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Sistema de Gestão: confira já tudo o que você precisa saber

Reduzir o desperdício, aumentar a produtividade e ter um controle completo de seu negócio é o sonho de qualquer empresário.

Apesar de parecer algo impossível, fique sabendo que não é — tudo o que você precisa é de um bom sistema de gestão empresarial.

Atualmente, existem diversos tipos de sistema de gestão, mas cabe ao empresário verificar quais as suas necessidades para definir qual deles se encaixa melhor na realidade da empresa.

Neste post, abordaremos o que são sistemas de gestão, para que servem, quais os tipos disponíveis, seus benefícios para a empresa e como implantá-los. Acompanhe!

O que é um sistema de gestão?

Como o próprio nome já diz, é um sistema de computador que permite gerenciar as atividades de seu negócio. Por meio dele, é possível identificar falhas, desperdícios, gargalos, automatizar atividades rotineiras e, até, a comunicação com clientes e fornecedores.

É comum encontrar empresários que acreditam que um sistema de gestão é direcionado apenas às atividades administrativas de seu negócio, contudo, eles podem ser aplicados em processos produtivos, na logística, no estoque, nas vendas e no marketing.

Ao adotar um sistema de gestão, o principal objetivo é automatizar as atividades da empresa e proporcionar maior confiabilidade às informações geradas, possibilitando a tomada de decisões com base em dados concretos e otimizando o tempo dos gestores, uma vez que todas as informações poderão ser acessadas com apenas alguns cliques.

Outra característica de um bom sistema de gestão é a possibilidade de gerar relatórios com muita facilidade, comparando os indicadores de desempenho de cada uma das áreas da empresa.

Para que serve um sistema de gestão?

Como empresário, é fundamental que você conheça os diversos aspectos de seu negócio e que possa identificar suas necessidades e deficiências com facilidade, permitindo a aplicação de correções de maneira rápida e eficiente, além de garantir o crescimento da empresa.

A principal função de um sistema de gestão é reunir todas essas informações em um único lugar e possibilitar a sua comparação de maneira simples e efetiva.

No setor financeiro, por exemplo, é possível gerenciar as contas a receber, a pagar, o fluxo de caixa, a disponibilidade de capital de giro e acompanhar o pagamento de juros e empréstimos, realizando o controle financeiro em sua totalidade.

Já na parte de produção, você poderá acompanhar o tempo de execução de cada tarefa, período de ociosidade de equipamentos, verificar sua capacidade produtiva, o consumo de materiais, as perdas e danos, bem como possíveis refações desnecessárias.

Na área da gestão de pessoas, você poderá acompanhar o prazo de registro de cada colaborador, seus dados pessoais, a falta de documentos importantes, qual o seu custo para a empresa e quais os benefícios que ele recebe.

Um sistema de gestão direcionado às vendas permite o acompanhamento do volume de negócios, produtos com maior saída, o desempenho de cada vendedor e da equipe como um todo, as oportunidades, o estágio de cada negociação e um resumo sobre cada cliente.

Como vimos, são diversas as possibilidades de aplicação de um sistema de gestão dentro de uma empresa, contudo, é preciso escolher o que melhor se adéqua às suas necessidades. No próximo tópico, abordaremos os principais tipos de sistemas e as suas aplicações.

Quais os tipos de sistema de gestão?

Para cada tipo de necessidade, existe um sistema de gestão ideal. Conheça os principais tipos abaixo:

BPM

O Business Process Management (BPM), é um sistema adaptável voltado para a gestão e facilitação de processos organizacionais individuais e de alta complexidade — dentro e fora das empresas.

Seu objetivo é proporcionar informações sobre a execução de processos em que se possa realizar melhorias e embasar a tomada de decisão de acordo com a visão da empresa.

Sua principal vantagem é a aplicação de melhorias contínuas nos processos, trazendo mais eficiência e assertividade por meio de mudanças com foco funcional no gerenciamento tradicional hierárquico.

Inovação, flexibilidade, controle de processos e ferramentas para análise é o que você pode esperar desse sistema.

ERP

Essa sigla representa Enterprise Resource Plainning, ou Planejamento de Recursos da Empresa, que nada mais é do que um sistema responsável por cuidar das operações cotidianas da empresa, como o faturamento, balanço contábil, fluxo de caixa, administração de pessoal, inventário de estoque, contas a receber e outros.

Seu principal objetivo é o de organizar, otimizar e automatizar as atividades de uma empresa, por meio do registro de informações e integração de processos com base na regra de negócio e definições da companhia.

Seu principal benefício é a otimização do tempo dos gestores, permitindo que eles foquem, também, em outras atividades que demandam sua atenção, reduzindo a burocracia desnecessária.

Por ser um sistema com um número alto de funções, a maior parte das empresas o subutiliza, aproveitando, apenas, as suas funções mais simples, como a entrada e saída de produtos e o fluxo de caixa.

CRM

Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Cliente, é um sistema que serve para gerenciar e analisar as diferentes interações dos clientes com a empresa, antecipando suas necessidades e desejos, otimizando sua rentabilidade, aumentando as vendas e tornando as campanhas de marketing mais assertivas.

O CRM é responsável por armazenar as informações de atuais e potenciais clientes, suas atividades e os pontos de contato com a empresa, reunindo e integrando dados valiosos que são usados no desenvolvimento de estratégias de vendas, comunicação e marketing.

Um bom sistema CRM deverá rastrear e gerenciar as informações de seus clientes, conectar as equipes internas, capturar informações de modo inteligente, simplificar tarefas repetitivas, prover o acompanhamento de leads, fornecer recomendações e ser passível de personalização.

Um dos principais benefícios ao se adotar um CRM é facilitar a integração entre o time de marketing e o time de vendas, onde um nutrirá o cliente até ele estar pronto para a compra e o outro a efetivará.

Por meio dele, é possível verificar o nível de maturidade de cada cliente na jornada de compra e, caso a equipe de vendas perceba que ele não está no momento certo, poderá encaminhá-lo de volta ao marketing para o fluxo de nutrição.

Essa avaliação se dá por meio do pipeline de vendas da empresa e permite que os vendedores foquem apenas nos leads com maior chance de conversão, otimizando os resultados e melhorando o desempenho do setor.

Gestão Vertical

Um sistema de gestão vertical é voltado para o gerenciamento de atividades específicas, como pizzarias, hotéis, salão de beleza e lanchonetes. Eles são destacados por possuírem demandas e características específicas que precisam ser atendidas.

Sua principal vantagem é possibilitar que as diversas outras áreas da empresa acessem as informações uma das outras e com uma base de dados única, facilite o controle e análise de todos os processos.

No caso de uma pizzaria, por exemplo, é preciso que o pessoal do caixa tenha acesso aos pedidos realizados, ao estoque de mercadorias, aos valores de cada item e ao tempo estimado de preparo. Todas essas informações são essenciais para que eles possam realizar uma venda com sucesso.

Gestão de Pessoas

Um sistema de gestão de pessoas completo deve integrar as diferentes áreas de uma empresa e automatizar os processos para aumentar a eficiência da companhia como um todo.

Esse sistema coleta, registra e armazena todas as informações e dados sobre a gestão de recursos humanos e possui dois objetivos principais: reduzir custos e tempo de processamento de informações e auxiliar os gestores na tomada de decisão.

Ele possui funções completas e avançadas para a gestão de pessoas, como cálculo da folha de pagamento, controle de horários, férias, rescisões e controle de acesso a locais restritos, permitindo uma gestão de pessoas de qualidade.

Além disso, são capazes de emitir documentos de exigência legal, como RAIS e DIRF, controlar o uso de EPIs (equipamentos de proteção individual), EPCs (equipamentos de proteção coletiva), CIPA e brigadas de incêndio, permitindo o pleno alinhamento às exigências do ministério do trabalho.

Gestão de Tarefas e Projetos

Muito utilizado por empresas prestadoras de serviços, os sistemas de gestão de tarefas e projetos, como o nome diz, tem a função de acompanhar o desenvolvimento de cada tarefa a ser realizada dentro de uma empresa, indicando o status atual do projeto como um todo.

Em empresas voltadas à produção de bens materiais, ele é mais utilizado na parte de pesquisa e desenvolvimento de produtos, mas não é apenas nessa área que ele pode ser aplicado.

Um sistema de gestão de tarefas e projetos tem como objetivo otimizar a gestão de tempo e indicar qual o nível de desenvolvimento de cada ação necessária para se finalizar um projeto.

Em uma linha de produção, por exemplo, pode-se utilizá-lo para verificar qual o tempo de cada etapa para se produzir uma determinada unidade. Esse acompanhamento permite avaliar gargalos e desperdícios com tarefas que podem ser otimizadas, automatizadas ou eliminadas.

Ao realizar essa gestão, a empresa consegue padronizar e otimizar seus processos, aumentar a sua produtividade e, consequentemente, se tornar mais competitiva no mercado, reduzindo o desperdício, tanto de materiais, quanto de tempo.

Esse sistema permite, ainda, verificar qual o desempenho individual de cada colaborador envolvido no projeto, quais são as tarefas a serem realizadas por ele e indicar a saúde de seu processo produtivo.

O que são indicadores de desempenho?

Também conhecidos por Key Performance Indicators, ou somente KPIs, são os indicadores utilizados para medir o desempenho de uma determinada ação ou processo dentro de uma empresa.

Seu principal objetivo é permitir o acompanhamento e avaliação da efetividade das mais diversas atividades dentro de uma empresa, desde a parte financeira até a parte produtiva.

Os KPIs servem como base para se avaliar uma situação e embasar a tomada de decisão para alterar, ou eliminar, uma determinada atividade ou investimento, visando tornar seus processos produtivos mais eficientes.

Esses indicadores deverão ser definidos durante a fase de planejamento de qualquer ação tomada por sua empresa, a fim de permitir um controle total sobre seu desempenho. Sem eles, é impossível verificar as deficiências de sua empresa e adotar medidas corretivas.

Como afirmou Peter Drucker, um dos maiores autores de marketing: “Se você não pode medir, não pode gerenciar”.

Quais os principais indicadores de Desempenho?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o que são esses indicadores de desempenho e sua importância, quais deles são importantes para a sua empresa? Veja abaixo alguns exemplos.

Fluxo de caixa

Vamos começar pelo básico. Para se ter sucesso na gestão empresarial, é preciso ter um bom gerenciamento de seu fluxo de caixa, pois é ele que determina se a sua empresa está tendo lucro ou prejuízo.

Seu cálculo é simples: tudo o que entra menos tudo o que sai. Se você ignorá-lo, poderá ter grandes problemas que inviabiliza as atividades de sua empresa, por isso, acompanhe-o de perto.

As causas mais comuns de um fluxo de caixa negativo são o alto valor de matérias-primas e erros no cálculo do preço de venda de suas mercadorias.

Se você está nessa situação, o ideal é analisar o seu custo de produção, buscar por fornecedores que tem uma qualidade similar com um preço mais em conta e revisar os valores praticados.

Volume de vendas

Outro indicador de suma importância para qualquer empresa é o seu volume de vendas. Se você tem um volume de vendas muito baixo, significa que algo está errado.

Ele poderá apontar a necessidade de atualização em seus produtos, de melhorar a qualidade ou optar por outras formas de venda, como aceitar parcelamentos, por exemplo.

Outra situação que ele indica é o nível de aceitação de seu produto em sua praça de vendas. Talvez seja preciso modificá-la e buscar outros lugares para desenvolver as suas vendas.

Esse indicador pode apontar, ainda, que o desempenho de seus vendedores está comprometido e precisa ser analisado. Levante informações sobre sua satisfação com a empresa e, se necessário, revise salários e comissões.

Ticket médio

Acompanhar o ticket médio, seja por venda, por cliente ou por vendedor, é parte fundamental da gestão de uma empresa. Todo cliente possui um custo de aquisição e elevar o valor de seu ticket médio é uma ótima maneira de reduzir esse custo e aumentar a sua lucratividade.

Esse indicador permite avaliar qual é o perfil de cliente mais lucrativo, qual o vendedor que gera mais resultados e, ainda, aponta possibilidades de venda de produtos cruzados ou relacionados.

Observar essa métrica, sem dúvidas, é uma excelente forma de aumentar a sua lucratividade sem ter que investir cada vez mais na captação de novos clientes, simplesmente fazendo com que os atuais gastem mais.

Tempo de produção

Você precisa saber quanto tempo, em média, é preciso para se produzir um determinado item de seu catálogo e, a partir disso, determinar a capacidade produtiva de sua empresa.

Se você identificou que é preciso apenas uma hora para produzir um lote de produtos e a sua empresa está demorando mais do que isso, é preciso parar e analisar todo o seu processo produtivo.

Busque por gargalos e tarefas de refação que ocorrem desnecessariamente e corrija-os o quanto antes. Outro ponto a ser analisado é a efetividade de suas máquinas e equipamentos.

Uma máquina muito antiga e que apresenta defeitos de maneira frequente prejudica, e muito, a sua capacidade produtiva, aumentando o tempo necessário para a realização de uma simples tarefa.

Tenha em mente que um computador antigo jamais conseguirá realizar funções mais avançadas, e o mesmo se aplica para suas máquinas.

Absenteísmo e turn over

Se sua empresa está passando por problemas com absenteísmo, ou altos níveis de rotatividade (turn over), é sinal de que você precisa prestar mais atenção em seu time de gestão de pessoas. Na maior parte das vezes, esses problemas têm origem na insatisfação das equipes com as condições de trabalho.

Se você espera que seus colaboradores apresentem um bom desempenho, você precisa muni-los de ferramentas e conhecimento o suficiente para que possam executar as suas funções.

Assim como no caso dos vendedores com baixo desempenho citado acima, essa insatisfação também poderá vir da inadequação dos valores pagos para uma determinada função.

Oferecer treinamentos e atualizações constantes, entre outras atividades essenciais da gestão de pessoas, é fundamental para se desenvolver a retenção de talentos, aumentar a produção e reduzir o absenteísmo.

Níveis de estoque

A má gestão de estoque é um problema recorrente em diversas empresas. Ficar atento aos níveis de estoque de cada um de seus produtos é essencial para garantir um bom desempenho da equipe de vendas.

Altos níveis de estoque podem representar um grande problema para as empresas, afinal, é dinheiro parado, assim, as chances de quebra são grandes e sinal de que um determinado produto precisa ser revisto.

Além de evitar perdas, acompanhar os níveis de estoque permite que as empresas elaborem estratégias e promoções para incentivar as vendas desses itens.

Quais os benefícios de um sistema de gestão eficiente?

Agora que você já conhece os tipos de sistemas e alguns indicadores, é preciso que você saiba quais são os benefícios que um sistema de gestão eficiente pode trazer para a sua empresa. Veja alguns abaixo:

integrar os setores: um sistema de gestão eficiente deverá integrar todas as áreas de sua empresa, proporcionando uma visão 360º e trazendo mais segurança e assertividade à tomada de decisões;
avaliar os canais de venda: a integração de todos os canais de venda de uma empresa em uma única ferramenta possibilita a comparação de desempenho de cada um e a avaliação de quais são os melhores para se investir;
otimizar o capital de giro: ao possuir um controle completo sobre as atividades de sua empresa, é possível descobrir os níveis necessários de estoque de matérias-primas e reduzir seu volume ao necessário, poupando o capital de giro para outras demandas;
reduzir retrabalhos: o acompanhamento das métricas estabelecidas no sistema de gestão possibilita o olhar analítico sobre todos os processos, apontando os retrabalhos nos diferentes setores e como eliminá-los;
gerir pessoas estrategicamente: manter o nível de satisfação de seus colaboradores é fundamental e, ao adotar um sistema de gestão, você passa a reduzir tarefas sem significância e emprega esses colaboradores em tarefas que os motiva e os faz enxergar valor em seu trabalho;
tomar decisões seguras: uma vez que todos os aspectos de seu negócio estão devidamente organizados, fica muito mais simples de se tomar uma decisão de forma assertiva e com segurança.
reduzir custos: após a realização de todas as deficiências apontadas pelo sistema de gestão, torna-se inevitável a redução de custos operacionais desnecessários e, consequentemente, a empresa experimentará um aumento em sua lucratividade.

Como implantar um sistema de gestão?

Assim como qualquer outra atividade essencial de uma empresa, antes de se implantar um sistema de gestão que atenda às suas necessidades, é preciso planejar de maneira estratégica.

O primeiro passo é avaliar quais são as reais necessidades de sua empresa em relação à sua gestão pois, como vimos, existem diversos sistemas com diversas funcionalidades e objetivos diferentes.

Feito isso, você deverá avaliar quais as opções disponíveis no mercado que se adéquam à sua empresa e verificar, ainda, qual a estrutura necessária para a sua implantação.

Atualmente, existem diversos sistemas de gestão que estão baseados na nuvem, o que elimina a demanda de servidores internos, traz mais segurança às informações e, ainda, podem ser acessados a partir de diversos dispositivos e de qualquer lugar (mobilidade).

Outro ponto muito importante a ser levado em conta é a adesão de seus colaboradores à utilização de um sistema de gestão. Em empresas onde a cultura da inovação está em seu DNA, as resistências e objeções serão mínimas.

Caso a empresa seja um pouco mais tradicional e os colaboradores possuam uma certa aversão às tecnologias, será um pouco mais trabalhoso.

Mas, em ambos os casos, é preciso conquistar essa adesão, esclarecer quais são os benefícios do sistema para a rotina de todos e oferecer todo o treinamento necessário para que eles possam utilizar a ferramenta em sua plenitude.

A cobrança constante de sua utilização nos primeiros meses de implantação será praticamente rotina, mas com o tempo, todos aceitarão o sistema e a sua empresa irá colher bons frutos.

Escolher um bom sistema de gestão não é uma tarefa muito simples pois, como destacado, existem diversas opções para cada tipo de necessidade. Além disso, é preciso definir os indicadores de desempenho adequados e, acima de tudo, acompanhá-los com afinco.

Implantar esse sistema em sua empresa é algo essencial, mas que poderá gerar algum desconforto junto a seus colaboradores, por isso, é preciso planejar tudo de maneira estratégica.

Quer saber mais sobre como implantar um sistema de gestão em sua empresa? Entre em contato com a gente e esclareça suas dúvidas!

Saiba como escolher a consultoria sap business one ideal para sua empresa

Gestão Empresarial

A escolha por um sistema de gestão integrada é um processo que deve ser feito com cuidado.

Do momento em que a companhia avalia quais são os pré-requisitos da aplicação até a sua integração no dia a dia, uma série de cuidados devem ser tomados pelo gestor para evitar erros e garantir que o retorno sobre o investimento seja o maior possível.

Nesse sentido, o SAP Business One é uma das principais escolhas do mercado. Esse é um software de gestão integrada flexível, capaz de atender diferentes perfis de negócio com agilidade e precisão.

Quer saber mais sobre o tema? Então confira no post como um bom ERP pode beneficiar o seu negócio e a importância de contar com uma consultoria SAP Business One para ter o máximo de retorno sobre o seu investimento. Boa leitura!

O que é o sistema SAP Business One

O SAP Business One é um sistema de gestão integrada (também conhecido pela sigla ERP, de Enterprise Resource Planning) que dá ao gestor a capacidade de gerir todos os processos corporativos de maneira integrada.

Das rotinas de vendas à gestão financeira, todas as etapas da gestão administrativa diária serão executadas de maneira centralizada. Como consequência, a companhia pode simplificar as suas rotinas e ter mais agilidade na prestação de serviços.

Essa é uma aplicação que, atualmente, já atende a mais de 50.000 empresas em 150 países. O SAP Business One pode contribuir para o negócio otimizar as rotinas internas por meio de um ambiente unificado para o acesso e uso de informações estratégicas e precisas, integrando setores e garantindo a capacidade do negócio crescer continuamente.

O SAP Business One pode ser licenciado por meio de dois modelos de contrato, o On-Premisse e o de Assinatura. Confira as características de cada um logo abaixo!

On-Premisse: nesse modelo, o negócio adquire o software por completo e caso queira adquirir uma nova versão, deve fazer um pagamento anual.
Assinatura: nesse caso, a companhia pagará uma assinatura mensal que garante o acesso à última versão do SAP Business One disponível para os seus sistemas.

Em ambos os casos, a companhia poderá aproveitar todos os recursos do SAP Business One hospedado localmente ou na nuvem. Os módulos desse sistema incluem funcionalidades que podem ser aproveitas por setores como:

estoque;
vendas;
gestão de relacionamento com consumidores;
patrimônio;
produção;
contabilidade;
gestão fiscal;
recursos humanos;
assistência e suporte técnico;
gestão de projetos;
estoque.

Quais as vantagens de utilizar o SAP Business One no ambiente corporativo

O SAP Business One é a ferramenta ideal para que a empresa possa visualizar a melhor forma de agir em qualquer situação. A eliminação de gaps, melhora nos fluxos operacionais e a criação de processos inteligentes torna-se mais segura e eficaz. Entre as suas principais vantagens, destacamos:

possibilidade de manter as informações mais importantes do empreendimento em um ambiente centralizado, facilitando o seu uso;
sistema escalável, o que aumenta a capacidade do negócio lidar com os seus fluxos de trabalho independentemente da demanda;
redução do tempo de resposta a demandas externas e internas;
integração com um aplicativo móvel multiplataforma, gerando mais mobilidade operacional;
implementação fácil e simplificada, tanto na nuvem quanto on premise;
possibilidade de acessar dados sobre toda a companhia em tempo real de maneira intuitiva;
maior capacidade para otimizar processos ou acompanhar a evolução de rotinas;
recursos para a criação de relatórios inteligentes e precisos;
alertas personalizados, facilitando a gestão da companhia;
alta compatibilidade com diferentes perfis de negócio por meio de mais de 550 módulos funcionais.

O SAP Business One integra, suavemente, todas as áreas do negócio. Finanças, vendas, suporte ao consumidor e, até mesmo, o estoque podem atuar lado a lado para solucionarem demandas, eliminar dados duplicados e diminuir o número de erros.

Essas funcionalidades auxiliam o negócio a ter um relacionamento mais próximo do consumidor, com serviços de qualidade e que possuem um direcionamento mais preciso e focado nas tendências do mercado.

Por meio do SAP Business One, a empresa terá um local para acesso centralizado das informações mais importantes para responder rapidamente a mudanças nas demandas do mercado.

Esse é um sistema que está auxiliando empresas de todo o planeta a trabalharem com mais agilidade e segurança há mais de uma década com flexibilidade, custo-benefício e um suporte de qualidade.

Dos processos de instalação à manutenção, todas as rotinas de gestão que envolvem o seu uso podem ser executadas com agilidade e segurança. Conforme a empresa cresce, o gestor de TI poderá modificar as configurações da aplicação para adaptá-la aos novos cenários facilmente. Dessa forma, o negócio pode manter-se competitivo sempre.

Com o SAP Business One, profissionais de finanças e contabilidade podem ter um maior controle sobre o fluxo de contas a receber e a pagar e manter uma visão mais abrangente sobre a estrutura orçamentária do negócio. O lançamento de dados passa a ser automatizado, evitando erros e atrasos nas demandas.

Assim, o controle de receitas do negócio terá menos desperdícios e maior capacidade de rastrear pontos que podem ser otimizados.

Rotinas como o cálculo de impostos também são automatizadas. Junto às funcionalidades para criação de relatórios, a companhia poderá manter uma política de gestão fiscal mais inteligente e moderna.

O controle de estoque pode beneficiar-se da capacidade de manter um controle preciso sobre todos os produtos e matérias primas do negócio. Com uma visão abrangente sobre a entrada e saída de cada item, prejuízos são evitados e a empresa pode planejar-se com mais segurança.

Assim, os recursos financeiros utilizados para a manutenção diária do empreendimento terão uma distribuição mais eficaz.

Profissionais de vendas ou de gestão de relacionamento com consumidores também ganham mais agilidade e performance com o software. A criação de relatórios e a análise de mercado contará com informações mais precisas e detalhadas.

Dessa forma, a empresa pode rastrear novas oportunidades de negócio, manter-se a frente de seus consumidores e compreender como os seus produtos são vistos pelo mercado.

Ordens de vendas ou compras podem ser criadas com agilidade e precisão. A companhia poderá acompanhar cada etapa da produção de uma mercadoria, identificar quais são os pedidos com atraso e emitir notas fiscais com agilidade. Assim, a companhia evita atrasos e pode manter-se em dia com os seus projetos.

De todas as vantagens do SAP Business One, uma das mais importantes é a possibilidade de visualizar dados com mais precisão e dinamismo.

O gestor pode organizar os fluxos de informações, obtidos em tempo real, dando uma visão completa sobre todos os aspectos que impactam na lucratividade do empreendimento.

Com alguns cliques, é possível visualizar informações como os principais KPIs do negócio, o número de vendas e pedidos de produtos não entregues.

A importância de escolher uma boa consultoria para implementar o SAP Business One

Ao optar pelo SAP Business One, uma boa estratégia para garantir o máximo de retorno sobre o investimento é contar com o apoio de uma consultoria.

Ela poderá identificar como o software pode beneficiar o negócio, quais são as funcionalidades mais importantes e a melhor maneira de conduzir o processo de integração conforme o perfil do empreendimento. Dessa forma, a companhia terá uma adaptação mais ágil e com menos erros.

Uma boa consultoria auxilia o negócio a evitar erros e ter o melhor direcionamento durante a adoção da nova aplicação. Justamente por isso, é importante escolher um bom parceiro para auxiliar o empreendimento a ter o melhor proveito possível do novo sistema.

Por meio de um longo processo de análise, a consultoria SAP Business One poderá identificar o tempo necessário para a implementação do sistema, organizar as etapas estratégicas e estimar os investimentos que serão necessários para integrar a aplicação no dia a dia do negócio.

Além disso, ela poderá auxiliar a empresa a treinar os seus profissionais e a garantir que os erros operacionais sejam os menores possíveis.

O que fazer para escolher uma boa consultoria SAP Business One?

Escolher um bom parceiro para efetuar a instalação do software é crucial. Portanto, a empresa deve estar atenta às características de cada consultoria do mercado e, dessa forma, encontrar aquela que melhor adapta-se ao seu perfil. Entre as principais medidas a serem tomadas durante esse processo de escolha, destacamos:

Faça uma ampla pesquisa de mercado

Avalie todas as características das consultorias SAP Business One disponíveis na sua região. Identifique o perfil dos seus profissionais, a cultura do negócio e as certificações de qualidade que elas possuem.

Esse é um dos passos mais básicos, pois dá ao empreendimento uma visão abrangente sobre os aspectos fortes e as vulnerabilidades da consultoria escolhida. A companhia poderá identificar se ela é capaz de apoiar os usuários nos momentos mais complexos e garantir que nenhum erro ocorra.

Levante dados sobre a experiência da consultoria SAP Business One com o software

Selecione um parceiro que já tenha uma boa experiência na implementação do SAP Business One em empresas com o seu perfil. Quanto maior o número de projetos executados, maior a capacidade dos times atuarem com agilidade e confiança na hora de solucionar problemas ou identificar a melhor forma de atender às demandas externas.

Obtenha o feedback de consumidores que já trabalharam com a consultoria

Uma outra maneira de avaliar como a consultoria atua em diferentes momentos é obtendo o feedback de clientes antigos. Eles podem auxiliar a sua empresa a avaliar como a consultoria atua em momentos de crise, os seus pontos fortes e as vulnerabilidades no serviço prestado.

Capacidade de inovar

Uma boa consultoria é capaz de adotar medidas inovadoras na hora de escolher a melhor estratégia para a implementação do sistema.

Busque por um parceiro que não fará apenas a integração da solução no dia a dia do negócio, mas que também poderá definir estratégias mais inteligentes e alinhadas com as tendências do mercado. Dessa forma, o retorno sobre o investimento será elevado ao máximo.

Capacidade de adaptar-se a diferentes cenários

Toda empresa possui características únicas. Portanto, ao escolher a consultoria que auxiliará na integração do software no dia a dia do negócio, você deve identificar aquela que pode adaptar o sistema ao perfil do seu empreendimento da melhor maneira possível.

Isso maximizará a capacidade de cada área utilizar o sistema por completo, tendo o máximo de aproveitamento dos recursos disponíveis.

Tenha em mente que a adoção do SAP Business One é um processo complexo e que pode causar um grande impacto no negócio.

Portanto, o apoio de um parceiro estratégico capaz de alinhar-se ao perfil da sua empresa é um ponto-chave. Isso dará mais capacidade para o negócio evitar conflitos, ter uma migração mais ágil e com um número de falhas reduzido.

Bom suporte ao usuário

A consultoria SAP Business One também deverá estar preparada para auxiliar o usuário em todas as etapas de implementação da aplicação e nos primeiros momentos de uso.

Isso inclui a adoção de estratégias como o suporte ao usuário e a gestão de riscos, que evita problemas e garante que o sistema será realmente integrado no dia a dia da empresa sem grandes dificuldades.

Uma consultoria deve trabalhar lado a lado com todos os profissionais para definir a melhor estratégia de implementação do novo sistema.

Auxiliando os times internos, o negócio poderá integrar a ferramenta em todas as suas rotinas estratégicas sem erros ou problemas de compatibilidade.

Esse é um trabalho crucial para que a empresa possa beneficiar-se de todas as vantagens do software. A empresa garantirá que a ferramenta terá a capacidade de atender às suas necessidades e proporcionar a criação de um ambiente de trabalho em que os objetivos de curto, médio e longo prazo sejam atingidos facilmente.

Assim, o investimento no SAP Business One terá um melhor retorno estratégico e contribuirá para que o negócio possa ter um lugar de destaque no seu mercado de atuação.

Se você quer saber mais sobre como a consultoria SAP Business One pode auxiliar a sua empresa a atingir os seus objetivos de médio e longo prazo, entre em contato com um de nossos especialistas!

Como melhorar a Eficiência Operacional da sua empresa?

Gestão Empresarial, Tecnologia

Não há dúvidas de que o mercado mudou bastante nos últimos anos. A entrada de novas empresas na disputa e a mudança do perfil do consumidor fez com que, em busca de mais eficiência e qualidade, os processos operacionais de uma empresa se transformassem.

Somente os negócios que se preocupam com sua eficiência operacional conseguem sobreviver a esse cenário. Aliás, essa é uma espécie de seleção natural, que faz com que inúmeros empreendimentos percam clientes e fechem as portas.

Nesse sentido, a eficiência operacional no processo de produção contribui significativamente para o melhor desempenho dos resultados e garante o destaque da empresa perante os concorrentes. Afinal, o consumidor contemporâneo busca por uma experiência positiva com os produtos e serviços ofertados.

Por outro lado, sabemos que para se alcançar esse resultado, é preciso reduzir as perdas e aumentar a capacidade dos recursos disponíveis e, por isso, preparamos algumas dicas infalíveis para você! Quer aprender a melhorar sua eficiência operacional? Continue com a leitura!

O que é eficiência operacional?

Antes de apresentarmos as dicas, é importante que você compreenda o que é eficiência operacional. Isso porque, apesar de se tratar de um conceito simples, muitos gestores e empreendedores possuem dúvidas sobre o tema.

A eficiência operacional está relacionada ao fato de uma empresa exercer atividades semelhantes de seus concorrentes com uma qualidade superior e a um preço mais atrativo.

Assim sendo, podemos dizer que alcançar a eficiência operacional não está relacionado apenas a bater suas metas. Pelo contrário, seu negócio deve ofertar o melhor serviço ou produto, pelo preço mais interessante.

A ideia é fazer com que os processos da empresa sejam aperfeiçoados e modernizados para que ela alcance um bom nível de competitividade e entregue aos seus clientes um produto e serviço de melhor qualidade.

Como melhorar os processos operacionais de uma empresa?

Sabendo que para se alcançar a eficiência operacional não basta bater suas metas de produção, é possível que você esteja se perguntando: “afinal, o que devo fazer para conquistar processos realmente eficientes?”.

Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem ajudá-lo e que farão toda a diferença no cotidiano de seu negócio. Acompanhe:

Invista em tecnologia e automatize processos

Para obter a melhoria do desempenho das tarefas e processos de produção da empresa é importante investir em tecnologia. Seja através da implementação de softwares ou da inovação do maquinário, a tecnologia é forte aliada para garantir o melhor aproveitamento dos recursos materiais e humanos disponíveis.

Adquirir um software de gestão empresarial, por exemplo, aumenta a eficiência operacional da empresa. Além disso, o uso de sistemas integrados amplia o fluxo e a precisão das informações, auxiliando os gestores na tomada de decisões.

É interessante ressaltar que a automatização é uma tendência nos dias de hoje. Independentemente do porte e segmento de atuação da sua empresa, é possível reduzir inúmeros processos manuais e alcançar resultados mais expressivos.

Além disso, essa é uma excelente estratégia para reduzir custos, seja em razão da diminuição de erros, retrabalhos e mão de obra ou em razão da maior agilidade e eficiência com que as tarefas são executadas.

Treine a sua equipe

Não basta investir em tecnologia se o seu time de funcionários não possuir capacidade e conhecimento para operá-la. Uma equipe bem treinada está mais preparada para lidar com os desafios do cotidiano empresarial e sabe extrair o máximo dos recursos e ferramentas disponíveis.

Portanto, se você busca uma estrutura organizacional moderna e processos internos de maior qualidade, não se esqueça de montar um calendário de treinamentos e capacitações. Isso permite que seus colaboradores estejam alinhados e preparados para alcançar as metas traçadas.

Distribua as tarefas estrategicamente

Ao implementar novas tecnologias, será necessário adaptar a organização interna da empresa e redistribuir as tarefas que devem ser executadas pelos colaboradores. Afinal, no caso de um software de gestão, por exemplo, boa parte das atividades será automatizada e liberará mais tempo para que os funcionários realizem tarefas mais estratégicas.

É importante enfatizar que refazer o planejamento pressupõe uma análise da situação anterior e atual da empresa. Dessa forma, é possível identificar as oportunidades e limitações da organização, bem como focar sua atenção em questões que merecem prioridade, enquanto as demais atividades são desempenhadas com o auxílio da tecnologia.

Reavalie o custo e o lucro de cada produto

Conforme dissemos, o consumidor procura por um produto e serviço de qualidade, mas que tenha um preço justo e atrativo. Essa é a nova lei de mercado e sua empresa precisa estar atenta a isso.

Portanto, estude o custo e o lucro obtido com seus serviços e produtos e veja se eles atendem a essa demanda de mercado. É importante que exista um equilíbrio entre esses dois fatores e que a empresa não tenha prejuízos.

A ideia é alcançar processos mais eficientes que sejam, ao mesmo tempo, capazes de ampliar a margem de lucro e reduzir o custo de produção do produto. Ou seja, a máxima eficiência operacional.

Fique atento aos desperdícios

Outra dica muito importante para alcançar processos operacionais mais eficientes é a redução de desperdícios de tempo e de recursos. Em geral, deixar que seus colaboradores percam tempo com tarefas pouco produtivas e que um processo seja mais caro que o devido é uma grande desvantagem competitiva.

Uma empresa que sofre com desperdícios acaba sendo menos produtiva e cobrando mais caro pelo serviço ou produto. Em um cenário altamente competitivo, isso pode ser fatal e representar uma perda considerável de clientela.

Monitore e controle os resultados obtidos

Qualquer estratégia empresarial precisa ser acompanhada. Em outras palavras, você não pode mudar um processo e deixar de acompanhar os avanços ou problemas que isso pode trazer à empresa.

Portanto, após realizar as mudanças necessárias para alcançar a eficiência operacional, procure monitorar e avaliar se os resultados estão de acordo com o esperado. Caso identifique falhas, tenha um plano de ação eficiente para neutralizá-las.

Ao longo deste post você teve acesso às dicas que contribuem para a melhoria dos processos operacionais de uma empresa e que, com certeza, farão toda a diferença em seu negócio. É preciso deixar claro que essa é uma questão vital para os empreendimentos contemporâneos e está de acordo com o perfil do novo consumidor, mais exigente e seletivo. Por isso, não perca mais tempo e comece a colocar em prática tudo o que aprendeu hoje!

Gostou das nossas dicas? Está pronto para começar a melhor a eficiência operacional da sua empresa? Antes disso, que tal compartilhar este post em suas redes sociais? Desse modo mais pessoas terão acesso ao tema!

Conheça 8 vantagens do SAP para as empresas

Gestão Empresarial, Tecnologia

Você utiliza alguma solução de ERP na sua empresa? Caso a sua resposta tenha sido negativa, acreditamos que tenha chegado o momento de você rever essa decisão. O uso dessa aplicação tem ganhado força nos últimos anos, especialmente diante das vantagens do SAP.

O SAP, sigla em inglês para Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é um software de gestão para empresas, desenvolvido por uma empresa da Alemanha. Os seus recursos integram todos os setores de uma organização, dando mais qualidade a serviços e reduzindo erros.

A ideia é oferecer às empresas uma visão de negócio completa, permitindo que os empresários acompanhem tudo o que se passa em seus estabelecimentos, mesmo não estando presentes de forma física no local. Assim, é possível detectar falhas rapidamente e reduzir drasticamente os riscos de atrasos.

É comum que muitos empreendedores até conheçam o sistema SAP, mas não o implantam por pensarem que se trata de um grande investimento. Há também casos em que empresas enxergam a aplicação como uma plataforma muito difícil de lidar ou com implementação complexa. Isso não é verdade!

Além de ter um valor que condiz com aquilo que oferece, as vantagens do SAP também incluem muitos benefícios para as empresas, como melhora na comunicação e maior troca de dados. O nosso assunto de hoje é justamente este: as vantagens do SAP.

Quer saber detalhadamente quais são elas? Então continue a leitura e fique bem informado sobre o assunto agora mesmo!

Para que serve um sistema de gestão empresarial?

Os sistemas de gestão corporativas são aplicações que atuam como um hub de dados sobre o funcionamento do negócio. Neles, são inseridas, processadas e modificadas várias informações sobre processos logísticos, financeiros e demais áreas administrativas da empresa.

Para ampliar recursos e melhorar o acesso a informações, essas aplicações podem, também, contar com APIs. As interfaces facilitarão a troca de registros entre os bancos de dados do negócio, reduzindo erros e melhorando a validade dos registros exibidos ao usuário. Assim, sempre que um novo processo for executado, todos os setores serão alertados corretamente.

Quais são as vantagens do SAP?

Os motivos para empresas adotarem uma solução de gestão com o as vantagens do SAP são variados. Melhores meios para trocar informações e registrar dados são apenas dois deles.

Selecionamos abaixo 8 vantagens do SAP. Confira!

1. Melhorias na comunicação

De acordo com a professora e pesquisadora de relações-públicas, Cleuza Gimenes Cesca, em seu livro “Comunicação dirigida escrita na empresa”, a maior parte dos problemas que existem em uma organização decorre da falta de comunicação e integração entre os setores ou departamentos.

Justamente por isso companhias investem em meios para manter os seus times unidos. Isso é feito com o uso de novas metodologias de trabalho ou mesmo com soluções digitais, como o SAP.

Tendo implantado o sistema SAP, as empresas eliminam boa parte dos problemas causados pela falta de comunicação. O sistema atuará de forma integrada, permitindo o registro de informações de tudo aquilo que está sendo ou que foi realizado.

Dessa forma, todos os colaboradores terão acesso às informações necessárias para realizar o seu trabalho, não deixando de fazer uma tarefa importante por esquecimento ou por não saber que aquilo era necessário.

Alertas automáticos podem ser enviados para os times responsáveis por executar algo quando as condições necessárias estiverem a postos. Além disso, como os registros sempre estarão atualizados, os riscos de um erro ocorrer por falta de troca de dados cairão.

2. Maior escalabilidade

As vantagens do SAP é que são sistemas facilmente escaláveis. Isso quer dizer que é fácil adicionar novas funcionalidades no sistema, se assim for necessário. Sempre que for preciso, o programa permite que sejam inseridos novos departamentos, por exemplo.

Assim, se a sua empresa tinha antes uma parte do sistema para controlar o financeiro e outra para o departamento de recursos humanos, mas sentir a necessidade de ter um gerenciamento no setor de logística, a título de exemplo, pode adicionar essa funcionalidade de forma prática e rápida.

Isso ajuda a sempre acompanhar o crescimento da empresa. Hoje, com o aumento da velocidade com que o mercado muda, ter uma companhia escalável é algo crucial.

A falta de capacidade para ampliar ou reduzir os recursos disponíveis para os usuários pode comprometer a resposta do negócio a demandas do mercado. Como consequência, atrasos serão frequentes e a companhia perderá negócios. Ou seja, investir em ferramentas escaláveis é um fator crucial para o sucesso da empresa a médio e longo prazo.

3. Agilidade

Vivemos em uma época em que tudo acontece muito rápido e precisamos ser ágeis e multitarefa para dar conta de toda a demanda necessária. O sistema SAP, dentro desse contexto, pode ser um grande aliado, tanto pela sua experiência de uso quanto pela sua habilidade de automatizar atividades.

O programa é extremamente ágil e possibilita a realização de buscas muito rapidamente, tornando o dia a dia muito mais otimizado. As informações necessárias para executar algo podem ser exibidas rapidamente, evitando atrasos e gargalos na entrega de produtos.

Ao mesmo tempo, mais atividades podem ser automatizadas. Isso tudo contribui muito para o aumento da produtividade dos funcionários, que poderão até mesmo atuar em menor número em cada setor: se os processos ficam mais ágeis e automatizados, reduz o número de recursos humanos necessários para manter o negócio funcional.

4. Aumento da competitividade

O cenário empresarial local é extremamente competitivo, de modo que quem não pensa de maneira estratégica logo é passado para trás e ultrapassado pela forte concorrência, que só aumenta em praticamente todos os setores.

Um sistema SAP também contribui para que a sua empresa seja mais competitiva, pois com os processos internos mais organizados e acontecendo de maneira correta, você poderá dedicar mais tempo a questões estratégicas, e não apenas operacionais.

5. Simplicidade

Não é necessário ser um grande especialista em tecnologia para saber lidar com um sistema SAP. Qualquer pessoa com conhecimentos mínimos no setor, que saiba realizar atividades básicas em um computador, como acessar a internet e redigir textos, por exemplo, pode operar o programa com maestria.

O layout e os comandos do programa são bastante intuitivos, de modo que todos os trabalhadores da empresa poderão manipular as informações do programa sem obstáculos nem erros. Além disso, o programa também pode ser acessado por smartphones e tablets, fazendo com que as informações estejam disponíveis e atualizadas em qualquer local, com mobilidade.

6. Diminuição de custos

Ao contratar soluções SAP, você não pode pensar que está gastando dinheiro, mas sim fazendo um investimento na sua empresa, que ocasionará uma diminuição significativa nos custos que você possui para manter o seu negócio em pleno funcionamento.

O sistema, por permitir que tudo seja feito de maneira automatizada, fará com que muitos gastos possam ser revistos – e até mesmo extintos – da sua organização, que terá um saldo muito mais positivo ao final do mês, operando sempre no azul.

7. Controle de dados

Controlar o acesso de dados sempre foi uma tarefa um tanto quanto complicada para as empresas, pois nem todas as informações devem ser disponibilizadas a todos os colaboradores da organização.

Com as soluções SAP, você poderá definir quais informações poderão ser de acesso de cada colaborador, que faz login no sistema com usuário e senha. Assim, informações mais sigilosas, como as que dizem respeito às finanças da organização e ao fluxo de caixa, podem ficar disponíveis apenas para os responsáveis por essa área e os gestores da empresa.

8. Inteligência estratégica

A inteligência estratégica ou inteligência competitiva, segundo o pesquisador Larry Kahamer, é um programa implantado nas empresas que visa a coleta e análise de dados sobre a organização, que podem ser comparados com informações colhidas dos concorrentes.

A ideia da inteligência estratégica de mercado é utilizar esses dados para melhorar a cultura organizacional, desenvolver mais as estratégias que envolvem o cumprimento das diretrizes da empresa, como a missão, a visão e os valores da companhia e, assim, se destacar no mercado.

Os dados disponibilizados pelos sistemas SAP são muito importantes e podem ser muito úteis para as empresas que desejam implantar um programa de inteligência competitiva e se destacar ainda mais.

Como realizar a implementação do SAP no seu negócio?

A adoção de qualquer solução de TI é um processo que deve ser feito com planejamento. Avaliar todos os fatores de risco, definindo datas e métricas de performance, são apenas alguns pontos que são necessários para garantir a qualidade do uso da ferramenta. Veja abaixo alguns passos que o seu negócio deve tomar para garantir que os usuários possam aproveitar todas as vantagens do SAP!

verifique as demandas dos usuários;
defina prazos com todos os setores que serão afetados pela nova ferramenta;
treine usuários;
revise políticas de segurança e crie novas regras de controle;
defina métricas de performance;
capacite os profissionais de suporte para auxiliarem os usuários após a solução ser adotada;
faça testes de compatibilidade.

Essas medidas reduzem as chances de haver brechas de segurança e de a ferramenta apresentar problemas de performance. Além disso, o tempo necessário para o SAP ser completamente integrado no dia a dia de todos os usuários cairá drasticamente: os treinamentos e o apoio do time de suporte reduzirão dúvidas e evitarão que falhas atrapalhem o aproveitamento de todas as vantagens do SAP.

No cenário atual, possuir as soluções de TI corretas é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Nesse sentido, investir em um sistema de gestão é o ponto chave para a empresa conseguir atender a demandas externas e ser mais competitiva. Graças às vantagens do SAP, o empreendimento pode reduzir custos, agilizar rotinas e ter mais flexibilidade para prestar serviços de qualidade.

Agora você já conhece os benefícios que as soluções SAP podem proporcionar para a sua empresa. Para receber mais dicas para o seu negócio, basta assinar a nossa newsletter!

5 sistemas tecnológicos que auxiliam a gestão da empresa

Gestão Empresarial, Tecnologia

Gerir uma empresa não é uma tarefa simples. Afinal, você precisa cruzar diversas informações para poder tomar decisões. Você já pensou em utilizar sistemas tecnológicos para te auxiliar nesta tarefa?

Pois saiba que, atualmente, há uma infinidade de soluções apropriadas para a sua empresa, independentemente do tamanho ou segmento de atuação. Nesta postagem, vamos apresentar 5 delas e mostrar como podem te ajudar! Boa leitura!

O que são sistemas tecnológicos?

Sistemas tecnológicos são ferramentas que possibilitam a organização de informações e automação de atividades de um empreendimento, trazendo mais agilidade aos processos e confiabilidade às informações. Independentemente do tamanho de sua empresa, sempre haverá um sistema capaz de suprir as suas necessidades de forma gratuita ou com preços moderados.

O que vai definir se uma ferramenta é adequada (ou não) à sua empresa é o nível das suas necessidades. Conheça 5 sistemas tecnológicos que são amplamente utilizados e como eles ajudam na gestão do seu negócio:

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais são uma excelente opção para gerenciar a sua empresa. Por meio deles, você conseguirá reunir todas as informações referentes ao empreendimento em um único sistema, desde o controle financeiro até dados de produção e de desempenho de vendas.

Além de unificar as informações, o ERP também gera relatórios e gráficos sobre elas, facilitando a compreensão e gerando insights que poderão trazer diferenciais competitivos para o negócio. Apesar de serem ferramentas de funcionamento complexo, são muito simples de serem utilizadas. Se você possui uma pequena empresa e não possui muitos recursos financeiros, existem algumas opções gratuitas.

Inclusive, é possível integrar uma grande quantidade de módulos para trazer mais funcionalidades, caso você precise. Existem ainda algumas opções de ERP com gerenciamento na nuvem, permitindo que você acesse todas as informações sobre a empresa de qualquer lugar do mundo, utilizando um smartphone, tablet ou computador.

2. CRM (Costumer Relationship Management)

Como o próprio nome diz, um sistema CRM é uma ferramenta para a gestão de relacionamento com seus clientes. Nela, ficam armazenadas todas as informações relacionadas ao seu cliente, como contato, últimas compras, valor de ticket médio, tempo de relacionamento e interações com a empresa.

Por meio dela, é possível traçar um perfil exato de seus clientes, trabalhar estratégias de retenção e reativação de clientes e avaliar qual a rentabilidade dele para o negócio. Essa ferramenta é tão essencial para a gestão de um empreendimento, que alguns sistemas ERP a possuem integrada às suas funcionalidades.

Umas das maiores vantagens de se utilizar um sistema de CRM é a possibilidade de sua equipe de vendas ganhar em produtividade ao direcionar seus esforços diretamente para o ato de vender e não desperdiçar o tempo preparando as informações para iniciar uma venda.

Algumas ferramentas também disponibilizam diversos treinamentos dentro delas, o que reduz o tempo de aprendizado sobre seu funcionamento e aumenta a eficiência de seus usuários. Acima de tudo, o CRM é uma ferramenta direcionada para aumentar a satisfação de seu cliente junto à sua empresa, então, é essencial utilizá-la com sabedoria.

3. Assinatura eletrônica

Imagine conseguir reduzir os níveis burocráticos do seu negócio, aumentar a eficiência e ainda aumentar a satisfação de seus clientes! Por meio de sistemas de assinatura eletrônica, é possível eliminar o constante vai e vem de documentos entre a empresa e o seu cliente.

Nesse sistema, ocorre a autenticação eletrônica de documentações importantes, como contratos de compra ou de prestação de serviços, com o mesmo valor jurídico de uma assinatura à caneta. Além de proporcionar agilidade aos processos, sua empresa economizará recursos como impressão e visitas desnecessárias aos clientes.

4. Cloud computing

Contar com um servidor de arquivos interno geralmente representa um custo alto, uma vez que, além da aquisição dos equipamentos necessários, você precisará manter um profissional especializado para realizar manutenções. Como opção, a contratação de serviços de cloud computing (armazenamento na nuvem) é uma excelente alternativa, pois não demanda uma estrutura complexa, assim como pode ser acessada de qualquer lugar e por meio de qualquer aparelho.

Atualmente, existem opções como o Dropbox e o Google Drive, que possuem um alto nível de segurança, então, você não precisa se preocupar com a possibilidade de perder seus arquivos ou com o roubo de informações, uma vez que somente pessoas autorizadas terão acesso ao seu cloud . Além de armazenar seus arquivos com segurança, eles oferecem um sistema de versionamento de arquivos, que possibilita a recuperação de arquivos alterados ou sobrescritos acidentalmente.

Essas duas alternativas que citamos são gratuitas até um certo volume de dados. Após alcançar o limite, você deverá pagar para utilizar o serviço. Contudo, existem diversos planos para cada necessidade, de modo que você poderá contratar somente o que precisa.

5. Gerenciamento de projetos

Se você está trabalhando em um projeto com sua equipe, um sistema de gerenciamento de projetos é exatamente o que você precisa. Por meio desses sistemas, é possível integrar todas as informações referentes ao desenvolvimento do projeto, verificar prazos, identificar os responsáveis por cada tarefa e acompanhar cada evolução.

Assim como os demais sistemas tecnológicos que apresentamos aqui, existem algumas opções gratuitas disponíveis, como o Trello e o Artia. Mas, se você precisa de um sistema mais completo, você poderá contratar outros sistemas capazes de suprir perfeitamente as suas necessidades.

Como vimos, existem diversos sistemas tecnológicos para te auxiliar nas tarefas de gestão de sua empresa, seja qual for a sua necessidade. A utilização desses sistemas permite maior agilidade nos processos, redução de custos (mesmo se você optar por sistemas pagos) e maior confiabilidade nas informações que embasarão a tomada de decisões.

Ao adotar qualquer um desses sistemas, é fundamental que todos os envolvidos compreendam a importância de utilizá-los e se comprometam a alimentá-los com informações precisas. Caso contrário, você terá um excelente sistema, mas com informações imprecisas ou incorretas, comprometendo a segurança na tomada de decisões e na predição de cenários.

Agora que você já conhece um pouco mais sobre os sistemas tecnológicos e como eles podem auxiliar seu negócio, aproveite a visita ao nosso blog e veja nosso guia completo para investir em cloud em sua empresa!

Problemas na área fiscal e contábil e suas soluções

Gestão Empresarial

Fazer a análise dos números em uma empresa é uma ótima maneira de verificar como anda a sua saúde financeira. A área fiscal e contábil é o coração de uma organização e qualquer erro pode resultar em sérias consequências. Por isso, é extremamente importante ficar atento às falhas desse setor.

Em outras palavras: é preciso administrar com olhar clínico, entendendo os números relacionados aos processos contábeis, para interpretá-los corretamente e evitar decisões erradas que podem custar caro para a empresa. Sem conhecimento, os erros se tornam inevitáveis e, consequentemente, toda a organização acaba pagando.

Portanto, é extremamente crucial entender quais são os problemas do campo fiscal e contábil em uma empresa. Dessa maneira, é possível reconhecê-los e evitar que eles voltem a ocorrer. Quer saber quais são eles? Então vamos lá!

Principais erros na área fiscal e contábil da empresa

1. Falta de organização

A desorganização é uma das principais causas relacionadas aos erros fiscais e contábeis. Ela é responsável pelos pagamentos em duplicidade, juros resultantes de pagamentos atrasados, divergências de valores, omissão de lançamentos e o não cumprimento de leis trabalhistas e fiscais.

Apesar de parecer um erro inofensivo, a falta de organização pode levar a sérios problemas na empresa, sendo responsável até mesmo por perdas no fluxo de caixa. Por isso, é extremamente importante que todos os arquivos estejam organizados — independentemente se são notas, documentos fiscais ou pagamentos.

Tudo o que é declarado pela empresa deve ter uma comprovação — a cópia arquivada. Para facilitar esse procedimento, os documentos podem ser armazenados em nuvem, na sua versão digital, o que evita o acúmulo de papéis, além de facilitar o procedimento de busca pelos arquivos quando necessário.

Além de todo o procedimento para arquivar os documentos, também é indicado que o gerente responsável escolha uma data para fazer a atualização de registros e organização do setor fiscal, com o intuito de evitar possíveis problemas burocráticos, que podem resultar em multas com valores elevados.

2. Problemas na emissão de notas fiscais

Falhas na emissão de notas fiscais é outro problema na área fiscal e contábil que pode gerar muitas dores de cabeça para a empresa, com notificações e multas por parte da fiscalização. Portanto, toda a atenção nesse ponto ainda se torna pouco!

Na maior parte das vezes, os erros ligados à emissão de notas fiscais estão no preenchimento de alguns campos, como PIS, ISS e COFINS. Essas falhas podem resultar no pagamento extra ou no não pagamento de impostos, o que prejudica a empresa. Afinal, a sonegação de impostos é uma prática grave, que pode gerar multas, penhores ou notificações pelos órgãos de fiscalização.

Para evitar que esses erros aconteçam, uma dica é implementar na empresa a automatização do processo de emissão das notas fiscais. Assim, por meio de um software de gestão contábil, esse tipo de falha é eliminado, além de agregar valor à organização, que possui um diferencial no mercado.

3. Tarefas acumuladas

Esse é um problema da área fiscal e contábil muito comum em pequenas empresas, já que o número de funcionários é reduzido, mas a quantidade de tarefas que devem ser executadas é elevada. Apesar de não parecer uma dificuldade a ser enfrentada, esse hábito pode resultar em consequências que interferem no andamento de todo o negócio.

Isso porque muitas questões devem ser solucionadas pelo gestor, o que leva à sobrecarga de tarefas para ele. Assim, esse profissional acaba deixando algumas obrigações importantes de lado — como manter o setor contábil atualizado. Esse tipo de ação também leva à tomada de decisões incorretas, pela falta de tempo para realizar a gestão de dados na empresa.

4. Atraso nos pagamentos

Esse tipo de problema da área fiscal e contábil está diretamente relacionado ao que citamos anteriormente: com o acúmulo de tarefas, algumas obrigações são esquecidas, como os pagamentos — que podem ser os mais diversos possíveis, como contas de luz e telefone, fornecedores, encargos e até mesmo impostos.

Com a grande quantidade de pagamentos que uma empresa deve fazer mensalmente, o atraso dessa obrigação é mais comum do que se imagina. Porém, o não pagamento de contas gera uma grande quantidade de multas e encargos, levando a uma série de dificuldades para a organização, como desfalques no orçamento, falta de insumos, indisposições e processos jurídicos.

Para evitar o atraso nos pagamentos, é recomendado o uso de ferramentas que auxiliam esse tipo de processo, por meio de lembretes. Mas esse é um assunto para o próximo tópico!

Sistemas e softwares que ajudam a otimizar processos e evitar erros

Como já adiantamos, vamos mostrar agora alguns sistemas e softwares que auxiliam na otimização dos processos e reduzem significativamente a ocorrência das falhas que citamos anteriormente.

Uma empresa deve ter sua área fiscal e contábil sempre atualizada, se adaptando à evolução tecnológica, com o intuito de manter seu funcionamento adequado quanto às necessidades do mercado e de seus clientes. E não é só isso: a tecnologia também auxilia na melhoria de processos, que se tornam mais eficientes e ágeis.

Para tanto, é possível utilizar desde procedimentos mais simples, como a digitalização de documentos para armazenagem e lembretes para pagamentos, até métodos mais complexos, como o uso de serviços eletrônicos que possuem recursos para facilitar o acesso aos dados e mudanças no negócio.

E não para por aí: existem sistemas que facilitam ainda mais os seus processos da área fiscal e contábil, pelo seu método de funcionamento. Um exemplo é o Enterprise Resources Planning (ERP) — um software que visa à melhoria do desempenho, maximização de resultados e otimização de procedimentos.

O ERP é um software que permite a operacionalização das atividades, já que é um sistema com diversas ferramentas. Ele possibilita o compartilhamento de informações em tempo real nos mais diversos setores da empresa, além da uniformização dos processos, facilitando a coordenação das atividades, como pagamentos e emissão de notas fiscais.

Além disso, existem ainda outros tipos de programas próprios para a área contábil, que auxiliam na redução dos custos de tributos e impostos na empresa, como também permitem que ela se mantenha em dia com os órgãos ficais. Essas ferramentas garantem mais agilidade e segurança para a gestão, com a emissão de arquivos eletrônicos e relatórios integrados, evitando falhas primárias, como a falta de preenchimento de alguns campos.

Percebeu como é importante compreender quais são os problemas na área fiscal e contábil? Tendo conhecimento dessas falhas, é possível evitá-las com ou até mesmo solucioná-las com o uso de softwares e sistemas desse setor!

Quer saber mais sobre o assunto e se manter sempre atualizado? Então assine já a nossa newsletter e não perca nenhuma novidade!

Visão financeira unificada de Clientes e Fornecedores (mesma entidade)

Gestão Empresarial

Olá pessoal,

Um dos nossos clientes me questionou há alguns dias sobre o saldo financeiro final entre um cadastro de clientes e o cadastro de um fornecedor que no final é a mesma empresa, mas que em alguns momentos compram seus produtos, ou seja, é cliente e em outros momentos é um fornecedor, entregando alguns produtos.

A partir da PL06 da versão 9.2 o SAP Business One traz a opção de vincular um cadastro de cliente a um cadastro de fornecedor e dessa maneira consigo ver tanto o saldo de contas a receber quanto o de contas a pagar unificado.

Espero que gostem.

Abraços e ótima semana.

8 PERGUNTAS RESPONDIDAS SOBRE SISTEMA SAP PARA PMES

Gestão Empresarial, Tecnologia

O sistema SAP para PMEs é um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP), desenvolvido pela empresa multinacional alemã SAP. Ele dispõe de versões para atendimento de grandes organizações, assim como para atendimento de negócios de pequeno e médio porte.

Esse sistema permite integrar todos os processos e os dados de uma organização, unificando e simplificando a gestão dos negócios. Sua implantação é rápida e prática, apresentando excelente custo-benefício. Você já ouviu falar nele? Quer adotá-lo em sua empresa?

Neste post, nós responderemos a 8 perguntas comuns sobre o sistema SAP para PMEs. Então, confira!

1. Meu nicho de negócios é atendido pelo sistema SAP?

Sim, o SAP tem uma arquitetura que permite atender empresas de qualquer nicho de negócios — indústria, comércio e serviços. No caso da indústria o SAP, ele é capaz de ajudar na redução dos custos da cadeia de suprimentos, evitar o retrabalho e acelerar os ciclos de produção.

Já quando nos referimos ao comércio, o sistema permite fazer o controle dos fornecedores, organizar informações sobre os pedidos e integrar todos os setores da empresa. Enquanto isso, nos serviços, o SAP ajuda na organização de projetos, facilitando a entrega deles, além de gerir a alocação de recursos, entre outros.

2. O que a minha empresa ganha com o SAP?

O uso do ERP SAP pode trazer vários benefícios para a empresa usuária, entre estes:

informatizar todos os processos: eliminando controles manuais, o que torna o trabalho menos suscetível a erros, visto que o sistema informa quando existe algum equívoco de informação;
reduzir retrabalhos: muitas tarefas podem ser parametrizadas para impedir erros no momento do lançamento de dados, consequentemente, isso evita que os colaboradores tenham que realizar novamente uma tarefa, otimizando o tempo para a inserção de novos projetos;
entrada única de dados: evitando redundância de lançamentos, já que os dados lançados em um módulo são compartilhados com todos os outros módulos que precisem desta informação. Ou seja, como há a integração entre todos os setores, isso evita que as informações sejam duplicadas e gerem problemas posteriores;
reduzir a carga de trabalho: pois tarefas repetitivas e cálculos são processados automaticamente. Assim, os colaboradores terão mais tempo para realizar outras ações e focar em pontos mais delicados de um empreendimento;
suporte informacional de qualidade: para otimizar o processo decisório, o SAP dispõe de funções analíticas que facilitam a percepção de riscos e oportunidades e auxiliam na geração de insights. Logo, isso ajuda na conquista de uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes que não utilizam o sistema.

3. Quais processos da minha empresa são integrados no SAP?

O SAP abrange diversos processos empresariais, tais como: compras, vendas, CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente), estoque, produção, contabilidade, fiscal, patrimônio e assistência técnica. As partes especializadas do sistema, que atendem a cada um destes processos, são denominadas módulos, que podem ser adquiridos de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.

Além disso, há a integração de todos esses dados em um único lugar. Ou seja, o trabalho ficará todo concentrado em um único sistema. Isso facilita a tomada de decisões e a obtenção de resultados, sem ter que solicitar relatórios específicos para o setor responsável, já que estes estarão disponíveis no sistema.

4. Quais os benefícios do SAP para PMEs?

O SAP para PMEs é bastante útil, além de reservar uma série de benefícios para as empresas que o utilizam. Entre eles podemos destacar:

Redução de custos

Uma das principais preocupações de uma empresa é com relação à redução de custos. Isso porque os gastos controlados ajudam na geração de maiores lucros e na maior capacidade de investimento no negócio, colocando-o à frente dos concorrentes.

Ao longo do tempo, com a redução de erros e automatização dos processos, há uma agilidade maior na tomada de decisões e uma economia de recursos, que poderão ser mais bem alocados.

Facilidade na tomada de decisões

Como já dissemos, a tomada de decisões com a ajuda de um sistema SAP é otimizada. O fato é que a facilidade de acesso às informações, a qualquer momento, e a possibilidade de ter relatórios de desempenho, agilizam todo esse processo. Essa agilidade para responder às demandas é um fator fundamental para o sucesso no mercado, visto que as mudanças acontecem em ritmo acelerado.

Melhora na qualidade dos produtos e serviços

A facilidade na tomada de decisões, a maior capacidade de investimento em melhorias, reflete diretamente na qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao consumidor. Além de padronizar os processos, o SAP ainda ajuda a estabelecer indicadores de desempenho, ampliando a visão de mercado para promover esse aperfeiçoamento.

Não poderíamos deixar de destacar a maior produtividade por parte dos funcionários, que terão mais tempo para realizar pesquisas de produtos e serviços, visando o seu desenvolvimento.

5. Posso controlar estoques dispersos com o SAP?

Com o SAP é possível visualizar os saldos de estoque em todos os locais de armazenamento, individualmente ou simultaneamente, o que facilita ações logísticas e transferências de estoques dos locais onde não têm giro para os locais onde existe maior demanda.

Além disso, é possível prever os suprimentos que serão necessários futuramente, o que permite um planejamento de compras mais acertado, para que não sobre e nem falte produtos.

7. Posso rastrear um processo de ponta a ponta no SAP?

Sim, é possível saber informações de cada etapa de um processo, desde seu início até a sua conclusão, o que facilita auditorias internas e externas e a percepção de oportunidades de melhoria e/ou simplificação.

Com o sistema, também é possível identificar os pontos onde existem erros e trabalhar exatamente em cima deles, sem ter que parar todos os processos já existentes.

8. Posso controlar todas as minhas empresas no SAP?

Sim, o SAP é multiempresas e também permite o controle de multifiliais, num único sistema. O sistema SAP para PMEs é muito abrangente, versátil e fácil de operar. Suas funcionalidades facilitam o gerenciamento de várias empresas, filiais, franquias e estoques em uma única ferramenta.

As telas do SAP apresentam diversas informações do processo em uso que podem ser visualizadas em várias abas ou com um clique sobre o item desejado. Além disso, informações mais detalhadas e/ou complexas podem ser obtidas nos relatórios do sistema ou podem ser personalizadas com o gerador de relatórios.

Se você gostou deste post sobre o sistema SAP para PMEs, que tal assinar a nossa newsletter? Assim, você recebe as novidades do mercado diretamente no seu e-mail e em primeira mão!

SAP Business One: como melhorar a performance do seu negócio

Gestão Empresarial, Tecnologia

Quer analisar o desempenho da empresa, simplificar as operações e otimizar os processos? Que tal buscar formas de melhorar o desempenho e conquistar resultados melhores? Não sabe como fazer isso? Então, você precisa conhecer o SAP Business One!

Esse software é utilizado para soluções de gestão em organizações, já que possibilita que clientes, funcionários e colaboradores estejam integrados no processo, garantindo, dessa maneira, o crescimento, com um bom lucro e a eficiência do negócio.

O SAP Business One é uma solução de ERP — Enterprise Resource Planning — que tem por objetivo reunir todos os dados do negócio em um único sistema. A plataforma SAP possui diversas operações que são essenciais para a gestão, permitindo que se tenha uma visão completa de todas as áreas da empresa, com informações atualizadas.

Interessou-se pelo assunto? Então, conheça mais sobre o SAP Business One e entenda como ele pode auxiliar no desenvolvimento de seu negócio, além de suas funcionalidades e seus benefícios!

Pensando em usar o SAP Business One? Veja como ele pode ajudar no desenvolvimento do negócio

O SAP Business One é um software que foi desenvolvido para qualquer tipo de empresa — grandes, médias ou pequenas. Porém, a dúvida de muitos gestores é como esse ERP pode auxiliar nas funções da companhia, que acabam sendo prejudicadas, pois se deixa de adotar esse sistema.

Mas essa situação pode mudar: conheça mais sobre o SAP Business One e veja como ele pode ajudar no desenvolvimento de sua empresa!

Como o SAP Business One funciona?

Esse software pode atuar sozinho ou se misturar com aplicativos de terceiros que já são utilizados pelas organizações, integrando todos os dados do negócio. Vale ressaltar que, apesar de suas inúmeras funcionalidades, esse não é um sistema complexo, que exige profissionais treinados.

Muito pelo contrário: o SAP Business One possui uma interface baseada em navegador em sua última versão, facilitando a navegação. O usuário pode ter uma visão completa dos dados, além da possibilidade de alternar menus de acordo com as necessidades.

Qual o valor do SAP Business One e seu tempo de implementação?

Com todas as funcionalidades que esse sistema oferece para a empresa, o valor do investimento vale a pena, já que o retorno é garantido. O custo exato varia de acordo com a instituição, já que o cálculo é feito com base no número de usuários e módulos a serem implantados — falaremos sobre os módulos em outro tópico.

O tempo de implantação desse software é outro fator que apresenta variações (a média oscila entre 3 e 6 meses). Para que se tenha uma estimativa mais precisa, é necessário realizar uma análise, levando-se em consideração o número de usuários, os módulos e os processos internos, entre outros fatores.

A implementação do sistema possui 5 fases:

a 1ª fase é a de instalação, que será feita por meio da internet, já que é uma solução em nuvem. A instalação varia de acordo com a opção de compra escolhida;
a 2ª fase é destinada ao entendimento da empresa, focando em seu funcionamento, colaboradores e objetivos. Dessa maneira, é possível analisar quais alterações devem ser feitas para adequar o sistema às necessidades da organização;
na 3ª fase, o software já está pronto para uso, com todas as configurações já realizadas;
a 4ª fase é destinada ao treinamento dos usuários. Apesar de ser um sistema simples, é importante que se tenha conhecimento de suas funcionalidades, para que elas possam ser utilizadas com total eficiência;
na última fase, é agendada o início produtivo do sistema, para que a empresa possa começar a utilizá-lo sem qualquer problema, já que ele está configurado para suas necessidades e os usuários já estão aptos para usá-lo.

Quais os diferenciais do software?

O primeiro diferencial é a capacidade de personalizar o sistema padrão de acordo com o tipo de empresa e suas necessidades. Também é possível implementar módulos que não estão presentes no software original, com o intuito de atender a todas as demandas da organização.

O SAP Business One também atende a todas as necessidades fiscais brasileiras, evitando que a companhia tenha problemas legais futuramente. As licenças desse software não são adquiridas diretamente com a SAP, mas com empresas que são certificadas para a comercialização e o suporte.

O SAP Business One é uma solução em nuvem, que permite maior flexibilidade ao sistema e aos usuários, garantindo que sua gestão seja fácil, viável e com poucos riscos.

Por último, um grande diferencial é a possibilidade de gerenciar mais de uma empresa com um único sistema. O SAP Business One é uma solução multifilial, multiempresa, multimoeda e multiestoque, o que permite uma gestão de dados completa e integrada.

Importância e motivos para usar SAP

O SAP Business One é um software que torna os processos da empresa mais eficientes, com a automatização de tarefas (como finanças e gestão de cadeia de suprimentos).

A administração de forma integrada permite a redução significativa de falhas, já que informações precisas são transmitidas para todas as áreas, permitindo que se tenha uma tomada de decisão mais assertiva.

Como os diferentes setores possuem dificuldades de comunicação, especialmente pelas diferentes funções desempenhadas, o fluxo de dados acaba sendo ineficiente, o que leva a erros que podem comprometer o desempenho da organização.

Além disso, esses problemas podem acarretar a perda de clientes, pois, como a comunicação não é eficiente, pedidos e processos deixam de ser controlados.

Com o SAP Business One, porém, a realidade é outra: como as informações são integradas, gerenciar o estoque, as tarefas de produção e os clientes se torna uma atividade simples. Isso evita que erros primários sejam cometidos e acarretem problemas maiores.

Além disso, o software fornece um histórico detalhado de cada cliente, permitindo que o empreendedor tenha subsídios para estabelecer um relacionamento mais próximo com ele, já que conhece as necessidades e as preferências de cada um.

Por último, é importante ressaltar a segurança do software SAP: como se trata de um sistema em nuvem, as informações não podem ser acessadas por qualquer usuário, mas somente por aqueles que são autorizados.

Recursos do SAP Business One

Gestão integrada de custos: solução de processos financeiros e contábeis, para integrar todos os custos da organização.
Gestão de relacionamento com o cliente: o software possui um Customer Relationship Management (CRM) completo, facilitando o relacionamento com o cliente.
Mobilidade: como se trata de um sistema em nuvem, pode ser acessado de qualquer local, permitindo que as informações sejam constantemente atualizadas.
Gestão integrada de serviços: como todas as informações são integradas, a gestão de contratos é feita de maneira efetiva, com detalhamento dos itens. O software possibilita, ainda, a descrição de cada serviço, com o histórico dos clientes.
Business Intelligence: os relatórios são integrados, auxiliando na tomada de decisão.
Acesso instantâneo: as informações podem ser acessadas em tempo real, evitando erros por falta de comunicação.

Módulos que compõem o sistema

O SAP Business One oferece total transparência, com gestão integrada, controle das atividades empresariais e dinamicidade nas operações. Como o software capta todas as informações, o gerenciamento ocorre em tempo real, já que pode ser acessado de qualquer local, sendo uma solução flexível.

Para que possa integrar todas as áreas da empresa, o SAP Business One possui módulos, os quais o usuário poderá configurar e, assim, usar somente aqueles que agregam valor à empresa. Conheça alguns dos módulos e entenda como eles funcionam:

1. Finanças e contabilidade

O software possui um conjunto de ferramentas que auxiliam na gestão de operações financeiras, integrando-as de maneira simples e fácil de visualizar. As tarefas cotidianas de contabilidade são automatizadas, permitindo que todas as operações bancárias sejam realizadas sem erros ou falta de dados.

Além disso, o gerenciamento do fluxo de caixa é otimizado, com o acompanhamento de orçamentos, a manutenção do livro contábil, cálculos de impostos e comparação de dados reais e atuais, para que o usuário possa compreender qual a real situação da empresa em um dado momento.

O módulo de contabilidade e finanças abrange diversas funcionalidades nessa área, como controle, relatórios e análises financeiras, reconciliação e operações bancárias, entre outras.

2. Gestão de clientes e vendas

Como já dissemos, o cliente é a prioridade de qualquer empresa, seja para fidelização ou conquista de um novo público. Porém, para estreitar o relacionamento com o consumidor, a empresa precisa ter o máximo possível de detalhes sobre ele, para que seja possível atender às suas necessidades.

Com o SAP Business One, a organização pode agregar o histórico de cada cliente, gerenciando o ciclo de vida e todo o processo de vendas. É possível monitorar desde o contato inicial até o pós-venda.

Assim, o usuário terá uma visão completa de todos os consumidores, sejam eles atuais ou potenciais, para que possa compreender suas preferências e, dessa maneira, direcionar esforços para atendê-las.

As funcionalidades da gestão de vendas e clientes incluem gerenciamento de vendas e oportunidades, de campanhas de marketing e de clientes, além da administração de serviços, dos relatórios e das análises, entre outras.

3. Compras e operações

Todas as empresas precisam de estratégias para fazer o gerenciamento do processo de aquisição dos produtos. Porém, como são inúmeras as atividades, muitas vezes os pedidos acabam sendo realizados erroneamente, o que acarreta perdas materiais e financeiras.

Porém, é possível fazer a gestão do ciclo completo de pedidos com o SAP, desde o processo de aquisição até a compra e o pagamento ao fornecedor. As ferramentas geram relatórios integrados, para que se possa comparar os preços entre fornecedores, identificando oportunidades de economia e melhores negociações.

Entre as funcionalidades desse módulo, podemos citar: aquisição, integração de informações contábeis, gestão de dados financeiros e relatórios atualizados.

4. Estoque e distribuição

O estoque é outra área que merece atenção especial, afinal ele pode ser a fonte de custos elevados caso não seja administrado corretamente. Com o software de solução integrada, as informações sobre o estoque são precisas e atualizadas, incluindo recebimentos e entregas diárias.

Com o SAP, é possível avaliar o estoque de cada item separadamente, além de fazer o cálculo do custo padrão, usando métodos que estão disponíveis no próprio sistema. Além disso, você pode atualizar o estoque em tempo real, evitando pedidos desnecessários ou uma quantidade de materiais insuficiente, o que gera perdas significativas da produção.

Entre as funcionalidades do módulo de estoque e distribuição, podemos citar a gestão de depósitos, o controle de entrada e saída de produtos, o planejamento de produção e material e os relatórios atualizados.

4. Relatórios

Esse módulo utiliza ferramentas analíticas para a criação de relatórios, com dados de diversas fontes, para que as informações fornecidas sejam precisas e adequadas, abrangendo toda a empresa.

O SAP Business One pode utilizar a computação in-memory para analisar os dados, usando informações reais e atualizadas para gerar relatórios de produtividade que auxiliam no processo de tomada de decisão.

Esses documentos podem ser adaptados para atender a requerimentos específicos, como indicar parâmetros de determinado processo, além de controlar as informações exibidas. Entre as funcionalidades do módulo de relatórios e administração, podemos citar o acesso aos dados de diversas fontes, as análises dinâmicas e o uso de ferramentas intuitivas.

Como o SAP Business One é uma solução única para empresas, seus módulos podem variar de acordo com as atividades de cada organização. Os que citamos acima são somente alguns dos principais, porém existem muitos outros (como CRM, assistência técnica e recursos humanos).

Como o SAP Business One influencia a empresa

Agora que você já sabe o que é o SAP Business One e como se dá seu funcionamento, é importante compreender como ele afetará o desempenho de sua empresa.

Com as informações integradas, o processo de tomada de decisão se torna rápido e eficiente, já que o acesso às informações é completo e atualizado. A companhia não precisa mais utilizar diversas planilhas desconexas, com informações desatualizadas e dados insuficientes.

Com o SAP, as informações estão sempre atualizadas, permitindo uma transparência nos relatórios sobre o desempenho do negocio e informações seguras, que serão usadas em processos decisórios.

Mas não é só isso: o software pode, ainda, ajudar no desenvolvimento da empresa por diversas características. Conheça algumas delas:

1. Facilidade na comunicação

A comunicação com o SAP Business One é realizada de maneira direta, já que todas as informações estão integradas e podem ser acessadas em tempo real. Assim, diferentes áreas se conectam de forma automática, evitando problemas e retrabalhos oriundos de falhas na transmissão das informações.

2. Mobilidade

Como já dissemos, o SAP Business One é um sistema em nuvem, permitindo que o acesso se dê com o uso de aplicativos, de qualquer local. Assim, os usuários podem acompanhar as operações em tempo real, sem a necessidade de permanecer em um ponto fixo ou estar na empresa para conseguir acessar as informações.

3. Informações centralizadas

Com o SAP, todos os dados são centralizados em um único sistema, sem que seja preciso buscá-los em diferentes pastas ou, até mesmo, se deslocar para outras áreas para ter acesso a eles.

Esse é um fator que auxilia na tomada de decisões, especialmente quando diz respeito ao relacionamento com o cliente. Isso porque, como é possível ter acesso ao histórico de cada um, obtém-se insights em tempo real.

4. Aumento da produtividade

Como todos os usuários têm acesso ao mesmo sistema, os processos podem ser automatizados, com uma transmissão rápida de dados entre as áreas, para que a tomada de decisão seja eficiente.

Assim, a produtividade aumenta, já que erros e retrabalhos são eliminados; por outro lado, as despesas são reduzidas. Como resultado, portanto, são observados gastos menores e lucros maiores.

Além disso, a tecnologia flexível desse sistema proporciona uma maior facilidade de adaptação às empresas, que migram suas necessidades de acordo com a evolução e as preferências dos clientes.

Benefícios do uso em PME’s

Apesar de ser um software desenvolvido para qualquer tipo de empresa, o SAP Business One é indicado principalmente para pequenos e médios empreendimentos, já que uma solução de ERP é um fator crucial para o crescimento da organização, auxiliando na tomada de decisão, especialmente as mais críticas.

Então, pra fechar com chave de ouro, vamos te apresentar alguns dos benefícios do SAP Business One para PME’s, para que não reste nenhuma dúvida sobre a funcionalidade e a importância desse sistema. Vamos lá?

1. Simplicidade no uso

Muitos usuários têm certo receio quanto ao uso do SAP Business One. Afinal, esse é um software para gestão integrada e completa de toda a organização, portanto deve possuir inúmeras funções, necessitando de uma equipe treinada para utilizá-lo.

Mas isso é somente uma lenda: o Business One é uma ferramenta fácil de ser utilizada, que se adapta ao tipo de empresa. Assim, ele somente possui as ferramentas que serão úteis para determinada companhia, o que facilita seu uso.

Além disso, no momento da instalação, é realizado um treinamento com os usuários, para que eles compreendam todas as funcionalidades do software e as utilizem da melhor maneira possível.

2. Melhores oportunidades de vendas

O software oferece recursos essenciais para gerir de maneira correta e eficiente as vendas, com um histórico detalhado de cada cliente.

Além disso, permite que os usuários tenham acesso completo às informações sobre o estoque e as receitas da empresa, evitando que sejam adquiridos materiais desnecessários ou com um preço mais elevado.

3. Acompanhamento da volatilidade do mercado

Como você já sabe, é possível ajustar as funções originais do SAP Business One para que as funcionalidades desse sistema atendam aos anseios da empresa.

Assim, de acordo com o crescimento da organização, o aplicativo pode ser adaptado, sempre acompanhando as mudanças do mercado. Além disso, ele pode ser integrado a outros sistemas e softwares que já eram utilizados anteriormente pela companhia, evitando a necessidade de migrar informações e correr o risco de perdê-las.

4. Suporte remoto

O SAP Business One oferece uma plataforma de suporte remoto. Isso simplifica os processos de manutenção e evita que problemas no software afetem o desempenho da empresa.

A plataforma permite que sejam identificados os gargalos, coletando informações sobre o desenvolvimento do sistema e comparando-as aos problemas que já são conhecidos. Ela oferece, ainda, backups constantes do banco de dados, evitando que as informações sejam perdidas, além de avaliações e verificações de desempenho.

Com o estudo dos gargalos, é possível minimizá-los e entender por que ocorrem, para, então, tomar providências para que sejam eliminados e não ocorram mais.

5. Foco no objetivo

Até mesmo as pequenas e médias empresas podem perder o foco, especialmente quando lidam com muitos detalhes operacionais de maneira desordenada e confusa. Também é fácil fugir do foco quando as informações estão em locais diferentes, despendendo um tempo para encontrá-las e retardando as ações, resultando em processos lentos e clientes insatisfeitos.

Porém, com o SAP Business One, a realidade se torna outra. É possível ter uma visão dinâmica da organização, o que agiliza os processos e permite maior clareza nas informações, além de eliminar o gap existente entre a estratégia e a execução.

6. Estratégia

A estratégia do SAP Business One é global para médias e pequenas empresas, com o intuito de entregar ao mercado soluções específicas e desenhadas para as necessidades da organização.

Essa estratégia é alimentada por feedbacks de mercado e de companhias parceiras, para que o software possa ser melhorado constantemente e auxilie as empresas a atingir mais clientes.

Além disso, são ofertadas soluções para áreas diversas, que variam de acordo com o campo de atuação da instituição. Algumas delas são: econômicas, rentáveis, de alta qualidade, prontas para serem utilizadas e específicas para o setor de mercado.

Percebeu como o SAP Business One é uma ferramenta crucial para o desempenho eficiente do seu negócio? Além de ser uma solução única para a gestão integrada das organizações, o sistema permite que se faça uma administração em conjunto de setores diversas, como vendas, finanças, relacionamento com o cliente e operações.

Ele também aumenta a produtividade e permite um crescimento rentável, já que o processo de tomada de decisão é eficiente, com o uso de informações corretas e atualizadas.

Agora que você já conhece o SAP Business One e seus benefícios para a empresa, que tal entrar em contato com a gente para saber um pouco mais sobre os softwares de gestão para PME’s com tecnologia SAP? Estamos te aguardando!