudo, a questão mais importante é saber diferenciar um custo operacional de um investimento. A aquisição de novas máquinas, equipamentos e computadores são considerados investimentos, afinal, é um capital investido com o objetivo de se obter lucros futuros.
Agora, a compra de papéis, tintas para impressoras e demais insumos de escritórios são custos, pois, apesar de serem fundamentais para o funcionamento da empresa, não possuem expectativas de rendimentos futuros.
Conhecer o custo operacional de sua empresa é fundamental, pois é por meio dele que você poderá precificar seus produtos ou serviços de maneira adequada e não ter prejuízos.
O desconhecimento sobre ele faz com que sua empresa não tenha um controle financeiro efetivo, que não se possa realizar investimentos com segurança e, consequentemente, será impossível verificar desperdícios.
Quais são esses custos?
De forma geral, custos operacionais são em quatro grupos principais: de representação, financeiros, administrativos e não recuperáveis.
Administrativos
- salários;
- serviços de escritório;
- compra de matéria-prima;
- aluguéis;
- água e luz;
- serviços de telecomunicações;
- materiais de escritório;
- gestão de pessoas.
Financeiros
- pagamento de juros;
- impostos e taxas;
- emissão de notas;
- quitação de dívidas.
Não recuperáveis
- custos pagos e que não podem ser recuperados por outros meios;
- multas rescisórias;
- multas por cancelamento de contratos.
De representação
- brindes;
- materiais impressos de suporte a vendas;
- viagens corporativas;
- despesas com refeição;
- alojamento.
Quais os principais impactos no financeiro da empresa?
Possuir um custo operacional muito elevado pode impactar negativamente nos resultados financeiros de uma empresa, reduzindo sua margem de lucro e, consequentemente, fazendo-a trabalhar com preços mais elevados, reduzindo sua competitividade.
É fundamental que, ao calcular o custo operacional de sua empresa, não se omita nenhum gasto, pois isso gerará uma visão distorcida de quanto a empresa realmente precisa para se manter ativa.
Por essa razão, é importante acompanhá-lo de tempos em tempos, sendo o ideal começar a fazê-lo mensalmente e, posteriormente, aumentar o espaço de tempo.
Desse modo, é possível verificar flutuações, desperdícios e até mesmo a necessidade de novos fornecedores. Esses pontos são fundamentais para que você possa reduzir o custo operacional de sua empresa.
Como reduzir os custos operacionais?
Atualmente, existem diversas técnicas para se reduzir o custo operacional de uma empresa. Contudo, é preciso verificar se cada uma delas se adéqua à sua realidade e necessidade.
Veja abaixo 8 dicas para que você possa reduzi-los em sua organização.
1. Controlar os desperdícios
É muito comum que as empresas percam boa parte de sua lucratividade com desperdício de materiais, processos desnecessários e má gestão de estoque.
Uma boa maneira de se evitar desperdícios é reavaliar todos os processos dentro da empresa, buscando eliminar gargalos e pontos de ociosidade, acompanhar o manuseio de todos os produtos a fim de se evitar quebras e investir em campanhas internas de conscientização de uso de materiais. Desse modo, você já começará a reduzir seus custos de maneira inteligente.
2. Escutar a sua equipe
Existe alguém melhor do que a sua equipe para apontar melhorias em processos para se reduzir custos? É certo que não. Muitas vezes, as melhores soluções para se reduzir os custos operacionais de sua empresa são bem simples e, com certeza, seus colaboradores as conhecem.
Incentivar a exposição das ideias de sua equipe e premiá-la por isso é uma prática comum nas grandes empresas de sucesso — afinal, eles já perceberam que a solução para os mais diversos problemas pode estar dentro de casa.
3. Girar estoque rapidamente
Como dissemos, a gestão de estoque é um dos vilões que corroem a lucratividade da empresa e eleva os custos operacionais. O ideal é realizar um estudo sobre a sua capacidade de armazenamento, sobre a demanda de cada material e sobre as técnicas de manipulação de insumos.
Assim, você encontrará o volume mínimo necessário de cada item e poderá reduzir as quantidades de material armazenado, afinal, estoque em excesso representa dinheiro parado e quanto maior o tempo de armazenamento, maiores são as chances de quebra, perdas e danos.
Ao realizar a gestão de estoque, você consegue fazê-lo girar mais rapidamente, de forma que o dinheiro entre mais rápido e não fique desnecessariamente parado.
4. Renovar máquinas e equipamentos
Você deve estar pensando: “mas a aquisição de máquinas e equipamentos não é um investimento?”. Sim, é um investimento. Contudo, essa aquisição poderá fazer com que sua empresa expanda sua capacidade de produção, reduzindo o custo de hora/máquina.
Equipamentos obsoletos reduzem a qualidade de seus produtos e precisam de muito mais manutenção que um equipamento novo. Todas essas variáveis devem ser levadas em conta ao se realizar um investimento.
5. Adotar sistema de gestão
Apesar do cálculo de custo operacional e a gestão de estoque não serem algo impossível de se fazer em planilhas, a adoção de um sistema de gestão trará muito mais segurança e confiabilidade à sua empresa.
Nele, é possível avaliar o volume de cada produto no estoque, fazer o controle financeiro de sua empresa e reduzir custos com impressões de relatórios desnecessários.
Tudo poderá ser acompanhado em um painel de controle e, sempre que precisar, você poderá gerar relatórios e gráficos de desempenho com apenas alguns cliques, economizando muito tempo e extraindo informações de qualidade.
Outro grande benefício de um sistema de gestão completo é a possibilidade de se trabalhar o relacionamento com seus clientes de maneira muito mais prática, centralizando todas as informações em um único lugar.
6. Utilizar indicadores de desempenho
Utilizar indicadores de desempenho é muito importante para as empresas, pois eles podem facilitar a identificação de gargalos e assim, garantir que erros sejam prontamente corrigidos.
É possível utilizar indicadores de desempenho em praticamente todas as áreas da empresa, como no marketing, nos recursos humanos, entre tantas outras.
7. Monitorar e reformular processos
Todos os processos podem ser monitorados, inclusive acompanhando os indicadores de desempenho, conforme anteriormente citado.
Se no caso do setor de vendas, por exemplo, se verificar que há um investimento elevado para fechar negócio com os clientes, a forma de abordagem pode ser modificada.
8. Renegociar contratos com fornecedores
Verifique os contratos que você tem com fornecedores de matéria prima ou até mesmo de serviços básicos como energia, telefone e internet.
Se você constatar que tem um plano de telefonia para falar uma quantidade X de minutos, mas não o utiliza em sua totalidade, convém mudar para outro mais barato, a título de exemplo.
Quais são as vantagens da redução de custos para as empresas?
Reduzir custos também pode trazer diversas vantagens para as empresas. A seguir, listaremos os 4 maiores benefícios para o seu negócio.
1. Aumento da rentabilidade
Obviamente, gastando menos dinheiro com custos operacionais, sobrará mais lucro para a empresa. Desse modo, haverá maior rentabilidade na organização, que poderá usufruir desses valores extras para fazer melhorias, remunerar melhor seus colaboradores etc.
2. Vantagem competitiva
A vantagem competitiva também é conquistada com a redução de custos. Isso se justifica de uma forma bastante simples, pois a sua empresa arrecadará mais dinheiro.
Assim sendo, com mais valores em caixa, a organização poderá investir em novas tecnologias, em estratégias de marketing, entre outras ações. Isso fará com que o seu negócio esteja sempre um passo à frente da concorrência, que seguirá investindo altos valores em serviços básicos.
3. Disponibilidade de capital
Conforme já dito, a redução de custos fará com que a empresa apresente um fluxo de caixa maior do que seus resultados anteriores. Esse dinheiro extra, se usado de maneira estratégica, poderá ser utilizado em investimentos em aplicações financeiras ou na aquisição de novas unidades.
Quando a empresa faz investimentos, cabe ressaltar, aumenta a sua receita financeira. Com mais capital disponível, por sua vez, a organização se fortalece no mercado e pode atrair investidores ou conseguir mais facilmente empréstimos nos bancos, por exemplo.
4. Menor preço repassado aos consumidores
Para pagar tudo o que necessita e ainda assim obter lucro, as empresas precisam repassar os valores gastos nos produtos ou serviços que comercializa. Isso tudo acaba pesando para o consumidor.
Quando há a redução de custos, a empresa pode baixar os seus preços e assim atrair mais clientes, que deixarão de comprar de um concorrente. Afinal, você oferece um mesmo produto, sem que para isso diminua a qualidade do que está sendo ofertado.
De maneira geral, entender o que é custo operacional, a importância de reduzi-los e como fazer isso é muito importante para os empresários, tendo em vista as diversas vantagens que tal prática proporciona.
Gostou do nosso artigo e quer continuar se informando sobre assuntos relevantes para o seu negócio? Então leia agora mesmo o nosso post “Gestão de desempenho: o que é, porque é importante e mais!”. Temos certeza de que será uma leitura agradável.
